Menü Tierhalter Das Menü Tierhalter wurde gruppiert und mit neuem Funktionen versehen.

Transkript

1 Menü Tierhalter Das Menü Tierhalter wurde gruppiert und mit neuem Funktionen versehen. Kartei vom Tierhalter Es gibt nun die Möglichkeit auch tierunabhängig eine Kartei direkt beim Besitzer zu führen. (z.b. für Gespräche/Beratungen vor einem Tierkauf, etc.). Hier haben Sie die Möglichkeit, Informationen wie Grund der Konsultation, nähere Details und die Art der Konsultation ( , Telefon, SMS, Facebook Messenger, etc.) einzutragen. Auch event. Fotos und Dateien können als Anhänge angefügt werden. Erinnerungsfunktion Sie können ab sofort Erinnerungen direkt dem Besitzer zuordnen (zusätzlich zu den Impferinnerungen). Die Erinnerungen erscheinen dann im Dashboard. Hier werden nun auch die Impferinnerungen mit angezeigt! Mit dem neuen System Parameter Impferinnerungen im Dashboard zeigen können Sie dies wieder deaktivieren bzw. aktivieren. Karteikarte Tier / Behandlungen Sie können nun zu jeder Behandlung Datenanhänge hinzufügen (z.b. Fotos von Bissverletzungen, Röntgenbilder, Laborbefunde, etc.). Natürlich können Sie wie bisher die eigene Funktion Datei beim Tier benutzen. Periodische Rechnungen Sie können ab sofort periodische Rechnungen leichter erstellen! Dazu definieren Sie einfach eine Master Rechnung als periodische Rechnung: Erstellen Sie ganz normal eine Rechnung und schließen diese ab oder rufen Sie ein schon abgeschlossene Rechnung auf. Es gibt einen Button Periodische Rechnung. Hiermit erstellen Sie ganz einfach eine periodische Rechnung. Definieren Sie die Abrechnungsperiode: x Tage, Wochen, Monate, etc. und schon ist Ihre Rechnung als Vorlage für die periodische Rechnung hinterlegt. In der Master Rechnung sehen Sie immer die schon erstellten Rechnungen im Reiter Periodische Rechnungen. Unter dem Menüpunkt Verkauf/Periodische Rechnungen sehen Sie die anstehenden periodischen Rechnungen, welche einfach per Klick erstellt bzw. wieder deaktiviert werden können! Behandelnder Tierarzt Sie können zu einer Rechnung einen behandelnden Tierarzt auswählen. Als Standardwert wird der Benutzer, der die Rechnung anlegt, verwendet. Der Wert kann geändert werden solange die Rechnung nicht abgeschlossen wird. Indikation Es gibt eine neue Funktion bei den Indikationen. Nun können Checklisten zur Indikation erstellt werden. So kann z.b. sichergestellt werden, dass bei einer Indikation X immer der selber Arbeitsablauf gewährt ist und nichts vergessen wird. Bei der Behandlung kann dann diese Checkliste abgearbeitet und hinterlegt werden.

2 Um eine Checkliste bei der Indikation zu hinterlegen, gehen Sie zur gewünschten Indikation (Menü Veterinär/Indikation) und klicken auf das Häckchensymbol. Fügen Sie nun nach und nach Punkte hinzu. Sie können je Punkt einen statischen Text hinterlegen (z.b. als Information oder Trennzeile), ein Textfeld oder einfach nur Checkboxen zum Abhaken wählen. Zu jeden Punkt (Bezeichnung) können Sie auch ein Kommentar hinterlegen, welches beim Überfahren des Punktes in der Checkliste angezeigt wird. Bei der Behandlung können Sie in der neuen Ansicht direkt auf die Checkliste wechseln. Keine Angst, die alte einfache Funktionalität bleibt erhalten. Gehen Sie einfach auf Behandlung anlegen und hier nun auf den Button Anlegen und schon ist die Behandlung abgeschlossen. Mit dem Button Weiter gelangen Sie zu der Detailansicht mit all den neuen Funktionen. (Sie können auch von der Übersicht mit dem Auge - Symbol jederzeit zur Detailansicht wechseln und ggf. die Behandlung nachbearbeiten) Leistungsaufzeichnung Sie können ab sofort bei der Behandlung Ihre Leistungen direkt aufzeichnen. Aus dieser Aufzeichnung können Sie so bequem eine Rechnung erstellen und auch kassieren. Die Leistungsaufzeichnung ist somit fix mit der Behandlung verknüpft. Diese Funktion können Sie auch für den Ausfolgeschein von Medikamenten benützen. Gehen Sie dazu einfach auf die Behandlungsdetailansicht und drücken Sie auf den Button Zur Leistungsaufzeichnung. Schon sind Sie im gewohnten Rechnungsfenster. Führen Sie hier alle Ihre Leistungen auf. Sie können diese Maske auch für Ausfolgescheine verwenden. (Button LS Drucken ). Mit dem Button Verrechnen werden die Positionen zu einer Rechnung weitergeführt. (Hinweis für die Lagerverwaltung: Je nach Systemeinstellung werden entweder über die Leistungen die Waren verbucht oder erst später bei der Rechnung. Haben Sie also den Parameter Buchen nach Rechnung deaktiviert werden beim Verrechnen der Leistungen die Warenvorgänge verbucht. Ist der Parameter jedoch gesetzt wird die Ware erst beim Abschließen der Rechnung verbucht!) Beleginformation auf Rechnung Ab 2016 müssen Sie bei jedem Barkassiervorgang einen Beleg ausstellen! In der Praxis hat sich hier ein Belegdrucker bewährt. Der Belegdrucker wird entweder per WLAN oder USB an Ihre IT angeschlossen. Wird ein Kassiervorgang abgeschlossen, wird automatisch auf dem Belegdrucker ein Beleg ( Kassenzettel ) ausgedruckt. Sie haben mit dem SystemParameter Beleginformation auf Rechnung ausgeben nun die Möglichkeit, die Beleginformation auf die Rechnung drucken zu lassen. Diese Funktion macht jedoch nur Sinn, wenn sie dann jedes Mal eine A5/A4 Seite ausdrucken, am besten über unser Google Cloud Print Interface automatisch! So sparen Sie hier den Belegdrucker. Bedenken Sie jedoch, dass ein Beleg über einen Bon/Belegdrucker auf längere Sicht günstiger kommt als A5/A4 Rechnungen. Ein weiterer Vorteil ist dass man die Rechnungen übersichtlicher gestalten kann. Letztendlich ist es jedoch Geschmacksache. Wir tendieren eher zu einem Bondrucker, der die Barbelege automatisch ausdruckt. Der Beleg enthält alle notwendigen Informationen. (Sie können auch den Bon als vollständige Rechnung mit der Anschrift des Besitzers ausstellen lassen). Sollten Sie dennoch einmal eine schöne Rechnung mit farbigen Logo, etc. benötigen, können Sie immer noch eine Rechnung ausdrucken. Das schont auch die Umwelt.

3 Kleinstrechnungen Es ist nicht mehr möglich Barbelege über 400,- brutto an Laufkundschaften auszugeben. Das System erinnert Sie nun an die Kleinstrechnungsregel, die besagt, dass Sie Belege über 400,- als ordentliche Rechnung führen müssen. Angebote Sie können ab sofort Angebote für Tierhalter erstellen. Diese neue Funktion finden Sie unter dem Tierhalter im Menü Verkauf/Alle Angebote. Die Bedienung / Funktionen sind gleich wie bei den Rechnungen. Wird ein Angebot akzeptiert, können Sie die Positionen mit einem Klick zu einer Rechnung überführen. Hinzufügen von Artikel/Positionen Es gibt eine Erleichterung beim Hinzufügen von Artikel. (Bei Rechnung, Angebot, Barbelege). Wenn Sie den Artikel nicht gesondert ändern möchten genügt es den Artikel zu suchen, die Menge einzugeben und auf Übernehmen zu klicken bzw. die Entertaste drücken. Achtung: mit der Entertaste gelangt man somit nicht mehr auf die Details vom Artikel. Wer lieber die Tastatur verwendet, drückt einfach 2x die Tabulatortaste und danach Enter. Stornos Es gibt unter den Berichten (Menü: Buchhaltung/Berichte ) nun die Möglichkeit einen detaillierten Bericht über alle Stornos (Zeilenstornos, Belegstornos, Rechnungsstornos, etc.) zu generieren, inkl. Export. Kundenrabatte Es kann zu jedem Tierhalter und Warengruppe ein Rabatt hinterlegt werden. Wird eine Rechnung erzeugt, wird dieser Rabatt automatisch berücksichtigt (Beim Anlegen der Rechnungspositionen). Achtung bei Verkaufsvorlagen wird der höhere Rabatt gewehrt. Beispiel: In der Verkaufsvorlage ist ein Medikament mit 5% Rabatt hinterlegt, Ihr Kunde hat jedoch bei der Warengruppe Medikamente 10% -> es werden 10% kalkuliert. Hat die Verkaufsvorlage 10% Rabatt auf Futtermittel Ihr Kunde jedoch nur 2% als Rabattgruppe hinterlegt bekommt er durch die Verkaufsvorlage auf dieser Rechnung 10% Rabatt! Die Funktion finden Sie beim Tierhalter im Menü Finanzen/Rabatt auf Produktgruppen Lagerverwaltung Mit der neuen Funktion Lager können Sie ein einfaches Lager abbilden (Ein Lagerort, sollten Sie mehrere Lagerorte benötigen treten Sie bitte mit uns in Kontakt!). Sollten Sie die Lagerverwaltung nicht verwenden wollen, gehen Sie bitte auf System Parameter und Stellen Sie Buche nur Lagerartikel auf 1. Nun werden nur Artikel gebucht, die als Lagerartikel markiert sind (Standardgemäß ist der Artikel kein Lagerartikel!). Für die Lagerverwaltung gibt es 3 Parameter: 1. Buche nach Rechnung Lagerstände werden automatisch gebucht sobald eine Rechnung erstellt wird. Ist dies aktiv

4 (Standardwert) wird nur beim Abschließen der Rechnung eine Lagerbuchung vorgenommen. Ist dieser Wert 0 wird eine Lagerbuchung nur beim Leistungs-/Ausfolgeschein erstellt. Ausnahme sind Ladenbuchungen, also Buchungen direkt ober die POS(Registrierkassen) Funktion (Laufkundschaft oder Stammkundschaft). Diese Transaktionen werden immer im Lager gebucht! 2. Buche nur Lagerartikel : Nur Artikel mit dem Hakerl Lagerartikel werden für die Lagerverwaltung verwendet. (z.b. können Sie hier Sonderbestellungen nur für den Kunden von der Lagerverwaltung ausschließen) 3. Erlaube negative Lagerstände : Auch wenn physisch nicht möglich, erlauben Sie hier dem System negative Lagerbestände auszuwerten. Als Standard erlaubt das System negative Lagerstände! Wenn Sie keine negativen Lagerstände möchten, bleibt der Lagerstand auf 0 und Sie bekommen entsprechend eine Fehlermeldung! In der Produkt Maske gibt es nun beim Lieferanten eine Reiterfunktion für das Lager. Hier können Sie den Lagerstand manipulieren, ein Minimum vom Lager festlegen und die Standardbestellmenge hinterlegen. Wird das Minimum beim Lagerstand erreicht erscheint, dieser Artikel auf einer Bestellliste (Menü Lager/Lager Bestellung). Im Menü Lager/Inventur können Sie eine Inventur vom Lager erstellen und in das Lager übernehmen. Unter Lager/Berichte/Lagerstand können Sie den aktuellen Lagerstand ihrer Produkte sehen. Wie werden Gebinde im Lager berücksichtigt? Nehmen wir die Packung Superheil welche 2 Blister mit je 10 Tabletten also in Summe 20 Tabletten enthält. Im Lager sind 10 Packungen Superheil vorhanden. Sie geben einer Kundschaft einen Blister von Superheil mit. Der physische Lagerstand ist nun 9,5 Packungen. Sie sehen beim Artikel Superheil nun 9 Packungen in der ersten Zeile. In der 2. Zeile sehen Sie die Lagerstände von den Gebinden, beim Blister dann 1 Blister. Es wurde also virtuell eine Packung zum Gebinde Blister gebucht (2 Blister) und von dort 1 Blister abgezogen. Real und auch im System sind nun 9,5 Packungen, also 1 Packung und 1 Blister vorhanden. Würde nun von Superheil 2 Tbl. (0,1 Packung) abgegeben würde vom Hauptartikel wieder 1 Packung abgezogen werden und dem Gebinde Tbl. Zugebucht. (Hauptartikelstand = 8 Pkg, Gebinde Tabletten = 18 Stk.). Der reale und im System vermerkte Lagerstand ist somit: 8 Gesamtpackungen, 1 Blister und 18 Tabletten, Gesamt also 9,4Packungen. Achtung: Bei der Bestellung vom Lager werden die Gebinde nicht berücksichtigt. Die Bestellung geht immer von ganzen Verpackungseinheiten aus. In dem obigen Beispiel wäre für die Bestellung der Lagerstand 8 (8 ganze Packungen, angebrochene Packungen werden für die Bestellung nicht berücksichtigt)! Wie werden Leistungen gehandhabt? Leistungen wie z.b. Behandlung können Sie einfach über die Produktgruppe ausschließen. Wie gelangen Artikel in das Lager? Im Menü Lager gibt es den Punkt Lieferungen, hier können Sie Eingangslieferungen buchen.

5 Verfügbarer Speicher In VET.7well stehen Ihnen von Grunde auf 5GB Datenspeicher für Dokumente (Rechnungen, Angebote, etc.) und Daten wie Befund, Fotos, Videos, etc. zur Verfügung. Sie können Ihren Speicherplatz in 5GB Schritten jederzeit erhöhen. Die Daten werden selbstverständlich im täglichen Backup mit gesichert! Sollte der Platz knapp werden, erhalten Sie eine . Sie können auch im Menü System/Verfügbarer Speicherplatz den aktuellen Verbrauch ansehen. System Parameter Ab sofort sind die System Parameter übersichtlicher gegliedert. (Menü Verkauf/Produktgruppen) Hier gibt es ein zusätzliches Feld Ist Leistung, ist dieses Feld aktiviert werden die Artikel in dieser Produktgruppe nicht für das Warenlager gebucht! Durch das Update ist Standardgemäß die Produktgruppe Behandlungen eine Leistung. Automatisches Abmelden Ab sofort kann man sich automatisch abmelden lassen wenn für n Minuten keine Aktivität vorhanden ist (Mausbewergung im aktiven Fenster oder Tastendruck/Mausklick). Diese Zeit (in Minuten) kann in den System Parametern eingestellt werden. Standardgemäß ist diese Funktion jedoch deaktiviert (Wert = -1). Auswertungen Es sind neue Berichte hinzugekommen. Vorstellvideos Wir haben einen You-Tube Kanal eingerichtet, wo wir nach und nach die Funktionen von VET.7well vorstellen. Bei jedem Update werden die Neuerungen in einem Erklärvideo vorgestellt. Die aktuellen Videos zu diesem Update finden Sie hier: Welche Updates folgen in den nächsten Wochen - Antibiotika Mengenströme - Besser Anbindung an elord/richter Pharma - Import LDT Format Befunde (z.b. Idex Laborbefunde, oder andere Labore die das Standard LDT Format unterstützen) - U.a.m.