IMMOBILIENVERWALTER DES JAHRES

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1 W I R G R AT U L IE R E N D EN P R E IST R Ä GE R N ! 2018 IMMOBILIENVERWALTER DES JAHRES DIE ZUKUNFT DER IMMOBILIENVERWALTUNG MIT KREATIVITÄT WERTSCHÖPFUNGSPOTENZIALE HEBEN, PROZESSE OPTIMIEREN UND KUNDEN BINDEN

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3 SEHR GEEHRTE DAMEN UND HERREN, LIEBE KOLLEGINNEN UND KOLLEGEN, bereits zum 21. Mal zeichnet der DDIV den Immobilienverwalter des Jahres aus. Das Thema in diesem Jahr: Die Zukunft der Immobilienverwaltung Mit Kreativität Wertschöpfungspotenziale heben, Prozesse optimieren und Kunden binden Zahlreiche spannende Bewerbungen haben uns erreicht und unsere fachkundige Jury vor die Herausforderung gestellt, die drei herausragendsten Erfolgskonzepte auszuwählen. Die Preisträger stellen wir Ihnen auf den folgenden Seiten vor. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Inspiration bei der Lektüre! Ihr Wolfgang D. Heckeler Präsident des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter e. V. Ihr Martin Kaßler Geschäftsführer des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter e. V. 3

4 DIE AUSSCHREIBUNG 2018 sucht der DDIV Immobilienverwaltungen, die mit Kreativität Wertschöpfungspotenziale heben, Prozesse optimieren und Kunden binden und so ihre unternehmerische Zukunft sichern. Gefragt sind Ideen, die die klassische Miet- und WEG-Verwaltung erfolgreich ergänzen, und neue Ansätze, die sie revolutionieren. Wir fragten nach der besonderen Herangehensweise und wollten wissen: Was macht das Unternehmen zum Immobilienverwalter des Jahres 2018? Welche außergewöhnlichen Wertschöpfungspotenziale werden gehoben? Wie werden zusätzliche Einnahmequellen erschlossen? Welche ergänzenden Dienstleistungen werden für Mieter und Eigentümer geboten? Werden spezielle Vergütungsstrukturen für Zusatzleistungen genutzt? Outsourcing oder Inhouse-Lösung: Wurde das Angebotsspektrum erweitert oder werden (Zusatz-)Leistungen ausgelagert? Werden gemeinsam mit Partnern maßgeschneiderte Lösungen entwickelt, um den Kunden einen besonderen Mehrwert zu bieten? Wurden bestehende Geschäftsprozesse optimiert, um die Zufriedenheit der Kunden zu steigern? Werden digitale Lösungen für die Verwaltung genutzt? 4

5 DIE AUSZEICHNUNG Zur feierlichen Ehrung auf dem Festabend des 26. Deutschen Verwaltertags mit Pokal und Urkunde erhalten die Platzierten ein Preisgeld. Neben einer umfangreichen Berichterstattung in Fach- und Tagesmedien sowie dem DDIVnewsletter werden die Gewinner bei individuellen Marketingmaßnahmen unterstützt. 5

6 1. PLATZ 3KOMMA1 Immobilienservices GmbH & Co. KG Potenziale heben durch Quartiersmanagement 3KOMMA1 stellt bei den Bewohnern urbaner Quartiere den Wunsch nach mehr Zeit für das Wesentliche fest. Deswegen hat das Unternehmen sein Leistungsspektrum als wohnungswirtschaftlicher Immobilienmanager deutlich erweitert und versteht sich vielmehr als Quartiersmanager. * Anzahl der Mitarbeiter Gründung: 1966 Verwaltete Einheiten: davon WEG-Verwaltung: Mietverwaltung: 825 SE-Verwaltung: 50 Umsatz 2018 (Prognose): Rund 2,5 Millionen Euro Unternehmenssitz: Ratingen, Nordrhein-Westfalen in WEG-, Miet- und SE-Verwaltung: 6 davon in Vollzeit: 5 in Teilzeit: 1 Vernetzung: Mitglied in den DDIV-Erfahrungsaustausch-Gruppen (Erfa-Gruppen) Tätigkeitsfelder Deckt alle Leistungen des kaufmännischen, infrastrukturellen und technischen Objektmanagements ab und bietet Erstbewirtschaftung im Neubau und Quartiersmanagement in den Regionen Düsseldorf, Köln, Aachen und Dortmund 6

7 AUSGEZEICHNETE STRATEGIE Ergänzung der klassischen Verwalterleistungen mit neuen Ansätzen: Kostenfreie App, die Bewohner, Eigentümer, Dienstleister und Verwaltung vernetzt Aktuelle Informationen zum Objekt, Buchung von Services, Zugriff auf Unterlagen der jeweiligen Wohnung Angebote ausgewählter Fremddienstleister (monatliche Nutzungsgebühr für Anbieter): Versicherungen, Strom- und TV-/Kabel-Anbieter, Fitnessstudios, Restaurants, Hundetagesstätte, regionale Tageszeitung häufig mit Sonderkonditionen Wohnbegleitende Services als Erweiterung des Leistungsspektrums Servicepalette: Reinigungs- und Wäscheservice, Kleintierbetreuung, Abwesenheitsservice, Fahrradverleih, Paketservice, Gartenpflege, Gästeapartments, Handwerkerservice, Umzugsorganisation u. a. Modularer Aufbau: Kunde wählt aus, was er braucht/wünscht Service-Points als lokale Ansprechpartner mit bewohnerfreundlichen Servicezeiten Zentrale Anlaufstelle für Kunden Annahme von Paketen, Hinterlegen von Schlüsseln etc. Bei kleinen Quartieren/Einzelobjekten: MeinService+ rein digital, ohne Service-Points Direkt am Objekt installierte Packstationen für Paket- und Wäscheannahme, Schlüsselhinterlegung etc. Ziel: Durch die Vernetzung des Ökosystems rund um die Immobilie tritt der Verwalter noch umfangreicher als Dienstleister auf und rückt näher an Bewohner/ Kunden und (branchenfremde) Dienstleister. Das bindet Kunden und eröffnet neue Wertschöpfungspotenziale und Einnahmequellen. 7

8 AKZEPTANZ Konstant steigende Inanspruchnahme der Leistungen: 2017 über Wohnungsreinigungen, Buchungen des Wäsche- und Reinigungsservices, 900 Apartmentbuchungen, 200 empfangene Pakete pro Tag DIGITALISIERUNGSSTAND IM UNTERNEHMEN Ausgeprägte Digitalisierung, ERP-System, digitales Abstimmungssystem für Eigentümerversammlungen, Bewohner-App Ziel: Wiederkehrende, administrative Tätigkeiten sollen vorwiegend EDV-basiert bearbeitet werden; der Zeitgewinn durch mehr Effizienz ist nutzbar für persönlichen Kundenkontakt 8

9 WIR TRETEN MIT UNSEREM QUALITÄTSANSATZ BEWUSST UND ENTSCHIEDEN GEGEN NIEDRIG PREIS ANBIETER DER BRANCHE AN. NUR EINE ENTSPRECHENDE WERTSCHÄTZUNG UND VERGÜTUNG GEBEN EINEM UNTERNEHMEN DIE MÖGLICHKEIT, PROFESSIONELLE LEISTUNGEN ANZUBIETEN UND IN DIE WEITERENTWICKLUNG WIE DIE DIGITALISIERUNG ZU INVESTIEREN. 3KOMMA1 IMMOBILIENSERVICES 9

10 2. PLATZ nunovo Immobilienverwaltung GmbH Optimierungspotenziale liegen im Kerngeschäft Durch bereits vier erfolgreiche Unternehmensnachfolgen hat sich nunovo im süddeutschen Raum einen Namen gemacht. Hohe Kundenzufriedenheit nach der Integration und ein Produkt, das am Markt als überdurchschnittlich wahrgenommen wird, sorgen für ein starkes Unternehmenswachstum. * Anzahl der Mitarbeiter Gründung: 2014 Verwaltete Einheiten: davon WEG-Verwaltung: Mietverwaltung: 100 SE-Verwaltung: 50 Umsatz 2018 (Prognose): Rund 1,2 Millionen Euro Unternehmenssitz: Ottobrunn, Bayern in WEG-, Miet- und SE-Verwaltung: 14 davon in Vollzeit: 14 in Teilzeit: - Vernetzung: Mitglied in den DDIV-Erfahrungsaustausch-Gruppen (Erfa-Gruppen) Tätigkeitsfelder WEG- und Mietverwaltung in Ulm/Neu-Ulm, München, Berlin 10

11 AUSGEZEICHNETE STRATEGIE Optimierung der WEG-Verwaltung, um ungenutzte Wertschöpfungspotenziale zu heben Durchsetzen hoher Basishonorare / überdurchschnittlicher Grundvergütung bei Neuakquise Zeitgemäßer Kundenservice Eigenes Kundenservice-Team beantwortet Anfragen taggleich, spätestens nach 24 Stunden und evaluiert die offenen und bearbeiteten Anfragen im Eigentümerportal meine.nunovo.de; schlechte Bewertungen werden direkt von der Geschäftsführung nachtelefoniert Aktives Betriebskostenmanagement Vertragsmanager verhandelt bei Versorgern und Dienstleistern günstigere Konditionen, wodurch Betriebskosten erheblich gesenkt werden können Überkompensation der hohen Vergütung Digitales Angebot Über digitales Eigentümerportal werden diverse Informationen bereitgestellt und Anfragen schneller beantwortet Sonderhonorare heben Vertragsqualität Vertragsverlängerungen immer mit aktueller Vertragsfassung Konsequente Abrechnung von Sonderhonoraren auch niedrige Honorare einbeziehen und stringent abrechnen Mitarbeiterbeteiligung Mitarbeiter an Sonderhonoraren beteiligen, z.b. pro Mahnung, prozentual an Regiekosten größerer Instandhaltungsmaßnahmen und Sanierungen 11

12 Prozesseffizienz steigern Digitaler Postversand oder Bereitstellung von Unterlagen über Eigentümerportal senkt Portokosten Vollautomatisierte Schlüsselbestellung durch angebundene Dienstleister ohne Mitarbeiteraufwand Digitales schwarzes Brett reduziert Fahrten zu den Objekten (kein/weniger Personal- und Spritaufwand) bzw. spart Kosten für Postversand, ermöglicht aber aktuelle Informationen Minimierte Archivhaltung: Papierloses Arbeiten und digitalisierte Bestandsakten reduzieren Platzaufwand für Ordneraufbewahrung und optimieren die Flächennutzung Ziel: Prozesse aus dem Verwalteralltag verbessern und automatisieren, um die Profitabilität zu steigern durch Effizienz, Konsequenz, Mitarbeiterbeteiligung und eine der Qualität entsprechenden Grundvergütung AKZEPTANZ Hohe Wachstumsrate des Unternehmens; organisches Wachstum von 20 Prozent für 2018 erwartet DIGITALISIERUNGSSTAND IM UNTERNEHMEN Ausgeprägte Digitalisierung, u.a. digitales Eigentümerportal und papierarmes Büro 12

13 IM KERNGESCHÄFT DER (WEG )VERWALTER LIEGT NOCH ENORM VIEL OPTIMIERUNGSPOTENZIAL. DESWEGEN HABEN WIR DIE STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNG GETROFFEN, ERST EINMAL DIE REINE WEG VERWALTUNG ZU OPTIMIEREN UND ZUSATZ SERVICES BEI EXTERNEN PARTNERN ZU BELASSEN. NUNOVO IMMOBILIENVERWALTUNG 13

14 3. PLATZ VR Immobilienmanagement GmbH Die moderne und innovative rundum-sorglos-verwaltung Die VR Immobilienmanagement GmbH wurde 2018 gegründet von einer Immobilienverwaltung und einer Bank. Ein innovativer Ansatz, der die Kompetenzen einer Verwaltung mit dem umfangreichen Leistungsspektrum der Kundenbetreuung einer Bank vereint. * Gründung: 2018 von der Apropos-Service GmbH & Co. KG und der VR Betriebsservice GmbH (Tochtergesellschaft der VR Bank Südpfalz eg) Unternehmenssitz: Landau, Rheinland-Pfalz Mitarbeiter inanzahl WEG-, Miet- und SE-Verwaltung: 8 davon in Vollzeit: 5 in Teilzeit: 3 Verwaltete Einheiten: davon WEG-Verwaltung: Mietverwaltung: 500 SE-Verwaltung: 300 Vernetzung: Mitglied in den DDIV-Erfahrungsaustausch-Gruppen (Erfa-Gruppen) über die Apropos-Service GmbH & Co. KG Tätigkeitsfelder WEG- und Mietverwaltung, technisches Immobilienmanagement und Facility Management (in Kooperation mit der VR Betriebsservice GmbH) in der Metropolregion Rhein-Neckar 14

15 AUSGEZEICHNETE STRATEGIE Rundum-sorglos-Verwaltung: Der PrivatSekretär Ergänzung der klassischen Verwalterleistungen um administrative Services für die Bewohner Mit dem PrivatSekretär erledigt das Unternehmen Sekretariats-, Büro- und Koordinationsdienstleistungen in verschiedenen Bereichen, um Bewohner zeitlich zu entlasten 3 Leistungspakete mit unterschiedlichen monatlichen Tarifen PrivatSekretär Korrespondenz - Übernehmen des Schriftverkehrs mit Krankenkassen, Versicherungen und öffentlichen Einrichtungen - Unterstützung beim Beantragen von Leistungen wie Kindergeld, Betreuungsgeld und Rente - Terminvereinbarung mit Behörden und Ämtern PrivatSekretär Residenz - Angebote einholen für Pflege, Instandhaltung und Reparaturen - Unterstützung bei der Ausführung der anfallenden Projekte - Zugriff auf ein zuverlässiges Netzwerk kompetenter Handwerker und Dienstleister PrivatSekretär Premium - Kombination aller Leistungen der Module PrivatSekretär Korrespondenz und PrivatSekretär Residenz 15

16 Leistungen werden nicht extern weitergegeben, sondern ausschließlich im eigenen Unternehmen im Erstkontakt bearbeitet, um das Wertschöpfungspotenzial voll ausschöpfen zu können Künftig Erweiterung des Angebots auf Handytarife, Einkaufsbestellungen, Fahrdienste etc. Ziel: Neue Einnahmequellen generieren und die Kundenbindung im Direktkontakt langfristig festigen AKZEPTANZ Kunden nutzen bereits den PrivatSekretär DIGITALISIERUNGSSTAND IM UNTERNEHMEN Ausgeprägte Digitalisierung, u.a. 24-Stunden-Onlineverwaltung, Online-Kundenportal und Kunden-App, die Verwaltung, Eigentümer und ausführende Dienstleister miteinander vernetzt und Zusatzleistungen wie Maklertätigkeiten, Hausmeisterdienste und Sanierungen steuer- und abrufbar macht 16

17 WIR WOLLEN WIRTSCHAFTLICHE INTERESSEN UND UNSEREN SERVICEANSPRUCH EFFIZIENT MIT EINANDER VERBINDEN. DESWEGEN FRAGEN WIR UNS: WIE KÖNNEN WIR UNSERE ALLTAGS ARBEIT DIE KLASSISCHE MIET UND WEG VERWALTUNG ERFOLGREICH ERGÄNZEN, DAMIT DIE KUNDEN DAS ANGEBOT SCHÄTZEN UND WIR SIE LANGFRISTIG AN UNS BINDEN KÖNNEN? VR IMMOBILIENMANAGEMENT 17

18 FAZIT Die WEG- und Mietverwaltung bietet verschiedene Potenziale, die Immobilienverwaltungen heben können. So stärken Sie nicht nur die Kundenbindung und schaffen Alleinstellungsmerkmale gegenüber dem Wettbewerb. Sie können auch zusätzliche Einnahmequellen erschließen und höhere Vergütungssätze realisieren, die die Rentabilität des Unternehmens erhöhen. Wir freuen uns, in unserem Jubiläumsjahr wiederum drei spannende Erfolgskonzepte auszeichnen zu können, die über großes Nachahmungspotenzial für die gesamte Branche verfügen. Herzlichen Glückwunsch den Immobilienverwaltern des Jahres 2018! 1. Platz 3KOMMA1 Immobilienservices GmbH & Co. KG 2. Platz nunovo Immobilienverwaltung GmbH 3. Platz VR Immobilienmanagement GmbH 18

19 AUCH SIE KÖNNEN SICH BEWERBEN! 2019 stehen beim Immobilienverwalter des Jahres die Themen Digitalisierung und Personalmanagement im Vordergrund. Die Bewerbungsunterlagen erhalten Sie Anfang Wir freuen uns auf Ihre Einreichungen!

20 Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e. V. Leipziger Platz Berlin Telefon Fax Web info@ddiv.de