Computershare Limited. Whistleblower- und Whistleblowerschutz-Richtlinie. September 2011

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1 Computershare Limited Whistleblower- und Whistleblowerschutz-Richtlinie September 2011

2 Computershare Limited ABN Computershare Limited: Whistleblower-Richtlinie (mit Whistleblowerschutz) 1. EINFÜHRUNG Die Implementierung eines Prozesses, der es Personen, die bei Computershare arbeiten oder mit Computershare geschäftlich zu tun haben, ermöglicht, mutmaßlich ungebührliches Verhalten ohne Furcht vor Vergeltung zu melden, ist wesentlicher Bestandteil des Computershare Grundsatzes von Nulltoleranz gegenüber unangemessenem Verhalten, das unter anderem Belästigung, illegale Handlungen, Betrug, unsichere Arbeitsbedingungen unlauteres Geschäftsgebaren usw. beinhalten kann. Für die Integrität und den Erfolg des Unternehmens sind gegenseitiger Respekt am Arbeitsplatz und ein korrektes Geschäftsverhalten unabdingbar. Die Einführung einer strukturell soliden und wirtschaftlich effektiven Whistleblower-Richtlinie ist ein bedeutender Schritt hin zur Erreichung dieses Ziels. Das Whistleblowing ist ein wichtiger Mechanismus zur Prävention und Aufdeckung von ungebührlichem Verhalten, Belästigung oder Korruption. Um zu gewährleisten, dass der theoretische Ansatz des Whistleblowing zu diesen Zwecken voll ausgeschöpft wird, müssen Grundsätze und Verfahren für das Melden, Beurteilen und Untersuchen von Anschuldigungen im Zusammenhang mit dem Verdacht auf ungebührliches Verhalten festgelegt werden. Computershare muss diese Verfahren sorgsam kontrollieren, dafür sorgen, dass die Richtlinien und Verfahren wirksam sind, und ggf. Änderungen daran vornehmen. Die in dieser Whistleblower-Richtlinie (einschließlich Whistleblowerschutz) dargelegten Strategien beziehen sich auf die Bereiche Meldeverfahren, Zuständigkeit, Vertraulichkeit sowie wirksame Untersuchung und Aufklärung. Das Hauptaugenmerk liegt auf der Optimierung der Systeme und Verfahren, der Veränderung der Mitarbeiterhaltung und der Verbesserung der allgemeinen Integrität und Leistung des Unternehmens. Durch diese Richtlinie soll das Bewusstsein für Whistleblowing geschärft und die Möglichkeit von Repressalien und schädlichen Handlungen im geschäftlichen Umfeld und speziell innerhalb von Computershare beseitigt werden. Mithilfe der in dieser Richtlinie dokumentierten Maßnahmen sollen die Umsetzung des Whistleblowing-Prozesses optimiert, das Risiko von Repressalien und schädlichen Handlungen gegen Whistleblower beseitigt und die Integrität des gesamten Unternehmens durch transparente Richtlinien und effektive Verfahren verbessert werden. 1.1 Geltungsbereich Diese Richtlinie beinhaltet die Kontrollinstrumente und Verfahren zum Umgang mit Anschuldigungen hinsichtlich des Verdachts auf ungebührliches Verhalten (Whistleblowing). Außerdem wird darin auf den Schutz von sowie den angemessenen Umgang mit Personen eingegangen, die Anschuldigungen hinsichtlich mutmaßlicher ungebührlicher Aktivitäten bzw. geschützte Offenlegungen vorbringen (Whistleblowerschutz). Die Whistleblower-Richtlinie von Computershare bezieht sich sowohl auf internes als auch auf externes Whistleblowing. Der grundlegende Zweck dieser konstruktiven Maßnahme ist das Treffen von Vorkehrungen für das Melden von mutmaßlich ungebührlichen Aktivitäten. Dies beinhaltet Meldeverfahren und -kanäle innerhalb des Unternehmens sowie auf das Unternehmen beschränkte Managementprozesse für mutmaßlich ungebührliches Verhalten, wobei die einzuhaltenden gesetzlichen und behördlichen Bestimmungen berücksichtigt werden. Diese Richtlinie gilt für alle Computershare Mitarbeiter und verbundenen Parteien und umfasst alle Niederlassungen unter dem Markennamen Computershare. 1.2 Hintergrund In letzter Zeit war zu beobachten, dass Regierungen, entweder auf Bundesebene oder (noch häufiger) auf Länder- /Provinzebene, zunehmend Gesetze für Whistleblower und den Whistleblowerschutz einführen. Hinzu kommt, dass die

3 Grundsätze guter Corporate Governance derzeit mit Nachdruck verfolgt werden. Zusammengenommen bilden diese Punkte ein überzeugendes Argument für die Einführung von Whistleblower- und Whistleblowerschutz-Richtlinien. Oftmals stellen Personen, die für ein Unternehmen arbeiten oder mit einem Unternehmen geschäftlich zu tun haben, die beste Informationsquelle in Bezug auf unangemessenes Verhalten dar. 1.3 Zweck Zweck dieser Richtlinie ist es, die Kontrollinstrumente und Verfahren für den Umgang mit Anschuldigungen hinsichtlich mutmaßlich ungebührlicher Aktivitäten aufzuzeigen. Sie bildet ein Rahmenwerk für den Whistleblowing-Prozess und beinhaltet Grundsätze im Hinblick auf das Wohlergehen des Whistleblowers (Whistleblowerschutz). Die Richtlinie dient als Grundlage für ein System zur Meldung von ungebührlichem Verhalten oder schädlichen Handlungen durch Computershare, seine Mitarbeiter oder Personen, die mit Computershare geschäftlich zu tun haben. Dabei soll die Richtlinie nicht als alleinige Lösung für die Offenlegung von ungebührlichem Verhalten oder den Schutz des Whistleblowers fungieren, sondern als Ergänzung der üblichen Geschäftskommunikation und zur Erhöhung der Transparenz im Unternehmen bei gleichzeitiger Steigerung des Vertrauens hinsichtlich Offenlegungen und mehr Sicherheit für den Whistleblower. Im Einzelnen besteht der Zweck dieser Richtlinie darin: Ein Bewusstsein für die Whistleblower-Richtlinie und den Whistleblowerschutz zu schaffen Als Bezugsrahmen für potenzielle Whistleblower zu fungieren, die etwas offenlegen möchten Die Struktur des Whistleblower-Systems zu definieren; dies beinhaltet Folgendes: Meldesystem Rollen und Zuständigkeiten Beurteilung von Offenlegungen Untersuchung Nachuntersuchungsverfahren Whistleblowerschutz Vertraulichkeit Überprüfung der Richtlinie Die Strategie von Computershare hinsichtlich Whistleblowing und Whistleblowerschutz klar darzulegen Kommunikation und Transparenz im Rahmen der Prozesse im Zusammenhang mit Whistleblowing zu verbessern und Schutz gegen negative Folgen, d. h. Repressalien und schädliche Handlungen, zu gewährleisten Die vorhandenen Kommunikationskanäle zwischen Führungskräften und Mitarbeitern sowie die hierarchischen Kanäle bis hinauf zur Geschäftsleitung und dem CEO von Computershare zu ergänzen Allen Parteien, die entweder in Whistleblowing oder Whistleblowerschutz involviert sind, eine Orientierungshilfe zu bieten 1.4 Weiterführende Dokumente Ergänzend zu dieser Richtlinie sollten die folgenden Computershare Dokumente gelesen werden:

4 Computershare Ethikkodex 2. DEFINITIONEN 2.1 Whistleblowing Whistleblowing im Sinne dieser Richtlinie wird definiert als die beabsichtigte und freiwillige Offenlegung des Fehlverhaltens Einzelner oder eines Unternehmens durch eine Person, die einen bevorrechtigten Zugang zu Daten, Ereignissen oder Informationen über ein tatsächliches, vermeintliches oder voraussichtliches Fehlverhalten innerhalb eines Unternehmens oder durch selbiges hat, das im Rahmen von dessen Kontrollmöglichkeiten liegt. Der Begriff Whistleblowing bezieht sich auf alle Offenlegungen oder versuchten Offenlegungen im Zusammenhang mit ungebührlichem Verhalten (wie unter 2.3 definiert) durch einen Mitarbeiter von Computershare oder durch Personen, die mit Computershare geschäftlich zu tun haben. 2.2 Whistleblower Als Whistleblower im Sinne dieser Richtlinie gelten Mitarbeiter von Computershare und andere Personen, die mit Computershare geschäftlich zu tun haben, die einen Sachverhalt offenlegen (wie unter 2.1 definiert) bzw. dies versuchen. 2.3 Ungebührliches Verhalten Ungebührliches Verhalten im Sinne dieser Richtlinie wird definiert als: (a) Unlauteres Geschäftsgebaren (siehe 2.5) (b) Belästigung (siehe 2.4) (c) Fehlverhalten im Unternehmen (siehe 2.6) (d) Ein erhebliches Missmanagement von Computershare Ressourcen (e) Ein Verhalten, das ein erhebliches Risiko für die öffentliche Gesundheit und Sicherheit birgt (f) Ein Verhalten, das ein erhebliches Risiko für die Umwelt birgt und das, sofern bewiesen, Folgendes darstellen würde: (i) (ii) (iii) 2.4 Belästigung Eine Straftat Einen begründeten Anlass zur Ablehnung oder zum Verzicht auf bzw. zur anderweitigen Beendigung der Dienste eines Computershare Mitarbeiters, der an diesem Verhalten beteiligt war oder ist, Einen begründeten Anlass für Disziplinarmaßnahmen Belästigung im Sinne dieser Richtlinie wird definiert als anstößiges, unangemessenes Verhalten, das die Arbeitsbedingungen oder die Leistung eines Mitarbeiters beeinträchtigt und/oder ein feindseliges Arbeitsumfeld schafft. Als sexuelle Belästigung gelten unerwünschte sexuelle Annäherungen, unerwünschte Aufforderungen zu sexuellen Handlungen sowie unerwünschtes verbales oder physisches Verhalten sexueller Natur. Ob eine Handlung unerwünscht ist, bestimmt der davon betroffene Mitarbeiter. Während die Offenlegung von Belästigungen im Rahmen des Whistleblower-Prozesses erfolgen kann, finden für den Umgang mit diesbezüglichen Klagen die lokalen Leitlinien zum Beschwerdeverfahren oder das lokale Mitarbeiterhandbuch Anwendung.

5 2.5 Unlauteres Geschäftsgebaren Unlauteres Geschäftsgebaren im Sinne dieser Richtlinie wird definiert als das vorsätzliche direkte oder indirekte Versprechen, Angebot oder Geschenk seitens einer Person bezüglich eines wie auch immer gearteten Vorteils an eine Person, der als unangemessene Gegenleistung dafür gewährt wird, dass sie oder eine andere Person im Rahmen der Wahrnehmung ihrer Aufgaben bestimmte Handlungen vornimmt oder unterlässt, oder die direkte oder indirekte vorsätzliche Bitte um bzw. der Erhalt eines unzulässigen, wie auch immer gearteten Vorteils, der dafür gewährt wird, dass die betreffende oder eine andere Person im Rahmen der Wahrnehmung ihrer Aufgaben bestimmte Handlungen vornimmt oder unterlässt, oder die Annahme von Angeboten oder Versprechen hinsichtlich eines solchen Vorteils. Als Korruption gelten alle Handlungen unter Beteiligung einer Person in einer Entscheidungsposition, die ihre Machtbefugnisse in dem jeweiligen Bereich nicht im Interesse des Unternehmens einsetzt, das sie vertritt, sondern zur Förderung der eigenen Ziele. 2.6 Fehlverhalten im Unternehmen Fehlverhalten im Unternehmen im Sinne dieser Richtlinie wird definiert als: die unrechtmäßige und vorsätzliche Verdrehung von Tatsachen oder die Veranlassung eines Handlungsablaufs durch Täuschung oder ein anderes unlauteres Verhalten, das Handlungen, Unterlassungen oder falsche mündliche oder schriftliche Aussagen beinhaltet, mit dem Ziel, Geld oder andere Vergünstigungen von Computershare zu erhalten oder Haftungsansprüchen seitens Computershare zu entgehen. Als unlautere Aktivitäten gelten unter anderem folgende: Fälschung oder Abänderung von Dokumenten (Schecks, Kostenabrechnungen, Arbeitszeitnachweise, Vereinbarungen, Bestellungen, Finanzpläne usw.) Falschdarstellung von Informationen zu Dokumenten Veruntreuung von Finanzmitteln, Wertpapieren, Unternehmensbeständen oder anderen Vermögenswerten Diebstahl, Verschwindenlassen oder Vernichten von Vermögenswerten Fehlverhalten hinsichtlich des Umgangs mit Finanztransaktionen bzw. des entsprechenden Berichtswesens Bewilligung oder Erhalt von Zahlungen für nicht erhaltene Güter oder nicht ausgeführte Dienstleistungen Bewilligung oder Erhalt von Bezahlung für nicht abgeleistete Arbeitsstunden Verstöße gegen bundesstaatliche, staatliche oder kommunale Gesetze in Bezug auf unlautere Aktivitäten Alle ähnlichen oder damit in Zusammenhang stehenden Handlungen 2.7 Geschützte Offenlegung Geschützte Offenlegung im Sinne dieser Richtlinie wird definiert als eine in gutem Glauben erfolgende Kommunikation zur Mitteilung oder offenkundig beabsichtigten Mitteilung von Informationen, die auf (1) unlautere Aktivitäten oder (2) einen Zustand schließen lassen, durch den die Gesundheit oder Sicherheit von Mitarbeitern oder der Öffentlichkeit erheblich gefährdet ist, falls die Mitteilung oder beabsichtigte Mitteilung zum Zweck der Besserung dieses Zustands erfolgt. 2.8 Schädliche Handlungen Schädliche Handlungen im Sinne dieser Richtlinie werden definiert als: (a) Handlungen, die Verletzungen, Verluste oder Schäden verursachen

6 (b) (c) Einschüchterung oder Belästigung Diskriminierung oder Benachteiligung in Bezug auf die Anstellung eines Mitarbeiters, dessen Laufbahn, Beruf, Handel oder Gewerbe, einschließlich der Verhängung von Disziplinarmaßnahmen 2.9 Mitarbeiter Als Mitarbeiter im Sinne dieser Richtlinie gelten alle Belegschaftsmitglieder, die von Computershare Limited oder einer der Computershare Niederlassungen oder verbundenen Unternehmen für eine Vollzeit- oder Teilzeittätigkeit eine Vergütung erhalten Personen, die mit Computershare geschäftlich zu tun haben Für die Zwecke dieser Richtlinie handelt es sich bei Personen, die mit Computershare geschäftlich zu tun haben, um Personen, die mit Computershare als Kunde, Lieferant oder sonstiger Stakeholder eine Geschäftsbeziehung haben C-Level-Führungskraft Als C-Level-Führungskraft im Sinne dieser Richtlinie gelten der Chief Executive Officer, der Chief Financial Officer, der Chief Technology Officer (oder Executive Director Technology) oder der Global Enterprise Risk und Audit Manager. 3. ERKLÄRUNG ZUR WHISTLEBLOWER-RICHTLINIE Computershare ist der Einhaltung der Gesetze und Vorschriften verpflichtet, denen das Unternehmen unterliegt. Diese Gesetze und Vorschriften variieren je nach Gerichtsbezirk. Unser Einsatz für die Einhaltung der in dieser Richtlinie der Computershare Whistleblower-Richtlinie mit Whistleblowerschutz beschriebenen Kontrollen und Verfahren bildet einen grundlegenden Bestandteil dieser Verpflichtung. Hinsichtlich seiner Verwaltungs- und Managementpraktiken legt Computershare großen Wert auf Transparenz und Verantwortung und unterstützt Offenlegungen, die ungebührliches Verhalten oder ein Missmanagement von Computershare Ressourcen ans Tageslicht bringen. Die internen Kontrollinstrumente und Betriebsabläufe von Computershare dienen der Aufdeckung und Prävention von ungebührlichem Verhalten entsprechend dem Computershare Ethikkodex sowie von anderen verbotenen Verhaltensweisen wie im Mitarbeiterhandbuch beschrieben. Dennoch kann ein unangemessenes Verhalten am Arbeitsplatz nicht einmal durch die besten Kontrollsysteme völlig ausgeschlossen werden. Computershare ist sich der Tatsache bewusst, dass absichtliche und unabsichtliche Verstöße gegen Gesetze, Bestimmungen, Richtlinien und Verfahrensweisen auftreten können, die gemäß dieser Richtlinie ein ungebührliches Verhalten darstellen. Im Bewusstsein dieser Möglichkeit führt Computershare ein effizientes und effektives Whistleblowing-System ein, das Verfahrensanforderungen und -richtlinien beinhaltet. Im Einzelnen bezieht sich dieses System auf das Meldesystem, die Beurteilung von Offenlegungen, die Untersuchung von mutmaßlich ungebührlichen Aktivitäten, den Umgang mit dem Whistleblower (einschließlich Wohlergehen und Vertraulichkeit) und den Prüfprozess zur Gewährleistung der Wirksamkeit der Richtlinie und der Verfahrensweisen. Ungebührliches Verhalten wird von Computershare nicht geduldet. Alle Anschuldigungen hinsichtlich mutmaßlicher ungebührlicher Aktivitäten werden mit allem nötigen Ernst behandelt, entsprechend dem Wunsch von Computershare, solche Aktivitäten zu unterbinden. Computershare ergreift alle geeigneten Maßnahmen und tut alles, um diejenigen, die geschützte Offenlegungen vorbringen, vor möglichen schädlichen Handlungen als Vergeltung für die Offenlegung zu schützen. Außerdem wird Computershare auf faire Art und Weise mit den Mitarbeitern umgehen, gegen die Vorwürfe erhoben werden.

7 Computershare verpflichtet sich der Umsetzung von Best-Practice-Richtlinien und -Verfahren zum Umgang mit Anschuldigungen hinsichtlich mutmaßlicher ungebührlicher Aktivitäten (gemäß dieser Richtlinie) sowie zum Umgang (und Schutz) der die Anschuldigung erhebenden Person(en). Daher wird diese Richtlinie nach Ermessen des Board of Directors von Zeit zu Zeit überprüft. Die aktuelle Version der Richtlinie ist auf der Global-Whistleblower-Website und über die Unternehmenswebsite von Computershare verfügbar. 4. MELDESYSTEM Ein intaktes Meldesystem, das Mitarbeiter und Personen, die mit Computershare geschäftlich zu tun haben, mit Zuversicht nutzen und auf dessen Integrität und Wirksamkeit sie vertrauen können, ist für die erfolgreiche Konzeption und Funktionsfähigkeit der Whistleblower-Richtlinie unentbehrlich. Computershare wendet die im Folgenden beschriebenen Mechanismen an, um die Offenlegung von mutmaßlich ungebührlichem Verhalten zu unterstützen. 4.1 Protected Disclosure Coordinator Nach der Ernennung durch den Global Enterprise Risk und Audit Manager, der allein zur Ernennung und Änderung des Protected Disclosure Coordinators befugt ist, fungiert der Regional Head of Risk/Audit oder der Legal Counsel als der ernannte Protected Disclosure Coordinator für die jeweilige Region. Eine Offenlegung hinsichtlich mutmaßlicher ungebührlicher Aktivitäten oder schädlicher Handlungen (gemäß dieser Richtlinie) kann gegenüber dem jeweils zuständigen Protected Disclosure Coordinator für Asien-Pazifik, die USA, Kanada, Europa und Südafrika vorgenommen werden. Informationen zum Protected Disclosure Coordinator für jede dieser Regionen sind auf der Global-Whistleblower-Website und über die Unternehmenswebsite verfügbar. Jegliche Korrespondenz (mit Ausnahme des nachfolgend unter 4.2 beschriebenen Falls) muss an den zuständigen Protected Disclosure Coordinator gerichtet werden Diskrete Offenlegung Falls eine Person ein ungebührliches Verhalten melden, den Protected Disclosure Coordinator aber nicht direkt kontaktieren (oder mit ihm gesehen werden) möchte, kann sie den Protected Disclosure Coordinator (aus der Ferne) kontaktieren, um ein Treffen an einem diskreten Ort, in der Regel abseits des Arbeitsumfelds, zu vereinbaren. 4.2 Anonyme Offenlegung In bestimmten Ausnahmesituationen möchte der Whistleblower seine Identität möglicherweise nicht einmal gegenüber dem Protected Disclosure Coordinator preisgeben. In diesem Fall gestalten sich die Beurteilung und Untersuchung der Offenlegung ohne den ständigen Einfluss und die Kooperation des Whistleblowers möglicherweise schwieriger; die Anschuldigung wird aber dennoch untersucht, falls der Protected Disclosure Coordinator sie für ernst genug hält, um eine anonyme Untersuchung zu rechtfertigen. Um eine solche Offenlegung zu ermöglichen, führt Computershare die folgenden Prozesse ein: Anonyme Online-Offenlegung Whistleblowern, die anonym bleiben möchten, bietet Computershare die Möglichkeit, eine Offenlegung an den Protected Disclosure Coordinator über die Global-Whistleblower-Webseite vorzunehmen. Die Seite ist so aufgebaut, dass die Identität des Whistleblowers keinem der an diesem Prozess Beteiligten preisgegeben wird. Die Global-Whistleblower-Website kann hier aufgerufen werden.

8 4.2.2 Hotline für geschützte Offenlegungen Whistleblower, die unerkannt bleiben möchten, haben die Möglichkeit, die direkte Telefonverbindung des zuständigen Protected Disclosure Coordinators zu verwenden Anonyme Post (per Einschreiben) Computershare nimmt auf dem Postweg versendete Einschreiben in Empfang. Whistleblower haben die Möglichkeit, anonym zu bleiben, indem sie Namen und Adresse nicht angeben. Einschreiben sollten mit dem Hinweis privat und vertraulich auf dem Briefumschlag an den Coordinator gesendet werden. Solche Briefe werden durch das Mail/Image Center ungeöffnet an den Coordinator weitergeleitet. 4.3 Offenlegungsmethoden Whistleblower haben viele Möglichkeiten, ungebührliches Verhalten zu melden, von einem Telefonanruf über ein zwangloses Gespräch oder ein Treffen an einem festgelegten Ort bis hin zu einer schriftlich verfassten Offenlegung, die per Post an den Protected Disclosure Coordinator gesendet wird. In diesem Abschnitt werden einige Beispiele für mögliche Methoden vorgestellt, um Whistleblowern, die nicht wissen, auf welchem Weg sie eine Offenlegung vornehmen sollen, eine Orientierungshilfe zu bieten. Eine Offenlegung hinsichtlich mutmaßlicher ungebührlicher Aktivitäten oder schädlicher Handlungen kann über formelle oder informelle Kanäle erfolgen: Formell Es gibt eine Reihe formeller Methoden für Offenlegungen, darunter: Ausfüllen des Online-Formulars zur Offenlegung von ungebührlichem Verhalten Dieses Formular ist wie ein Fragebogen aufgebaut. Es beinhaltet Fragen, die sich direkt auf die Offenlegung beziehen und auf die der Protected Disclosure Coordinator Antworten benötigt. Das Online-Formular zur Offenlegung von ungebührlichem Verhalten ist über die Unternehmenswebsite verfügbar. Eine persönlich verfasste formelle Offenlegung Ein formelles Treffen mit dem Protected Disclosure Coordinator Eine anonyme Offenlegung unter Verwendung: einer anonymen -Adresse der Hotline für geschützte Offenlegungen eines anonymen Briefs (per Einschreiben) Ein förmlich getätigter Telefonanruf Eine formelle Informell Es gibt außerdem viele informelle Wege für Offenlegungen, darunter: ein informelles Treffen mit dem Protected Disclosure Coordinator ein zwangloses Telefongespräch

9 eine zwanglose Besprechung eine formlose eine beliebige andere Art der Kommunikation, für die sich die mitteilende Person entscheidet 5. FESTLEGUNG VON ROLLEN UND ZUSTÄNDIGKEITEN Es ist wichtig, dass die Rollen und Zuständigkeiten aller am Whistleblowing-Prozess Beteiligten (oder potenziell Beteiligten) klar festgelegt und transparent sind. Durch eine klare Festlegung der Rollen und Zuständigkeiten für alle beteiligten Parteien wird das Potenzial für Missverständnisse, Fehlkommunikation und Missmanagement im Rahmen des Whistleblowing-Prozesses verringert. 5.1 Alle Computershare Mitarbeiter Alle Computershare Mitarbeiter sind dazu angehalten und tragen Verantwortung dafür, jedwede bekannten oder mutmaßlichen Vorfälle ungebührlicher Aktivitäten oder schädlicher Handlungen entsprechend dieser Richtlinie zu melden. Zudem tragen alle Mitarbeiter von Computershare eine wichtige Verantwortung hinsichtlich des Wohlergehens des Whistleblowers im Unternehmen. Alle Mitarbeiter haben Handlungen zu unterlassen, die eine Schikanierung oder Belästigung der mitteilenden Person darstellen oder als solche wahrgenommen werden könnten. Mitarbeiter dürfen unter keinen Umständen Aktivitäten nachgehen, die als schädliche Handlungen (gemäß dieser Richtlinie) gelten. Alle Computershare Mitarbeiter haben alle geeigneten Maßnahmen zu ergreifen, um die Vertraulichkeit einer Person zu wahren, die ihres Wissens nach oder mutmaßlich eine Offenlegung vorgenommen hat. 5.2 Protected Disclosure Coordinator Der regional ernannte Protected Disclosure Coordinator ist für das grundlegende Funktionieren der Whistleblower- Richtlinie zuständig und trägt ein hohes Maß an Verantwortung. Die Rolle des Protected Disclosure Coordinators ist für die erfolgreiche Umsetzung der Richtlinie von entscheidender Bedeutung und seine Zuständigkeiten erstrecken sich unter anderem auf folgende Aufgaben: Jeder Person, die ein ungebührliches Verhalten oder eine schädliche Handlung melden möchte, allgemeine Hinweise zur Funktionsweise der Whistleblower-Richtlinie geben Als Ansprechpartner für Mitarbeiter und Personen, die mit Computershare geschäftlich zu tun haben, Fragen beantworten, während des Offenlegungsprozesses Hilfe und Unterstützung anbieten und insbesondere: Alle Anrufe, s und Briefe von Mitarbeitern und Personen, die mit Computershare geschäftlich zu tun haben, entgegennehmen, die eine Offenlegung vornehmen möchten Vorkehrungen für eine Offenlegung treffen, die privat und diskret und, falls nötig, abseits des Arbeitsumfelds erfolgen soll Offenlegungen mündlich oder schriftlich entgegennehmen Alle Offenlegungen, die mündlich erfolgt sind, schriftlich festhalten Die Anschuldigung objektiv beurteilen und feststellen, ob es sich um eine Offenlegung gemäß den in dieser Richtlinie beschriebenen Verfahrensweisen handelt Alle nötigen Schritte unternehmen, um dafür zu sorgen, dass die Identität des Whistleblowers sowie die Identität der beschuldigten Person vertraulich bleiben In Fällen, in denen es um Belästigung geht, ist es nicht immer möglich, die Vertraulichkeit des Whistleblowers zu wahren und die Angelegenheit gemäß den lokalen Leitlinien zum Beschwerdeverfahren

10 oder dem lokalen Mitarbeiterhandbuch zu regeln. Nur Personen, die einen berechtigten Bedarf an den betreffenden Informationen haben, sind an Klagen wegen Belästigung beteiligt oder werden darüber informiert. Darüber hinaus ist der Protected Disclosure Coordinator für Folgendes zuständig: Zu den zuständigen Behörden (sowohl intern als auch extern) Verbindung aufnehmen, üblicherweise durch umgehende Kontaktaufnahme zum Global Enterprise Risk und Audit Manager, wenn eine Offenlegung vorgenommen wird, oder ggf. zu anderen C-Level-Führungskräften Nach Rücksprache mit einer C-Level-Führungskraft eine Untersuchung infolge einer Offenlegung selbst durchführen bzw. einen entsprechenden Ermittler bestimmen Eine Untersuchung, für die ein Ermittler bestimmt wurde, leiten und koordinieren Einen Welfare Manager bestimmen, der den Whistleblower unterstützt und ihn vor Repressalien oder schädlichen Handlungen infolge einer Offenlegung schützt Den Whistleblower und den Beschuldigten über den Fortschritt der Untersuchung hinsichtlich des offengelegten Sachverhalts regelmäßig in Kenntnis setzen Ein vertrauliches Ablagesystem einrichten und pflegen Statistiken über getätigte Offenlegungen sammeln und veröffentlichen In Abstimmung mit dem Global Enterprise Risk und Audit Manager alle nötigen Schritte unternehmen, um zu gewährleisten, dass der Whistleblower-Prozess fair und gerecht abläuft 5.3 Ermittler Ein interner Ermittler oder ein vom Protected Disclosure Coordinator in Abstimmung mit dem regionalen Chief Legal Officer und dem Global Enterprise Risk und Audit Manager bestimmter Ermittler ist für die Durchführung einer internen Untersuchung der Offenlegung zuständig. 5.4 Welfare Manager Der Welfare Manager ist für das allgemeine Wohlergehen und den Schutz des Whistleblowers vor Repressalien und schädlichen Handlungen verantwortlich. Im Einzelnen umfasst der Zuständigkeitsbereich des Welfare Managers unter anderem folgende Aufgaben: Das unmittelbare Wohlergehen und die Schutzbedürfnisse eines Whistleblowers prüfen, der eine Offenlegung vorgenommen hat, und ein von Unterstützung geprägtes Arbeitsumfeld fördern Whistleblower auf die rechtlichen und verwaltungstechnischen Schutzvorkehrungen hinweisen, die ihnen zur Verfügung stehen Sich Bedenken hinsichtlich einer Belästigung, Einschüchterung oder Schikanierung als Vergeltungsmaßnahme für eine Offenlegung anhören und darauf reagieren Sich vergewissern, dass die Erwartungen des Whistleblowers realistisch sind Der Welfare Manager wird vom Protected Disclosure Coordinator in Abstimmung mit dem regionalen Chief Legal Officer und dem Global Enterprise Risk und Audit Manager fallweise bestimmt. Unter bestimmten Umständen kann nach vorheriger Zustimmung durch eine C-Level-Führungskraft ein angemessen qualifizierter, von Computershare unabhängig agierender Welfare Manager bestimmt werden. 6. VERTRAULICHKEIT

11 Computershare ergreift alle geeigneten Maßnahmen, um die Identität des Whistleblowers zu schützen. Die Wahrung der Vertraulichkeit ist äußerst wichtig, um Repressalien gegen den Whistleblower zu verhindern. Alle Offenlegungen werden unter Beachtung der gesetzlichen und behördlichen Bestimmungen vertraulich behandelt. Der Protected Disclosure Coordinator sorgt dafür, dass alle Unterlagen, ob in Papierform oder elektronisch, in einem sicheren Raum aufbewahrt werden und dass nur der Protected Disclosure Coordinator, C-Level-Führungskräfte, der Ermittler oder der Welfare Manager (bei Angelegenheiten in Bezug auf das Wohlergehen des Whistleblowers) bei Bedarf darauf zugreifen können. Alle Drucksachen werden in Ordnern abgeheftet, auf denen eindeutig darauf hingewiesen wird, dass es sich um Unterlagen zum Whistleblowerschutz handelt und dass bei unbefugter Preisgabe von Informationen hinsichtlich einer geschützten Offenlegung strafrechtliche Sanktionen drohen. Alle elektronischen Dateien werden auf dem Computer des Protected Disclosure Coordinators erstellt und gespeichert und mit einem Passwort gesichert. Es werden Sicherungsdateien gespeichert. Alle Materialien, die für eine Untersuchung relevant sind, wie beispielsweise Notizen oder Tonbänder von Befragungen, werden gemeinsam mit den Whistleblower-Unterlagen sicher aufbewahrt. In Dokumente mit Bezug auf einen Whistleblower-Fall darf niemandem Einsicht gewährt werden und alle Telefonanrufe und Treffen müssen privat geführt bzw. abgehalten werden. Alle Offenlegungen werden unter Beachtung der gesetzlichen und behördlichen Bestimmungen vertraulich behandelt. In Fällen, in denen es um Belästigung geht, ist es nicht immer möglich, die Vertraulichkeit des Whistleblowers zu wahren und die Angelegenheit gemäß den lokalen Leitlinien zum Beschwerdeverfahren oder dem lokalen Mitarbeiterhandbuch zu regeln. Nur Personen, die einen berechtigten Bedarf an den betreffenden Informationen haben, sind an Klagen wegen Belästigung beteiligt oder werden darüber informiert. 7. SAMMELN UND VERÖFFENTLICHEN VON STATISTIKEN Der Protected Disclosure Coordinator legt ein sicheres Verzeichnis zur Erfassung der Art und des Status der vom Whistleblower offengelegten Informationen an. Das Verzeichnis ist vertraulich und es werden darin keine Informationen aufgezeichnet, durch die der Whistleblower identifiziert werden könnte. Ein solches Verzeichnis beinhaltet die folgenden Informationen: Die Anzahl und Art der im Laufe des Jahres vorgenommenen Offenlegungen Die Anzahl und Art der Offenlegungen, die Computershare an einen unabhängigen Berater zur Untersuchung übergeben hat Die Anzahl und Art der Untersuchungen, die unabhängige Ermittler von Computershare übernommen haben Die Anzahl der Gesuche seitens eines Whistleblowers, die Untersuchung durch einen unabhängigen Berater durchführen zu lassen Die Anzahl und Art der offengelegten Sachverhalte, bei denen eine Untersuchung abgelehnt wurde Die Anzahl und Art der offengelegten Sachverhalte, die durch eine Untersuchung sowie durch die ergriffenen Maßnahmen bei Abschluss der Untersuchung nachgewiesen werden konnten Jedwede Empfehlungen infolge einer Untersuchung Solche (und ggf. weitere) Statistiken werden vierteljährlich in Form eines Berichts dem Risk & Audit Committee vorgelegt. Falls das Board es für nötig hält, wird auch auf Anfrage ein Bericht erstellt. 8. ENTGEGENNEHMEN UND BEURTEILEN VON OFFENLEGUNGEN Beim Entgegennehmen und Beurteilen von Offenlegungen sind eine Reihe von Gesichtspunkten zu beachten. 8.1 Wurde die Offenlegung entsprechend der Richtlinie vorgenommen?

12 Nach Erhalt einer Offenlegung beurteilt der Protected Disclosure Coordinator, ob die Offenlegung gemäß den in diesem Dokument beschriebenen Grundsätzen und Verfahren erfolgte und ob es sich demzufolge um eine legitime Offenlegung handelt. 8.2 Erfolgte die Offenlegung gegenüber der richtigen Person? Damit Computershare infolge der Offenlegung Maßnahmen ergreift, muss die Offenlegung einen Mitarbeiter von Computershare oder eine Person, die mit Computershare geschäftlich zu tun hat, betreffen. Sollte dies der Fall sein, so ist die Offenlegung gegenüber dem Protected Disclosure Coordinator vorzunehmen. Falls die Offenlegung einen Mitarbeiter oder ein Mitglied eines anderen Unternehmens oder einer öffentlichen Einrichtung betrifft, so ist die Person, welche die Offenlegung vorgenommen hat, auf die korrekte Person bzw. Anlaufstelle hinzuweisen, an welche die Offenlegung erfolgen sollte. Falls die Offenlegung anonym vorgenommen wurde, sollte sie an die zuständige unabhängige Stelle weitergeleitet werden. 8.3 Handelt es sich um eine geschützte Offenlegung? Um als geschützte Offenlegung zu gelten, muss eine Offenlegung die folgenden Kriterien erfüllen: Wurde die Offenlegung von einer natürlichen Person (d. h. einer Einzelperson, nicht einem Unternehmen) vorgenommen? Bezieht sich die Offenlegung auf das Verhalten eines Computershare Mitarbeiters oder einer Person, die mit Computershare geschäftlich zu tun hat? Handelt es sich bei dem mutmaßlichen Verhalten entweder um ungebührliches Verhalten oder um schädliche Handlungen, die gegen eine Person als Vergeltungsmaßnahme für eine Offenlegung unternommen wurden? Hat die meldende Person einen begründeten Verdacht für die Annahme, dass das mutmaßliche Verhalten tatsächlich stattgefunden hat? In Abstimmung mit dem regionalen Chief Legal Officer und dem Global Enterprise Risk und Audit Manager entscheidet der Protected Disclosure Coordinator, ob es sich bei der Offenlegung um eine geschützte Offenlegung handelt. Im Falle, dass eine Offenlegung nicht als geschützte Offenlegung eingestuft wird, muss der Sachverhalt nicht im Rahmen der entsprechenden Gesetzgebung bearbeitet werden. Der Protected Disclosure Coordinator entscheidet gemeinsam mit dem regionalen Chief Legal Officer und dem Global Enterprise Risk und Audit Manager, wie der Sachverhalt geregelt werden sollte. 9. UNTERSUCHUNGEN 9.1 Einführung Falls sich im Zuge der Beurteilung einer Offenlegung herausstellt, dass eine Untersuchung erforderlich ist, bestimmt der Protected Disclosure Coordinator in Abstimmung mit dem regionalen Chief Legal Officer und dem Global Enterprise Risk und Audit Manager einen Ermittler für die Untersuchung. Eine solche Untersuchung beinhaltet folgende Ziele: Schnellstmöglich Informationen bezüglich der Anschuldigung sammeln; unter Umständen sind dafür auch Maßnahmen zum Schutz bzw. sicheren Aufbewahren von Dokumenten, Materialien und Geräten erforderlich Die gesammelten Informationen sorgfältig prüfen und objektiv und unvoreingenommen Schlussfolgerungen ziehen Hinsichtlich des Umgangs mit Zeugen und der Person, gegen die Anschuldigungen erhoben werden, Verfahrensgerechtigkeit wahren

13 Die Identität des Whistleblowers schützen Empfehlungen aufgrund der gezogenen Schlussfolgerungen hinsichtlich Abhilfe- oder anderer geeigneter Maßnahmen gegenüber einer C-Level-Führungskraft aussprechen 9.2 Zielvorgaben Vor Beginn einer Untersuchung entwickelt der Protected Disclosure Coordinator Zielvorgaben und lässt sich diese vom regionalen Chief Legal Officer und Global Enterprise Risk und Audit Manager oder, sofern die Angelegenheit in den Zuständigkeitsbereich des Chief Legal Officer fällt, vom Chief Executive Officer genehmigen. Die Zielvorgaben beinhalten das Datum, an dem der Untersuchungsbericht abgeschlossen sein soll, sowie eine Beschreibung der Ressourcen, die dem Ermittler zur Durchführung der Untersuchung innerhalb des festgelegten Zeitraums zur Verfügung stehen. Die zuständige C-Level-Führungskraft kann auf Antrag des Ermittlers, sofern vertretbar, eine Verlängerung bewilligen. Die Zielvorgaben schreiben außerdem vor, dass der Ermittler dem Protected Disclosure Coordinator regelmäßig Berichte über den allgemeinen Fortschritt vorzulegen hat. Diese Berichte sind umgehend an die zuständige C-Level-Führungskraft weiterzuleiten. 9.3 Prüfplan Der Ermittler bereitet einen Prüfplan zur Genehmigung durch den Protected Disclosure Coordinator vor. Der Plan enthält eine Liste der Sachverhalte, die es nachzuweisen gilt, sowie eine Beschreibung des Ermittlungswegs. Es werden die folgenden Fragen thematisiert: Welche Anschuldigungen werden erhoben? Was sind die möglichen Erkenntnisse bzw. Verstöße? Was sind die zu beweisenden Tatsachen? Wie soll die Ermittlung durchgeführt werden? Welche Ressourcen sind erforderlich? Zu Beginn der Untersuchung sollte der Whistleblower: Vom Ermittler darüber informiert werden, dass dieser zur Durchführung der Untersuchung bestimmt wurde Dazu aufgefordert werden, bestimmte Punkte ggf. zu verdeutlichen und zusätzliches Material, falls vorhanden, bereitzustellen Der Ermittler sollte Verständnis dafür aufbringen, dass der Whistleblower möglicherweise Angst vor Repressalien hat, und über die (entsprechend dem jeweiligen Gerichtsbezirk) gesetzlich vorgeschriebenen Schutzvorkehrungen zugunsten des Whistleblowers Bescheid wissen. 9.4 Naturrecht Jedwede Untersuchungen und daraus resultierenden Disziplinarverfahren werden vom Unternehmen unter Berücksichtigung der Grundsätze des Naturrechts durchgeführt. 9.5 Durchführung der Untersuchung Der Ermittler macht zeitgleich Notizen über alle Besprechungen und Telefonate, und alle Zeugenbefragungen werden dokumentiert und möglicherweise auf Band aufgenommen. Alle im Rahmen einer Untersuchung gesammelten Informationen werden sicher gespeichert bzw. aufbewahrt. Befragungen werden vertraulich durchgeführt und der Ermittler ergreift alle geeigneten Maßnahmen, um die Identität des Whistleblowers zu schützen. Im Falle, dass die Preisgabe der Identität des Whistleblowers aufgrund der Art der Anschuldigungen nicht vermieden werden kann, weist der Ermittler den

14 Whistleblower sowie dessen Welfare Manager warnend auf diese Wahrscheinlichkeit hin. Es liegt im Ermessen des Ermittlers, Zeugen während einer Befragung das Beisein eines Rechtsbeistands oder eines anderen Beistands oder Vertreters zu erlauben. Falls ein Zeuge in besonderer Weise eines Rechtsbeistands oder sonstigen Vertreters bedarf, sollte eine entsprechende Erlaubnis erteilt werden. 9.6 Meldepflicht Der Protected Disclosure Coordinator hat dafür zu sorgen, dass der Whistleblower regelmäßig über den Stand der Bearbeitung einer geschützten Offenlegung und der entsprechenden Untersuchung informiert wird. Der Protected Disclosure Coordinator berichtet den zuständigen Führungskräften von Computershare (wie z. B. dem Board of Directors oder einer C-Level-Führungskraft) über den Fortschritt der Untersuchung. Falls der Whistleblower Informationen über den Fortschritt einer Untersuchung anfordert, werden diese Informationen innerhalb von 28 Tagen nach Anforderung bereitgestellt. 10. MASSNAHMEN INFOLGE EINER UNTERSUCHUNG 10.1 Abschlussbericht des Ermittlers Nach Abschluss der Untersuchung legt der Ermittler dem Protected Disclosure Coordinator einen schriftlichen Bericht mit den Ergebnissen der Untersuchung vor. Der Bericht beinhaltet: Die Anschuldigung(en) Eine Beschreibung aller erhaltenen relevanten Informationen und, falls der Ermittler Beweismaterial als unseriös abgelehnt hat, eine Begründung für diese Meinung Die gezogenen Schlussfolgerungen und worauf diese basieren Mögliche Empfehlungen im Hinblick auf die Schlussfolgerungen Falls der Ermittler zu dem Ergebnis gekommen ist, dass das durch den Whistleblower offengelegte Fehlverhalten den Tatsachen entspricht, beinhalten die Empfehlungen seitens des Ermittlers Folgendes: Die Maßnahmen, die von Computershare zu ergreifen sind, um zu verhindern, dass das Fehlverhalten fortgeführt wird bzw. in Zukunft erfolgen kann Alle Maßnahmen, die Computershare ergreifen sollte, um durch das Fehlverhalten entstandene Schäden oder Verluste zu beheben. Diese Maßnahmen können Disziplinarverfahren gegen die Person(en) beinhalten, die für das Fehlverhalten verantwortlich ist/sind, sowie die Übertragung des Falls an eine zuständige Behörde zur weiteren Prüfung. Folgendes kann dem Bericht beigefügt werden: Die Niederschrift oder anderweitige Aufzeichnung von Zeugenvernehmungen, einschließlich Aufnahmen auf Band Alle Dokumente, Stellungnahmen und anderen Beweisstücke, die der Ermittler erhalten hat und die im Laufe der Untersuchung als Beweismittel anerkannt wurden Im Falle, dass der Bericht des Ermittlers eine negative Äußerung gegen eine bestimmte Person beinhaltet, erhält diese Person die Gelegenheit, sich zu den Vorwürfen zu äußern, und diese Äußerungen zur eigenen Verteidigung werden im Bericht auf faire Weise mit aufgenommen. Einzelheiten, durch die der Whistleblower möglicherweise identifiziert werden könnte, werden nicht in den Bericht aufgenommen.

15 10.2 Anschließende Maßnahmen Wenn der Protected Disclosure Coordinator davon überzeugt ist, dass das offengelegte Fehlverhalten im Zuge der Ermittlungen bewiesen werden konnte, spricht er Empfehlungen hinsichtlich der zu ergreifenden Maßnahmen aus, um zu verhindern, dass das Fehlverhalten fortgeführt wird bzw. in Zukunft erfolgen kann. Zudem kann der Protected Disclosure Coordinator Maßnahmen zur Behebung von Schäden oder Verlusten empfehlen, die durch das Fehlverhalten entstanden sind. Der Protected Disclosure Coordinator legt dem Board of Directors, dem Global Enterprise Risk und Audit Manager sowie dem Whistleblower einen schriftlichen Bericht vor, in dem die Ergebnisse der Untersuchung sowie alle Abhilfemaßnahmen dargelegt werden. Sollte die Untersuchung ergeben, dass das offengelegte Fehlverhalten nicht den Tatsachen entspricht, teilt der Protected Disclosure Coordinator dieses Ergebnis dem Global Enterprise Risk und Audit Manager sowie dem Whistleblower mit. 11. FÜRSORGE FÜR DAS WOHLERGEHEN DES WHISTLEBLOWERS 11.1 Einsatz für den Schutz von Whistleblowern Computershare setzt sich für den Schutz aufrichtiger Whistleblower gegen schädliche Handlungen als Vergeltung für geschützte Offenlegungen ein. Der Protected Disclosure Coordinator trägt dafür Verantwortung, dass Whistleblower vor direkten und indirekten schädlichen Handlungen geschützt werden und dass die Kultur am Arbeitsplatz von einer positiven Haltung gegenüber geschützten Offenlegungen geprägt ist. Der Protected Disclosure Coordinator bestimmt einen Welfare Manager für alle Whistleblower, die eine geschützte Offenlegung vorgenommen haben. Der Welfare Manager hat folgende Aufgaben: Das unmittelbare Wohlergehen und die Schutzbedürfnisse eines Whistleblowers prüfen, der eine Offenlegung vorgenommen hat, und ein von Unterstützung geprägtes Arbeitsumfeld fördern Whistleblower auf die rechtlichen und verwaltungstechnischen Schutzvorkehrungen hinweisen, die ihnen zur Verfügung stehen Sich Bedenken hinsichtlich einer Belästigung, Einschüchterung oder Schikanierung als Vergeltungsmaßnahme für eine Offenlegung anhören und darauf reagieren Alle Aspekte des Fallmanagements in Bezug auf den Whistleblower zeitgleich dokumentieren, einschließlich aller Maßnahmen zur Kontaktaufnahme und weiteren Nachverfolgung Sich vergewissern, dass die Erwartungen des Whistleblowers realistisch sind Alle Mitarbeiter werden darauf hingewiesen, dass schädliche Handlungen als Vergeltung für eine geschützte Offenlegung als Straftat eingestuft werden können. Abhängig von den in den jeweiligen Gerichtsbezirken geltenden Gesetzen kann als Strafe ein Bußgeld, Freiheitsentzug oder beides verhängt werden. Schädliche Handlungen, die gegen diese Bestimmung verstoßen, können auch einen Grund für eine Offenlegung gemäß dieser Richtlinie darstellen und eine entsprechende Untersuchung nach sich ziehen. Die Person, welche die schädlichen Handlungen ausführt, muss mit Disziplinarmaßnahmen seitens des Unternehmens bis hin zur Kündigung rechnen. Als schädliche Handlung gilt unter anderem: Das Verursachen von Verletzungen, Verlusten oder Schäden Einschüchterung oder Belästigung Diskriminierung oder Benachteiligung in Bezug auf die Anstellung eines Mitarbeiters, dessen Laufbahn, Beruf,

16 Handel oder Gewerbe (einschließlich der Verhängung von Disziplinarmaßnahmen) 11.2 Regelmäßige Inkenntnissetzung des Whistleblowers Der Protected Disclosure Coordinator hat dafür Sorge zu tragen, dass der Whistleblower regelmäßig über die Maßnahmen im Zusammenhang mit der Offenlegung sowie über die geltenden Zeitrahmen informiert wird. Der Whistleblower wird über die Ziele und Ergebnisse einer Untersuchung sowie über die von Computershare ergriffenen Maßnahmen im Hinblick auf jegliches ungebührliche Verhalten, das den Untersuchungsergebnissen zufolge stattgefunden hat, informiert. Außerdem werden dem Whistleblower Gründe für Entscheidungen seitens Computershare in Bezug auf eine geschützte Offenlegung genannt. Der gesamte Informationsaustausch mit dem Whistleblower erfolgt in leicht verständlichem Deutsch oder Englisch Fälle schädlicher Handlungen Wenn ein Whistleblower einen Vorfall von Belästigung, Diskriminierung oder Benachteiligung im Sinne schädlicher Handlungen als Vergeltung für eine Offenlegung meldet, unternimmt der Welfare Manager die folgenden Schritte: Einzelheiten des Vorfalls dokumentieren Den Whistleblower über seine Rechte im Rahmen der entsprechenden Gesetzgebung aufklären Den Protected Disclosure Coordinator und die C-Level-Führungskraft über die schädliche Handlung informieren Schädliche Handlungen als Vergeltung für eine Offenlegung können eine Straftat darstellen und Anlass zu einer weiteren Offenlegung bieten. Im Falle, dass solche schädlichen Handlungen gemeldet werden, behandelt der Protected Disclosure Coordinator diese Meldung als eine neue Offenlegung Whistleblower, die in Fälle von ungebührlichem Verhalten verwickelt sind Falls die Person, die eine Offenlegung vornimmt, selbst in das gemeldete Fehlverhalten verwickelt ist, widmet sich Computershare der Offenlegung wie auch dem Schutz des Whistleblowers vor Repressalien gemäß der entsprechenden Gesetzgebung und den in dieser Richtlinie dargelegten Verfahrensweisen. Computershare räumt ein, dass das Auftreten als Whistleblower die jeweilige Person nicht vor den entsprechenden Maßnahmen infolge einer Verwicklung in ungebührliches Verhalten schützen sollte. Die Haftung einer Person für ihr eigenes Verhalten wird durch die Offenlegung dieses Verhaltens durch diese Person nicht beeinflusst. In manchen Fällen kann das Eingestehen eines Fehlverhaltens bei der Festlegung von Disziplinar- oder anderen Maßnahmen jedoch als mildernder Umstand gewertet werden. Nach Rücksprache mit dem Protected Disclosure Coordinator trifft der regionale Chief Legal Officer gemeinsam mit dem Global Enterprise Risk und Audit Manager die endgültige Entscheidung darüber, ob Disziplinar- oder andere Maßnahmen gegen einen Whistleblower verhängt werden. Im Falle, dass sich Disziplinar- oder andere Maßnahmen auf ein Fehlverhalten beziehen, das durch den Whisteblower offengelegt wurde, werden die Disziplinar- oder anderen Maßnahmen erst verhängt, nachdem der offengelegte Sachverhalt angemessen untersucht wurde. In allen Fällen, in denen Disziplinar- oder andere Maßnahmen erwogen werden, muss der regionale Chief Legal Officer ausreichend davon überzeugt sein, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Die Absicht zur Verhängung von Disziplinarmaßnahmen hängt nicht ursächlich mit dem Vorbringen der Offenlegung zusammen (im Gegensatz zum Inhalt der Offenlegung oder anderen verfügbaren Informationen). Es bestehen gute und ausreichende Gründe, die Maßnahmen gegen einen Nicht-Whistleblower unter den gleichen Umständen voll und ganz rechtfertigen würden. Es bestehen gute und ausreichende Gründe, die jegliches Ermessen zur Einleitung von Disziplinar- oder anderen Maßnahmen rechtfertigen. Der Protected Disclosure Coordinator dokumentiert den Prozess sorgfältig und hält unter anderem die Gründe für die

17 Verhängung der Disziplinar- oder anderen Maßnahmen sowie die Gründe dafür fest, dass die Maßnahmen nicht als Vergeltung für die Offenlegung verhängt werden. Der Protected Disclosure Coordinator klärt den Whistleblower umfassend über die geplanten Maßnahmen sowie über jegliche mildernden Umstände auf, die dabei berücksichtigt wurden. 12. UMGANG MIT DER PERSON, GEGEN DIE ANSCHULDIGUNGEN ERHOBEN WERDEN Computershare erkennt an, dass Personen, gegen die Anschuldigungen erhoben werden, während der Bearbeitung und Untersuchung von Offenlegungen auch unterstützt werden müssen. Computershare ergreift alle geeigneten Maßnahmen, um die Vertraulichkeit der Person, gegen die Anschuldigungen erhoben wurden, während des Beurteilungs- und Untersuchungsprozesses zu wahren. Im Falle, dass sich ein gemeldetes ungebührliches Verhalten im Zuge der Ermittlungen nicht bestätigt, bleiben die Tatsache, dass eine Untersuchung durchgeführt wurde, die Ergebnisse der Untersuchung sowie die Identität der Person, gegen die die Anschuldigungen erhoben wurden, vertraulich. In Fällen, in denen es um Belästigung geht, ist es nicht immer möglich, die Vertraulichkeit des Whistleblowers zu wahren und die Angelegenheit gemäß den lokalen Leitlinien zum Beschwerdeverfahren oder dem lokalen Mitarbeiterhandbuch zu regeln. Nur Personen, die einen berechtigten Bedarf an den betreffenden Informationen haben, sind an Klagen wegen Belästigung beteiligt oder werden darüber informiert. Der Protected Disclosure Coordinator kann Personen, gegen die Anschuldigungen erhoben wurden, die von oder im Namen von Computershare untersucht werden, über den Inhalt der Anschuldigungen informieren, die Gelegenheit geben, sich zu den Anschuldigungen zu äußern, über den Inhalt jeglicher negativer Äußerungen informieren, die in einen Bericht im Rahmen der Untersuchung aufgenommen werden könnten, und ihre zur eigenen Verteidigung auf faire Weise in einem Bericht dargelegten Äußerungen erfassen. Wenn die offengelegten Anschuldigungen untersucht wurden und die Person, gegen die die Anschuldigungen erhoben wurden, von den Anschuldigungen bzw. der Untersuchung weiß, kann der Protected Disclosure Coordinator dieser Person das Ergebnis der Untersuchung formell mitteilen. Einer Person, gegen die Anschuldigungen erhoben wurden, die sich eindeutig als falsch oder haltlos herausstellen, gewährt Computershare vollste Unterstützung. Im Falle, dass der Sachverhalt öffentlich bekannt gemacht wurde, werden der regionale Chief Legal Officer und der Global Enterprise Risk und Audit Manager von Computershare jegliche Forderung seitens der betroffenen Person nach der Abgabe einer Unterstützungserklärung berücksichtigen, in der darauf aufmerksam gemacht wird, dass die Anschuldigungen eindeutig falsch bzw. unhaltbar waren. 13. ÜBERPRÜFUNG Diese Verfahren werden jährlich überprüft, um zu gewährleisten, dass sie die Vorgaben der maßgeblichen Gesetzgebung erfüllen und für Computershare effektiv bleiben. Sie können jederzeit nach Ermessen des Board of Directors geändert werden.