Tools for Business Success WISSEN WERKZEUGE WEITERBILDUNGSMEDIEN. VA Lenkung von Aufzeichnungen

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1 Tools for Business Success WISSEN WERKZEUGE WEITERBILDUNGSMEDIEN Sofort nutzbar Permanente Updates In der Praxis erprobt

2 Prozess Name: Lenkung von Prozesseigentümer: QMB Stellvertreter: Geltungsbereich: Diese Verfahrensanweisung gilt für die gesamte Fa. Vorgänger (Lieferant) Nachfolger (Kunde) Frei -Nutzung alle Unternehmensprozesse kostenloser Tools - alle und Unternehmensprozesse Experten-Links Einrichtung Ziele: und Nutzung eines Input: Prepay-Kontos (Was wird bearbeitet? Was wird konkret benötigt, um den Output zu erzeugen?) - Nachweis, dass die (Qualitäts-) Anforderungen erfüllt worden sind - Lenkung und Archivierung der Nachweise (Grundvoraussetzung für die Wirksamkeit des QM-Systems) - Sicherstellung der Umsetzung von Aufbewahrungspflichten auf Grund: - gesetzlichen Forderungen - vertraglicher Forderung des Kunden - unternehmensinternen Festlegungen - alle im Unternehmen vorhandenen Arten von - Festlegung aller Informationen bezüglich der Archivierung der jeweiligen Aufzeichnungsart Output: (Was ist das Ergebnis des Prozesses?) - Nachweis, dass die (Qualitäts-) Anforderungen erfüllt worden sind - aktuelle, vollständige, durchgängige Aufzeichnung Dokumente: (Welche Dokumente werden erzeugt und weitergegeben?) - Liste der - Vorgabe Aufbewahrungsfristen - VA Datenschutz und -sicherheit Messgrößen: (Wie werden die Ziele gemessen?) - keine Anzahl und Zeitpunkt der Überprüfungen: - müssen ständig erfolgen Ressourcen: (Was wird dafür benötigt? Worauf kommt es an? Was ist dabei am wichtigsten?) 1. Ausrüstung / Anlagen: - EDV-, Komm.-System Anstoß: (Was löst diesen Prozess aus?) - Erfüllung der (Qualitäts-) Anforderungen im Unternehmen für ein wirksames QM-System Vorgehen bei Störungen: - Information an das QM Vorgehen bei Abweichungen: - Information an die GL 2. Personal / Qualifikationen: - - QMB / MA Verbesserungsansätze: (Worauf geachtet werden muss / sollte!) 1. Erfolgsfaktoren: - vollständige und konsistente Vorgaben - angemessene Dokumentation/ Information/ Kommunikation und somit Aufzeichnung 2. Mögliche Stolpersteine: (Was könnte schief laufen, mögliche Fehlerquellen) - unvollständige Dokumentation/Information/ Kommunikation und somit Aufzeichnung T_VA _Lenkung von.doc - Seite 2 von

3 Definition grundlegender Begriffe und Vorgehensweisen Vorgabedokument: Vorgabedokumente haben im Qualitätsmanagementsystem die Aufgabe der Vermittlung von Informationen, die als Anweisungen zum Handeln dienen. Diese Dokumentenart hat einen lehrenden Charakter. Die ISO 9001-Vorgaben für die Kategorie der Vorgabedokumente sind im Kapitel Lenkung von Dokumenten zu finden. Einrichtung und Nutzung eines Prepay-Kontos Für Vorgabedokumente, d.h. Dokumente existiert eine separate Verfahrensanweisung (Lenkung der Dokumente). Verantwortlich für deren Umsetzung ist der jeweilige Prozessverantwortliche. Kostenlos Nachweisdokument und = unverbindlich Aufzeichnung: registrieren unter Im Rahmen eines Qualitätsmanagements ist es notwendig zu erkennen bzw. beweisen, dass Handlungen entsprechend den Vorgaben umgesetzt wurden. Diese sogenannten Nachweisdokumente haben Urkundencharakter. Die ISO 9001-Vorgaben für die Kategorie der Nachweisdokumente sind im Kapitel Lenkung von zu finden. Alle im Unternehmen vorhandenen Arten von sind im Verzeichnis der aufgeführt, die vom QMB verwaltet wird. Außerdem befinden sich Anweisungen im Zusammenhang mit der Erstellung von ggf. auch in den verschiedenen operativen Verfahrensanweisungen. In der Datei der werden vom QMB in Zusammenarbeit mit dem GF und den Mitarbeitern alle notwendigen Informationen bezüglich der Archivierung der jeweiligen Aufzeichnungsart festgelegt. Auch Auflagen wie z.b. Zugangsbeschränkungen oder spezielle Vernichtungsarten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden hier vorgegeben. Zusammenhang zwischen Vorgabe- und Nachweisdokumenten: QMH z.b. Prozessbeschreibungen Protokoll z.b. Arbeitsanweisungen Bericht Messung z.b. Formblätter, Checklisten,... (QM-) T_VA _Lenkung von.doc - Seite 3 von

4 Eine Aufzeichnung kann aufgeschrieben oder auf einem Datenträger gespeichert sein. Konkrete Gründe für die Aufzeichnung von (Prozess-)Daten sind: - gesetzliche oder behördliche Anforderung - Nutzung der Aufzeichnung als Lenkungsinstrument im Unternehmen - der Nachweis der Prozessstabilität - der Nachweis der Produktkonformität - Ermittlung der Kundenzufriedenheit - Ermittlung der Verbesserungspotenzialen Einrichtung und Nutzung eines Prepay-Kontos Je nach Art des Grundes legt die Geschäftsleitung oder der Prozessverantwortliche fest: - wie und in welchem Umfang die Daten aufgezeichnet werden - auf welcher Basis diese ausgewertet werden - in welchem zeitlichen Rhythmus die Bewertung erfolgt Die Erfassung von Daten muss lesbar, in ihrer Herkunft und Zusammenhang leicht erkennbar sein. Die Archivierung muss sicherstellen, dass Daten im Zeitraum der Aufbewahrungspflicht wieder leicht aufzufinden sind. Verwaltung von Dokumenten,, und Daten Das Anfertigen und Lenken von ist in den einzelnen Prozessbeschreibungen festgelegt. Eine Übersicht aller im Bereich gehandhabten und gesammelten bzw. archivierten gibt die Liste der. In dieser Liste sind die jeweiligen Aufbewahrungsfristen hinterlegt. Generell werden Daten in elektronischer Form im Archivsystem des IT-Netzwerkes abgelegt und gesichert. Dokumente und in Papierform werden in Aktenordnern am Arbeitsplatz aufbewahrt und anschließend im Archiv archiviert. T_VA _Lenkung von.doc - Seite 4 von

5 BEISPIELHAFTER PROZESSABLAUF (bitte entsprechend auf Ihre Organisation anpassen) Prozessablauf Dokumente D M I 10 Erstellen bzw. erhalten der Aufzeichnung Regeln für Nachweisdokumente Einrichtung Zuordnungund treffen Nutzung Korrigieren / nachfragen eines Prepay-Kontos QMB 30 identifiziert Nein Ja Verzeichnis der 40 Unterlagen archivieren, aufbewahren Vorgabe Aufbewahrungsfristen 50, verwalten, sichern VA Datenschutz und -sicherheit MA 60 Jährlich prüfen, ob noch benötigt Vorgabe Aufbewahrungsfristen QMB Nein Sie Tools möchten sich über dieses und weitere 70 Vorgabe Aufbewahrungsfristen Frist abgelaufen Ja... nutzen 80 Sie unseren Tool-Online-Shop: ggf. vernichten Verzeichnis der QMB QMB GF T_VA _Lenkung von.doc - Seite 5 von

6 Erläuterungen zu den Prozessschritten: 20 Zuordnung treffen Bsp.: Kundenname, Auftragsnummer, Projektnummer, Lieferantennummer Einrichtung und Nutzung eines Prepay-Kontos 40 Unterlagen aufbewahren Die Aufbewahrung der erfolgt entsprechend der Vorgabe der Liste der. Jeder Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, dass (Papier, elektronische Speicherung) so aufbewahrt werden, dass eine Beeinträchtigung während der Aufbewahrungsdauer vermieden wird, die Lesbarkeit gewährleistet bleibt und ein unberechtigter Zugriff verhindert wird. Durch die Ablage der Unterlagen nach festgelegten Ordnungskriterien (siehe Liste der ) ist eine leichte Wiederauffindbarkeit sichergestellt. Ordner, Disketten oder sonstige Speichermedien werden eindeutig beschriftet. 50 verwalten, sichern Papier: Der Mitarbeiter der für die Aufbewahrung der Aufzeichnung verantwortlich ist, ist ebenfalls für die Herausgabe von Dokumenten an den internen Mitarbeiter verantwortlich. Die Herausgabe an externe Stellen ist grundsätzlich mit der Projekt- bzw. Bereichsleitung abzustimmen. EDV: Die Archivierung mittels EDV ist im Zusammenhang mit der Zugriffberechtigung, sowie dem Archivierungs- bzw. Sicherungsprozess in der VA Datenschutz und -sicherheit beschrieben. 60 Dokumente deren Archivierungsfrist abgelaufen ist, können entsprechend den Vorgaben in der Liste der vernichtet werden. Prozesskennzahlen: keine... Hinweise nutzen zur Nutzung Sie der unseren Verfahrensanweisung: Tool-Online-Shop: Zu Tätigkeits- und Entscheidungsfeldern, die mit Nummern versehen sind, wurden erläuternde Informationen hinterlegt. Zur besseren Zuordnung, wo weitere Informationen hinterlegt wurden, sind die entsprechenden Nummern fett formatiert. T_VA _Lenkung von.doc - Seite 6 von

7 Verwendete Abkürzungen: D M I GF QMB MA Durchführungsverantwortung (diese Stelle ist verantwortlich für Umsetzung) Mitwirkung (diese Stelle ist verpflichtet mitzuwirken) Information (diese Stelle muss informiert werden) Geschäftsführer Qualitätsbeauftragter Fachbereich Mitarbeiter Einrichtung und Nutzung eines Prepay-Kontos Der Prozesseigentümer ist verantwortlich für die Umsetzung der Vorgaben dieser Prozess- bzw. Verfahrensanweisung, klärt die Vorgehensweise und vermittelt diese seinen Mitarbeitern. Sie Tools möchten sich über dieses und weitere Erstellt: Geprüft: Freigegeben: T_VA _Lenkung von.doc - Seite 7 von

8 Hinweise zur Nutzung der Verfahrensanweisung: Die Verfahrensanweisung Lenkung von ist eine von sechs, von der DIN EN ISO 9001:2008 geforderten, zu erstellenden Verfahrensanweisungen. Frei DieNutzung sich unmittelbar kostenloser auf die Themenkreise Tools Dokumentationsforderungen und Experten-Links und Lenkung von erstreckenden Forderungen der DIN EN ISO 9001 Einrichtung finden Sie nachfolgend und Nutzung dargestellt (Quelle: eines DIN EN Prepay-Kontos ISO 9001: , Seite 16+19, Herausgeber: Deutsches Institut für Normung e.v., Alleinverkauf durch Beuth Verlag Einsparungen GmbH). durch attraktive Bonusprogramme 4.2 Dokumentationsanforderungen Allgemeines Die Dokumentation zum Qualitätsmanagementsystem muss enthalten a) dokumentierte Qualitätspolitik und Qualitätsziele, b) ein Qualitätsmanagementhandbuch, c) dokumentierte Verfahren und, die von dieser Internationalen Norm gefordert werden, und d) Dokumente, einschließlich, die die Organisation zur Sicherstellung der wirksamen Planung, Durchführung und Lenkung ihrer Prozesse als notwendig eingestuft hat Lenkung von Ein dokumentiertes Verfahren muss erstellt werden, um die Lenkungsmaßnahmen festzulegen, die erforderlich sind für die Kennzeichnung, die Aufbewahrung, den Schutz, die Wiederauffindbarkeit, die Aufbewahrungsfrist von und die Verfügung über. T_VA _Lenkung von.doc - Seite 8 von

9 Hinweise zur Anpassung des Dokumentes an die Organisation: Um das Tool an Ihre Dokumentenstruktur anzupassen, gehen Sie (hier am Beispiel der Version MS Office 2003 dargestellt) bitte folgendermaßen vor: 1. Setzen Sie das Häkchen unter Extras - Optionen... - Ansicht - Formatierungszeichen im Feld Alle, indem Sie dieses anklicken. 2. Löschen Sie das Titelblatt, indem Sie dieses außerhalb der Textfelder markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 3. Löschen Sie den verbliebenen Abschnittswechsel, indem Sie diesen markieren und ebenfalls die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 4. Mittels Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile können Sie diese nun öffnen und die Texte und deren Formatierungen entsprechend Ihren Wünschen gestalten. 5. Die Kopfzeilen-Grafik können Sie wie vorher löschen, indem Sie diese markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 6. Eine neue Grafik fügen Sie über die Menüpunkte Einfügen - Grafik - Aus Datei ein. 7. Diese Hinweisseite(n) entfernen Sie, indem Sie die (ab dem letzten Seitenumbruch) alles markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. Nutzungsbedingungen von Fachinformationen: (1) Für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen haftet der Lizenzgeber. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen. (2) Für Garantien haftet der Lizenzgeber unbeschränkt. (3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. (4) Der Lizenzgeber haftet nicht für Schäden, mit deren Entstehen im Rahmen des Lizenzvertrags nicht gerechnet werden musste. (5) Für Datenverlust haftet der Lizenzgeber nur, soweit dieser auch bei der Sorgfaltspflicht entsprechender Datensicherung entstanden wäre. (6) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, für Schäden aus Ansprüchen Dritter gegen den Lizenznehmer sowie für sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen. (7) Der Lizenzgeber haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg des Einsatzes der Tools oder Trainings. (8) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt. T_VA _Lenkung von.doc - Seite 9 von