Alma seit der letzte Bibliothekartag

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1 Alma in Nürnberg

2 Alma seit der letzte Bibliothekartag 470 institutions (including 9 consortia) 168 live institutions (9,000+ active staff) Live consortia (Orbis Cascade, Leuven) 55% of institutions switching from non- ExL ILS 15 countries worldwide 2015 Ex Libris Confiden5al & Proprietary Alma is live at 168 ins/tu/ons worldwide and we expect to end 2015 with 383 live ins/tu/ons!! 2

3 Alma in DACH: Bibliotheken DACH Universität Mannheim UAS Mittweida HTW Dresden HTWK Leipzig Westsächsische Hochschule Zwickau Humboldt Universität FU Berlin TU Berlin UdK Berlin Landesbibliothek Tessmann Bozen Bibliothek am Guisanplatz, Bern Universitätsbibliothek Bozen Ex Libris Ltd., Internal and Confidential #

4 Verbund Pilotprojekte

5 deutschsprachige UI

6 voll ERM/digitale (OAI) Integration globale Integration

7 erweiterte! MARC21 / RDA! GND Integration!

8 globale Knowledgebase! deutsche Verlage!

9 Integration externer Kataloge

10 DACH regionale Anforderungen für ein neues System Deutschsprachige Benutzeroberfläche Erweiterte MARC21 Unterstützung Normdatei Unterstützung GND Integration Integrierung von externen Katalogen Einbindung von nationalen Datenbanken (ZDB, EZB) Fernleih and SLNP Unterstützung Publishing/Export 2. Hälfte 2015 Integrierung von Arbeitsabläufen des Zentralkatalogs RFID in einer Cloud Umgebung Integration von Self-Checkout und anderen Geräten Schnittstellen zu Universitätsfinanzsystemen (SAP, usw.) Ex Libris Ltd., Internal and Confidential #

11 Rahel Birri Blezon Zweisprachiges Studium in Informationswissenschaften (deutsch-französisch) an der Hochschule für Wirtschaft in Genf HEG : Lehr- und Forschungsassistentin an der HEG Genf. Besondere Forschungsbereiche: Usability und Usefulness von Bibliotheken. Veröffentlichung mehrere Artikel. Seit 2011 Koordination des Bibliotheksverbundes Alexandria (Bibliothek am Guisanplatz). Stellvertretende Leiterin der Verbundkoordination und Systembibliothekarin. Stv. Projektleiterin. Seit Projektabschluss kümmert sie sich um die stetige Verbesserung von Alma und Primo für den Alexandria-Verbund und ist für die Bibliothekar/innen die erste Anlaufstelle bei Alma-Problemen und Fragen. 20% als Informationsspezialistin in einer Hochschulbibliothek in der französischsprachigen Schweiz. Seit 2014 Vorstandsmitglied des Berufsverbandes für Bibliothekar/innen und Dokumentalist/ innen der Schweiz BIS (Bibliothek Information Schweiz). Sie ist ebenfalls Prüfungsexpertin für Fachleute Information und Dokumentation, das Schweizer Pendant der FAMIs.

12 Alma live an der Bibliothek am Guisanplatz (BiG) 104. Bibliothekartag Nürnberg, 27. Mai 2015 Rahel Birri Blezon

13 Agenda 1. Kurzinfo: Bibliothek am Guisanplatz (BiG) + Alexandria- Verbund 2. Projekt BiG Portal Ausgangslage, WTO-Ausschreibung Projektumsetzung Herausforderungen und Chancen Lessons Learned 3. Live-Demo 4. Fragen und Antworten 13

14 Bibliothek am Guisanplatz Geschichte 1848 gegründet als Eidgenössische Militärbibliothek (EMB) 2005 Umzug an den Guisanplatz (ehem. Zeughaus) QSP 8 (Querschnittprojekt 8) 2004 Beschluss Bundesverwaltungsreform (9 Projekte) Nr. 8 = Konzentration von 44 Bibliotheken und Dokumentationsdienste der Bundesverwaltung in Bern : Neuer Name «Bibliothek am Guisanplatz» Seit 2009: Leitung des Alexandria-Verbundes 14

15 Bibliothek am Guisanplatz Zahlen Sammlungen: Kompetenzzentrum für militärische Fachliteratur und Dokumentation Zivile Bereiche: Geschichte, Politik, Verkehr, Bevölkerungsschutz, Energie, Migration, Architektur, Umwelt, Landwirtschaft, Finanzen und Wirtschaft usw Bücher, Zeitschriften, Artikel, EOD Benutzerkreis: Bundesverwaltung + Armee Öffentliche Bibliothek Mehr Informationen zur BiG: Jahresbericht

16 Bern: Bibliothek am Guisanplatz BiG EBG BAG BAR SECO Swisstopo IGE NDB SWTR FAO Zürich: MILAK Pro Senectute Winterthur: Sammlung Oskar Reinhart Emmen LU: RUAG Aerospace Seewen SO: Museum für Musikautomaten Grenchen SO: BWO Neuenburg: BFS Pully VD: CHPM LigorneSo TI: Museo Vela Genf: ZAS 16

17 Alexandria-Verbund 20 Bibliotheken (inkl. BiG) Interne Verwaltungsbibliotheken Bundesverwaltungsexterne Bibliotheken Einige öffentliche Bibliotheken Bestände gesamter Verbund (inkl. BiG) Bücher, Zeitschriften, Artikel 17

18 BiG Portal Ausgangslage Strategische Informatikplanung (SIP BiG) Überprüfung IT BiG, 2010 Zahlreiche (>20) MS Access-Datenbanken Aufwändiger Betrieb Bibliothekssoftware Virtua Wenig Handlungsautonomie Schritt BiG in die Zukunft Vorgehen: zielorientiert, Fokus auf Umsetzung Bericht SIP:

19 BiG Portal WTO und Evaluation WTO-Ausschreibung SIP BiG à BiG Portal Ende 2011: Ausschreibungsunterlagen erstellen Frühjahr 2012: Veröffentlichung der Ausschreibung Intensive Prüfung möglicher Anbieter Einstimmiger Entscheid Projektteam für Alma/Primo Cloud (SaaS) Unified Resource Management, Workflow orientiert Verwaltung digitale Objekte und E-Resourcen Primo: attraktives Discovery-Tool Verträge Ende 2012 Early Adopter Programm Deutschland-Österreich- Schweiz (EAP DACH) 19

20 BiG Portal Projektumsetzung 1. Projektinitiierung und vorbereitung: Januar-Juni 2013 Relativ wenig Rückmeldung von Ex Libris L Projekt begann für Ex Libris im Sommer 2013 Kein vorgängiger Zugriff auf Sandbox Besuch einer Alma-Spezialistin in der BiG Besuch der Bibliothek der Freien Universität Bozen Lösungen für Zeitschriftenumlaufverwaltung suchen (BiGSeRo) Workflow digitale Objekte unklar Datenbankbereinigungen (Dedublierung) 20

21 BiG Portal Projektumsetzung 2. Implementierung + Migration: Juni-November : Kickoff Meeting in Bern Zugriff auf Sandbox Viel Interaktion mit ExLibris J Formulare (Konfiguration, Migration), Tests WebEx-Sessions, Alma-Filme, Project calls Mitte August: Testmigration anschliessend Zugang auf Alexandria-Sandbox : Functional Workshop in Bern : Cutover Period : Virtua à Alma : Schulungen durch Functional Experts : Go Live Alma und Primo 21

22 BiG Portal Projektumsetzung 3. Postmigration: : Alma Certification Training in Bern Lösungen für einige grössere Probleme Lokale Autoritäten (Formalerschliessung) GND (Sacherschliessung) Digitale Objekte 22

23 18 Monate live Herausforderungen Vor / während der Migration Schulungskonzept Ex Libris à hat sich verbessert Zeitschriftenumlaufverwaltung: BiGSeRo Sprache (bis September 2014 nur Englisch) Herausforderung für BibliothekarInnen Konsequenzen für die KundInnen (insb. Primo) Browser Konfiguration der Ausleihpolitik Interne Herausforderungen Workflows anpassen Mitarbeit der verschiedenen Abteilungen 23

24 18 Monate live Herausforderungen Heute Monatliche Releases: Change Management Neue Funktionen, Bug fixes Intensive Tests Kommunikation Unterschiedliche Prioritäten (BiG, Alexandria-Verbund ) Library-Zone vs. Institution-Zone Verwaltung digitaler Objekte GND, lokale Autoritäten Analytics (Statistiken) Browser Interoperabilität Alma ß à Primo 24

25 18 Monate live Chancen Neudefinition der Workflows Automatisierung von Prozessen (Erwerbung, ILV) Alma RESTful APIs Externe Dienste anbinden E-Ressourcen Community Zone (Electronic collections) Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung Support Community, Alma-L, Developer Network, Ask the Expert 25

26 Lessons learned Projekt steht und fällt im Kopf IT rechtzeitig einbeziehen Priorisieren, kühlen Kopf bewahren Workflows überdenken und an Alma anpassen Usergerechte, ehrliche Information und Kommunikation 26

27 Live-Demo Alma Alma: 27

28 Kontakt Rahel Birri Blezon Stv. Leiterin Koordination Alexandria-Verbund, Systembibliothekarin Eidg. Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport Bibliothek am Guisanplatz BiG Papiermühlestrasse 21A; 3003 Bern (Homepage) (Bibliothekskatalog) 28