Kapitel 1 Start mit Office

Transkript

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2 Kpitel Strt mit Office In diesem Kpitel geht es um grundlegende Hndgriffe bei der Arbeit mit Office: Wie nutzen Sie die Mus und ein Touchpd, wie erstellen und speichern Sie Dokumente, und wie pssen Sie ds Aussehen der jeweiligen Progrmme n Ihre Wünsche n? Mit Mus und Touchpd bewegen Sie sich im Progrmm. Die Mus und ds Touchpd Der Umgng mit der Mus und/oder dem Touchpd ist vielen PC-Nutzern vertrut. Dennoch beschreiben wir in diesem ersten Kpitel zunächst die Grundlgen ihrer Nutzung, dmit sich uch Neueinsteiger zurechtfinden. Dokumente nlegen, speichern und orgnisieren Zu den ersten Schritten gehört ds Öffnen der Progrmme. Wir zeigen Ihnen, wie ds uf verschiedenen Wegen möglich ist. Sie hben es bei der Arbeit mit Office mit unterschiedlichen Dokumenten zu tun. Hier lernen Sie, wie Sie Dokumente nlegen, speichern und so orgnisieren, dss Sie sie ohne Probleme wiederfinden. Bildschirme npssen Die Office-Progrmme präsentieren sich nch dem Aufruf mit einem Stndrdbildschirm. Diese Ansicht können Sie so npssen, dss sie Ihrer Arbeit und Ihren Bedürfnissen entspricht. Wir zeigen Ihnen, welche Anpssungen möglich und sinnvoll sind. Stellen Sie eine prktische Bildschirmnsicht ein. c b Im Dilog zum Speichern von Dteien können Sie verschiedene Angben mchen. 0

3 Mus und Touchpd bedienen Kpitel : Strt mit Office Ws ist der Cursor? Wenn Sie uf eine beliebige Stelle in Word klicken, sehen Sie einen blinkenden Strich. Ds ist die Stelle, wo der Text eingefügt wird, den Sie scheiben. Mn nennt ihn Cursor. Mit der Computermus und uch mit dem Touchpd eines Notebooks sind viele Anwender heutzutge vertrut. Wir zeigen Ihnen dennoch kurz die wichtigsten Hndgriffe. Schritt Am häufigsten benutzen Sie die linke Mustste. Drücken Sie sie, um den Cursor n eine ndere Stelle im Text zu setzen. Auf diese Weise strten Sie uch Befehle oder öffnen Auswhllisten und Diloge. Schritt Wenn Sie hingegen die rechte Mustste drücken, rufen Sie ein Kontextmenü uf. Dbei hndelt es sich um Menüs mit vriierenden Befehlen; ds Befehlsngebot ist jeweils bhängig von der Stelle, n der Sie geklickt hben. Schritt Mitunter benötigen Sie uch einen Doppelklick, ds heißt, Sie drücken möglichst schnell zweiml hintereinnder uf die linke Mustste. In Word mrkiert ein Doppelklick z. B. ein Wort. Im Explorer öffnen Sie Ordner per Doppelklick. Mit der Mus können Sie uch»ziehen«. Dzu hlten Sie die linke Mustste gedrückt und ziehen die Mus in eine Richtung. Für diese Aktion gibt es viele Einstzgebiete. Ziehen Sie beispielsweise n der Bildlufleiste, um ds»bltt«nch unten oder oben zu verschieben. Ds Touchpd finden Sie n den meisten Notebooks oder Netbooks. Auch dmit können Sie den Muszeiger bewegen und Aktionen usführen. Fhren Sie mit einer Fingerkuppe leicht über ds Touchpd: Der Muszeiger uf dem Monitor folgt der Bewegung Ihres Fingers. Unterhlb des Touchpds sind zwei Tsten ngeordnet, deren Funktionen denen der Muststen entsprechen. Für einen Linksklick reicht ber uch ein kurzes Antippen des Touchpds. Wie mit der Mus können Sie uch mit der linken Tste des Touchpds einen Doppelklick usführen. Touchpd-Funktionen Mit dem Touchpd können Sie je nch Hersteller (bzw. instlliertem Treiber) uch weitere Funktionen usführen. So bewirkt ein doppeltes Antippen des Pds einen Doppelklick. Ein bgebrochenes doppeltes Antippen, bei dem Sie direkt in eine Ziehbewegung übergehen, entspricht dem Ziehen mit der Mus.

4 Progrmme ufrufen und schließen Kpitel : Strt mit Office Viele Wege führen nch Rom und uch zur Arbeit mit den Office- Progrmmen. Die gängigsten Wege beschreiben wir in diesem Abschnitt. Schritt Nchdem der Computer hochgefhren ist, wird utomtisch der Desktop ngezeigt. Von dieser Oberfläche us strten Sie lle Progrmme, Apps und Windows-Funktionen. Schritt Gnz links in der Tskleiste befindet sich ds Windows-Symbol. Ein Klick uf dieses Symbol ruft ds Strtmenü uf. Hier werden in lphbetischer Reihenfolge lle Progrmme und Apps ufgelistet, die zur Verfügung stehen. Schritt Um zu den Office-Progrmmen zu gelngen, scrollen Sie mithilfe der Bildlufleiste bis zu dem jeweiligen Progrmmeintrg, z. B. Word, und klicken ihn dnn mit links n. Prktisch ist es, sich ein Progrmmsymbol in die Tskleiste des Desktops zu legen. So können Sie Progrmme bequem ufrufen. Klicken Sie den Progrmmeintrg mit der rechten Mustste n. Im Kontextmenü klicken Sie uf Mehr E An Tskleiste nheften. Dnch sehen Sie ds Progrmmsymbol in der Tskleiste. Ein Musklick oder bei einem Touchscreen eine Fingerberührung reicht nun, um ds Progrmm ufzurufen. Für einen schnellen Zugriff können Sie ds Progrmmsymbol uch uf dem Desktop blegen. Ziehen Sie es dzu mit gedrückter linker Mustste us dem Strtmenü irgendwo uf den Desktop. Ein kleiner Infoksten informiert Sie drüber, dss lediglich eine Verknüpfung (Link), lso eine Art Wegweiser zum Progrmm, bgelegt wird. Nun reicht ein einfcher Klick, um ds Progrmm zu öffnen. Tipp Sie vermissen uf den ersten Blick vielleicht einige beknnte Windows-Progrmme (Editor, WordPd, Pint etc.)? Keine Sorge, es gibt sie noch, zusmmengefsst unter dem Punkt Windows-Zubehör.

5 Progrmme ufrufen und schließen (Forts.) Kpitel : Strt mit Office 7 8 Schritt 7 Flls sich irgendwnn zu viele Progrmmsymbole uf dem Desktop tummeln, können Sie die Symbole uch einfch wieder vom Desktop entfernen. Klicken Sie ds zu löschende Symbol mit der rechten Mustste n, und wählen Sie im Kontextmenü Löschen. Oder Sie drücken einfch die (Entf)-Tste. Schritt 8 Gnz ht sich Windows 0 nicht von den Kcheln des Windows-8-Strtbildschirms verbschiedet. Rechts neben der Auflistung ller Apps im Strtmenü befinden sich Kchelsymbole für eine Reihe von Apps. Ein Klick uf eine Kchel ruft ds entsprechende Progrmm bzw. die App uf. Schritt 0 Neu ngeheftete Symbole werden in der Regel in der Gruppe Alles uf einen Blick bgelegt. Um der Gruppe einen nderen Nmen zu geben, klicken Sie in die Überschrift und schreiben in ds Textfeld. Schritt Sie können Kcheln ntürlich uch verschieben. Dzu klicken Sie die Kchel n und ziehen sie mit gedrückter linker Mustste n den gewünschten Ort. Schritt Sie rufen ein Progrmm uch uf, indem Sie im Windows-Explorer eine Dtei doppelt nklicken. Dtei und Progrmm werden geöffnet. 0 Strg Q W E R T Z Alt Schritt 9 9 Sie können den Kchelbereich des Strtmenüs erweitern. Um ein Progrmm dorthin zu befördern, klicken Sie den Progrmmeintrg in der App-Liste links mit der rechten Mustste n und wählen im Kontext menü An "Strt" nheften. 7

6 Progrmme ufrufen und schließen (Forts.) Kpitel : Strt mit Office Schritt Den Windows-Explorer rufen Sie unter Windows 0 schnell mit einem linken Musklick uf ds Symbol in der Tskleiste uf. Auch nch einem rechten Musklick uf ds Windows-Symbol in der Tskleiste hben Sie im Kontextmenü Zugriff uf den Explorer, den Sie mit einem linken Musklick öffnen. Dsselbe Menü öffnen Sie übrigens uch mit der Tstenkombintion (œ)+(x) (dies funktioniert uch unter Windows 8). In vielen geöffneten Progrmmfenstern (z. B. in Word oder Excel) sehen Sie gnz oben rechts ds sogennnte Schließkreuz. Mit einem Klick druf beenden Sie ds Progrmm. In mnchen Progrmmen, z. B. in Word, wird so zunächst nur ds Dokument geschlossen, n dem Sie gerde rbeiten (flls mehrere Dokumente geöffnet sind). Im nchfolgenden Menü wählen Sie Herunterfhren, um den Rechner uszuschlten, oder Neu strten, wenn er kurz heruntergefhren und dnn utomtisch wieder gestrtet werden soll. Schritt 7 Mit der dritten Option, Energie spren, wird der Bildschirm usgeschltet, ber die Progrmme bleiben geöffnet, sodss Sie beim Rektivieren des PCs sofort weiterrbeiten können. Schritt 8 Sie werden feststellen, dss die Progrmme, die Sie häufig ufrufen, im Strtmenü nch und nch unter der Überschrift Meistverwendet einsortiert werden. Ds Strtmenü ist lso veränderlich. 7 8 Der Explorer in der Tskleiste Flls sich ds Symbol für den Windows-Explorer noch nicht in der Tskleiste befindet, sollten Sie ds nchholen. Sie finden den Eintrg Explorer im Strtmenü im Ordner Windows-System. Gehen Sie vor, wie in beschrieben. Nchdem Sie lle Progrmme beendet hben, fhren Sie Ihren Rechner herunter. Öffnen Sie über einen Klick uf ds Windows-Symbol ds Strtmenü, und klicken Sie uf ds Symbol Ein/Aus. Windows 7 und 8 Unter Windows 7 klicken Sie uf die Strt-Schltfläche und dnn uf Herunterfhren. Unter Windows 8. blenden Sie die Chrms- Leiste ein. Dort klicken Sie uf Einstellungen. 8 9

7 Ds Office-Fenster kennenlernen Kpitel : Strt mit Office b Zunächst sollten Sie sich im Progrmmfenster zurechtfinden. Wir helfen Ihnen bei der Orientierung. Schritt Alle wichtigen Funktionen sind in Registerkrten zusmmengestellt, die sich im Menübnd befinden. Um sie zu öffnen, klicken Sie uf die jeweilige Bezeichnung, z. B. Strt (hier m Beispiel Word). Klicken Sie uf ds Symbol Verkleinern, um ds Progrmm in einem kleineren Fenster drzustellen. Dessen Größe können Sie verändern, indem Sie den Muszeiger n den Rnd oder eine der Ecken des Fensters führen und mit gedrückter Mustste nch innen oder nch ußen ziehen. Schritt Links oben befindet sich die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Hier hben Sie stndrdmäßig Zugriff uf die Symbole Speichern, Rückgängig und Wiederholen. Schritt Rechts oben uf dem Bildschirm sehen Sie die Schltflächen Menü - bnd-anzeigeoptionen, Mini - mieren (zum Ablegen des Progrmms in der Tsk leiste) und Ve r- kleinern (zum Verkleinern des Progrmms uf ein Fenster ist ds Progrmm im Fenster geöffnet, heißt ds Symbol dnn Mximieren) sowie Schließen. Unterhlb des Arbeitsbereichs befindet sich die Sttusleiste 7, in der in Word z. B. die Seitenzhl des Dokuments ngezeigt wird. Wenn dort Seite von steht, steht der Cursor uf der zweiten Seite eines Dokuments mit drei Seiten. Wenn Sie hier klicken, wird der Nvigtionsbereich geöffnet, über den Sie schnell zwischen den Seiten des Dokuments wechseln können. Auf der rechten Seite der Sttusleiste finden Sie die Schltflächen zum Wechseln der Ansicht 8 und den Regler bzw. die Plus- und Minuszeichen zum Verändern der Größe (Zoom) der Drstellung. Testen Sie ruhig einml durch Verschieben des Reglers, wie sich die Anzeige des Dokuments ändert

8 Ds Fenster vergrößern und verkleinern Kpitel : Strt mit Office Die Office-Progrmme bzw. -Dteien können ls Vollbild oder in einem Fenster ngezeigt werden. Die Arbeit mit Fenstern bietet sich vor llem n, wenn Sie mehrere Dteien/Progrmme gleichzeitig geöffnet hben. Schritt Um ein Progrmm nicht im Vollbild nzuzeigen, sondern in einem minimierten Fenster, klicken Sie oben rechts uf ds Symbol Verkleinern. Schritt Um ds Progrmm wieder im Vollbildmodus drzustellen, klicken Sie erneut uf ds Symbol links neben dem Schließkreuz. In einem verkleinerten Fenster heißt dieses Symbol Mximieren. Wenn Sie ds Progrmm/die Dtei nicht schließen, sondern nur ls Symbol in die Tskleiste legen möchten, klicken Sie uf ds Symbol Minimieren. Drufhin wird ds Progrmm/die Dtei in einem Fenster drgestellt. Prktisch: Die Größe dieses Fenster lässt sich verändern. Führen Sie den Muszeiger uf eine der Ecken, und ziehen Sie den Rhmen mit gedrückter Mustste nch innen oder ußen. Ein Klick uf ds Symbol unten in der Tskleiste lässt ds Progrmm bzw. die Dtei dnn wieder im Vollbild erscheinen. Wenn Sie mit der Mus nur druf zeigen, ohne zu klicken, wird eine kleine Vorschu eingeblendet. Schritt Ein Fenster können Sie uch verschieben. Dzu führen Sie den Muszeiger uf den oberen Rnd des Fensters und ziehen es mit gedrückter Mustste n die gewünschte Position. Bei einem Touchscreen lässt sich ds Fenster uch einfch mit der Fingerkuppe ziehen. Prktische Fenstertechnik Wenn Sie ein verkleinertes Fenster mit gedrückter Mustste n den oberen oder einen Seitenrnd des Bildschirms ziehen, wird der Bildschirm in diesem Bereich bgedunkelt. Sobld Sie die Mus loslssen, wird ds Fenster uf diesen bgedunkelten Bereich vergrößert.

9 Ein neues Dokument nlegen Kpitel : Strt mit Office Wenn Sie ein Office-Progrmm ufrufen, können Sie sofort mit der Arbeit beginnen. Schritt Nch dem Aufruf eines Office- Progrmms sehen Sie ein Menü, us dem herus Sie ein leeres Dokument öffnen können. Klicken Sie uf die entsprechende Schltfläche: in Word uf Leeres Dokument, in Excel uf Leere Arbeitsmppe und in Power- Point uf Leere Präsenttion. Schritt Wenn Sie während der Arbeit ein neues Dokument erstellen möchten, klicken Sie im Bckstge-Bereich (Registerkrte Dtei) uf Neu. Im nächsten Menü klicken Sie uf Leeres Dokument (in Word), Leere Arbeitsmppe (in Excel) oder Leere Präsenttion (in PowerPoint). Über Word, Excel und PowerPoint hben Sie Zugng zu vorbereiteten, teils usgefüllten Dokumenten, die Sie ls Bsis für Ihr neues Dokument nutzen können. Öffnen Sie ds Register Dtei E Neu, und klicken Sie im nächsten Fenster uf eine Minitur-Vorlge. Zunächst wird die Vorlge näher beschrieben. Klicken Sie hier uf Erstellen. Drufhin wird die Vorlge heruntergelden und ein neues Dokument uf ihrer Bsis erstellt. Sie können uch gezielt nch weiteren Vorlgen suchen. Dzu klicken Sie uf eine der Ktegorien unterhlb des Suchfeldes oder geben einen Begriff in ds Suchfeld ein und klicken uf die Lupe. b Schritt Sie können mehrere Progrmme/ Dokumente gleichzeitig geöffnet hben. Die Symbole werden in der Tsk leiste ngezeigt. Wenn Sie den Mus zeiger uf ein Symbol hlten, erscheinen Vorschubildchen der geöffneten Dokumente. Per Musklick rufen Sie ds jeweilige Dokument uf. Eigene Dokumentvorlgen In Kpitel,»Schicke Lyouts mit Word«, b Seite erfhren Sie, wie Sie eigene Dokumentvorlgen erstellen. Sie werden in der Ktegorie Persönlich gesmmelt; diese Ktegorie gibt es erst, wenn Sie eigene Vorlgen erstellt hben. c

10 Die Ansicht des Dokuments npssen Kpitel : Strt mit Office b c Wenn Sie mit dem Stndrdbildschirm und seinen Einstellungen nicht zufrieden sind, können Sie ihn n Ihre Bedürfnisse npssen. Schritt Ds Menübnd nimmt einen recht großen Bereich in Anspruch. Sie können es ber uch usblenden. Klicken Sie dzu uf ds Symbol Menübnd-Anzeigeoptionen. Im Menü finden Sie drei Optionen zum Umgng mit dem Menübnd. Schritt Mit Registerkrten nzeigen verschwindet ds Menübnd, übrig bleiben die Registerreiter. Sobld Sie einen Reiter nklicken, wird ds entsprechende Register mit llen Befehlen wieder eingeblendet und legt sich über den Text. Schritt Mit Menübnd utomtisch usblenden verschwindet ds Menübnd gnz. Wenn Sie mit der Mus in den oberen Bereich des Fensters fhren und uf den bluen Blken klicken, erscheint es wieder. Mit einem Klick uf Registerkrten und Befehle nzeigen blenden Sie es duerhft ein. Die Größe des Dokuments ändern Sie mit dem Zoom. Den Fktor bestimmen Sie im Dilog Zoom, den Sie mit einem Klick uf die Schltfläche Zoom uf der Registerkrte Ansicht ufrufen. Auch rechts in der Sttusleiste gibt es einen Regler zum Einstellen des Zooms. Die meisten Office-Progrmme bieten unterschiedliche Ansichten. In Word gibt es z. B. ds Drucklyout oder den Lesemodus, in Excel z. B. die Ansicht Norml oder die Umbruchvorschu, in Power- Point ebenflls die Ansicht Norml oder die Foliensortierung. Über die Register krte Ansicht wechseln Sie zwischen den Ansichten. Wenn Sie in einem Word-Dokument z. B. Textpssgen von einem Bereich in den nderen kopieren wollen, müssen Sie nicht jedes Ml durch den gesmten Text scrollen. Sie können ds Fenster teilen und sich beide Bereiche des Dokuments nzeigen lssen. Klicken Sie dzu uf der Registerkrte Ansicht uf Teilen. In einem geteilten Fenster heißt die Schltfläche Teilung ufheben 7. f e g d 7

11 Ein Dokument speichern Kpitel : Strt mit Office Strg Q W E R T Z Alt Speichern ist ds A und O bei der Arbeit mit den Office-Progrmmen. Wenn Sie es nicht vergessen, erspren Sie sich eine Menge Frust. Schritt Um ein noch nicht gespeichertes Dokument zu sichern, klicken Sie in der Bckstge-Ansicht (Registerkrte Dtei) uf Speichern unter. Rechts erscheint ds gleichnmige Menü. Schritt Mrkieren Sie Dieser PC mit einem Klick. Wenn Sie den Ordner, in den Sie ds Dokument speichern möchten, rechts in der Liste entdecken, klicken Sie ihn n und geben im obersten Feld einen Dteinmen ein. Dnn klicken Sie uf Speichern. Ansonsten klicken Sie uf Durchsuchen. Ds neue Dokument ist in einem neuen Ordner besser ufgehoben? Dnn öffnen Sie den entsprechenden Überordner und klicken uf Neuer Ordner. Nun schreiben Sie einfch den Nmen in ds Feld Neuer Ordner und drücken ( ). Wenn Sie den richtigen Ordner für Ihr Dokument gefunden hben, geben Sie im Feld Dteinme den Nmen ein, unter dem Sie ds Dokument speichern wollen. Die Erweiterung (.docx für Word,.xslx für Excel und.pptx für Power- Point) schreiben Sie nicht mit; die Progrmme vergeben sie utomtisch, sie sind ber in der Stndrdeinstellung nicht sichtbr. Klicken Sie dnn uf Speichern. Strg Q W E R T Z Alt Schritt Im letzteren Fll öffnet sich der Dilog Speichern unter. Zum Nvigieren durch die Ordnerstruktur nutzen Sie ds Adressfeld oben im Dilog. Ein Klick uf den Ordnernmen öffnet den Ordner; ein Klick uf den Pfeil zeigt die Unterordner n, die dnn ebenflls per Musklick zu öffnen sind. Sie können Dokumente in einem nderen Formt speichern, beispielsweise in dem Formt älterer Office- Versionen. Dzu klicken Sie uf den Pfeil m Feld Dteityp und wählen z. B. Word Dokument (*.doc). 8 9

12 Ein Dokument speichern (Forts.) Kpitel : Strt mit Office c 7 Schritt 7 Wenn Sie ds Dokument uf dem Online-Speicher von Microsoft speichern möchten, verfhren Sie gnz ähnlich, nur dss Sie im Fenster Speichern unter uf OneDrive Persönlich klicken. Schritt 0 Sobld ein Dokument gespeichert ist, tucht der Dteinme in der Titelleiste m Kopf des Progrmmfensters uf. Schritt 0 e 8 9 b Schritt 8 Rechts wählen Sie einen Online- Ordner für den Speichervorgng us der Liste us. Schritt 9 Die Verbindung zum Server wird hergestellt, der Dilog Speichern unter geöffnet. In der Adressleiste steht Speichern Sie ds Dokument wie in den Schritten bis beschrieben. Ein Microsoft-Konto nmelden Für OneDrive bruchen Sie ein Microsoft-Konto. Wenn Sie noch kein Konto hben, können Sie die Anmeldung uch im Dilog Speichern unter strten. Klicken Sie rechts uf Anmelden. Ansonsten klicken Sie im Strtmenü uf Einstellungen, dnn uf Konten E E-Mil & App-Konten E Microsoft-Konto hinzufügen. Denken Sie nun drn, ein Dokument regelmäßig»nchzuspeichern«. Ds geht m schnellsten, indem Sie uf ds Diskettensymbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff klicken (siehe dzu uch den Ksten»Eine neue Schltfläche nlegen«). Genuso gut können Sie im Menü Dtei uf Speichern klicken. Auch mit der Tstenkombintion (Strg)+(S) speichern Sie Dokumente nch. Schritt Wenn Sie ds Progrmm schließen und Änderungen noch nicht gespeichert hben, werden Sie gefrgt, wie Sie weiter verfhren möchten. Sie sollten uf Speichern klicken, es sei denn, Sie möchten bewusst uf die letzten Änderungen verzichten. d Eine neue Schltfläche nlegen Wenn Sie die Schltfläche Speichern nicht in der Symbolleiste für den Schnellzugriff entdecken, fügen Sie sie dieser einfch hinzu. Dzu klicken Sie uf den Pfeil rechts n der Leiste ( in Bild ) und im Menü uf Speichern. Fortn können Sie ein Dokument bequem nchspeichern. 0

13 Dokumente drucken, teilen oder exportieren Kpitel : Strt mit Office Viele Dokumente brucht mn uch im digitlen Zeitlter»schwrz uf weiß«uf Ppier. Prktisch ist ber uch die schnelle Umwndlung in ein PDF-Dokument. Wenn Sie uf Dteityp ändern geklickt hben, können Sie ds Formt uswählen. Dnn klicken Sie uf Speichern unter. Schritt e Ein Klick uf den Befehl Drucken im Menü Dtei öffnet den Drucken- Dilog. Hier finden Sie diverse Einstellungen für den Ausdruck, z. B. die Auswhl, ob ds gnze Dokument oder nur bestimmte Seiten usgedruckt werden sollen. Rechts dneben (im Ausschnitt nicht zu sehen) sehen Sie eine Druckvorschu. Ds Speichern uf dem OneDrive (siehe Seite 0) ist nicht nur für Sie prktisch. Der Clou ist, dss Sie uch nderen Personen Zugriff uf Ihre Dokumente verschffen können. Um eine Einldung uszusprechen, klicken Sie uf Dtei E Freigeben. Im nächsten Fenster Freigeben klicken Sie uf OneDrive E Persönlich. Schritt b c d Die Seitenzhlen geben Sie im Feld Seiten im Bereich Einstellungen jeweils durch Komms oder Semikolons getrennt ein. Wenn Sie lle Einstellungen vorgenommen hben, klicken Sie uf Drucken. Schritt Über die Funktion Exportieren rufen Sie ein Menü uf, mit dessen Hilfe Sie ds ktuelle Dokument in ein PDF-Dokument verwndeln oder einen nderen Dteityp, z. B. ds lte.doc-formt früherer Word- Versionen, wählen können. Dnn geben Sie im Feld Personen einlden eine E Mil-Adresse n 7. Im Feld drunter wählen Sie us, ob der Empfänger ds Dokument nur nzeigen oder uch berbeiten drf. Schreiben Sie gegebenenflls noch einen Einldungstext 8. Dnn klicken Sie uf Freigeben 9. Dokumente freigeben Wenn Sie ein Dokument freigeben möchten, muss es bereits uf dem OneDrive gespeichert sein. Ansonsten öffnet sich nch dem Klick uf OneDrive Persönlich ein Fenster, in dem Ihnen mitgeteilt wird, dss Sie dies nchholen müssen. f g h i

14 Ein Dokument schließen Kpitel : Strt mit Office Es gibt verschiedene Wege, ein Dokument zu schließen. Doch egl, welchen Weg Sie gehen, Sie benötigen kum mehr ls einen oder zwei Musklicks. Schritt Um ein Dokument zu schließen, ktivieren Sie die Registerkrte Dtei und klicken hier uf die Option Schließen. Ds Progrmm selbst wird ddurch nicht geschlossen, wenn weitere Dokumente geöffnet sind. Schritt Flls Sie Änderungen m Dokument vorgenommen hben, erscheint ein kleiner Dilog, in dem Sie gefrgt werden, ob Sie sie speichern möchten. Im Regelfll klicken Sie hier uf Speichern. Die Änderungen werden gesichert, ds Dokument wird geschlossen. Schritt Schnell und einfch schließen Sie ein Dokument mit einem Klick uf ds Schließkreuz oben rechts uf dem Bildschirm. Wenn nur ein Dokument geöffnet ist, wird so uch ds jeweilige Progrmm beendet. Um ein Dokument zu schließen, ds geöffnet ist, ber nur in der Tskleiste ngezeigt wird, klicken Sie mit der rechten Mustste uf den Dteinmen in der Tskleiste. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl Fenster schließen. Wenn Sie den Rechner herunterfhren lso im Strtmenü uf Ein/ Aus E Herunterfhren klicken, und einige Dteien/Progrmme nicht beendet hben, werden Sie druf hingewiesen. Unter Windows 8 klicken Sie zum Herunterfhren in der Chrms-Leiste uf Einstellungen E Ein/Aus. Sie können den Vorgng nun stoppen und uf Abbrechen klicken. Dnn ist nichts pssiert. Oder Sie klicken uf die Schltfläche Trotzdem herunterfhren. Unter Windows 8 heißt diese Schltfläche Dennoch beenden.

15 Dteien orgnisieren und wiederfinden Kpitel : Strt mit Office Strg Q W E R T Z Alt b Die lästige Suche nch einer bestimmten Dtei erspren Sie sich, wenn Sie mit einer durchdchten Ordnerstruktur rbeiten. Schritt Sie können direkt im Dilog Speichern unter einen neuen Ordner erstellen. Klicken Sie einfch uf Neuer Ordner, und vergeben Sie einen Nmen. Achten Sie druf, dss Sie sich wirklich in dem Ordner befinden, in dem Sie den neuen Unterordner nlegen möchten. Schritt Der richtige Ort für Ihre Ordner- und Dteiverwltung ist in der Regel uch unter Windows 0 der Explorer (früher Windows-Explorer). Am bequemsten rufen Sie ihn mit einem Klick uf sein Symbol in der Tskleiste uf. Schritt Und so zubern Sie ds Explorer- Symbol in die Tskleiste: Klicken Sie im Strtmenü uf den Eintrg Windows-System. Im geöffneten Ordner klicken Sie mit rechts uf Explorer und im Kontextmenü uf Mehr E An Tskleiste nheften. Liegt eine Dtei in einem»flschen«ordner, können Sie sie im Explorer in den richtigen verschieben. Mrkieren Sie die Dtei, klicken Sie sie mit rechts n, und wählen Sie Ausschneiden. Öffnen Sie den Zielordner, klicken Sie mit rechts hinein, und wählen Sie dnn Einfügen. Beide Befehle finden Sie uch uf der Registerkrte Strt. Um eine Dtei zu löschen, mrkieren Sie sie (im Explorer), klicken sie mit der rechten Mustste n und wählen im Kontextmenü Löschen. Genuso gut können Sie uf ds Symbol Löschen im Menübnd klicken oder einfch die (Entf)-Tste drücken. Ds geht m schnellsten! Flls Ihnen uffällt, dss ein Dteinme nicht psst, benennen Sie die Dtei einfch um. Dzu klicken Sie sie mit rechts n und wählen im Kontextmenü die Option Umbenennen. Geben Sie einen neuen Nmen ein, und drücken Sie ( ). 7

16 Inhlt Inhlt Strt mit Office... 0 Mus und Touchpd bedienen... Progrmme ufrufen und schließen... Ds Office-Fenster kennenlernen... 0 Ds Fenster vergrößern und verkleinern... Ein neues Dokument nlegen... Die Ansicht des Dokuments npssen... Ein Dokument speichern... 8 Dokumente drucken, teilen oder exportieren... Ein Dokument schließen... Dteien orgnisieren und wiederfinden... Texte schreiben in Word... 8 Word optiml einstellen... 0 Der Bildschirm im Touchmodus... Ppierformt und Seitenrnd einstellen... Text eingeben... 8 Im Text bewegen mit Mus oder Fingern... 0 Textpssgen mrkieren... Text löschen, ändern und ergänzen... Text usschneiden, kopieren und einfügen... Verschieben und kopieren mit Drg & Drop... 8 Text von Hnd korrigieren... 0 Die Rechtschreibprüfung einsetzen... Arbeitserleichterung durch die AutoKorrektur... Schnellbusteine nutzen... 8 Dtum per Tbultor usrichten Automtisches Dtum per Feldbefehl... 7 Texte in Word perfekt formtieren... 7 Text usrichten: rechts, links oder zentriert... 7 Schriftrt und -größe einstellen Schriftformte festlegen: fett, kursiv und unterstrichen Schriftzüge mit Frben und Texteffekten gestlten... 8 Textpssgen einrücken... 8 Eine Tbelle einfügen... 8 Eine Tbelle berbeiten und ttrktiv gestlten Mit Formtvorlgen rbeiten... 9 Formtvorlgen npssen... 9 Überschriften nummerieren... 9 Ein Inhltsverzeichnis erstellen Kopf- und Fußzeilen nlegen Seitenzhlen einfügen... 0 Ds ktuelle Dtum per Feldbefehl einfügen... 0 Silbentrennung... 0 Ein Dokument usdrucken PDF-Dteien in Word öffnen und berbeiten... 0 Schicke Lyouts mit Word... Aufzählungen und Listen formtieren... Rhmen und Rhmenlinien einfügen... 8 Dokumente mit Design... 0 Fotos einfügen und nordnen... Videos us dem Internet einbinden... Mehr Pep mit WordArt und SmrtArt... 8 Eine eigene Dokumentvorlge erstellen... 0

17 Inhlt Inhlt Mit Excel rechnen... Der Excel-Bildschirm... Text und Zhlen in Zellen eingeben... Tbellenblätter nutzen... 8 Dtenreihen für die rtionelle Dteneingbe... 0 Mrkieren und gestlten... Zellinhlte löschen und korrigieren... Zeilen und Splten einfügen... 8 Tbellen mit Flsh Fill vervollständigen lssen... 0 Summen erzeugen... Formeln für die Grundrechenrten... Mittelwert und Miniml-/Mximlwerte... 8 Die WENN-Funktion nutzen... 0 Funktionen für Dtum und Uhrzeit... Absolute und reltive Zellbezüge... Zellinhlte verknüpfen... 8 Auswählen und filtern... 9 Eine Dtenbnktbelle plnen... 9 Dten in ein Universlformt exportieren E-Mils schreiben mit Outlook... 0 Den Outlook-Bildschirm kennenlernen... 0 Die Ordner und Ansichten von Outlook Ein E-Mil-Konto einrichten... E-Mils lesen der Posteingng... E-Mils schreiben und versenden... E-Mils mit Anlgen versenden... 0 Neue E-Mils brufen... E-Mils bentworten... Signturen einrichten... Schutz vor Phishing und Spm... 8 E-Mils rchivieren... Digrmme mit Excel erstellen Ein Säulendigrmm erzeugen... 7 Ein Säulendigrmm nchberbeiten... 7 Anteile in Kreisdigrmmen drstellen Ein»Tortenstück«herusrücken... 8 Kleine Digrmme mit Sprklines Mit Outlook Termine plnen... Termine eintrgen, verschieben und löschen... Termine nchberbeiten... 8 Wiederkehrende Termine... 0 Sich n Termine erinnern lssen... Eine Notiz nlegen... 7 Listen und Dtenbnken in Excel... 8 Dten in eine Liste eintrgen Dten in Listen sortieren

18 Inhlt Inhlt 0 Kontkte und Adressen in Outlook verwlten... 8 Die verschiedenen Ansichten für Kontkte... 0 Einen neuen Kontkt nlegen... Kontktdten ändern... Kontkte sortieren und gruppieren... Eine E-Mil n mehrere Kontkte schreiben... 8 Ds Adressbuch usdrucken... 0 Adressen exportieren... Mit PowerPoint präsentieren... Die schnelle Präsenttion per Assistent... Ds pssende Lyout für eine Folie finden... 8 Text einfügen und berbeiten Attrktive Folienübergänge erzeugen... 7 Ein nderes Design uswählen... 7 Von der Gliederung zur Folie... 7 Präsenttionen kretiv gestlten Ein Video in die Präsenttion einbetten... 9 Präsenttionen speichern und drucken Eine Präsenttion erfolgreich vorführen Eine Präsenttion ls Video für ds Web erstellen... 0 Seriendruck in Office... 0 Die Serienbrieffunktion von Word... 0 Die Seriendruckfelder einfügen Ds Outlook-Adressbuch ls Dtenquelle nutzen... Eine Excel-Adressliste ls Dtenquelle nutzen... Dten filtern und sortieren... Den Serienbrief drucken... 8 Office und ds Internet... 0 Ein Office-Dokument per E-Mil versenden... Office-Dokumente online berbeiten... Glossr... 8 Stichwortverzeichnis... 0 Online-Grfiken suchen und einfügen Bilddteien einfügen und nordnen... 8 Linien, Rechtecke, Pfeile und ndere Formen... 8 Objekte färben und füllen... 8 Objekte kopieren und gruppieren Schrift- und ndere Animtionseffekte Musik für Ihre Präsenttion