Management Planet. Leistungsbeschreibung

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1 Management Planet Leistungsbeschreibung ICS Integra Comuting Services GmbH Wittestraße 30J, Berlin, Tel.: 030 / post@ics-berlin.de Seite 1 von 13

2 Inhaltsverzeichnis: 1 PRODUKTUMFANG MODULE Organisation Dokumentenverwaltung (Qualitätsmanagement) Auditverwaltung NUTZEN ABBILDUNGSVERZEICHNIS ANLAGE - KURZPRÄSENTATION MIT BEISPIELEN EINER ANWENDERFREUNDLICHEN DARSTELLUNG IM INTRANET Seite 2 von 13

3 1 Produktumfang Management Planet ist ein elektronisches Organisations-Handbuch für die interne Organisation von Unternehmen, Verwaltungen, Verbänden etc. Mit dieser Software, kann die gesamte Aufbau- und Ablauforganisation für alle Strukturebenen hierarchieübergreifend verfügbar gemacht werden. Alle Informationen werden unabhängig vom Quellformat, datenbankbasiert gespeichert und den Anwendern mittels eines Internetbrowsers, auch standortübergreifend, bereitgestellt. Informationen, Strukturen und Geschäftsprozesse lassen sich einfach und übersichtlich abbilden und besser steuern. Änderungen und Aktualisierungen werden dem jeweiligen Anwender aufgabenbezogen zur Verfügung gestellt. Mit MP ist es möglich alle auf die Organisation bezogenen Dokumente des Unternehmens an einem Platz zusammenzuführen. Sämtliche Geschäftsprozesse und betrieblichen Regelungen (z.b. Betriebsvereinbarungen, Verfahrens-, Organisations-, und Arbeitsanweisungen) werden in elektronischer Form dokumentiert und zentral hinterlegt, um den Mitarbeitern schnellen Zugriff auf alle wesentlichen unternehmensspezifischen Informationen zu ermöglichen. Das Organisations-Handbuch verbindet Prozesse mit Mitarbeitern, definiert Aufgaben und dokumentiert den Bearbeitungsstand. Es kann damit auch als Basis für den Aufbau von prozessorientierten Qualitätsmanagementsystemen nach ISO 9000 oder branchenspezifischen Standards genutzt werden. Seite 3 von 13

4 1.1 Module Organisation Organigramm Die kleinste zu verwaltende Einheit im Organisations-Handbuch ist die Arbeitsstelle. Durch das Anlegen von Arbeitsstellen und die Festlegung von Unterstellungsverhältnissen generiert Management Planet automatisch ein Organigramm. Dieses kann mit einer Vielzahl von verlinkten Zusatzinformationen versehen werden. Eine manuelle Weiterbearbeitung ist möglich. Abbildung 1. Automatisch erstelltes Organigramm des Unternehmens Seite 4 von 13

5 Stellenbeschreibung Alle auf die Arbeitsstelle bezogenen Informationen sind strukturiert, jederzeit verfügbar und werden durch Veränderung der Prozesse automatisch aktualisiert. Aus den Prozessen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten ergibt sich die Stellenbeschreibung. Es werden auch alle Prozesse angezeigt, in deren Bearbeitung die Arbeitsstelle einbezogen ist. Abbildung 2. Detaillierte Stellenbeschreibung Seite 5 von 13

6 Mitarbeiterliste In einer Telefon-/Mitarbeiterliste sind sämtliche Mitarbeiter namentlich aufgelistet mit allen wichtigen Kontaktdaten interner Telefonnummer, Raumnummer und dem Namen der Stelle/der Organisationseinheit und, bei Bedarf, mit Foto.Über Sortier-, Suchfunktionen und Filterfunktionen können die gewünschten Informationen (z.b. die Telefonnummer eines Mitarbeiters oder alle Angaben zu Kollegen, die in einem bestimmten Raum tätig sind) gefunden werden. Alle diese Informationen stellen Links dar, so dass von hier sofort auf die Detailinformationen zugegriffen werden kann. Zu einer wesentlichen Arbeitserleichterung verhilft eine Liste mit Mitarbeitern, die am häufigsten kontaktiert werden besonders von Vorteil bei großen Unternehmen mit vielen Angestellten. Abbildung 3. Telefon-/Mitarbeiterliste Seite 6 von 13

7 1.1.2 Dokumentenverwaltung (Qualitätsmanagement) Übernahme der existierenden Dokumenten Alle im Unternehmen bereits vorhandenen Dokumente können, unabhängig vom Dateiformat eingebunden und in Management Planet zentral und übersichtlich den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Erstellen der Dokumente Im Management Planet ist eine Bearbeitung der Dokumente mit verschiedenen Editoren möglich. Neben einem programmeigenen Editor können auch die im Microsoft Office Paket 2000/XP/2003 gelieferten Microsoft Word/Excel/PowerPoint-Editoren, ergänzt durch die einige spezifische Funktionen des Standardeditors, genutzt werden. Abbildung 4. Beispiel einer Verfahrensanweisung mit dem Verweis auf die zuständige Stelle Umlauf der Dokumente Durch die Steuerung des Dokumentenumlaufs wird sichergestellt, dass nur die aktuellen Dokumente im Arbeitsprozess zur Verfügung gestellt werden. Im Verlauf der Dokumentbearbeitung leiten die Dokumentverantwortlichen die überarbeiteten Dokumente in digitaler Form zur Überprüfung und Freigabe weiter Dabei können beliebig viele Bearbeitungs- und Überprüfungsetappen definiert werden. Von der erhaltenen kann das Dokument direkt freigegeben oder zur Korrektur zurückgezogen werden. Seite 7 von 13

8 Gleichzeitig wird der Dokumentverantwortliche stets über den aktuellen Dokumentstatus informiert. Nach der Freigabe des Dokumentes werden alle mit dem Dokument verbunden Informationen, wie z.b. Stellenbeschreibungen und Funktionen (Zuständigkeitsbereiche) aktualisiert. Die Vorversion des Dokuments wird automatisch im Archiv gespeichert. Alle Mitarbeiter können per Mail über Veröffentlichung eines neuen Dokumentes informiert werden. Abbildung 5. Freigabe eines Dokuments Erstellen von Ablaufdiagrammen Mit dem internen Diagramm-Editor lassen sich alle Abläufe in Management Planet grafisch darstellen, wobei eine Textversion als Vorlage zur weiteren Bearbeitung erstellt wird. Alle Prozesse können mit anerkannten Symbolen DIN-gerecht dargestellt werden, weitere Symbolpaletten können unternehmensspezifisch festgelegt werden. In den Zusatzinformationen sind z.b. konkrete Verknüpfungen zu verbundenen Prozessen, involvierten Arbeitsstellen und entsprechenden gesetzlichen Regelungen abgebildet. Seite 8 von 13

9 Abbildung 6. Prozessablauf "Kontenpflege" Seite 9 von 13

10 Alle im Unternehmen beschriebenen Geschäftsprozesse können in einer Prozesslandschaft dargestellt werden. Hinter jedem Prozess verbergen sich detaillierte Informationen, die per Klick sowohl in Textform als auch grafisch aufgerufen werden können. Abbildung 7. Prozesslandschaft Qualitätsmanagementsystem Management Planet unterstützt vollständig die Einführung und Überwachung eines unternehmenseigenen Qualitätsmanagementsystems laut der Norm ISO 9001:2000. Seite 10 von 13

11 1.1.3 Auditverwaltung Das Zertifizierungsprozess von Qualitätsmanagementsystemen erfordert die Durchführung der internen Audits, die Verwaltung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen sowie das Prozessmonitoring. Management Planet kommt diesen Anforderungen entgegen, indem es effektive Werkzeuge in diesem Bereich zur Verfügung stellt. Das Programm hilft den Zeitplan der internen Audits zu erstellen und überwacht die Ausführungstermine. Es stellt jedem Mitarbeiter den automatisch generierten Zuständigkeitsbereich und die übersichtliche Liste der ihn betreffenden Dokumente zur Verfügung, wodurch die Vorbereitung auf ein Audit unterstützt wird. Weiterhin unterstützt das Programm bei der Vorbereitung der Kontrollfragenlisten und nach der Durchführung des Audits bei der Erstellung des Berichtes. Der QM-Beauftragte überwacht das Register der festgestellten Abweichungen und den Status der Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen. Die Termine der Maßnahmenumsetzung werden automatisch durch das Programm überwacht. Abbildung 8. Audit-Zeitplan und Auditbericht Seite 11 von 13

12 2 Nutzen Management Planet bietet folgenden Nutzen: Verwaltung aller Dokumente der Aufbau- und Ablauforganisation in einer zentralen Dokumentendatenbank Automatische Organigrammerstellung durch die Festlegung von Arbeitstellen Kontextbezogene, detaillierte Arbeitsstellenbeschreibung Übersichtliche, grafische Darstellung von Prozessen und Strukturen Einfache Erstellung von Dokumenten mit einem flexiblen Diagrammeditor Möglichkeit bei der Dokumentenerstellung die MS Office-Produkte als Editoren zu nutzen Unterstützung von Umstrukturierungsprozessen durch schnelle Aktualisierung der Organisationsdokumente und programminterne Prüfmittel Möglichkeit Prozesse mit externen Partnern abzubilden Weitestgehender Verzicht auf die Papierform der Dokumentation Einfacher Zugriff von beliebigem Ort über einen Internetbrowser Einfache Integration in bereits vorhandene Intranetlösungen Nutzung zur Führung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9000:2001 durch mitarbeiterbezogene QM-Informationen, Steuerung des Dokumentenumlaufes und Überwachung des Auditverfahrens Seite 12 von 13

13 3 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1. Automatisch erstelltes Organigramm des Unternehmens... 4 Abbildung 2. Detaillierte Stellenbeschreibung... 5 Abbildung 3. Telefon-/Mitarbeiterliste... 6 Abbildung 4. Beispiel einer Verfahrensanweisung mit dem Verweis auf die zuständige Stelle... 7 Abbildung 5. Freigabe eines Dokuments... 8 Abbildung 6. Prozessablauf "Kontenpflege"... 9 Abbildung 7. Prozesslandschaft Abbildung 8. Audit-Zeitplan und Auditbericht Anlage - Kurzpräsentation mit Beispielen einer anwenderfreundlichen Darstellung im Intranet Seite 13 von 13