Geschäftsreiseprozesse 2015 Automatisierte und manuelle Abrechnung im direkten Vergleich

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1 Studie Geschäftsreiseprozesse 2015 Automatisierte und manuelle Abrechnung im direkten Vergleich November 2015

2 Inhalt Copyright... 3 Disclaimer... 3 Einleitung... 4 Automatisierte vs. manuelle Reisekostenprozesse... 5 Kostenstrukturen... 5 Budgeteinhaltung... 6 Einhaltung der Reiserichtlinien... 7 Reisekostenabrechnung... 7 Zeitaufwand... 7 Fehlerquote... 8 Rückerstattungsprozesse... 9 Mitarbeiterzufriedenheit... 9 Bewertung des Reisekostenabrechnungsprozesses Fazit Studiendesign und Stichprobe

3 Copyright Diese Studie wurde von der techconsult GmbH im Auftrag der Concur (Germany) GmbH verfasst. Die darin enthaltenen Daten und Informationen wurden gewissenhaft und mit größtmöglicher Sorgfalt nach wissenschaftlichen Grundsätzen ermittelt. Für deren Vollständigkeit und Richtigkeit kann jedoch keine Garantie übernommen werden. Alle Rechte am Inhalt dieser Studie liegen bei der techconsult GmbH. Vervielfältigungen, auch auszugsweise, sind nur mit schriftlicher Genehmigung der techconsult GmbH gestattet. Copyright techconsult GmbH 2015 Disclaimer Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen etc. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen und Markenschutz Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. In dieser Studie gemachte Referenzen zu irgendeinem spezifischen kommerziellen Produkt, Prozess oder Service durch Markennamen, Handelsmarken, Herstellerbezeichnung etc. bedeuten in keiner Weise eine Bevorzugung durch die techconsult GmbH. 3

4 Einleitung Der erste Bericht zur Studie Geschäftsreiseprozesse 2015, veröffentlicht im September 2015, hat gezeigt: 66 Prozent der befragten Unternehmen verfügen bereits über automatisierte Prozesse bei der Reiseplanung, buchung und abrechnung. In den übrigen Unternehmen erfolgt die Abrechnung noch immer manuell, entweder auf Papier oder mit Unterstützung von Excel oder Word. Nicht nur kleinere Firmen mit unterdurchschnittlicher Reisetätigkeit hinken hinsichtlich Automatisierung hinterher auch in einigen Unternehmen ab Mitarbeitern fehlt es an entsprechenden Softwarelösungen. Ein Großteil der befragten Unternehmen, 49 Prozent, hat seine Prozesse zur Reisekostenabrechnung teilautomatisiert, 17 Prozent der Unternehmen verfügen über eine Komplettlösung. Vor allem international agierende Unternehmen verfügen über eine Softwareunterstützung, die einheitliche und standardisierte Prozesse für alle Geschäftsreisenden gewährleistet. Im diesem zweiten Studienbericht soll analysiert werden, wie groß die Unterschiede zwischen beiden Verfahren dem manuellen und dem automatisierten Reisemanagement sind und vor allem, welche Vorteile softwareunterstützte Prozesse den Anwendern bieten. 4

5 Automatisierte vs. manuelle Reisekostenprozesse Kostenstrukturen Eine wichtige Voraussetzung für die Identifizierung von Einsparpotenzialen ist die transparente Darstellung der direkten und indirekten Reisekosten. Denn nur durch eine genaue Abgrenzung der einzelnen Kostenbestandteile sind Unternehmen in der Lage, Mehrkosten und Einsparpotenziale zu erkennen und Maßnahmen einzuleiten. In Unternehmen, die ihre Reisekosten manuell abrechnen, fehlt es häufig an der notwendigen Kostentransparenz. Nur 28 Prozent der befragten Unternehmen mit manuellen Prozessen waren in der Lage, ihre Geschäftsreisekosten auf direkte und indirekte Reisekosten aufzuteilen. In softwarebasierenden Prozessen sind unternehmensinterne Vorgaben zu den Geschäftsreisen meist hinterlegt, so dass die Gefahr von unvorhergesehenen Kosten durch Buchungen außerhalb der Reiserichtlinie minimiert wird. In Unternehmen, die ihre Reisekosten manuell abrechnen, liegt der Anteil dieser direkten Reisekosten mit 76 Prozent deutlich höher als in Unternehmen mit voll oder teilautomatisierten Prozessen (68 Prozent). Je höher der Automatisierungsgrad, umso transparenter die Kostenstrukturen. Automatisierte Reiseprozesse optimieren die direkten Reisekosten. 5

6 Zugleich reduziert eine Automatisierung auch die indirekt anfallenden Kosten, da Prozesse effizienter und fehlerfreier ablaufen. Die Studienergebnisse zeigen: Mit Zunahme des Automatisierungsgrades gehen die Kosten für die Reiseabrechnung anteilmäßig im Vergleich zu Planung und Buchung zurück: In Unternehmen mit manueller Abrechnung entfallen 45 Prozent auf die Reisekostenabrechnung, in Unternehmen mit vollautomatisierten Prozessen sind es dagegen nur 38 Prozent. Budgeteinhaltung Reisekosten zählen in den Unternehmen mit zu den größten Kostenfaktoren. Im Zuge der Globalisierung und unternehmerischen Standortpolitik wird die Geschäftsreisetätigkeit auch in den kommenden Jahren aber weiter zunehmen. Umso wichtiger ist es, ein großes Augenmerk auf die kalkulierten Kosten zu haben. Ein professionelles und softwareunterstütztes Reisemanagement liefert schnell Ergebnisse und Kennzahlen zu den Reisekosten einzelner Mitarbeiter, Abteilungen oder dem ganzen Unternehmen. Budgetüberschreitungen können also deutlich schneller erkannt werden, als in Unternehmen, in denen die Prozesse noch manuell ablaufen. Nicht selten sprengen die im Unternehmen tatsächlich anfallenden Reisekosten den geplanten und kalkulierten Rahmen. Viele Unternehmen überschreiten ihr Budget für Geschäftsreisen, doch die Studienergebnisse zeigen: Durch automatisierte Prozesse lassen sich die Kosten besser analysieren und kontrollieren. Denn je höher der Automatisierungsgrad, umso besser wird das Budget eingehalten. Bei manuellen Anwendern wurden die Budgets im vergangenen Jahr durchschnittlich um 18 Prozent überschritten, in Unternehmen mit automatisierten Prozessen waren es dagegen nur 13 Prozent. Unternehmen mit einem automatisierten Reisemanagement überschreiten ihr Reisekostenbudget seltener. 6

7 Einhaltung der Reiserichtlinien Mit dem Ziel, die direkten und indirekten Reisekosten nicht aus dem Ruder laufen zu lassen, werden von den Unternehmen Reiserichtlinien definiert und festgelegt. Sie bestimmen Buchungswege, Reiseklassen und Ausnahmen. Geschäftsreisende sind verpflichtet, sich an diese Vorgaben zu halten. Bessere Einhaltung der Reiserichtlinien durch Softwareunterstützung. Nur wenige Unternehmen kommen ohne festgelegte Reiserichtlinien aus. 84 Prozent der Unternehmen mit automatisierten Abrechnungsprozessen haben solche Vorgaben definiert. Sind sie festintegrierte Bestandteile der Reisesoftware, lassen sich die Richtlinien nur sehr schwer umgehen. Und so können 56 Prozent der Unternehmen mit einer Komplettlösung eine sehr hohe Compliance Rate bestätigen. In manuell abrechnenden Unternehmen verfügen nur 77 Prozent über solche Vorgaben. Und auch die Compliance Rate ist mit 40 Prozent niedriger. Reisekostenabrechnung Zeitaufwand Dienstreisende gehen oft in Vorleistung, was die Fahrtkosten, Verpflegungsaufwendungen und Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten betrifft. Für sie ist es daher wichtig, die Kosten schnellstmöglich zurückerstattet zu bekommen. Voraussetzung dafür ist die Erstellung einer exakten und korrekten Reisekostenaufstellung. Dabei kommt es auf jedes Detail an, steuerliche Richtlinien spielen ebenso eine Rolle wie aktuelle Währungskurse. 7

8 In Softwarelösungen sind in der Regel die entsprechenden gesetzlichen Verpflegungs und Übernachtungspauschalen, die korrekten Steuersätze sowie tagesaktuelle Währungsrechner integriert, was die Erstellung einer Reisekostenabrechnung wesentlich beschleunigt und Fehler reduziert. Die Studienergebnisse zeigen, dass der Zeitaufwand im Durchschnitt etwa eine Stunde beträgt unabhängig von der Abrechnungsmethode. Vielreisende sind routinierter und geben ihre Daten intuitiv ein, während Mitarbeiter, die eher selten eine Reiseabrechnung erstellen, weniger routiniert sind. Fehlerquote Nicht selten kommt es in den Unternehmen zu fehlerhaften Reisekostenabrechnungen durch ungenaue Angaben und fehlende Belege. Im Durchschnitt geht jede zehnte Reisekostenabrechnung zurück, weil sie fehlerhaft ist und korrigiert werden muss. Oft sind es Details aus dem Reisekostenrecht, über die die Mitarbeiter nicht immer aktuell informiert sind. Eine Software kennt diese Feinheiten und weist auf Korrekturen hin. Für die Abrechnung werden die Buchungsdaten nur mit den Rechnungen vervollständigt und abgeglichen. Das senkt die Fehlerquote, spart Zeit und reduziert Kosten. Mit dem Automatisierungsgrad nimmt die Fehlerquote der Reisekostenabrechnungen deutlich ab. Nach den Studienergebnissen werden in Unternehmen mit automatisierten Prozessen deutlich weniger Abrechnungen beanstandet. Während Unternehmen mit vollautomatisierten Prozessen eine Fehlerquote von 7 Prozent haben, sind bei manuell abrechnenden Unternehmen 11 Prozent der Abrechnungen inkorrekt. 8

9 Rückerstattungsprozesse Die Reisekostenrückerstattung gehört zu den relevanten Kriterien, wenn es um die Mitarbeiterzufriedenheit rund um das Reisemanagement im Unternehmen geht. Nicht alle Unternehmen bieten ihren Reisenden eine Unternehmenskreditkarte an. Viele Mitarbeiter haben daher ein großes Interesse, ihre monetären Auslagen zügig erstattet zu bekommen. Eine vollautomatisierte Abrechnung reduziert nicht nur die Fehlerquote, sie beschleunigt auch erheblich den Zeitraum von der Einreichung der Abrechnung durch den Mitarbeiter beim Arbeitgeber bis zur Rückerstattung des gezahlten Betrages. Je höher der Automatisierungsgrad der Reisekostenabrechnung, desto schneller erfolgt die Rückerstattung. Automatisierte Prozesse beschleunigen die Reisekostendurchlaufzeit. In Unternehmen mit einem automatisierten Reisemanagement liegt die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Reisekostenabrechnung bei ca. einer Woche. In Unternehmen, die manuell abrechnen, dauert es im Durchschnitt eine halbe Woche länger, bis die Reisenden ihre Auslagen zurückerhalten. Nicht selten kann es auch zwei bis drei Wochen dauern. Mitarbeiterzufriedenheit Ein automatisiertes Reisemanagement steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter in den Unternehmen. 84% der befragten Unternehmen mit teilund vollautomatisierten Prozessen gaben eine sehr hohe bis hohe Mitarbeiterzufriedenheit an. In Unternehmen mit manuellen Prozessen liegt die Zufriedenheitsquote dagegen nur bei 70 Prozent. Die Mitarbeiterzufriedenheit nimmt mit dem Automatisierungsgrad zu. Je höher der Automatisierungsgrad, umso zufriedener die Mitarbeiter. 9

10 In Unternehmen mit vollautomatisierten Prozessen schätzen 87 Prozent die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter mit sehr hoch bis hoch ein, bei Teilautomation sind es 83 Prozent. Wer manuell abrechnet, muss unzählige Belege aufbewahren und sortieren, um diese später für den Prozess der Abrechnungserstellung parat zu haben. Bei vollautomatisierten Lösungen hingegen fließen die Buchungsdaten und damit die digitalen Belege direkt in die Abrechnung ein und müssen später nur noch zugeordnet werden. Das spart Zeit, was die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht. Bewertung des Reisekostenabrechnungsprozesses Die Befragten wurden gebeten, für ihre Reisekostenabrechnungsprozesse Schulnoten zu vergeben. Im Durchschnitt erhalten Unternehmen mit vollautomatisierten Prozessen die Note gut (2,1). Die mit einer Teilautomatisierung die Note 2,4. Die Bewertung der Unternehmen mit manuellen Prozessen fällt eine halbe Note schlechter aus, der Durchschnitt erhält mit 2,9 eine befriedigend. Zwei Drittel der Unternehmen, die eine Software im Einsatz haben, bewerten ihren Reisekostenabrechnungsprozess mit sehr gut bis gut. Nur sechs Prozent der Befragten gaben an, unzufrieden zu sein. Automatisierte Reisekostenabrechnungsprozesse sind beliebt. In manuell abrechnenden Unternehmen werden von 21 Prozent der Befragten die Prozesse mit ungenügend bis nicht ausreichend bewertet. Nur knapp ein Drittel der Befragten in manuell abrechnenden Unternehmen bewertet die Prozesse mit sehr gut bis gut. 10

11 Das größte Verbesserungspotenzial sehen Unternehmen mit voll und teilautomatisierten Prozessen in der Optimierung der Umbuchungs und Stornierungsfunktionen. Manuell abrechnende Unternehmen sehen im gesamten Prozess der Reiseabrechnung und Kostenrückerstattung das größte Optimierungspotenzial. Denn schließlich steht auch die Bewertung des Reisekostenabrechnungsprozesses im Kontext mit der Durchlaufzeit der Reisekostenabrechnung, von der Einreichung bis zur Rückerstattung der Reisekosten. Je länger die Rückerstattung auf sich warten lässt, desto größer wird der Unmut der Mitarbeiter. Fazit Der Vergleich beider Verfahren zeigt klar die Stärken und Vorzüge von automatisierten Reisekostenabrechnungsprozessen gegenüber manuellen. Dabei ist insbesondere die vollautomatisierte Abrechnung der teilautomatisierten und der manuellen Abrechnung, sowohl was die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die eigene Bewertung der Reisekostenabrechnung angeht, klar überlegen. Mit einer automatisierten Abrechnung lässt sich die Zeit bis zur Rückerstattung der Reisekosten um mehr als 25% verkürzen. Dies ist insbesondere für die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem Reisekostenabrechnungsprozess relevant und wirkt sich positiv auf die Bewertung des eigenen Reisemanagements aus. 11

12 Auch was die Kosten betrifft, sind Unternehmen mit elektronischen Reisekostenabrechnungsprozessen im Vorteil. Sie können durch bessere Kostentransparenz und durch Integration ihrer Richtlinien in die Software sowohl direkte als auch indirekte Kosten sparen und haben die Einhaltung ihrer Budgets besser im Blick. Eine Automatisierung ist ein erster Schritt, um die Prozesse für die Buchhaltung und für die Reisenden zu optimieren. Doch die Welt verändert sich rasend schnell in vielen Bereichen. Zum einen findet eine gravierende demographische Veränderung statt. Gute Fachleute sind für Unternehmen unverzichtbar und diese können sich deshalb immer mehr leisten, wählerisch zu sein. Nicht nur, was den Arbeitgeber angeht. Die Digital Natives erwarten, dass eine auf ihre Wünsche zugeschnittene Arbeitsumgebung zur Verfügung gestellt wird, zum Beispiel machen Smartphones und Apps, wie mytaxi das Reisen deutlich komfortabler. Zum anderen verändern sich die Go to Market Strategien der Anbieter. Sie nutzen neue Vertriebskanäle, um die Endkunden die Reisenden direkt zu erreichen. Um weiterhin die gesteckten Ziele Prozessoptimierung, Kontrolle und Compliance erreichen zu können, müssen Unternehmen über die Automatisierung hinausdenken. Denn wenn sie sich ausschließlich auf die Automatisierung konzentrieren, ignorieren sie, wie Ausgaben in Unternehmen heutzutage tatsächlich getätigt werden. Im zweiten Schritt sollten sich Unternehmen deshalb Gedanken über eine integrierte Lösung machen, die alle Ausgaben einbindet egal, wo und wann sie entstehen. Alle Bereiche und Partner des Reisekosten Ökosystems sowie sowohl Geschäftsreisekosten als auch ERP, Buchhaltung und Kreditkartendaten können in ein einziges System integriert werden, das den gesamten Prozess vom Antrag bis zur Rückzahlung abbildet. In einem nachfolgenden dritten Studienbericht werden die detaillierten Prozesse zur Reiseplanung, Reisebuchung und abrechnung in Bezug auf Relevanz, Zufriedenheit der Mitarbeiter und Softwareunterstützung analysiert. 12

13 Studiendesign und Stichprobe Die Studie Geschäftsreiseprozesse 2015 wurde von der techconsult GmbH im Auftrag von Concur konzipiert und durchgeführt. Eine erste Studie zu diesem Thema wurde bereits Ende 2013 realisiert. Im Frühjahr 2015 wurden erneut 530 Unternehmen zum Thema Geschäftsreisprozesse, Planung, Buchung und Abrechnung mittels computergestützten Web Interviews (CAWI) befragt. Zur Zielgruppe gehören alle Unternehmen, in denen mehr als 50 Reisekostenabrechnungen pro Monat erstellt werden. Befragt wurden zwei Zielgruppen: Zum einen die Reisenden selbst, Mitarbeiter, die im Auftrag des Unternehmens Dienstreisen tätigen, sowie Mitarbeiter, die indirekt mit Reisetätigkeiten zu tun haben, beispielsweise in Form des Reisekostenmanagements und Controllings. Die Stichprobe verteilt sich über alle Branchen hinweg die Versorgungsunternehmen, die Telekommunikation und das Finanzgewerbe sind in der Auswertung dem Dienstleistungssegment zugeordnet worden. Die Studienergebnisse bilden die Basis für den Geschäftsreise Benchmark. Unter benchmark.de bekommen die Unternehmen die Möglichkeit, ihr eigenes Reisemanagement zu bewerten und sich mit den Ergebnissen der Studie und in ihrem Wettbewerbsumfeld zu vergleichen. 13

14 Verena Bunk Senior Analyst techconsult GmbH Bad Wilhelmshöhe Baunsbergstr. 37 D Kassel E Mail: verena.bunk@techconsult.de Tel.: Fax: Web: Über techconsult GmbH Die techconsult GmbH, gegründet 1992, zählt zu den führenden Analystenhäusern in Zentraleuropa. Der Schwerpunkt der Strategieberatung liegt in der Informations und Kommunikationsindustrie (ITK). Durch jahrelange Standardund Individual Untersuchungen verfügt techconsult über einen im deutschsprachigen Raum einzigartigen Informationsbestand, sowohl hinsichtlich der Kontinuität als auch der Informationstiefe, und ist somit ein wichtiger Beratungspartner der CXOs sowie der IT Industrie, wenn es um Produktinnovation, Marketingstrategie und Absatzentwicklung geht. Die techconsult GmbH wird vom geschäftsführenden Gesellschafter und Gründer Peter Burghardt am Standort Kassel mit einer Niederlassung in München geleitet und ist Teil der Heise Medien Gruppe. Über Concur Concur ist Anbieter von integrierten Lösungen für das Reisemanagement und die Reisekostenverwaltung. Mit den benutzerfreundlichen, webbasierten und mobilen Applikationen können Unternehmen und ihre Mitarbeiter Zeit sparen und die Kosten besser im Blick behalten. Mit 20 Jahren Erfahrung, über Kunden weltweit und jährlich 55 Mio. Kundentransaktionen mit einem Reisekostenabrechnungsvolumen von 40 Mrd. Euro zählt Concur zu den größten Anbietern von Reisemanagement Software. 14