Mit anderen Office 2000-Programmen zusammenarbeiten

Transkript

1 16 Geschätzte Dauer: 30 Minuten z Mit anderen Office 2000-Programmen zusammenarbeiten In dieser Lektion lernen Sie wie Sie ein Word-Dokument in eine PowerPoint-Bildschirmpräsentation umwandeln. wie eine Bildschirmpräsentation in ein Word-Dokument umwandeln. wie Sie einen Abschnitt einer Excel-Arbeitsmappe mit einem Word- Dokument verknüpfen. wie Sie verknüpfte Daten aktualisieren. wie Sie ein Diagramm in ein Word-Dokument einfügen. wie Sie einen Hyperlink in ein Word-Dokument aufnehmen. Nachdem Sie jetzt wissen, wie einfach es ist, mit mehreren Microsoft Word-Dokumenten gleichzeitig zu arbeiten, wird es Zeit, Ihnen zu zeigen, wie einfach auch die Zusammenarbeit zwischen Word und anderen Microsoft Office-Programme wie etwa Microsoft PowerPoint und Microsoft Excel sein kann. In dieser Lektion erstellen Sie eine Bildschirmpräsentation für den Mediterra-Verlag, in der die Ergebnisse der äußerst erfolgreichen Buchausstellung zusammengefasst werden sollen. Sie wandeln ein Word-Dokument in eine PowerPoint-Bildschirmpräsentation um und nehmen nun anschließend verschiedene PowerPoint-Folien in ein Word-Dokument auf. Sie fügen eine Excel-Arbeitsmappe mit Verkaufszahlen des Mediterra-Verlages in ein Word-Dokument ein und verknüpfen diese beiden Dateien anschließend derart miteinander, dass alle in der Arbeitsmappe vorgenommenen Änderungen im Word-Dokument wiedergegeben werden. Zum Abschluss fügen Sie mehrere Hyperlinks als Verknüpfung zu anderen Dokumenten ein. Word starten und eine Übungsdatei öffnen In dieser Übung starten Sie Word, öffnen eine Übungsdatei und speichern sie anschließend unter einem neuen Namen. 451

2 Klicken Sie in der Windows-Taskleiste auf die Schaltfläche Start. Das Startmenü wird Zeigen Sie im Startmenü auf Programme und klicken Sie anschließend auf Microsoft Word. Microsoft Word 2000 wird Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Öffnen. Das Dialogfeld Öffnen wird Doppelklicken Sie in der Ordnerliste auf den Ordner Word 2000 SfS Übungen. Doppelklicken Sie anschließend auf den Ordner Doppelklicken Sie in der Dateiliste auf die Datei L16A um sie zu öffnen. Dieses Dokument wird im Dokumentfenster Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter. Das Dialogfeld Speichern unter wird Sorgen Sie dafür, dass der Ordner Lektion16 im Feld Speichern in angezeigt Markieren Sie den Text im Feld Dateiname und geben Sie Mediterra- Folien 16 Klicken Sie auf Speichern. Die Formatierungszeichen anzeigen Damit Sie das Dokument leichter bearbeiten können, können Sie die Formatierungszeichen, beispielsweise die Absatzmarken oder die Leerzeichen auf Ihrem Bildschirm Wenn die Formatierungszeichen derzeit nicht angezeigt werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Einblenden/Ausblenden in der Standard-Symbolleiste. Um die Übungen dieser Lektion bearbeiten zu können, müssen Sie Microsoft PowerPoint und Microsoft Excel auf Ihrem Rechner installiert haben. Word-Dokumente an PowerPoint senden Wenn Sie die Funktionen von Microsoft Word mit denen anderer Microsoft Office-Produkte verbinden, können Sie noch mehr aus Ihren Dokumenten herausholen. So könnten Sie beispielsweise die Gliederung einer Präsentation in Word erstellen und sie dann an PowerPoint senden, damit sie in eine Bildschirmpräsentation umgewandelt wird. Die Gliede- 452

3 Falls Sie die Übungen dieser Lektion nicht in der hier vorgegebenen Reihenfolge bearbeiten, öffnen Sie jetzt die Datei L16A aus dem Ordner Lektion16 und speichern Sie sie unter dem Namen MediterraFolien 16. Abbildung 16.1 Das Dokument MediterraFolien 16 nach der Umwandlung in eine Power- Point-Folie. z rung wird in PowerPoint als strukturierte Präsentation geöffnet bereit zur Aufnahme von Grafiken und anderen Ausschmückungen. Ein Word-Dokument an PowerPoint senden In dieser Übung senden Sie ein Word-Dokument an Zeigen Sie im Menü Datei auf Senden an und klicken Sie anschließend auf Microsoft PowerPoint. Microsoft PowerPoint 2000 wird geöffnet, Der Text der Word-Datei wird in PowerPoint-Folien umgewandelt. Das ursprüngliche Word-Dokument bleibt erhalten. Ihr Bildschirm sollte jetzt aussehen, wie in Abbildung 16.1 dargestellt. Die PowerPoint-Folien formatieren In dieser Übung formatieren Sie die in der vorigen Übung erstellten Drücken Sie [Strg]+[A], um alle Folien zu Klicken Sie in der Format-Symbolleiste von PowerPoint auf die Schaltfläche Allgemeines und anschließend auf Entwurfsvorlage übernehmen. 453

4 Abbildung 16.2 Im linken Fenster können Sie die Folie markieren, die im rechten Fenster aufgenommen werden soll. z Das Dialogfeld Entwurfsvorlage übernehmen wird Klicken Sie in der Dateiliste auf den Eintrag Natur. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Übernehmen. Die Folien werden im Design Natur Führen Sie im linken Fenster einen Bildlauf nach oben durch und markieren Sie die erste Folie. Ihr Bildschirm sollte jetzt aussehen, wie in Abbildung 16.2 Klicken Sie in der Format-Symbolleiste von PowerPoint auf die Schaltfläche Allgemeines und anschließend auf Folienlayout. Das Dialogfeld Folienlayout wird Klicken Sie im Bereich Aktuelle Masterformate erneut übernehmen auf die erste Folie in der obersten Reihe. Diese Folien hat die Bezeichnung Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Die Folie wird als Titelfolie formatiert. Ihr Bildschirm sollte jetzt aussehen, wie in Abbildung 16.3 dargestellt. 454

5 Abbildung 16.3 Die Überschrift des Dokuments ist jetzt als PowerPoint-Titelfolie formatiert. z PowerPoint-Folien an Word senden So wie Sie Word-Dokumente an PowerPoint senden können, können Sie auch umgekehrt PowerPoint-Präsentationen an Word senden. Eine PowerPoint-Präsentation an Word Starten Sie PowerPoint und öffnen Sie die Zeigen Sie im Menü Datei auf Senden an und klicken Sie anschließend auf Microsoft Markieren Sie im Dialogfeld Buch erstellen ein Seitenlayout und klicken Sie danach auf OK. Im Word-Dokument werden die Folien und Notizen oder eine Gliederung im vorher angegebenen Layout angezeigt. Die Präsentation speichern In dieser Übung speichern Sie die in den vorigen beiden Übungen erstellte Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern. 455

6 z Das Dialogfeld Speichern unter wird Sorgen Sie dafür, dass der Ordner Lektion16 (im Ordner Word 2000 SfS Übungen) im Feld Speichern in angezeigt Geben Sie MediterraPräsentation in das Feld Dateiname ein und klicken Sie dann auf Klicken Sie im Menü Datei auf Beenden. Damit wechseln Sie zurück zu Klicken Sie im Menü Datei auf Schließen. Das Dokument MediterraFolien 16 wird geschlossen. PowerPoint-Präsentationen in Word- Dokumente einfügen Sie können nicht nur Word-Dokumente in PowerPoint-Präsentationen umwandeln, sondern umgekehrt auch eine PowerPoint-Päsentation in ein Word-Dokument einfügen. Danach können Sie mit einem Doppelklick auf das in Word eingefügte Objekt eine PowerPoint-Präsentation öffnen. Objekte lassen sich sowohl als eingebettete als auch als verknüpfte Objekte einfügen. Eingebettete Präsentationen werden innerhalb des Word-Dokuments gespeichert. Zur Anzeige der Präsentation muss das PowerPoint-Programm nicht unbedingt installiert sein. Verknüpfte Präsentationen werden als PowerPoint-Dateien gespeichert. Wenn Sie diese Präsentationen anzeigen wollen, müssen Sie PowerPoint starten. Ein Übungsdokument öffnen In dieser Übung öffnen Sie ein Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Öffnen. Das Dialogfeld Öffnen wird Sorgen Sie dafür, dass der Ordner Lektion16 (im Ordner Word 2000 SfS Übungen) im Feld Suchen in angezeigt Doppelklicken Sie in der Dateiliste auf die Datei L16B, um sie zu öffnen. Das Dokument wird im Dokumentfenster Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter. Das Dialogfeld Speichern unter wird Geben Sie MediterraArbeitsbericht in das Feld Dateiname Kicken Sie auf Speichern. Lassen Sie das Dokument weiterhin geöffnet. 456

7 Wenn Sie in einer Videodemonstration sehen möchten, wie eine Power- Point-Präsentation in ein Dokument eingefügt wird, doppelklicken Sie im Unterordner Multimedia auf der CD Word 2000 Schritt für Schritt auf Power- PointEinfügen. Abbildung 16.4 Im Dialogfeld Objekt legen Sie fest, welche PowerPoint-Präsentation eingefügt werden soll. Eine PowerPoint-Präsentation einfügen In dieser Übung fügen Sie eine PowerPoint-Präsentation als verknüpftes Objekt in den Mediterra-Aktivitätsbericht Setzen Sie im Dokument MediterraArbeitsbericht die Einfügemarke unter den Text Zur Anzeige der Präsentation auf das Symbol doppelklicken unter der Überschrift Klassiker-Buchausstellung Klicken Sie im Menü Einfügen auf den Befehl Objekt. z Das Dialogfeld Objekt wird Klicken Sie auf die Registerkarte Aus Datei erstellen auf die Schaltfläche Durchsuchen. Das Dialogfeld Durchsuchen wird Sorgen Sie dafür, dass der Ordner Lektion16 (im Ordner Word 2000 SfS Übungen) im Feld Suchen in angezeigt Doppelklicken Sie auf die PowerPoint-Präsentationsdatei L16C. Das Dialogfeld Objekt wird Markieren Sie auf der Registerkarte Aus Datei erstellen des Dialogfeldes Objekt die Kontrollkästchen Verknüpfen und Als Symbol anzeigen. Ihr Bildschirm sollte jetzt aussehen, wie in Abbildung 16.4 Klicken Sie auf OK. Unter dem Text erscheint ein PowerPoint-Symbol mit der Bezeichnung L16C.ppt. 457

8 z Eine Präsentation vorführen In dieser Übung führen Sie in der vorigen Übung in das Word-Dokument eingefügte PowerPoint-Präsentation Doppelklicken Sie im Mediterra-Arbeitsbericht auf das PowerPoint- Symbol. Die erste Folie der PowerPoint-Präsentation wird Klicken Sie auf das nach oben weisende Pfeilsymbol in der unteren linken Ecke des Bildschirms. Klicken Sie auf Weiter, um die nächste Folie der Präsentation anzuzeigen. Klicken Sie auf Präsentation beenden, um die PowerPoint-Präsentation zu beenden und zu Word Lassen Sie die Datei MediterraArbeitsbericht für die nächste Übung weiter geöffnet. Eine einzelne PowerPoint-Folie einfügen In dieser Übung verknüpfen Sie eine einzelne Folie einer PowerPoint- Präsentation mit einem Klicken Sie in der Windows-Taskleiste auf die Schaltfläche Start und anschließend auf Office-Dokument öffnen. Das Dialogfeld Office-Dokument öffnen wird Sorgen Sie dafür, dass der Ordner Lektion16 (im Ordner Word 2000 SfS Übungen) im Feld Suchen in angezeigt Doppelklicken Sie auf die PowerPoint-Präsentationsdatei L16D. PowerPoint wird Klicken Sie im Menü Ansicht von PowerPoint auf Foliensortierung und markieren Sie die erste Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Klicken Sie in der Windows-Taskleiste auf die Schaltfläche Mediterra- Arbeitsbericht, um das Dokument Setzen Sie die Einfügemarke im Dokument MediterraArbeitsbericht direkt unter den Text Zur Anzeige der Folie auf das Symbol doppelklicken unter der Überschrift Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Inhalte einfügen. Das Dialogfeld Inhalte einfügen wird Markieren Sie im Feld Als den Eintrag Microsoft Markieren Sie die Option Verknüpfen und das Kontrollkästchen Als Symbol anzeigen. 458

9 Abbildung 16.5 Im Dialogfeld Inhalte einfügen können Sie die Optionen für eine Verknüpfung mit einer Power- Point-Folie festlegen. z Ihr Bildschirm sollte jetzt aussehen, wie in Abbildung 16.5 Klicken Sie auf OK. Das PowerPoint-Foliensymbol mit der Bezeichnung Microsoft Power- Point-Folie wird in das Word-Dokument eingefügt und mit ihm Doppelklicken Sie auf das Symbol. Die Folie wird in PowerPoint Klicken Sie im PowerPoint-Menü Datei auf Beenden. Das Word-Dokument wird wieder Speichern und schließen Sie das Word-Dokument. Eine neue Folie in Word erstellen Sie können eine einzelne PowerPoint-Folie auch in Word erstellen. Eine einzelne PowerPoint-Folie in einem Word- Dokument Öffnen Sie ein Klicken Sie im Menü Einfügen auf Objekt. Das Dialogfeld Objekt wird Klicken Sie auf die Registerkarte Neu Markieren Sie in der Liste Objekttyp den Eintrag Microsoft PowerPoint- Wenn das Objekt als Symbol eingefügt werden soll, markieren Sie das Kontrollkästchen Als Symbol anzeigen. 459

10 Klicken Sie auf OK. PowerPoint wird Formatieren Sie die Folie im Beenden Sie PowerPoint. Das Word-Dokument wird wieder angezeigt. Sie brauchen die PowerPoint-Folie nicht extra zu speichern, weil sie ohnehin als Teil des Word-Dokuments gespeichert Beenden Sie Word. Microsoft Excel-Daten einfügen und verknüpfen Auch in Microsoft Excel erstellte Arbeitsmappen lassen sich in Word-Dokumente einfügen. Mit Hilfe von eingefügten Arbeitsmappen können Sie komplexe Daten in Word anzeigen und dabei die Excel-Funktionsmerkmale wie etwa Formeln und Zahlenformatierung verwenden, die in Word nicht zur Verfügung stehen. Eingefügte Arbeitsmappen sind statisch, d.h., die Daten werden nicht geändert, wenn die Quelldatei bearbeitet oder anderweitig verändert wurde. Sie können eine Arbeitsmappe auch mit einem Word-Dokument verknüpfen. Wenn Sie diese Möglichkeit wählen, lassen sich alle an der Quelldatei vorgenommenen Änderungen auf einfache Weise im Word-Dokument aktualisieren. Sie brauchen in diesem Fall nicht nach jeder Änderung der Quelldatei die Arbeitsmappe neu in das Word-Dokument einzufügen. Eine Excel-Arbeitsmappe in ein Word-Dokument einfügen In dieser Übung fügen Sie eine Excel-Arbeitsmappe in ein Word-Dokument Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Öffnen. Das Dialogfeld Öffnen wird Sorgen Sie dafür, dass der Ordner Lektion16 (im Ordner Word 2000 SfS Übungen) im Feld Suchen in angezeigt Doppelklicken Sie in der Dateiliste auf L16E, um die Datei zu Klicken Sie im Menü Datei auf den Befehl Speichern unter. Das Dialogfeld Speichern unter wird geöffnet. 460

11 Abbildung 16.6 Im Dialogfeld Datei einfügen wählen Sie die Arbeitsmappe aus, die in das Word- Dokument eingefügt werden soll. Geben Sie Mediterra Rückblick in das Feld Dateiname Klicken Sie auf Klicken Sie im Dokument vor die erste Absatzmarke hinter dem Text Aktuelle Klicken Sie im Menü Einfügen auf Datei. Das Dialogfeld Datei einfügen wird Sorgen Sie dafür, dass der Ordner Lektion16 (im Ordner Word 2000 SfS Übungen) im Feld Suchen in angezeigt Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil im Feld Dateityp und markieren Sie den Eintrag Alle Dateien (*.*). Ihr Bildschirm sollte jetzt aussehen, wie in Abbildung 16.6 Markieren Sie die Excel-Datei L16F und klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. Das Dialogfeld Arbeitsblatt öffnen wird Klicken Sie im Dialogfeld Arbeitsblatt öffnen auf OK. Die Daten aus der Excel-Arbeitsmappe werden in das Word-Dokument Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Rückgängig:Arbeitsmappe einfügen. Die Arbeitsmappe wird aus dem Dokument entfernt. 461

12 Falls Sie die Übungen dieser Lektion nicht in der hier vorgegebenen Reihenfolge bearbeiten, öffnen Sie jetzt die Datei L16E aus dem Ordner Lektion16 und speichern Sie sie unter dem Namen Mediterra Rückblick. z Eine Arbeitsmappe mit einem Word-Dokument verknüpfen In dieser Übung fügen Sie Daten aus einer Excel-Arbeitsmappe in ein Word-Dokument ein und verknüpfen die beiden Dateien miteinander, so dass die an der Arbeitsmappe vorgenommenen Änderungen im Word- Dokument wiedergegeben werden Klicken Sie vor die erste Absatzmarke nach dem Text Aktuelle Klicken Sie im Menü Einfügen auf Datei. Das Dialogfeld Datei einfügen wird Sorgen Sie dafür, dass der Ordner Lektion16 (im Ordner Word 2000 SfS Übungen) im Feld Suchen in angezeigt Klicken Sie, wenn nötig, auf den nach unten weisenden Pfeil im Feld Dateityp und markieren Sie Alle Dateien Markieren Sie die Excel-Datei Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil auf der Schaltfläche Einfügen und anschließend auf Als Verknüpfung einfügen. Das Dialogfeld Arbeitsmappe öffnen wird Klicken Sie im Dialogfeld Arbeitsmappe öffnen auf OK. Die Daten aus der Excel-Arbeitsmappe werden als verknüpfte Datei in das Word-Dokument Speichern Sie das Word-Dokument. Verknüpfte Daten aktualisieren In dieser Übung bearbeiten Sie die Daten in der Excel-Arbeitsmappe und aktualisieren anschließend die Verknüpfung mit Klicken Sie in der Windows-Taskleiste auf die Schaltfläche Start und anschließend auf Office-Dokument Sorgen Sie dafür, dass der Ordner Lektion16 (im Ordner Word 2000 SfS Übungen) im Feld Suchen in angezeigt wird. Doppelklicken Sie auf L16F, um die Datei zu Klicken Sie auf die Zelle F5, geben Sie 5529 ein und drücken Sie [º¼]. Die nächste Zelle wird Geben Sie 5364 in Zelle F6 ein und drücken Sie Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern. Klicken Sie anschließend im Menü Datei auf Beenden. 462

13 Abbildung 16.7 Klicken Sie im Dialogfeld Verknüpfungen auf die Schaltfläche Jetzt aktualisieren. z Die Excel-Arbeitsmappe wird geschlossen, und das Word-Dokument wird wieder Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Verknüpfungen. Das Dialogfeld Verknüpfungen wird Klicken Sie im Dialogfeld Verknüpfungen auf die Schaltfläche Jetzt aktualisieren. Das Dialogfeld Arbeitsmappe öffnen wird wieder Klicken Sie auf OK. Die Excel-Arbeitsmappe im Word-Dokument wird Klicken Sie im Dialogfeld Verknüpfungen auf OK. Die Verknüpfung unterbrechen Sie können dynamische Verknüpfungen jederzeit wieder unterbrechen, wenn Sie zum Beispiel Daten in einem Word-Dokument einfrieren wollen, um einen Finanzstatus zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt anzuzeigen. In dieser Übung unterbrechen Sie nun die in der vorigen Übung erstellte Verknüpfung zwischen der Excel-Arbeitsmappe und dem Word- Sorgen Sie dafür, dass das Dokument Mediterra Rückblick angezeigt wird, und klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Verknüpfungen. Das Dialogfeld Verknüpfungen wird Klicken Sie auf die Schaltfläche Verknüpfung lösen. Klicken Sie nach einer entsprechenden Aufforderung auf Ja. Die Verknüpfung wird unterbrochen. Die in der Excel-Arbeitsmappe vorgenommenen Änderungen werden im Word-Dokument nicht aktualisiert. 463

14 Abbildung 16.8 Im Dialogfeld Sortieren können Sie verschiedene Sortieroptionen festlegen. Falls Sie die Übungen dieser Lektion nicht in der hier vorgegebenen Reihenfolge bearbeiten, öffnen Sie jetzt die Datei L16G aus dem Ordner Lektion16 und speichern Sie sie unter dem Namen Mediterra Rückblick. z Die Elemente in der Tabelle werden in absteigender Reihenfolge sortiert (vom höchsten zum niedrigsten Betrag). Tabellendaten sortieren In dieser Übung sortieren Sie die Daten in der Tabelle mit den Verkaufszahlen, die Sie in das Word-Dokument eingefügt Klicken Sie an einer beliebigen Stelle auf die Tabelle unter der Überschrift Aktuelle Klicken Sie im Menü Tabelle aus Markieren und anschließend auf Klicken Sie im Menü Tabelle auf Sortieren. Das Dialogfeld Sortieren wird Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil im Feld 1. Sortierschlüssel und markieren Sie den Eintrag Vertretung. Klicken Sie anschließend auf Absteigend. Ihr Bildschirm sollte jetzt aussehen, wie in Abbildung 16.8 Klicken Sie auf OK. Die Tabelle wird sortiert und zeigt die Verkaufszahlen vom höchsten bis hinunter zum niedrigsten Betrag Speichern Sie die Datei. Diagramme in Word-Dokumenten erstellen Sie können nicht nur Präsentationen und Arbeitsmappen in Ihre Word- Dokumente einfügen, sondern mit Hilfe des Diagrammtools Microsoft Graph 2000 auch Diagramme erstellen und anzeigen. Die Diagramme lassen sich dabei auf unterschiedliche Arten wie etwa als Linien-, Säulenoder Kreisdiagramme darstellen. Sie können die x- und x-achsen formatieren und jedes Diagramm mit einem Titel und einer Legende versehen. 464

15 Abbildung 16.9 Ein Word-Dokument mit eingefügtem Microsoft Graph 2000-Diagramm. z Ein Diagramm einfügen In dieser Übung fügen Sie ein Diagramm in das Dokument Mediterra Rückblick Klicken Sie auf eine Stelle unterhalb der Klicken Sie im Menü Einfügen auf Objekt. Das Dialogfeld Objekt wird Klicken Sie auf die Registerkarte Neu erstellen. Markieren Sie Feld Objekttyp den Eintrag Microsoft Graph Klicken Sie auf OK. Ein Diagramm und eine Tabelle werden angezeigt. Ihr Arbeitsblatt sollte aussehen, wie in Abbildung 16.9 dargestellt. Die Diagrammdaten bearbeiten In dieser Übung ändern Sie die Diagrammdaten für beide Klicken Sie in der Titelleiste des eingefügten Datenblatts auf die Schaltfläche Schließen und anschließend im Diagramm auf einen beliebigen Betrag auf der y-achse (Wertachse). Ihr Bildschirm sollte jetzt aussehen, wie in Abbildung dargestellt. 465

16 Abbildung Nachdem Sie das Diagramm markiert haben, können Sie die Daten verändern. Drücken Sie die rechte Maustaste und klicken Sie im daraufhin angezeigten Kontextmenü auf Achse formatieren. Das Dialogfeld Achsen formatieren wird Klicken Sie auf die Registerkarte Skalierung und geben Sie 200 in das Feld Maximum Klicken Sie auf OK. Am Anfang der Achse wird eine 0, am Ende der Wert 200 angezeigt. Excel-Daten in eine Webseite importieren Excel-Daten lassen sich in auch Webseiten importieren und anzeigen. Excel-Daten in eine Webseite Öffnen Sie eine Webseite und setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der die Excel-Daten angezeigt erden Klicken Sie im Menü Einfügen auf Datei und markieren Sie die Excel- Arbeitsmappe, die eingefügt werden soll. 466

17 Abbildung Mit Hilfe dieses Kontextmenüs können Sie einen Diagrammtitel Klicken Sie auf Einfügen. Falls Sie die Daten mit der Webseite verknüpfen wollen, können Sie auch auf den nach unten weisenden Pfeil und danach auf Als Verknüpfung einfügen Klicken Sie im Dialogfeld Arbeitsmappe öffnen auf OK. z Einen Diagrammtitel hinzufügen In dieser Übung nehmen Sie einen Diagrammtitel in das Word-Dokument Setzen Sie die Einfügemarke auf einen beliebigen leeren Bereich des Diagramms und drücken Sie die rechte Maustaste. Ein Kontextmenü wird Markieren Sie im Kontextmenü den Befehl Diagrammoptionen. Das Dialogfeld Diagrammoptionen wird Klicken Sie auf die Registerkarte Geben Sie Mediterra-Einnahmen in das Feld Diagrammtitel ein und klicken Sie danach auf OK. 467

18 Falls Sie die Übungen dieser Lektion nicht in der hier vorgegebenen Reihenfolge bearbeiten, öffnen Sie jetzt die Datei L16H aus dem Ordner Lektion16 und speichern Sie sie unter dem Namen Mediterra Rückblick. Falls die Schaltfläche Hyperlink einfügen nicht angezeigt wird, klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Weitere Schaltflächen. Klicken Sie anschließend auf die gewünschte Schaltfläche. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des Diagramms, um die Markierung aufzuheben. Das Diagramm ist jetzt Bestandteil des Speichern Sie Ihre Arbeit. Einen Schritt weiter: Hyperlinks in Word-Dokumente aufnehmen Mit Hilfe von Hyperlinks können Sie einem Word-Benutzer die Möglichkeit bieten, schnell zu einer anderen Microsoft Office 2000-Datei zu wechseln. Die in einem Dokument als Hyperlinks angezeigten Textabschnitte oder Grafiken sind aktive Bereiche, die angeklickt werden können und den Benutzer daraufhin zu einem anderen Programm, Dokument oder Internetstandort führen. So könnten Sie beispielsweise einen Hyperlink definieren, mit dessen Hilfe der Benutzer von einem Word-Dokument schnell zu einer bestimmter Excel-Arbeitsmappe wechseln kann. Hyperlinks werden in Word-Dokumenten normalerweise durch blauen, unterstrichenen Text dargestellt. Einen Hyperlink zur Verknüpfung mit einer Excel- Arbeitsmappe einfügen In dieser Übung nehmen Sie einen Hyperlink auf, über den Sie eine Excel- Arbeitsmappe mit Ihrem Word-Dokument Klicken Sie im Dokument Mediterra Rückblick unter der Überschrift Aktuelle Verkaufszahlen auf die Zeile unterhalb des Geben Sie folgenden Text ein: Klicken Sie auf diesen Hyperlink, um die Excel-Arbeitsmappe zu öffnen. Klicken Sie anschließend Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Hyperlink einfügen. Das Dialogfeld Hyperlink einfügen wird Klicken Sie im Bereich Durchsuchen auf die Schaltfläche Sorgen Sie dafür, dass der Ordner Lektion16 (im Ordner Word 2000 SfS Übungen) im Feld Suchen in angezeigt Doppelklicken Sie auf die Excel-Arbeitsmappendatei L16F. Ihr Bildschirm sollte jetzt aussehen, wie in Abbildung Klicken Sie auf OK. 468

19 Abbildung Im Dialogfeld Hyperlink einfügen legen Sie die Optionen für die Verknüpfung mit der Excel-Arbeitsmappendatei fest. z Name der Datei, die mit dem Word-Dokument verknüpft werden soll. Textabschnitt, der als Hyperlink formatiert werden soll. Der Dateiname L16F.xls wird als blauer, unterstrichener Text in Ihrem Dokument angezeigt. Mit einem Klick auf diesen Hyperlink können Sie zur Excel-Datei wechseln. Einen -Hyperlink einfügen In dieser Übung fügen Sie eine als Hyperlink formatierte -Adresse in ein Word-Dokument Drücken Sie [Strg]+[Ende], um die Einfügemarke ans Ende des Dokuments zu Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Hyperlink einfügen. Das Dialogfeld Hyperlink einfügen wird Klicken Sie in der Leiste Link zu auf Geben Sie RenSchmitt@EindruckPR.de in das Feld -Adresse ein und klicken Sie danach auf OK. 469

20 z Die -Adresse wird in das Word-Dokument aufgenommen. Wenn Sie eine -Nachricht an RenSchmitt senden wollen, klicken Sie einfach auf diesen Hyperlink. Die Lektion Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche Speichern. Die Datei Mediterra Rückblick wird Klicken Sie im Menü Datei auf den Befehl Klicken Sie im Menü Datei auf den Befehl Beenden. Zusammenfassung der Lektion Möchten Sie ein Word-Dokument an PowerPoint senden, PowerPoint-Folien formatieren, eine PowerPoint-Bildschirmpräsentation einfügen, eine Bildschirmpräsentation vorführen, dann zeigen Sie im Menü Datei auf Senden an und klicken Sie anschließend auf Microsoft PowerPoint. drücken Sie in PowerPoint [Strg]+[A], um alle Folien zu markieren. Klicken Sie in der Format-Symbolleiste auf die Schaltfläche Allgemeines und anschließend auf Entwurfsvorlage übernehmen. Markieren Sie in der Dateiliste ein Format und klicken Sie dann auf Übernehmen. Klicken Sie in der Format-Symbolleiste auf die Schaltfläche Allgemeines und danach auf Folienlayout. Klicken Sie im Bereich Aktuelle Masterformate erneut übernehmen auf ein Folienformat und anschließend auf Übernehmen. klicken Sie im Menü Einfügen von Word auf Objekt. Klicken Sie auf die Registerkarte Aus Datei erstellen. und danach auf Durchsuchen. Doppelklicken Sie auf die PowerPoint-Präsentationsdatei. Klicken Sie im Dialogfeld Objekt auf die Registerkarte Aus Datei erstellen. Markieren Sie nun die Kontrollkästchen Verknüpfen und Als Symbol anzeigen. Klicken Sie auf OK. klicken Sie in Word auf die PowerPoint- Bildschirmpräsentation. Klicken Sie auf das Mauszeigersymbol, um die Folien nacheinander anzuzeigen beziehungsweise die Präsentation zu beenden. 470

21 z Möchten Sie eine einzelne PowerPoint-Folie einfügen, eine Excel-Arbeitsmappe in ein Word-Dokument einfügen, eine Arbeitsmappe mit einem Word-Dokument verknüpfen, die verknüpften Daten aktualisieren, eine Verknüpfung unterbrechen, dann wechseln Sie zu PowerPoint. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Foliensortierung und markieren Sie die Folie, die eingefügt werden soll. Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Kopieren. Wechseln Sie zurück zu Word. Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der Sie die Folie in das Dokument einfügen wollen. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Inhalte einfügen. Wenn das Dialogfeld Inhalte einfügen angezeigt wird, markieren Sie im Feld Als den Eintrag Microsoft PowerPoint- Folie-Objekt. Markieren Sie die Option Einfügen und das Kontrollkästchen Als Symbol anzeigen. Klicken Sie auf OK. klicken Sie im Menü Einfügen von Word auf Datei. Klicken Sie nun auf den nach unten weisenden Pfeil im Feld Dateityp und markieren Sie dann den Eintrag Alle Dateien (*.*). Markieren Sie die Excel-Datei und klicken Sie nun auf Einfügen. Klicken Sie im Dialogfeld Arbeitsmappe öffnen auf OK. klicken Sie im Menü Einfügen auf Datei. Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil im Feld Dateityp und markieren Sie Alle Dateien (*.*). Markieren Sie die gewünschte Excel-Datei. Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil auf der Schaltfläche Einfügen und anschließend auf Als Verknüpfung einfügen. Klicken Sie im Dialogfeld Arbeitsmappe öffnen auf OK. klicken Sie im Menü Bearbeiten von Word auf Verknüpfungen. Markieren Sie im Dialogfeld Verknüpfungen die Quelldatei. Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt aktualisieren und auf OK. klicken Sie im Menü Bearbeiten von Word auf Verknüpfungen. Markieren Sie im Dialogfeld die Verknüpfung, die gelöst werden soll, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Verknüpfung lösen. Klicken Sie nach einer entsprechenden Aufforderung auf Ja. 471

22 z Möchten Sie Tabellendaten sortieren, klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Tabelle, die sortiert werden soll. Klicken Sie im Menü Tabelle zuerst auf Markieren und dann auf Tabelle. Klicken Sie im Menü Tabelle auf Sortieren. Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil im Feld 1. Sortierschlüssel und markieren Sie die Spalte, nach der sortiert werden soll. Klicken Sie auf OK. Diagrammdaten kopieren, setzen Sie die Einfügemarke an eine beliebige Stelle in der Tabelle mit den Daten, die Sie kopieren wollen. Klicken Sie im Menü Tabelle auf Markieren und dann auf Tabelle. Klicken Sie nun in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Kopieren. ein Diagramm einfügen, setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der das Diagramm eingefügt werden soll. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Objekt. Markieren Sie im Feld Objekttyp den Eintrag Microsoft Graph 2000-Diagramm. Klicken Sie auf OK. Diagrammdaten bearbeiten, setzen Sie den Mauszeiger auf die x- oder y-achse und drücken Sie dann die rechte Maustaste. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Kontextmenü auf Achsen formatieren. Klicken Sie auf die Registerkarte, auf der Sie die Änderungen vornehmen wollen. Klicken Sie anschließend auf OK. einen Diagrammtitel einfügen, setzen Sie den Mauszeiger auf eine freie Stelle im Diagramm und drücken Sie die rechte Maustaste. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Kontextmenü auf Diagrammoptionen. Klicken Sie auf die Registerkarte Titel. Geben Sie einen Text in das Feld Diagrammtitel ein und klicken Sie dann auf OK. einen Hyperlink zu einer Arbeitsmappe einfügen, dann klicken Sie in der Standard-Symbolleiste von Word auf die Schaltfläche Hyperlink einfügen. Klicken Sie im Bereich Durchsuchen des Dialogfeldes Hyperlink einfügen auf die Schaltfläche Datei. Doppelklicken Sie auf die Excel-Datei, für die Sie einen Hyperlink einfügen wollen. Klicken Sie auf OK. 472

23 z Möchten Sie einen Hyperlink zum Versenden von -Nachrichten einfügen, dann klicken Sie in der Standard-Symbolleiste von Word auf die Schaltfläche Hyperlink einfügen. Klicken Sie nun in der Leiste Links zu auf die Schaltfläche - Nachricht. Geben Sie jetzt eine Adresse in das Feld -Adresse ein. Klicken Sie dann auf OK. 473