Tools for Business Success

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1 Tools for Business Success WISSEN WERKZEUGE WEITERBILDUNGSMEDIEN Sofort nutzbar Permanente Updates In der Praxis erprobt

2 Prozess Name: Lenkung von Prozesseigentümer: Stellvertreter: Geltungsbereich: Diese Verfahrensanweisung gilt für die gesamte Fa. Vorgänger (Lieferant) Nachfolger (Kunde) Frei -Nutzung alle Unternehmensprozesse kostenloser Tools - alle und Unternehmensprozesse Experten-Links Ziele: - Beschreibung der Vorgehensweise und Einsparungen Zuständigkeiten zur durch Gewährleistung attraktive einer Bonusprogramme - interne und externe Dokumente ordnungsgemäßen Erstellung, Prüfung, - gesetzliche und behördliche Auflagen Freigabe, Verteilung, Änderung, Archivierung bzw. Vorschriften, Normen, Kostenlos und Vernichtung und von unverbindlich systembezogenen registrieren Regelwerke unter Vorgabedokumenten. Input: (Was wird bearbeitet? Was wird konkret benötigt, um den Output zu erzeugen?) - Kundenspezifische Forderungen (core tools) Output: (Was ist das Ergebnis des Prozesses?) - aktuelle, vollständige, durchgängige Dokumentation Dokumente: (Welche Dokumente werden erzeugt und weitergegeben?) - Liste interne und externe Dokumente - AA-Aufbau des QMS - Vergabe Dateinamen - Formblatt Umlauf, Lesebestätigung Messgrößen: (Wie werden die Ziele gemessen?) - Auditergebnisse - Anzahl neue bzw. geänderte interne Vorgabedokumente je Periode Anzahl und Zeitpunkt der Überprüfungen: - jährlich Anstoß: (Was löst diesen Prozess aus?) - Notwendige Informationen zur Erledigung der Arbeitsaufgaben & zur Erfüllung von Kundenanforderungen - Änderungsbedarf/Neuerstellungsbedarf - geänderte bzw. neue gesetzliche Vorschriften und Normen Vorgehen bei Störungen: - Information an das QM Vorgehen bei Abweichungen: - Information an die GL Ressourcen: (Was wird dafür benötigt? Worauf kommt es an? Was ist dabei am wichtigsten?) 1. Ausrüstung / Anlagen: - EDV-, Komm.-, Ablagesystem 2. Personal / Qualifikationen: - / MA - Sie möchten sich über dieses und weitere Tools Verbesserungsansätze: (Worauf geachtet werden muss / sollte!) 1. Erfolgsfaktoren: - vollständige und konsistente Vorgaben - angemessene Information/Kommunikation 2. Mögliche Stolpersteine: (Was könnte schief laufen, mögliche Fehlerquellen) - EDV/Komm.-mittel fallen aus - unvollständige Informationen T_VA _Lenkung von.doc - Rev. Seite 2 von

3 Definition grundlegender Begriffe und Vorgehensweisen Vorgabedokument: Vorgabedokumente haben im Qualitätsmanagementsystem die Aufgabe der Vermittlung von Informationen, die als Anweisungen zum Handeln dienen. Diese art hat einen lehrenden Charakter. Die ISO 9001-Vorgaben für die Kategorie der Vorgabedokumente sind im Kapitel Lenkung von zu finden. Die Verwaltung von auftragsspezifischen Vorgabedokumenten, speziell von externen Vorgabedokumenten des Kunden oder behördlichen Vorgabedokumenten, ist in den verschiedenen Verfahrensanweisungen zum Auftragsablauf beschrieben. Verantwortlich für die Umsetzung der Vorgaben ist der jeweilige Prozessverantwortliche. Nachweisdokument: Im Rahmen eines Qualitätsmanagements ist es notwendig zu erkennen bzw. beweisen, dass Handlungen entsprechend den Vorgaben umgesetzt wurden. Diese sogenannten Nachweisdokumente haben Urkundencharakter. Die ISO 9001-Vorgaben für die Kategorie der Nachweisdokumente sind im Kapitel Lenkung von Aufzeichnungen zu finden. Für Nachweisdokumente, d.h. Aufzeichnungen existiert eine separate Verfahrensanweisung (VA 02 Lenkung der Aufzeichnungen ). Verantwortlich für deren Umsetzung ist der jeweilige Prozessverantwortliche. Zusammenhang zwischen Vorgabe- und Nachweisdokumenten: QMH Sie Tools möchten sich über dieses und weitere z.b. Prozessbeschreibungen Protokoll z.b. Arbeitsanweisungen z.b. Formblätter, Checklisten,... Bericht Messung (QM-Aufzeichnungen) T_VA _Lenkung von.doc - Rev. Seite 3 von

4 BEISPIELHAFTER PROZESSABLAUF (bitte entsprechend auf Ihre Organisation anpassen) Prozessablauf Dokumente V M I 10 Neues bzw. geändertes externes Dokument 10 Bedarf neues, Änderung vorhandenes Dokument Datei QM-Dokumente (intern, extern) 20 vorlagen Dokument erstellen bzw. ändern Büro 30 Dokument auf Inhalt prüfen 10 Einziehung internes bzw. externes Dokument Kostenlos Dokument und n. i.o. unverbindlich registrieren unter VA AA PA GF Dokument i.o. 40 Dokumente kennzeichnen und freigeben AA Nummernsystematik GF 50 Dokumente erfassen, Verteiler festlegen Liste QM-Dokumente 60 , Betroffene Mitarbeiter Formblatt Umlauf in Kenntnis setzen Sie Tools möchten sich über dieses und weitere 70 Kenntnisnahme bestätigen, Inhalte umsetzen Lesebestätigung, Formblatt Umlauf nutzen Sie Datei aktualisieren, unseren Tool-Online-Shop: Datei QM- regelmäßig prüfen Dokumente 90 Festlegung treffen, ob altes Dokument aufbewahrt wird Archiv ungültiger Dokumente MA MA Büro T_VA _Lenkung von.doc - Rev. Seite 4 von

5 Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten: 10 Handlungsbedarf - Bedarf an neuem, internen Dokument bzw. Änderung z.b. auf Grund: Korrekturmaßnahmen Vorbeugemaßnahmen Behördliche Anforderungen Normen Kundenanforderungen - Integration von externen Vorgabedokumenten Mit Kundenanforderungen (z.b. Qualitätssicherungsvereinbarungen) Normen Gesetzen, behördlichen Vorgaben - Einziehung von Vorgabedokumenten Achtung: Vorgaben zur Archivierung siehe Tätigkeitsschritt Dokumente erstellen - Vergabe der nummer erfolgt chronologisch anhand der Liste der entsprechenden Dokumentart (VA s, AA s, s, übergeordnete Dokumente ). - Erarbeiten der Dokumente erfolgt i.d.r. durch den QM-Beauftragten in Zusammenarbeit mit den betroffenen Mitarbeitern. Dokumentvorlagen für VA s und AA s sind beim QM-Beauftragten erhältlich. - Überprüfen der Schnittstellen zur Gesamtdokumentation und der Einhaltung der Forderungen der ISO 9001 durch den QM-Beauftragten. - Nummerierungssystem: Bsp. VA Rev. A - VA Verfahrensanweisung* - 01 fortlaufende Nummerierung entsprechend der Liste der vorhandenen VA s. Einmal vergebene Nummern werden nicht mehr ausgegeben, auch wenn das Ursprungsdokument ungültig geworden ist. - A fortlaufender Revisionstand des Dokuments (A, B, C...) weitere Abkürzung der vorhandenen Dokumente: VA = Verfahrensanweisung AA = Arbeitsanweisung (auch Prüfanweisungen) Sie Tools möchten = sich Formblatt über (alles, dieses was ausgefüllt und wird) weitere Dokument ändern - Revisionsstand erhöhen, Änderungen im Dokument werden durch einen senkrechten Strich am rechten Seitenrand kenntlich gemacht. - Überprüfen der Schnittstellen zur Gesamtdokumentation und der Einhaltung der Forderungen der ISO 9001 durch den QM-Beauftragten. 30 Dokument auf Inhalt prüfen - Die Prüfung sollte durch einen Mitarbeiter erfolgen, der den Ablauf kennt, aber das Dokument möglichst nicht erstellt hat. - Bei Formblättern erfolgt die Dokumentation der Prüfung durch Unterschrift und Datum auf der Rückseite des Originals, sonst in den dafür vorgesehenen Spalten. T_VA _Lenkung von.doc - Rev. Seite 5 von

6 Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten: 70 Kenntnisnahme bestätigen, Inhalte umsetzen - Das Formblatt Umlauf wird beim archiviert. - Wird eine VA oder AA am Arbeitsplatz in Papierform benötigt, erstellt der eine Kopie und vermerkt die Herausgabe auf dem Umlauf des Dokuments. 80 Datenbank aktualisieren - Der Qualitätsbeauftragte aktualisiert die Datei mit den und dem verteiler. - Der Qualitätsbeauftragte überprüft regelmäßig die Aktualität der externen Vorgabedokumente (Festlegung in der Datei QM-Dokumente). 90 Archivierung ungültiger Dokumente Für das im Falle der Änderung oder Einziehung eines Dokumentes nun veraltete Dokument (mit veraltetem Revisionsstand) ist zu klären, ob es aufbewahrt werden soll. Im Falle der Aufbewahrung ist das Dokument als ungültig zu kennzeichnen und im Archiv der ungültigen Dokumente abzulegen und mit einer Aufbewahrungsfrist zu beschriften (Archivierungsfrist entsprechend der Liste der Aufzeichnungen). Prozesskennzahlen: [1] Anzahl neue bzw. geänderte interne Vorgabedokumente je Periode Hinweise zur Nutzung des Dokumentes: Zu Tätigkeits- und Entscheidungsfeldern, die mit Nummern versehen sind, wurden erläuternde Informationen hinterlegt. Zur besseren Zuordnung, wo weitere Informationen hinterlegt wurden, sind die entsprechenden Nummern fett formatiert. Sie möchten sich über dieses und weitere Tools T_VA _Lenkung von.doc - Rev. Seite 6 von

7 Verwendete Abkürzungen: D M I GF MA Durchführungsverantwortung (diese Stelle ist verantwortlich für Umsetzung) Mitwirkung (diese Stelle ist verpflichtet mitzuwirken) Information (diese Stelle muss informiert werden) Geschäftsführer Qualitätsbeauftragter Fachbereich Mitarbeiter Der Prozesseigentümer ist verantwortlich für die Umsetzung der Vorgaben dieser Prozess- bzw. Verfahrensanweisung, klärt die Vorgehensweise und vermittelt diese seinen Mitarbeitern. Sie Tools möchten sich über dieses und weitere Erstellt: Geprüft: Freigegeben: T_VA _Lenkung von.doc - Rev. Seite 7 von

8 Hinweise zur Nutzung der Verfahrensanweisung: Die Verfahrensanweisung 01 Lenkung von ist eine von sechs, von der DIN EN ISO 9001:2008 geforderten, zu erstellenden Verfahrensanweisungen. Frei DieNutzung sich unmittelbar kostenloser auf die Themenkreise Tools Dokumentationsforderungen und Experten-Links und Lenkung von erstreckenden Forderungen der DIN EN ISO 9001 Einrichtung finden Sie nachfolgend und Nutzung dargestellt (Quelle: eines DIN EN Prepay-Kontos ISO 9001: , Seite 16/18, Herausgeber: Deutsches Institut für Normung e.v., Alleinverkauf durch Beuth Verlag Einsparungen GmbH). durch attraktive Bonusprogramme 4.2 Dokumentationsanforderungen Allgemeines Die Dokumentation zum Qualitätsmanagementsystem muss enthalten a) dokumentierte Qualitätspolitik und Qualitätsziele, b) ein Qualitätsmanagementhandbuch, c) dokumentierte Verfahren, die von dieser Internationalen Norm gefordert werden, d) Dokumente, einschließlich Aufzeichnungen, die die Organisation zur Sicherstellung der wirksamen Planung, Durchführung und Lenkung ihrer Prozesse als notwendig eingestuft hat Lenkung von Die vom Qualitätsmanagementsystem geforderten Dokumente müssen gelenkt werden. Aufzeichnungen stellen einen besonderen typ dar und müssen nach den in genannten Anforderungen gelenkt werden. Ein dokumentiertes Verfahren zur Festlegung der erforderlichen Lenkungsmaßnahmen muss eingeführt werden, um a) Dokumente bezüglich ihrer Angemessenheit vor ihrer Herausgabe zu genehmigen, b) Dokumente zu bewerten, sie bei Bedarf zu aktualisieren und erneut zu genehmigen, c) sicherzustellen, dass Änderungen und der aktuelle Überarbeitungsstatus von gekennzeichnet werden, d) sicherzustellen, dass gültige Fassungen zutreffender Dokumente an den jeweiligen Einsatzorten verfügbar sind, e) sicherzustellen, dass Dokumente lesbar und leicht erkennbar bleiben, f) sicherzustellen, dass Dokumente externer Herkunft, die die Organisation als notwendig für die Planung und den Betrieb des Qualitätsmanagementsystems eingestuft hat, gekennzeichnet werden und ihre Verteilung gelenkt wird, und g) die unbeabsichtigte Verwendung veralteter Dokumente zu verhindern und diese in geeigneter Weise zu kennzeichnen, falls sie aus irgendeinem Grund aufbewahrt werden. Sie möchten sich über dieses und weitere Tools T_VA _Lenkung von.doc - Rev. Seite 8 von

9 Hinweise zur Anpassung des Dokumentes an die Organisation: Um das Tool an Ihre struktur anzupassen, gehen Sie (hier am Beispiel der Version MS Office 2003 dargestellt) bitte folgendermaßen vor: Frei 1. Nutzung Setzen Sie daskostenloser Häkchen unter Extras Tools - Optionen... und - Ansicht Experten-Links - Formatierungszeichen im Feld Alle, indem Sie dieses anklicken. 2. Löschen Sie das Titelblatt, indem Sie dieses außerhalb der Textfelder markieren Einsparungen und die Entfernen-Taste durch (Entf) attraktive betätigen. Bonusprogramme 3. Löschen Sie den verbliebenen Abschnittswechsel, indem Sie diesen markieren und ebenfalls die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 4. Mittels Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile können Sie diese nun öffnen und die Texte und deren Formatierungen entsprechend Ihren Wünschen gestalten. 5. Die Kopfzeilen-Grafik können Sie wie vorher löschen, indem Sie diese markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 6. Eine neue Grafik fügen Sie über die Menüpunkte Einfügen - Grafik - Aus Datei ein. 7. Diese Hinweisseite(n) entfernen Sie, indem Sie die (ab dem letzten Seitenumbruch) alles markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. Nutzungsbedingungen von Fachinformationen: (1) Für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen haftet der Lizenzgeber. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen. (2) Für Garantien haftet der Lizenzgeber unbeschränkt. (3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. (4) Der Lizenzgeber haftet nicht für Schäden, mit deren Entstehen im Rahmen des Lizenzvertrags nicht gerechnet werden musste. (5) Für Datenverlust haftet der Lizenzgeber nur, soweit dieser auch bei der Sorgfaltspflicht entsprechender Datensicherung entstanden wäre. (6) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, für Schäden aus Ansprüchen Dritter gegen den Lizenznehmer sowie für sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen. (7) Der Lizenzgeber haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg des Einsatzes der Tools oder Trainings. (8) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt. Sie möchten sich über dieses und weitere Tools T_VA _Lenkung von.doc - Rev. Seite 9 von