ebinterface - Rechnungen

Transkript

1 TaskCenter ebinterface - Rechnungen (Konfiguration)

2 Finanz-Online Konfiguration Inhaltsverzeichnis Hinweise... 3 Finanz-Online Konfiguration... 4 Allgemein ) USP-Administrator im FinanzOnline benennen ) USP-Administrator personifizieren ) WebService-Konto erstellen Zugangsdaten für USP-Webservice-Konto festlegen... 7 Einstellungen für den Mandanten... 8 UID-Land/Code... 8 EBInterface WebService Benutzername/Passwort (optional)... 8 EBInterface Kundennummer (optional)... 8 Einstellungen für die organisatorische Einheit ( OE )... 9 Adresse... 9 Bankverbindung... 9 Einstellungen beim Kunden Zahlungsbedingungen prüfen Optionale Einstellungen Anwendung Auftrag Übermittlung der Rechnungen an den Bund im TaskCenter LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 2/15

3 Finanz-Online Konfiguration Hinweise Rechnungen an den Bund müssen ab über das ebinterface übermittelt werden. Diese Schnittstelle ist im Pollex-LC TaskCenter ab Version allgemein verfügbar implementiert. Bitte beachten Sie, dass das ebinterface nur als Netto-Dokument-Schnittstelle konzipiert ist ( aus dem ebinterface-forum: 8 ). LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 3/15

4 Finanz-Online Konfiguration Finanz-Online Konfiguration Allgemein Da die Arbeit von und mit dem BMF naturgemäß nicht ganz einfach abläuft, hier ein kleiner Leitfaden zur Konfiguration. Für die Nutzung der ebinterface-schnittstelle ist ein USP-WebService- Benutzer erforderlich, der das Webservicerecht E-Rechnung an den Bund Webservice besitzt. Damit ein WebService-Benutzer erstellt werden kann, ist zuerst ein USP- Administrator im Finanz-Online-Portal zu benennen (Finanz-Online- Supervisor-Zugang ist dafür erforderlich) und zu personifizieren. Link zum Unternehmensservice-Portal: 1) USP-Administrator im FinanzOnline benennen Der USP-Administrator ist eine Person, die die USP-Administration und Konfiguration vornimmt und muss ebenfalls im Finanz-Online registriert sein. Die Benennung des USP-Administrators erfolgt im Finanz-Online- Portal mit den Supervisor-Zugangsdaten. Ist die Benennung abgeschlossen, wird ein RSA-Brief vom BMF mit dem Freischaltcode für den USP-Administrator verschickt. Sobald dieser bei Ihnen eintrifft, kann mit der Personifizierung fortgesetzt werden. Bild-Anleitung siehe PDF USP_3_ER-Kongress_PRAES_V1.0_ pdf. 2) USP-Administrator personifizieren Wurde der USP-Administrator benannt, muss dieser personifiziert werden, also hier wird dieser eindeutig über dessen Finanz-Online- Benutzerdaten, dem USP-Administrator zugewiesen ( das ist erst möglich, wenn der RSA-Brief mit dem Kennwort vorliegt, der nach der Benennung des USP-Administrators verschickt wird ). Bild-Anleitung siehe PDF. USP_3_ER-Kongress_PRAES_V1.0_ pdf. LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 4/15

5 Finanz-Online Konfiguration 3) WebService-Konto erstellen Mit den Zugangsdaten vom USP-Administrator kann jetzt ein WebService- Benutzer erstellt werden. Der Name wird fix vorgegeben, es muss noch eine -Adresse angegeben werden, für den Fall, dass Rechnungen technisch übernommen werden, aber bei den weitergehenden Prüfungen noch Probleme/Fragen auftreten sollten: Nach dem Anlegen werden die Zugangsdaten in einem PDF-Dokument bereitgestellt: Diese Zugangsdaten, bestehend aus Username und Password, müssen im TaskCenter in den Grundlagen für das ebinterface hinterlegt werden, siehe. WICHTIG: Jetzt muss noch das Webservicerecht E-Rechnung an den Bund Webservice eingestellt werden. Gehen Sie dazu auf Webservicerechte verwalten, wählen Sie das erstellte Konto aus und kreuzen Sie den Haken Einbringer unter dem Punkt E-Rechnung an den Bund Webservice an und klicken Sie auf den Button Zuordnen : LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 5/15

6 Finanz-Online Konfiguration Jetzt ist vom USP her alles nötige vorbereitet und Sie können die Einstellungen im TaskCenter vornehmen. Problem: Der Punkt Webservicerechte verwalten ist nicht sichtbar Lösung: Bitte melden Sie sich vom USP ab, warten Sie ein paar Minuten und melden sich dann wieder an. LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 6/15

7 Zugangsdaten für USP-Webservice-Konto festlegen Die Zugangsdaten für das USP-Webservice-Konto kann im Grundlagen Manager eingetragen werden. Gehen Sie dazu in Grundlagen / Programmsteuerung Grundlagen Manager (wird dieser nicht angezeigt, muss dieser im Geschäftsprozesse-Manager für den Geschäftsprozess aktiviert werden). LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 7/15

8 Einstellungen für den Mandanten UID-Land/Code Beim Mandanten ( Grundlagen / Mandanten / Mandantendaten ) müssen UID-Land und UID-Code hinterlegt sein. Die UID-Daten werden für den Rechnungssteller ( Biller ) benötigt. Bitte beachten Sie, dass UID-Land + UID-Code insgesamt 11 Stellen ergeben. EBInterface WebService Benutzername/Passwort (optional) Besteht Ihr Unternehmen aus mehreren Filialen mit unterschiedlichen Mandanten, können Sie die Zugangsdaten für das USP-WebService-Konto auch pro Mandant hinterlegen (diese werden primär verwendet, sind keine beim Mandanten hinterlegt, werden die Grundlagen-Zugangsdaten genommen). EBInterface Kundennummer (optional) Hier kann eine Kundennummer für das eigene Unternehmen hinterlegt werden, aus der die Bankdaten und ev. die Adressdaten ausgelesen werden. Wird hier keine eingetragen, wird diese aus der OE genommen. LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 8/15

9 Einstellungen für die organisatorische Einheit ( OE ) Adresse Aus der organisatorischen Einheit ( Grundlagen / Mandanten / Organisatorische Einheiten ) werden die Adressdaten ausgelesen ( Name1, Straße, PLZ, Ort, Land, und Telefonnummer ) wenn EBInterface Adresse aus OE angehakt ist. Andernfalls werden diese Daten dem Kunden entnommen, der bei EBInterface Kundennummer hinterlegt ist. Wenn keine Kundennummer für ebinterface hier eingetragen wird, ist diese beim Mandanten einzugeben!!! WICHTIG: Auch die -Adresse wird verlangt! An diese - Adresse wird das PDF der Rechnung vom Bund übermittelt. Bankverbindung Für den Bund ist es erforderlich, dass Ihre Bankverbindungsdaten angegeben werden. Diese werden aus dem Kunden ausgelesen, der bei hinterlegt ist. Folgende Daten sind erforderlich: IBAN, BIC/SWIFT sowie Name der Bank. LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 9/15

10 Einstellungen beim Kunden Folgende Einstellungen sind ZWINGEND bei jedem Kunden zu hinterlegen, der über das ebinterface abgerechnet werden soll. 1) Jeder Kunde, der über das ebinterface Rechnungen erhält, muss dafür konfiguriert werden. Gehen Sie dazu in den Kundenstamm des Kunden und öffnen Sie über Sonderfunktionen die Edifact Einstellungen. Hier ist die Option ebinterface in der Kategorie "Schnittstelle für elektronischen Rechnungsversand zu aktivieren: LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 10/15

11 2) In der Lieferanten-Nr. des Kunden muss die sogenannte Kreditorennummer eingetragen werden. Auszug aus dem Leitfaden Wirtschaft Lieferantennummer Vergabe durch den Auftraggeber (Bund): Die Lieferanten- oder auch Kreditorennummer ist im HV-System eine eindeutige Bezeichnung eines Stammdatenkontos für einen Vertragspartner einer Bundesdienststelle. Die Nummer besteht in der Regel aus acht Ziffern (z. B ). Zahlungsbedingungen prüfen Es ist wichtig, dass die Zahlungsbedingungen für die Skonto-Berechnung korrekt hinterlegt sind. Das ebinterface erlaubt hier keine Abweichungen. Wenn eine Kondition angegeben ist, bitte kontrollieren Sie, ob auch in der Spalte T3 die Nettotage eingetragen sind. Wenn in T3 der gleiche Wert wie in T1 od. T2 vorhanden ist, wird die Rechnung ebenfalls nicht akzeptiert. Sind hier keine Werte für Skonto angegeben, ist das in Ordnung. LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 11/15

12 Optionale Einstellungen Eigenes Rechnungs-PDF beim elektronischen Export anhängen Beim Export wird ein PDF der Rechnung erstellt und als Anhang übergeben. E-Rechnung mit Dokumentenanhang Ist diese Grundlageneinstellung aktiviert, werden die Dokumente, die im Dokumenten-Explorer der Rechnung zugeordnet wurden, als Anhang mit übergeben. Folgende Dokument-Typen werden akzeptiert: PDF, PNG, XLS, XLSX, XML Der gesamte Anhang darf 15MB nicht übersteigen. Die Option ist im Grundlagen Manager / Edifact / Edifact Allgemein zu finden. Exportkennzeichen auf Dokumentenebene Ist diese Grundlageneinstellung aktiviert, kann pro Dokument gesteuert werden, ob dieses ein E-Rechnungs-Dokument ist. Im Exportfenster wird die Liste aufgrund des Feldes E-Rechnung befüllt. Die Option ist im Grundlagen Manager / Edifact / ebinterface zu finden. LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 12/15

13 Artikel-Bezeichnung3 übermitteln Wenn aktiviert, wird die Bezeichnung3 eines Artikels an die Artikelbezeichnung angehängt, sonst nur Bezeichnung Reparatur-Daten übermitteln Wenn aktiviert, werden vorhandene Einträge in der Karteikarte Reparatur aus dem Auftrag pro Position im Element <eb:headerdescription> eingetragen. Es werden nicht leere Benutzer1-10-Felder mit den jeweiligen Dokumententitel übermittelt. Lieferscheinnummer übermitteln (letzte Position) Wenn aktiviert, wird in der letzten zu übermittelnden Position im Element <eb:footerdescription> der Text Lieferscheinnummer: <LSNUMMER> vom <LSDATUM> übermittelt. Artikel-Langtext übermitteln Wenn aktiviert, wird je Position der Langtext im Element <eb:footerdescription> übermittelt. LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 13/15

14 Anwendung Anwendung Auftrag Lt. Vorgabe, ist für jede Rechnung, die über das ebinterface übermittelt wird, eine OrderReference notwendig. Diese besteht zumindest (!!! ) aus der Einkäufergruppe des Kunden und kann aber auch eine Bestellnummer oder eine Kombination daraus sein. Diese OrderReference muss im Auftrag in der Bestellnummer angegeben werden. Beim Übertragen der Rechnung wird dabei immer auf den Auftrag zurückgegriffen. Auszug aus dem Leitfaden Wirtschaft: Auftragsreferenz Vergabe durch den Auftraggeber (Bund) Mit der Auftragsreferenz wird die Zuordnung und Verarbeitung der einlangenden e-rechnung im HV-System gesteuert. Der Inhalt der Auftragsreferenz ist abhängig von der Art der Bestellung (z. B. über den e-shop der BBG, schriftlich [ELAK], telefonisch). Die Auftragsreferenz ist von der beauftragenden Bundesdienststelle bei der Beauftragung dem Auftragnehmer bekanntzugeben und kann sich wie folgt zusammensetzen: Zehnstelliger numerischer Wert, z. B (Bestellnummer aus dem HV-System, diese beginnt immer mit 47). - Die Bestellung muss in diesem Fall zumindest eine Bestellposition enthalten - Eine Rechnungsposition muss immer Bezug auf eine Bestellposition haben Dreistelliger alphanumerischer Wert, z. B. F53 (Einkäufergruppe - EKG). - Die EKG ist die kleinste organisatorische Einheit im HV-System - Bei den Rechnungspositionen müssen keine Bestellpositionsnummern angegeben werden. Dreistelliger alphanumerischer Wert mit zusätzlicher Referenz z. B. F53:111599/0099-V/3/2099 (EKG:interne Referenz). - Die Einkäufergruppe und die interne Referenz sind zwingend durch einen Doppelpunkt zu trennen; Leerzeichen haben zu unterbleiben. - Die interne Referenz dient dem Sachbearbeiter des Auftraggebers für die manuelle Zuordnung der e-rechnung zur Beauftragung. - Bei den Rechnungspositionen müssen keine Bestellpositionsnummern angegeben werden. LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 14/15

15 Anwendung Übermittlung der Rechnungen an den Bund im TaskCenter Die Rechnungen der Kunden, die als Schnittstelle für den elektronischen Rechnungsversand ebinterface ausgewählt haben und noch nicht exportiert wurden, werden im Fenster Export signierte Rechnungen angezeigt. Ist die Grundlageneinstellung Exportkennzeichen auf Dokumentenebene aktiviert, werden nur die Rechnungen angezeigt, die als E-Rechnung gekennzeichnet wurden und noch nicht exportiert wurden. Hier können Sie die Übermittlung an den Bund durchführen ( entweder alle, oder nur die ausgewählten Rechnungen ). Das Fenster finden Sie in Zusatzprogramme / Edifact / Export signierte Rechnungen. Wenn das Symbol nicht sichtbar ist, kann es über den Geschäftsprozesse-Manager eingeblendet werden ( Fenstername Edifact.ExportSignedInvoices ). LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 15/15