Tools for Business Success. Ishikawa-Diagramm WISSEN WERKZEUGE WEITERBILDUNGSMEDIEN. Sofort nutzbar Permanente Updates In der Praxis erprobt

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1 Tools for Business Success Ishikawa-Diagramm WISSEN WERKZEUGE WEITERBILDUNGSMEDIEN Sofort nutzbar Permanente Updates In der Praxis erprobt

2 Ablaufschema Organisation: Mittelstand AG Lenkung der Dokumente Ihr Vorteil Erarbeitung als der ungewünschten Know-NOW Wirkungen. User: 1. Sammlung der Wirkungen Bekannte Wirkungen (= Hauptprobleme) mittels Fehlersammelliste Potenzielle Wirkungen mittels Brainstorming "Was darf nicht passieren?" Einrichtung und Nutzung eines Prepay-Kontos Beurteilung des Handlungsbedarfs 2. Beurteilung der Wirkungen Bei bekannten Wirkungen z.b. mittels Pareto-Analyse Bei potenzielle Wirkungen z.b. durch Risikoeinschätzung Im Arbeitsblatt "Sammlung der Wirkungen" 3. Reihenfolge der Abarbeitung festlegen Reihenfolge der Abarbeitung festlegen Die Abarbeitung der Wirkungen bzw. Probleme in eine sinnvolle Reihenfolge bringen. Ggf. durch Nutzung von Werkzeugen der Entscheidungsfindung wie z.b. Paarvergleich, Nutzwertanalyse. Das Arbeitsblatt "Wirkungen Priorisiert" erzeugt diese automatisch 4. Ishikawa- Diagramm erstellen Ursache-Wirkungsstruktur erarbeiten Die 6 M's in die Sprache des Prozesses übersetzen und für die wichtigsten akuten Hauptprobleme bzw. potenziellen Probleme ein Ishikawa-Diagramm im Team erstellen. Die Datei enthält dazu 4 vorbereitete Ishikawa-Formblätter 5. Potenzielle Ursachen priorisieren 6. Maßnahmen definieren 7. Maßnahmen abarbeiten Klassifizierung der Ursachen nach Einflussstärke Auswahl in der Liste Klassen+Maßnahmen, Spalte "B" (Klicken auf die Zelle) A = starker Einfluss auf die Wirkung B = mittlerer Einfluss auf die Wirkung C = schwacher Einfluss auf die Wirkung Finden von Problemlösungen Erarbeiten von Lösungsidee für Korrekturmaßnahmen, bzw. präventiven Maßnahmen mittels Methoden der Ursachenanalysen und Kreativitätstechniken. Dokumentation in der Liste Klassen+Maßnahmen Abarbeiten der Maßnahmen Beim Festlegen von Aktionen und Maßnahmen ist auf Auswirkungen auf andere Prozesse / Bereiche zu achten und die Wirksamkeit der Maßnahmen ist zu belegen. Klick auf die Zelle "Status" in der Liste Klassen+Maßnahmen T_Ishikawa-Diagramm.xls (Ablaufschema) - Rev. 1.0 Seite 2 von

3 Dokumentation und Bewertung der Wirkungen Nr. 1. Sammlung der Wirkungen Wahrscheinlich-/ bzw. Häufigkeit Risiko bzw. Auswirkung Einfluss auf den Kunden Dokument ist nicht lesbar Ein qualitätsrelevantes notwendiges Vorgabedokument ist nicht lesbar Vorgabedokument nicht vorhanden Ein qualitätsrelevantes notwendiges Vorgabedokument fehlt am Arbeitsplatz Fehlerhaftes Vorgabedokument Ein in der Nutzung befindliches Vorgabedokument ist inhaltlich fehlerhaft Nutzung ohne Freigabe Der Mitarbeiter arbeitet nach einem nicht freigegebenen Vorgabedokument Falscher Revisionsstatus Ein Dokument wird mit falschem Revisionsstatus freigegeben Nutzung altes Vorgabedokument Der Mitarbeiter arbeitet nach einem veralteten Vorgabedokument Falscher Titel Ein qualitätsrelevantes notwendiges Vorgabedokument erhält den falschen Titel Organisation: Beschreibung der potenziellen Wirkung, bzw. Überschrift des vorhandenen Problems T_Ishikawa-Diagramm.xls (1. Sammlung der Wirkungen) - Rev. 1.0 Seite 3 von Mittelstand AG Einrichtung Lenkung der Dokumente und Nutzung eines Prepay-Kontos

4 gering Risiko bzw. hoch Auswirkung Beurteilungs-Portfolio Einrichtung und Beurteilung Nutzung eines der Wirkungen Prepay-Kontos gering Wahrscheinlichkeit bzw. Häufigkeit hoch Dokument ist nicht lesbar Vorgabedokument nicht vorhanden Fehlerhaftes Vorgabedokument Nutzung ohne Freigabe Falscher Revisionsstatus Nutzung altes Vorgabedokument Falscher Titel T_Ishikawa-Diagramm.xls (2. Beurteilungs-Portfolio) - Rev. 1.0 Seite 4 von

5 Priorität nach Ergebnisrang Überschrift Dokumentation und Beurteilung der Wirkungen Dokument ist nicht lesbar Vorgabedokument nicht vorhanden Fehlerhaftes Vorgabedokument Nutzung ohne Freigabe Falscher Revisionsstatus Nutzung altes Vorgabedokument 3. Wirkungen Priorisiert Organisation: Mittelstand AG Einrichtung und Nutzung eines Prepay-Kontos Lenkung der Dokumente Beschreibung der potenziellen Wirkung, bzw. des vorhandenen Problems Ein qualitätsrelevantes notwendiges Vorgabedokument ist nicht lesbar Ein qualitätsrelevantes notwendiges Vorgabedokument fehlt am Arbeitsplatz Ein in der Nutzung befindliches Vorgabedokument ist inhaltlich fehlerhaft Der Mitarbeiter arbeitet nach einem nicht freigegebenen Vorgabedokument Ein Dokument wird mit falschem Revisionsstatus freigegeben Der Mitarbeiter arbeitet nach einem veralteten Vorgabedokument Ggf. nach anderer Gewichtungen festgelegte Priorität 6 Falscher Titel Ein qualitätsrelevantes notwendiges Vorgabedokument erhält den falschen Titel Sie Tools möchten sich über dieses und weitere T_Ishikawa-Diagramm.xls (3. Wirkungen Priorisiert) - Rev. 1.0 Seite 5 von

6 4. Fischgrät-Diagramm Prio.1 Organisation: Betrachtete Wirkung: Mensch = Mittelstand AG Einrichtung und Nutzung eines Prepay-Kontos Lenkung der Dokumente Vorgabedokument nicht vorhanden Ursache Mitarbeiter Management = Dokument Führungskraft Material = Nicht als QM-Dokument erkannt Keine Wiedervorlage Unkenntnis über Handhabung Dokument verwechselt Vergessen In der falschen Ablage Mitarbeiter hat dies Uraubszeit Dokument wurde nicht Verwechseln der Funktion weggeworfen Keine Vertretung Keine Zeit zum Prüfen freigegeben Falsche Prioritäten Keine Zeit vorgesehen Keine Entscheidung Schlechte Separierung Stress Arbeitsplatzwechsel Unklarheiten vorhanden Zu häufiger Wechsel Informationsmangel Dokument wurde nicht ohne das Dokument Zu ähnliche Bezeichnung mitzunehmen Führungsschwäche erstellt Revisionssystematik unklar Befugnis fehlt Zuordnung unklar aus Versehen gelöscht Original und Kopie verwechselt Revisionsstand unbekannt Dokument zerstört Dokument mit alter Version überschrieben Wirkung Zu wenige Kopiererkapazität Am Kopierer Mangelhafte Wartung Fehlende Unterweisung Drucker defekt Unter Deckel vergessen liegengeblieben Dokument ging bei der Fehlbedienung Sprachprobleme kein Ausdruck möglich Verteilung verloren Zu spät bestellt kein Papier vorhanden Unwissenheit Durch Reinigungskraft entsorgt Vorgabedokument nicht vorhanden Keine Information Zeitarbeiter Prozessänderung nicht komm. Neuer Mitarbeiter war nicht bekannt Neuer Arbeitsplatz unbekannt Fehlerhafter Verteiler keine Rechte Defekt Netzwerkverbindung getrennt Zu viel altes Material Schubladen sind defekt Keine Motivation Zu wenige Schubladen Geisteshaltung fehlt Unordnung am Arbeitsplatz Methode = Verteilungsmethode Maschine = Arbeitsplatz EDV-Equipment Mitwelt = T_Ishikawa-Diagramm.xls (4. Fischgrät-Diagramm Prio.1) - Rev. 1.0 Seite 6 von

7 Organisation: Betrachtete Wirkung: Klassen+Maßnahmen Prio.1 Ursachengruppe Klasse Maßnahme Verantwortlich Termin Status Mensch Mitarbeiter hat dies weggeworfen Arbeitsplatzwechsel ohne das Dokument mitzunehmen Frei Nutzung kostenloser Mittelstand AG Tools und Experten-Links Einrichtung und Lenkung Nutzung der Dokumente eines Prepay-Kontos Vorgabedokument nicht vorhanden A B Eindeutige Kennzeichnung der Dokumente durch Signalfarben sicherstellen Müller Jun 09 i.a. Ursachengruppe Klasse Maßnahme Verantwortlich Termin Status Management Dokument wurde nicht freigegeben B Wiedervorlage einführen und Freigabe durch QMB einfordern QMB Jan 09 erl. Wiedervorlage einführen und Erstellung durch Dokument wurde nicht erstellt A QMB einfordern Sie Tools möchten sich über dieses und weitere T_Ishikawa-Diagramm.xls (5.-7. Klassen+Maßnahmen Prio.1) - Rev. 1.0 Seite 7 von QMB Jan 09 erl.

8 Organisation: Betrachtete Wirkung: Klassen+Maßnahmen Prio.1 Ursachengruppe Klasse Maßnahme Verantwortlich Termin Status Material Dokument zerstört Dokument mit alter Version überschrieben Frei Nutzung kostenloser Mittelstand AG Tools und Experten-Links Einrichtung und Lenkung Nutzung der Dokumente eines Prepay-Kontos Vorgabedokument nicht vorhanden A B Laufende Datensicherung mit Rücksicherungsmöglichkeit einführen Automatische Sicherung beim Überschreiben noch festzulegen noch festzulegen Ursachengruppe Klasse Maßnahme Verantwortlich Termin Status Methode Dokument ging bei der Verteilung verloren B noch festzulegen Fehlerhafter Verteiler A noch festzulegen T_Ishikawa-Diagramm.xls (5.-7. Klassen+Maßnahmen Prio.1) - Rev. 1.0 Seite 8 von noch festzulegen noch festzulegen

9 Organisation: Betrachtete Wirkung: Klassen+Maßnahmen Prio.1 Frei Nutzung kostenloser Mittelstand AG Tools und Experten-Links Einrichtung und Lenkung Nutzung der Dokumente eines Prepay-Kontos Vorgabedokument nicht vorhanden Ursachengruppe Klasse Maßnahme Verantwortlich Termin Status Maschine kein Ausdruck möglich C Klärung mit Techniker herbeiführen? Netzwerkverbindung getrennt C Klärung mit Techniker herbeiführen? Ursachengruppe Klasse Maßnahme Verantwortlich Termin Status Mitwelt Durch Reinigungskraft entsorgt A Personalwechsel Huber erl. Unordnung am Arbeitsplatz A 5S-Audits durchführen Meier i.a. T_Ishikawa-Diagramm.xls (5.-7. Klassen+Maßnahmen Prio.1) - Rev. 1.0 Seite 9 von

10 T_Ishikawa-Diagramm.xls Hinweise zur Nutzung des Tools: Hinweise zur Anpassung des Dokumentes an die Organisation: Um das Tool an Ihre Organisation anzupassen müssen Sie nur die Arbeitsblätter "Titel" und "Nutzungsbedingungen" löschen, indem Sie diese mit der rechten Maustaste markieren und "löschen" bestätigen. Einrichtung Bitte löschen Sie die (nur und blaunutzung formatierten) beispielhaft eines dargestellten Prepay-Kontos Werte in den Tabellen. Hinweis: Die Arbeitsblätter sind nicht geschützt, um Ihnen Änderungen zu ermöglichen. Erläuterung: Ishikawa-Diagramme ermöglichen die Identifizierung von möglichen und akuten Ursachen eines Problems. Die Methode ermöglicht eine tiefgreifende Analyse des Problems und der zu Grunde liegenden Ursachen. Die Grunsätzliche Anwendung des Ishikawa-Diagramms finden Sie im Arbeitsplatz "Ablaufschema" definiert. Erweiterung des Tools: Für die Bearbeitung der Schritte sind (im Sinne Paretos) für die Probleme mit den vier höchsten Prioritäten bereits jeweils 4 Arbeitsblätter vorbereitet: - Blatt "4. Fischgrät-Diagramm Prio.1" bis Blatt "4. Fischgrät-Diagramm Prio.4" - Blatt "5.-7. Klassen+Maßnahmen Prio.1" bis Blatt "5.-7. Klassen+Maßnahmen Prio.4" Diese Arbeitsblätter sind bereits so miteinander verknüpft, dass - die Einträge des Arbeitsblattes "3. Wirkungen Priorisiert"" in die jeweiligen Arbeitsblätter "4. Fischgrät-Diagramm Prio.x" übernommen werden und - die Einträge der Arbeitsblätter "4. Fischgrät-Diagramm Prio.x" in die jeweiligen Arbeitsblätter "5.-7. Klassen+Maßnahmen Prio.x" eingetragen werden. Falls Sie, über die 4 vorbereiteten Diagramme hinaus, zusätzliche Ishikawa-Diagramme erstellen wollen, bitten wir Sie folgende Schrittfolge durchzuführen: 1. Kopieren eines Ishikawa-Arbeitsblattes: Klicken Sie dies mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Menü "verschieben/kopieren..." "Kopie erstellen" aus und platzieren Sie das Blatt an gewünschter Position in der Mappe. Ändern Sie den Namen des neuen 5. Blattes auf z.b. "4. Fischgrät-Diagramm Prio.5". 2. Anpassen der Verknüpfungen zum Blatt "3. Wirkungen Priorisiert": Klicken Sie die Zellen der Bereiche, in denen die Probleme (betrachtete Wirkung) angezeigt werden an. Sie sehen nun folgende Formel: T_Ishikawa-Diagramm.xls (Tool-Info) - Rev. 1.0 Seite 22 von

11 T_Ishikawa-Diagramm.xls =SVERWEIS(KKLEINSTE('3. Wirkungen Priorisiert'!A6:A17;1);'3. Wirkungen Priorisiert'!A6:B17;2;0) Die rot formatierte Zahl gibt an, welche Problem- bzw. Wirkungspriorität im Diagramm angezeigt wird. Falls Sie z.b. das 5. Blatt erstellen, müssten Sie eine 5 eintragen. 3. Kopieren des Arbeitsblattes "5.-7. Klassen+Maßnahmen Prio.x": Klicken Sie dies mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Menü "verschieben/kopieren..." Einrichtung "Kopie erstellen" aus und platzieren Nutzung Sie daseines Blatt an gewünschter Prepay-Kontos Position in der Mappe. Ändern Sie den Namen des neuen 5. Blattes auf z.b Klassen+Maßnahmen Prio.5 4. Aktualisieren der Verknüpfungen im Blatt "5.-7. Klassen+Maßnahmen Prio.x": Markieren Kostenlos Sie, wie in und der Grafik unverbindlich dargestellt alle Bereiche registrieren unterhalb der 6 Ursachengruppen unter und aktualisieren Sie alle Links (der nun nicht mehr sinnvollen Quelle), indem Sie im Menü "Ersetzen durch" den Link auf das nun relevante Arbeitsblatt "4. Fischgrät-Diagramm Prio.5" eingeben. Excel tausch nun den bisherigen Bezug zu dem Blatt "4. Fischgrät-Diagramm Prio.1" gegen den neuen Bezug zu dem Blatt "4. Fischgrät-Diagramm Prio.5". 5. Anpassen der Verknüpfungen zum Blatt "3. Wirkungen Priorisiert": Klicken Sie auch in diesem Blatt die Zellen der Bereiche, in denen die Probleme (betrachtete Wirkung) angezeigt werden an. Sie sehen nun folgende Formel: =SVERWEIS(KKLEINSTE('3. Wirkungen Priorisiert'!A6:A17;1);'3. Wirkungen Priorisiert'!A6:B17;2;0) Die rot formatierte Zahl gibt an, welche Problem- bzw. Wirkungspriorität im Diagramm angezeigt wird. Falls Sie z.b. das 5. Blatt erstellen, müssten Sie eine 5 eintragen. Dieser Schritte sind für jedes zusätzliche Ishikawa-Diagramm mit Maßnahmenblatt zu wiederholen. T_Ishikawa-Diagramm.xls (Tool-Info) - Rev. 1.0 Seite 23 von

12 T_Ishikawa-Diagramm.xls Nutzungsbedingungen von Fachinformationen: (1) Für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen haftet der Lizenzgeber. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen. (2) Für Garantien haftet der Lizenzgeber unbeschränkt. (3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. (4) Der Lizenzgeber haftet nicht für Schäden, mit deren Entstehen im Rahmen des Lizenzvertrags nicht gerechnet werden musste. (5) Für Datenverlust haftet der Lizenzgeber nur, soweit dieser auch bei der Sorgfaltspflicht entsprechender Datensicherung entstanden wäre. (6) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, für Schäden aus Ansprüchen Dritter gegen den Lizenznehmer sowie für sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen. (7) Der Lizenzgeber haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg des Einsatzes der Tools oder Trainings. (8) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt. T_Ishikawa-Diagramm.xls (Nutzungsbedingungen) - Rev. 1.0 Seite 24 von