Prozessorientierte Ablage

Transkript

1 Prozessorientierte Ablage

2 Wolf Steinbrecher Martina Müll-Schnurr Prozessorientierte Ablage Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur 3., überarbeitete Auflage

3 Wolf Steinbrecher Rastatt, Deutschland Martina Müll-Schnurr Nußloch, Deutschland ISBN DOI / ISBN (ebook) Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Springer Gabler Springer Fachmedien Wiesbaden 2007, 2010, 2014 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Lektorat: Juliane Wagner Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Springer Gabler ist eine Marke von Springer DE. Springer DE ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media.

4 Vorwort Fünf Jahre sind seit der letzten Auflage vergangen für Themen aus dem Organisations- und IT-Bereich ist das beinahe eine Generation. Insbesondere die Teile, die sich mit Anwendungsprogrammen wie Outlook oder mit DMS/ECM-Software beschäftigen, bedurften dringend der Überarbeitung. Es folgte die Thematik Projektmanagementmethoden der DMS- Einführung. Dann wollten wir die Objektorientierte Ablage genauer darstellen. Am Ende haben wir fast die Hälfte des Buches neu geschrieben. Die vergangenen fünf Jahre waren aber auch eine Periode großer Bestätigung. Wir haben die Grundkonzeption unseres Ansatzes, nämlich das Dokumentenmanagement als Teamproblem zu begreifen (und nicht als individuelles), in vielen neuen Projekten mit unseren Kunden anwenden, weiterentwickeln und vertiefen können. Und diese Grundkonzeption hat sich bewährt. Der Gedanke der prozessorientierten Ablage hat sich in rasanter Weise verbreitet. Andere Beraterkollegen haben ihn aufgegriffen, für ihre Belange angepasst und sind in einen lebendigen Austausch mit uns getreten. Softwareunternehmen haben mit uns zusammen ihre Produkte prozessorientiert gestaltet. Und, ganz charakteristisch, unser Konzept ist durch die zunehmenden Erfahrungen einfacher geworden. Die gigantischen Reibungsverluste, die die herrschende Ablage nach Organigramm die Siloablage in den Unternehmen verursacht, haben einen Grad an Unerträglichkeit erreicht, der unsere Ansätze ganz einfach und logisch erscheinen lässt. Aber ihre konkrete Anwendung auf die eigene Organisation bleibt trotzdem eine komplexe Herausforderung. Die Anstrengung lohnt sich aber. Ist diese Hürde nämlich einmal bewältigt, erfährt die praktische Arbeit der Anwender einen Schub an Effizienz und Sicherheit. Wir sehen unseren Ansatz als ein Open-Source-Projekt und stellen Ihnen deshalb auf unserer Webseite verschiedene Tools und aktualisierte bzw. weiterführende Informationen zur Verfügung. Darüber hinaus sind wir an Austausch interessiert und bieten unsren Lesern jede Unterstützung an, die wir im Rahmen der Möglichkeiten leisten können. Karlsruhe und Nußloch, im August 2014 Wolf Steinbrecher Martina Müll-Schnur

5 6 Vorwort Vorwort zur 1. Auflage Die Zeiten, in denen die Ablage Sache des Azubi war, sind in Deutschland endgültig vorbei. Sind sie das wirklich? Nach wie vor wird das Thema Ablagestruktur in deutschen Unternehmen mit einer gewissen Geringschätzung behandelt. Erst in den letzten Jahren ist hier ein leichter Stimmungswandel festzustellen. Dazu hat sicher die Verbreitung von Qualitätsmanagement beigetragen, vor allem in der prozessorientierten Fassung der DIN EN ISO 9001:2000. Zum ersten Mal wurde ein strenger Maßstab an die Lenkung von Dokumenten angelegt und deutlich gemacht, dass zur Beherrschung von Prozessen auch ein durchdachtes und in der Unternehmenskultur verankertes Dokumentenmanagement gehört. Allerdings beschränkten sich die expliziten Forderungen der DIN 9001:2000 noch auf die für das Qualitätsmanagementsystem erforderlichen Dokumente (Abschnitt 5.5.6). Daraus resultierten in vielen Unternehmen Insellösungen für die QM-Dokumentationen, während der große Rest der normalen Schriftstücke nach althergebrachter Weise das heißt ohne unternehmensweit definierte Struktur verwaltet wurde. Die im Dezember 2002 veröffentlichte Norm DIN ISO Schriftgutverwaltung setzte auch dieser künstlichen Trennung ein Ende. Sie bezog sich von vornherein auf die Gesamtheit der Dokumente einer Organisation, unabhängig von ihrem konkreten Gegenstand und von ihrer Form in Papier, auf elektronischen Massenträgern, als Mikrofiche, Bild oder Tonträger. Und sie machte unmissverständlich klar, dass Schriftgutverwaltung eine Führungsaufgabe ist und die Festlegung der entsprechenden Grundsätze, Regeln und Zielvorgaben zur Kernverantwortung des Managements gehört. Eine praxisbezogene Handreichung zur Umsetzung der DIN in Organisationen fehlte aber bislang. Der mit der Norm veröffentlichte Fachbericht ISO/TE blieb bei wichtigen Fragen wie zum Beispiel der Erarbeitung eines spezifischen Aktenplans für ein konkretes Unternehmen eher summarisch. Diese Lücke will der vorliegende Leitfaden schließen. Dabei wird besonderes Gewicht auf die Strukturfragen der Ablage gelegt. Themen wie Aufbewahrungsmethoden, Aussonderung von Schriftgut etc., die im DIN-Fachbericht ausführlich dargestellt sind, werden hingegen meist nur gestreift. Grundlage des Leitfadens ist die jahrelange Beratungs- und Seminartätigkeit der Autoren. Deshalb kommen auch praktische Ratschläge zur Büroorganisation, die außerhalb des engen Rahmen der DIN liegen, nicht zu kurz. Unser besonderer Dank gilt den von uns beratenen Unternehmen, in denen wir die Erfahrungen sammeln durften, die wir jetzt einem größeren Interessentenkreis zugänglich machen. Rastatt und Nußloch, im Mai 2007 Wolf Steinbrecher Martina Müll-Schnurr

6 Inhaltsverzeichnis Vorwort... 5 Vorwort zur 1. Auflage... 6 Einleitung Teil A: Grundlagen des Dokumentenmanagements Ziele und Vorschriften der Dokumentenablage Welche Ziele verfolgen wir? Die Wertigkeitsstufen Aufbewahrungsfristen Wo muss aufbewahrt werden? In welcher Form muss aufbewahrt werden? Was bedeutet GDPdU? Ordnungsgemäße Archivierung von -Kommunikation Grundlegende Anforderungen der DIN Fachbegriffe der Ordnungstheorie Was ist eigentlich Unordnung? Merkmale und ihre Ausprägungen Anordnung von Objekten mit zwei Merkmalen Anordnung von Objekten mit drei und mehr Merkmalen Von der mehrdimensionalen Ordnung zur Klassifikation Klassifikation als dynamisches System Merkmale von Dokumenten Definition der Merkmale Das problematische Merkmal Gegenstand Dokumententräger und der Medienbruch Prozessorientierte Ablage Vorgangsbezogene Ablage Bündelung der Vorgänge nach Prozessen Prozessorientiertes Ablagesystem (PAS) Vorgangsdokumente, Prozessdokumente, Wissensdokumente Prozessnahe Wissensdokumente ( Informationspools )... 72

7 8 Inhaltsverzeichnis 5. Andere Ablagesysteme Ablagesysteme auf dem Markt Für sehr kleine Büros: die Schlagwortablage Standard-Aktenpläne nach Merkmal Gegenstand Die amerikanische Ablagestruktur Vorteile des prozessorientierten Ablagesystems Teil B: Der organisationsspezifische Ordnerplan Musterordnerplan Beispiel für einen Ordnerplan Prozessorientierung im Ordnerplan Den Ordnerplan an Ihre Bedürfnisse anpassen Den Ordnerplan mit einem Schlagwortverzeichnis erschließen Kernprozesse ordnen Aufgabenstellung im Bereich der Kernprozesse Ordnung der Vorgangsdokumente in den Kernprozessen Modifikation durch ERP- bzw. durch CRM-Software Ganzheitliche Prozesse vs. Prozessketten Einzelprojekte vs. Massenprozesse Sonderfall: Auf Vorgangsordner verzichten Eine Alternative: Die objektbezogene Ablage Pflege und Ablage der Prozessdokumente Zuordnung von Informationspools Überblick über die Varianten von Kernprozessen Kernprozesse aus Abteilungssicht Unterstützungsprozesse ordnen Eine Ordnerliste Ihrer Organisation Eine erste Anpassung des Musterordnerplans Ergänzung Ihres spezifischen Ordnerplans Ordnerplan für die Assistenz Einbeziehung der Papierdokumente und der s Ergänzung: Wie tief gliedern wir den Ordnerplan? Strategische Prozesse ordnen Schwach strukturierte Prozesse Gremiensitzungen und gekreuzte Prozesse Weitere Beispiele für Wechselwirkungen von Prozessen Projektablage Projekte Grundbegriffe der Projektablage Ablage für sog. Ad-hoc-Projekte

8 Inhaltsverzeichnis Andere Projektarten als die Ad-hoc-Projekte Verzahnte Vorgänge: Projekte und Prozesse Wissensdokumente Aufgaben des Wissensmanagements Thema ist das einzelne Dokument Wann lohnt sich der Aufwand? Aktive und passive Wissensdokumente Was ist ein Wissensdokument? Widerspruch zwischen Intuition und formaler Definition Arten von Wissensdokumenten Wissensdokumente zur Prozess- und Strukturorganisation Objektbezogene Wissensdokumente mit Einfachklassifikation Objektbezogene Wissensdokumente mit Mehrfachklassifikationen Wissensarchive Wissenstechnik 1: Volltextrecherche mit Indexierung Wissenstechnik 2: Verschlagwortung Wissenstechnik 3: Semantische Suche Wissenstechnik 4: Semantic Wikis Physikalische Dateiformate: Besonderheiten von elektronischer Ablage und Papierablage Hybridablage Wann ist der Übergang zur digitalen Akte zwingend angesagt? Export des Ordnerplans nach Windows Zugriffsrechte: Teamablage statt Silo-Ordner Namensregeln für elektronische Dokumente Legen Sie ein elektronisches Zwischenarchiv an Teilakten in der Papierablage Teil C: Ordnung am Arbeitsplatz Ordnung am einzelnen Arbeitsplatz Was bedeutet Transparenz? Ordnung im eigenen Office Ordnung im -Posteingang Das Prinzip der Einmaligkeit Termine verwalten Die Wiedervorlage Aufgaben planen Aufgeräumt im Team Ordnung im Büro spart Kosten Ordnung in vier Schritten F A S S Reduzieren Sie die -Flut

9 10 Inhaltsverzeichnis 16. Hilfsmittel für die Teamordnung Checklisten Das Office-Handbuch Vereinbaren Sie Regeln zu Handakten Teil D: Ein Reorganisationsprojekt erfolgreich durchführen Ein Reorganisations-Projekt planen Versichern Sie sich der Unterstützung Ihrer Führung! Ihrem Projekt eine Struktur geben Eine Projektstruktur nach PRINCE Das Nutzennetz als Basistechnik zur Erstellung eines Business Case Das 8-Phasen-Schema zur Ablage-Reorganisation Das Stichtagspinzip der Umstellung Agiles Projektmanagement mit Scrum Das Team ablagefähig machen Ablage als dynamischer Prozess Im Team gelingt ohne Vereinbarungen keine Reorganisation Einsparpotenziale durch Ablagereorganisation Überhöhte Schätzungen des Suchaufwandes Eine empirische Untersuchung zum Suchaufwand Der entscheidende Kostenfaktor in der Realität: Interne s Zieldimensionen der prozessorientierten Ablage Eine Dokumentenmanagement-Software einführen Wider die Software-Illusion Anforderung 1: Prozessorientierung Anforderung 2: DMS Drei-D Anforderung 3: ein vorgangsorientiertes DMS mit teamorientierter Berechtigungsstruktur Meist überschätzt: Workflows Anforderung 4: Activity-Management muss im DMS abgebildet werden Erstellen Sie ein Lastenheft Eine aktuelle Marktübersicht über DMS-Produkte Teil E: Anhang Das Acht-Phasen-Schema der Ablagereorganisation Ein Auditbogen für die Selbstbewertung der eigenen Dokumentenmanagement-Qualität Glossar Literatur Die Autoren Schlagwortverzeichnis