Impressum 2010 Seminarunterlagen-Verlag Helmut Dettmer Neuer Schafweg 12, D Kapellen

Transkript

1

2 Impressum 2010 Seminarunterlagen-Verlag Helmut Dettmer Neuer Schafweg 12, D Kapellen

3 Inhaltsverzeichnis 1 Der PowerPoint-Bildschirm Foliendesign Das Register Datei Drucken Speichern und Senden Das Register Start Objekt duplizieren Layout zuweisen In SmartArt konvertieren Das Register Einfügen Organigramm mit SmartArt Diagrammtyp ändern Diagramme Eigene Daten für das Diagramm Verknüpfen mit bestehenden Excel-Daten Datum und Uhrzeit WordArt Video und Audio einfügen Das Register Entwurf Hintergrundgrafik ausblenden Das Register Übergänge Übergang einstellen Das Register Animationen Animation einstellen Das Register Bildschirmpräsentation Verschiedene Startmöglichkeiten Zielgruppenorientierte Präsentation Präsentieren mit mehreren Monitoren Bildschirmpräsentation einrichten Das Register Überprüfen Präsentationen vergleichen Das Register Ansicht Farb- oder Graustufen-Ansicht Zeichentools FH Zentralschweiz Seite 3

4 1 Der PowerPoint-Bildschirm Moderne Programme bieten Ihnen auf dem Bildschirm eine große Fülle an Informationen an. In dem untenstehenden Bild ist daher nur ein Teil des PowerPoint-Bildschirms benannt: Registerkarten Symbolleiste Schnellzugriff Titelleiste Menüband mit den Befehls-Schaltflächen Fenster-Schaltflächen Menü Datei Hilfe Folienbereich Statusleiste Registerkarten Rechtschreibprüfung Folien und Name der Gliederung Entwurfsvorlage Notizenfeld Der PowerPoint-Bildschirm Ansichts- Schaltflächen Zoom 1.1 Foliendesign Um alle Seiten einheitlich zu gestalten, ist für jede Präsentation ein Foliendesign festgelegt. Dadurch brauchen Sie nicht für jede Seite den Hintergrund zu entwerfen, die Schriftformatierungen festzulegen oder die Farben zu bestimmen. Dies ist bereits im Layout enthalten. Den Namen der aktuellen Design-Datei sehen Sie links unten in der Statuszeile. Statuszeile (Ausschnitt) FH Zentralschweiz Seite 4

5 2 Das Register Datei 2.1 Drucken Das Backstage-Menü Drucken bietet Ihnen schnelle und einfache Druckoptionen für Folien, Notizenseiten und Handzettel. Tipp: Das Aktivieren von Auf Seitenformat skalieren passt den Ausdruck auf die Seitengrösse an. Unter Farbe können Sie auch direkt in Graustufen oder Schwarz/Weiss drucken. 2.2 Speichern und Senden Das Backstage-Menü Speichern und Senden bietet Ihnen viele Möglichkeiten Ihre Präsentation für Andere oder auf anderen Computern verfügbar zu machen. FH Zentralschweiz Seite 5

6 3 Das Register Start 3.1 Objekt duplizieren Sie haben eine schöne Form oder Grafik erstellt und brauchen diese auf derselben Folie mehrmals. Klicken Sie in der Gruppe Zwischenablage auf das kleine Dreieck neben Kopieren und wählen Sie Duplizieren - so oft wie nötig. 3.2 Layout zuweisen Mit der Funktion Layout in der Gruppe Folien können Sie der aktiven Folie ein anderes Layout zuweisen. 3.3 In SmartArt konvertieren Konvertieren Sie eine strukturierte Textliste direkt in eine ansprechende Grafik um. So gehen Sie vor: 1. Erstellen Sie eine abgestufte Textliste einer hierarchischen Struktur (z.b. eine Organisationshierarchie oder Prozessphasen mit zugehörigen Tätigkeiten). 2. Markieren Sie die Liste oder die Form, die die Liste enthält. 3. Klicken sie in der Gruppe Absatz auf In SmartArt konvertieren und zeigen Sie mit der Maus auf eine Grafik. Eine Vorschau wird angezeigt. Ein Klick auf die Grafik wandelt die Form um. FH Zentralschweiz Seite 6

7 4 Das Register Einfügen 4.1 Organigramm mit SmartArt Mit einem Organigramm können Sie die Gliederung einer Firma oder sonstiger Institutionen darstellen. PowerPoint bietet Ihnen eine komfortable Möglichkeit, diese Diagrammform zu erstellen. Fügen Sie eine neue Folie mit dem Layout Titel und Inhalt ein. Nach einem Klick auf das SmartArt-Symbol in der Mitte öffnet sich das Dialogfeld SmartArt-Grafik auswählen. Oder Sie klicken im Register Einfügen auf SmartArt. Den Diagrammtyp wählen Hier wählen Sie auf der Seite Hierarchie einen Typ aus und bestätigen mit [_OK_]. Das Organigramm wird eingefügt und das Kontextwerkzeug SmartArt-Tools mit den zwei Registerkarten Entwurf und Format wird eingeblendet. Zusätzlich öffnet sich ein kleines Text-Fenster, mit dessen Hilfe die Objekte beschriftet werden können. Über die Schaltfläche am linken Rahmenrand können Sie das kleine Text-Fenster ein- und ausschalten Diagrammtyp ändern Über das Symbol auf der SmartArt-Tools Registerkarte Entwurf in der Gruppe Layouts rufen Sie den Katalog auf. Hier geben Sie sehr schnell dem Organigramm ein anderes Aussehen. Der Befehl Weitere Layouts öffnet wieder das Dialogfeld. FH Zentralschweiz Seite 7

8 4.2 Diagramme Für ein neues Diagramm klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche Diagramm. Das Dialogfeld Diagramm einfügen wird geöffnet. Wählen Sie einen Diagrammtyp aus, und klicken Sie auf [_OK_]. Neu in PowerPoint 2010: Mit dem Klick auf [_OK_] startet automatisch Excel 2010 mit einer Beispieltabelle. Hier geben Sie die Werte für das Diagramm ein: Auf der Registerkarte Einfügen Power Point und Excel nebeneinander Wenn das PowerPoint-Fenster Maximiert (Vollbild) ist, ordnen sich die beiden Fenster nebeneinander an, so dass Sie links das Diagramm und rechts die dazugehörige Tabelle in Excel sehen Eigene Daten für das Diagramm Sie können die Excel-Tabelle manuell oder durch Kopieren und Einfügen von Daten aus einer anderen Tabelle mit eigenen Daten füllen. Die bestehende Tabelle wird dabei überschrieben und das Diagramm in PowerPoint übernimmt die neuen Daten. FH Zentralschweiz Seite 8

9 4.2.2 Verknüpfen mit bestehenden Excel-Daten Wenn Sie ein Diagramm in PowerPoint mit bestehenden Excel-Daten verknüpfen wollen, gehen Sie so vor: 1. Erstellen Sie das gewünschte Diagramm in der Excel-Arbeitsmappe. 2. Kopieren Sie das Diagramm in die Zwischenablage. 3. Wechseln Sie auf die Folie Ihrer Präsentation in der Sie das Diagramm einfügen wollen. 4. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zwischenablage auf den kleinen Pfeil unter Einfügen. 5. Wählen Sie eine Einfügeoption aus (Verknüpfen oder Einbetten). Unterschied zwischen Verknüpfen und Einbetten: Eine eingebettete Datei braucht mehr Speicherplatz und wird beim Verschieben oder Kopieren auf ein anderes Medium (z.b. ein USB-Stick) mitgenommen. Änderungen in der Originaldatei werden nicht übernommen. Eine verknüpfe Datei ist mit der Originaldatei verbunden. Änderungen in der Originaldatei werden nach einer Aktualisierung übernommen (Diagrammtools/Entwurf Gruppe Daten Daten aktualisieren). Wird die Präsentationsdatei auf ein anderes Medium verschoben oder kopiert, geht die Verknüpfung verloren. 4.3 Datum und Uhrzeit Fügen Sie Ihrer Präsentation oder Ihren Handzetteln und Notizen mit der Funktion Datum und Uhrzeit in der Gruppe Text hinzu. FH Zentralschweiz Seite 9

10 4.4 WordArt PowerPoint 2010 beinhaltet einige Verbesserungen bzgl. Textdarstellung. Formatieren Sie schnell und einfach Ihren Text über die Registerkarte Format (Zeichentools), Befehlsgruppe WordArt-Formate: Weisen Sie Ihrem Text mit den Schnellformatvorlagen mit einem Mausklick ein neues Design zu, oder öffnen Sie mit einem rechten Mausklick das Dialogfeld Texteffekte formatieren, um z.b. den Text zu drehen oder zu spiegeln. Mit dem Modul WordArt können Sie ein oder mehrere Wörter ganz besonders effektvoll gestalten: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf das Symbol WordArt. Es erscheint ein Katalog, in dem Sie ein Design für den Texteffekt auswählen. 2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das gewünschte Format. Die Vorlagen sind farblich dem Hintergrund angepasst. 3. Im nun erscheinenden Textfeld ersetzen Sie die Wörter Hier steht Ihr Text, z.b. durch das Wort Schulung. Der Text ist von den Markierungskreisen und dem grünen Dreh-Punkt eingerahmt. Mit dem grünen Punkt drehen Sie bei gedrückter linker Maustaste das Objekt. Bei einem markiertem WordArt-Objekt sind die Kontextwerkzeuge (Bedarfswerkzeuge) Zeichentools mit der Registerkarte Format geöffnet. Hier nehmen Sie die Formatierungseinstellungen Ihres WordArt-Objektes vor. Die Möglichkeiten, die diese Registerkarte bietet, sind so vielfältig, dass es nur eine Empfehlung gibt: Probieren Sie es aus! Drehen 4.5 Video und Audio einfügen Das Einfügen eines Videos oder einer Audiodatei öffnet die Videoresp. Audiotools. Dort haben Sie eine grosse Auswahl an Formatierungen. Sogar einfache Schneid- sowie Ein- und Ausblendfunktionen stehen zur Verfügung. FH Zentralschweiz Seite 10

11 5 Das Register Entwurf 5.1 Hintergrundgrafik ausblenden Durch aktivieren von Hintergrundgrafiken ausblenden blenden Sie auf der aktiven Folie sämtliche Grafiken aus, die dieser Folie zugewiesen sind, nicht jedoch auf dieser Folie eingefügte Grafiken. 6 Das Register Übergänge Übergang einstellen Folienübergang 1. Klicken Sie auf das Weitere-Symbol, um den Katalog aufzurufen. Nur durch Zeigen mit der Maus auf ein Symbol, sehen Sie den Effekt schon als Livevorschau im Hintergrund. Mit einem Klick legen Sie einen Übergang fest. Katalog 2. Auch in der Gruppe Anzeigedauer nehmen Sie Ihre Einstellungen vor, z.b.: - Sound: Kamera - Dauer (Länge des Übergangs): 3,00 - Nächste Folie: Bei Mausklick oder Nach: 2,00 (Bitte probieren Sie beide Einstellungsmöglichkeiten aus). 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Damit gelten die Übergänge für die komplette Präsentation. Wichtig: Nach jeder Einstellungsänderung müssen Sie erneut auf diese Schaltfläche klicken! 4. Jetzt starten Sie die Bildschirmpräsentation: Register Bildschirmpräsentation, Gruppe Bildschirmpräsentation starten, Symbol Von Beginn an, oder Sie drücken die (F5)- Taste. 5. Bei der Einstellung Nächste Folie Bei Mausklick zaubern Sie mit einem Klick auf die linke Maustaste, Leertaste oder mit der ( )-Taste die Texte auf den Bildschirm und wechseln zur nächsten Folie. Dagegen nimmt bei der Einstellung Nächste Folie Nach PowerPoint den Wechsel automatisch vor. 6. Mit der (Esc)-Taste brechen Sie die Bildschirmpräsentation vorzeitig ab FH Zentralschweiz Seite 11

12 7 Das Register Animationen 7.1 Animation einstellen Weitere Überraschungen bieten Ihnen die voreingestellten Animationen. Bei Text-Aufzählungen können Sie das Einfließen des Textes festlegen. 1. Markieren Sie das Objekt (Text oder Grafik), das den Effekt erhalten soll. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Animationen, und wählen Sie in der Gruppe Animation ein Symbol, z.b. Verblassen. Beim Zeigen mit der Maus auf eine Animation sehen Sie den Effekt wieder als Livevorschau im Hintergrund. Wie gewohnt, legen Sie mit einem Klick die Animation fest. 3. Der Textblock ist noch markiert! Möchten Sie die Auswahl auch auf andere Folien übertragen, klicken Sie in der Gruppe Erweiterte Animation doppelt auf die Schaltfläche Animation übertragen. Voreingestellte Animation 4. Mit dem Übertragen-Mauszeiger klicken Sie nun auf alle Objekte, auf die die Effekte übertragen werden sollen. Dabei wandern Sie mit den Tasten (Bild¼) und (Bild½) oder über die Bildlaufleiste zu den anderen Folien. 5. Durch erneuten Klick auf das Symbol Animation übertragen oder mit der (Esc)-Taste beenden Sie die Übertragung. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_], und starten Sie die Bildschirmpräsentation. 7. Mit einem Klick auf die linke Maustaste, Leertaste oder mit der ( )-Taste bringen Sie die einzelnen Textabsätze auf den Bildschirm und wechseln zur nächsten Folie. 8. Mit der (Esc)-Taste brechen Sie die Bildschirmpräsentation ab. FH Zentralschweiz Seite 12

13 8 Das Register Bildschirmpräsentation 8.1 Verschiedene Startmöglichkeiten Zum Starten einer Bildschirmpräsentation bietet PowerPoint Ihnen an: Registerkarte Bildschirmpräsentation, Gruppe Bildschirmpräsentation starten, Symbol Von Beginn an oder Ab aktueller Folie (F5)-Taste Symbol in der Taskleiste 8.2 Zielgruppenorientierte Präsentation Sie können Ihre Präsentation mit individueller Folienzusammenstellung unterschiedlichen Zielgruppen präsentieren, ohne die Präsentation umzustellen. 1. Wählen Sie Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation Zielgruppenorientierte Präsentationen. 2. Klicken Sie auf Neu. 3. Legen Sie einen Namen fest und wählen Sie die Folien aus, die Sie dieser Zielgruppe zeigen wollen. Schliessen Sie mit OK ab. 4. Zum Vorführen einer definierten Präsentation klicken Sie wieder auf Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation und wählen die Präsentation aus. Tipp: Wenn mit der Taste F5 direkt eine bestimmte Präsentation gestartet werden soll: 1. Klicken Sie auf Bildschirmpräsentation einrichten. 2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Zielgruppenorientierte Präsentation und wählen Sie die gewünschte Präsentation aus. 3. Bestätigen Sie mit OK. 4. Drücken Sie F5 die ausgewählte Präsentation wird gestartet. FH Zentralschweiz Seite 13

14 8.3 Präsentieren mit mehreren Monitoren Sie können Ihre Präsentation auf dem einen Bildschirm (resp. über den Beamer) als Bildschirmpräsentation abspielen und auf dem anderen Monitor in der Normalansicht von PowerPoint oder in der Präsentationsansicht (resp. Referentenansicht) anzeigen lassen. Die Referentenansicht Die Präsentationsansicht resp. Referentenansicht stellt die Präsentation für den Referenten mit Zeit- und Ablaufanzeige dar. Zur aktuellen Folie werden zudem die Notizen angezeigt Bildschirmpräsentation einrichten 1. Klicken Sie auf Bildschirmpräsentation einrichten. 2. Wählen Sie auf welchem Monitor die Bildschirmpräsentation angezeigt werden soll. 3. Aktivieren Sie Präsentationsansicht für die Referentenansicht. Tipp: Drücken Sie die Windows-Taste + P um den Desktop auf den Beamer zu erweitern. FH Zentralschweiz Seite 14

15 9 Das Register Überprüfen 9.1 Präsentationen vergleichen Vergleichen Sie Versionen von Präsentationen miteinander. Im Aufgabenbereich Überarbeitungen werden die Differenzen der Folieninhalte angezeigt. In der Gruppe Vergleichen im Menüband können Sie Differenzen Annehmen oder Ablehnen. 10 Das Register Ansicht 10.1 Farb- oder Graustufen-Ansicht Zum Teil werden die Ausdrucke auf einem Schwarzweiss-Drucker ausgegeben. Um bereits am Bildschirm diese Ausgabe zu sehen, klicken Sie auf das Symbol Graustufe im Register Ansicht. Auf der nun zusätzlich erscheinenden Registerkarte Graustufe können Sie verschiedene Ansichten festlegen: Registerkarte Ansicht Registerkarte Graustufe Über das rechts stehende Symbol kommen Sie zurück zur Farbansicht. FH Zentralschweiz Seite 15

16 11 Zeichentools PowerPoint stellt Ihnen für das Zeichnen das Register Zeichentools zur Verfügung. Zum Zeichnen müssen Sie unbedingt mit der Maus arbeiten. Die nachfolgende Tabelle erläutert einige Symbole der Befehlsgruppe Formen einfügen: Symbol Erläuterung Symbol Freihandform Sie halten beim Zeichnen die linke Maustaste nicht gedrückt. Der Mauszeiger ist dann ein Kreuz. Nun können Sie mit jedem Mausklick mehrere Gerade aneinander hängen. Symbol Skizze Sie halten beim Zeichnen die linke Maustaste gedrückt. Der Mauszeiger hat die Form eines Bleistiftes. Dabei wird jede Bewegung als Linie nachgezeichnet. Das Zeichnen der Figur Skizze endet mit dem Loslassen der Maustaste, während die Freihandform mit einem der nachfolgenden Befehle extra beendet werden muss. Abgeschlossen wird jede Freihandform mit einem Mausdoppelklick, mit der (Backspace)-Taste oder der (Esc)-Taste. Solange Sie das Zeichnen der Freihandform nicht abgeschlossen haben, können Sie auch innerhalb der Form zwischen Freihandlinie und -kurve wechseln. Linie, Pfeil Sie können auch bei gedrückter (Shift)-Taste die Gerade in einem Winkel mit festen 15 -Schritten zeichnen, also genau 0, 15, 30, 45, etc. Textfeld Zusätzlich können Sie jede geometrische Form als Textfeld benutzen, indem Sie zunächst die Grafik erstellen und diese anschließend mit einem Klick markieren und den Text eintippen. Rechteck Damit zeichnen Sie Rechtecke. Für ein Quadrat drücken Sie beim Ziehen mit der Maus gleichzeitig die Shift-Taste. Ellipse Um einen Kreis zu zeichnen, drücken Sie beim Ziehen mit der Maus gleichzeitig die Shift-Taste. Fülleffekt Mit diesem Symbol bestimmen Sie die Farbe der markierten Objekte. Die Farbe der Außenlinie wird extra festgelegt. FH Zentralschweiz Seite 16

17 Symbol Erläuterung Formkontur Hiermit bestimmen Sie die Farbe der markierten Linien sowie die Linienart, z.b. dünne, dicke oder doppelte Linien können Sie damit auswählen. Formeffekte Über diese Schaltfläche schalten Sie z.b. Schatten ein oder aus und versehen ein Objekt mit einer 3D-Drehung. Schatten einstellen (Ausschnitt) 3D-Einstellungen (Ausschnitt) Textfüllung Um die Farbe des markierten Textes festzulegen. FH Zentralschweiz Seite 17