Digitale Gremienarbeit in Köln

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1 Paulo dos Santos Digitale Gremienarbeit in Köln 17. Kongress NeueVerwaltung Folie 1

2 Inhaltsübersicht 1. Umfang - Verwaltung 3 2. Umfang politische Gremien 4 3. Projekthistorie Organisation Sitzungsdienst 7 5. Realisierte Ziele 8 6. Roadmap 9 7. Pilotbetrieb Mobile Gremienarbeit Mobile Gremienarbeit (Echtbetrieb) Oparl 12 Folie 2

3 1. Umfang - Verwaltung Oberbürgermeister Allg. Verwaltung, Ordnung, Recht Finanzen Wirtschaft u. Liegenschaften Bildung, Jugend u. Sport Soziales, Integration u. Umwelt Planen u. Bauen und Verkehr Kunst u. Kultur Ca. 60 Ämter Mitarbeiter Ca PC Arbeitsplätze Folie 3

4 2. Umfang - Politische Gremien Rat (90 Mitglieder) tagt ca. 10 Mal pro Jahr 19 Ausschüsse (i.d.r. 13 Mitglieder) sowie 10 Unterausschüsse, 6 Betriebsausschüsse und 11 weitere Gremien Rat 19 Ausschüsse 10 Unterausschüsse, 6 Betriebsausschüsse, 11 weitere Gremien 9 Bezirksvertretungen (je 19 Mitglieder) Folie 4

5 3. Projekthistorie Für den kommunalen Sitzungsdienst wird das Verfahren KSD in einer Entwicklergemeinschaft entwickelt 2004 Beschluss des AK Ratsportals, das Verfahren KSD als Eigenentwicklung nicht fort zu führen 2004/05 Marktsichtung nach Standard-Lösung Initiierung Vergabeverfahren und Ausschreibung 2005 Teststellung und Vergabe an die Firma Somacos mit dem Produkt Session und SessionNet 2006/2007 Einführung und Produktivsetzung Modul Vorlagenerstellung 2008 Einführung und Produktivsetzung Modul Sitzungsbearbeitung 2008 Produktivsetzung SessionNet Folie 5

6 Projekthistorie 2009 / 2010 Produktivsetzung Session Workflow 2012 Verknüpfung Session mit den Projektdatenblättern von SAP 2015 Pilotprojekt digitale Bereitstellung von Sitzungsunterlagen 2016 vorauss. Echtbetrieb digitale Bereitstellung von Sitzungsunterlagen Folie 6

7 4. Organisation Sitzungsdienst - Dezentrale Vorlagenerstellung über ca Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen - Dezentrale Ausschussbearbeitung in den en und Ämtern - Zentrale Sitzungsgeldabrechnung für alle Gremien - Zentrale Verwaltung des Sitzungskalenders (Anlegen von Sitzungen) - Zentrale Stammdatenverwaltung - Zentrale Administration - Strukturierte Workflows - Grds. Schreibrecht nur beim Ersteller - Installation von Amts und skoordinatoren (mit Schreibrecht auf alle untergeordnete Hierarchie-Ebenen) Folie 7

8 5. Realisierte Ziele mit der Einführung von Session - Verwaltungsabläufe wurden effizienter gestaltet (schnellere Mitzeichnungsverfahren u. Freigabe) - Recherche in der Datenbank - einheitliche Verfahrensschritte und Synchronisation der Abläufe, - Einheitlichkeit der Dokumente - Transparenz der Ratsarbeit - Automatische Übernahme der Vorlagen, Anträge und Anfragen in Portale - Reduzierung von Druck- und Versandkosten über digitale Gremienarbeit Folie 8

9 6.Roadmap Langzeitarchivierung Oparl 2016/2017 Digitaler Druck Beschlusscontrolling 2016 Echtbetrieb mobile Gremienarbeit 2015 Pilotbetrieb mobile Gremienarbeit 9

10 7. Mobile Gremienarbeit Pilotierung Voraussetzung/Ergebnis ipad (dienstliches oder privates Gerät) Teilnehmer Verkehrsausschuss, Unterausschuss digitale Kommunikation, Bezirksvertretung Ehrenfeld Zeitraum 9 Monate danach Zufriedenheitsabfrage Mehrzahl der User hat nach 2 3 Sitzungen auf Papier verzichtet Von 30 Rückmeldungen 7 Gegner der Tablet-Nutzung Folie 10

11 8. Mobile Gremienarbeit Geplante Ausstattung ipad (dienstliches oder privates Gerät) MDM (McAfee EMM) VPN (Pulse Secure) Mandatos App Standard-Apps (Outlook, Kalender, Intranet) Alternative über jedes Gerät seit 2008 Zugriff auf öffentliche Sitzungsunterlagen Über c-port Zugriff auf alle Mandatsträgerspezifischen Anwendungen im städt. Netz Folie 11

12 9. Oparl (Offenes Köln) - Ist eine Open Data Schnittstelle für offene Parlamentssysteme - Zweck: Ratsinformationssysteme sollen besser nutzbar und zur Weiterverarbeitung aufbereitet werden - Stadt Köln ist Mitglied der 7 köpfigen Oparl Leitungsgruppe, welche die Weiterentwicklung steuern wird - Die Spezifikation steht kurz vor der Freigabe Nach Verabschiedung der Spezifikation, Umsetzung durch Fa. Somacos 12

13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Anwendungsbetreuung Petra Müller Historisches Rathaus Köln Tel.: Folie 13