NUTZEN UND ANWENDUNGEN FÜR MANAGEMENTSYSTEME

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1 pom+group AG pom+consulting AG pom+international AG pom+products AG pom+international GmbH NUTZEN UND ANWENDUNGEN FÜR MANAGEMENTSYSTEME Simon Projektbezeichnung Caspar, Partner, - Berichtsbezeichnung pom+

2 INHALT. 1. Strategie und Vision für das Managementsystem 2. Das Prozessmodell 3. Anwendungen für Managementsysteme Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung

3 VISION UND STRATEGIE FÜR DAS MANAGEMENTSYSTEM Vision und Strategie für das Management System Die Einführung eines prozessorientierten Führungssystems ist in erster Linie ein Organisationsprojekt Die Akzeptanz des Managements zu dieser Denk- und Arbeitsweise stellt dabei eine wesentliche Voraussetzung für das Gelingen des Projekts dar Stellen Sie sich die nachstehenden Fragen um den Grundstein für Ihre persönliche Vision und Strategie für das Managementsystem in Ihrer Unternehmung Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung

4 VISION UND STRATEGIE FÜR DAS MANAGEMENTSYSTEM Selbsteinschätzung Wie verständlich ist Ihr Geschäftsmodell? Darstellung des Geschäftsmodells auf einer A4 Seite Wie bekannt ist das Geschäftsmodell in Ihrem Unternehmen? Die gesamte Führungscrew bis zur Informatik spricht vom selben Geschäftsmodell Haben Beteiligte in Projekten ein einheitliches Verständnis bezüglich der Organisationsbegriffe? Alle Begriffe sind in der Organisation abgestimmt sowie aktuell und zentral dokumentiert Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung

5 VISION UND STRATEGIE FÜR DAS MANAGEMENTSYSTEM Selbsteinschätzung Wie klar ist der Begriff «Prozess» innerhalb der Unternehmung sowie in den Projekten? Wie hängen Organisations-, Prozess- und Berichtsmodell vom Geschäftsmodell ab? Eine klare Prozesshierarchie mit 3-5 Leveln, in einer einheitlichen Form dokumentiert Organisations- Prozess- und Berichtsmodell sind konsistent vom Geschäftsmodell abgeleitet Wie erfolgt die Strategieimplementierung in Ihrer Unternehmung? Prozessmanagement ist die Operationalisierung der Unternehmensstrategie Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung

6 PROZESSMODELL Das Prozessmodell pom+managementsysteme bauen auf einem systematisch entwickelten Prozessmodell auf Aber Wieso ein Prozessmodell? Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung

7 PROZESSMODELL Systemtheorie System Zusammenhang zwischen den Elementen eines nach außen abgrenzbaren Ganzen Zusammenhang zwischen Zuständen des Gesamtsystems im zeitlichen Verlauf Alles, was außerhalb eines bestimmten Systems ist, gehört zur Umwelt des Systems also auch andere Systeme Organisationen sind komplexe Systeme Systematisch Einem System folgend, planmässig und konsequent Nachvollziehbar, replizierbar Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung

8 PROZESSMODELL Management Modelle Unser aller Lieblingsmodell Gesellschaft Natur Technologie Wirtschaft Konkurrenz Kapitalgeber Erneuerung Strategie Strukturen Kultur Optimierung Lieferanten Managementprozesse Geschäftsprozesse Kunden Unterstützungsprozesse Staat Ressourcen Normen und Werte Anliegen und Interessen Mitarbeitende Öffentlickeit NGOs Quelle: Das neue St. Galler Management Modell, Rüegg-Stürm 2003, S Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung

9 PROZESSMODELL Management Modelle Vorteil eines systemischen, modellbasierten Ansatzes Reduktion der Komplexität durch eine vereinfachte Abbildung der realen Welt Bildung eines Ordnungsrahmens, der logische Verbindungen und Wirkungszusammenhänge aufzeigt (Führungsinstrument) Schaffung eines einheitlichen Verständnisses zwischen den Akteuren (gemeinsame Sprache) Evaluieren der Gesamtwirkung, bevor eine Realisation erfolgt Verwandte Bereiche in denen Modelle zum Einsatz kommen Bau (Pläne, Modelle von Gebäuden oder Gebäudeteilen) Design (Prototypen) Meteorologie ( Wettermodelle zur Vorhersage) Kartographie (Rekonstruktion von Territorien) Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung

10 PROZESSMODELL Nutzen des Prozessmodells Vorteil eines systemischen, modellbasierten Ansatzes Reduktion der Komplexität durch eine vereinfachte Abbildung der realen Welt Bildung eines Ordnungsrahmens, der logische Verbindungen und Wirkungszusammenhänge aufzeigt (Führungsinstrument) Schaffung eines einheitlichen Verständnisses zwischen den Akteuren (gemeinsame Sprache) Evaluieren der Gesamtwirkung, bevor eine Realisation erfolgt Verwandte Bereiche in denen Modelle zum Einsatz kommen Bau (Pläne, Modelle von Gebäuden oder Gebäudeteilen) Design (Prototypen) Meteorologie ( Wettermodelle zur Vorhersage) Kartographie (Rekonstruktion von Territorien) Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung

11 ANWENDUNGEN Organisationsentwicklung Compliance Management Informatik Gestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation Harmonisierung von Rollen, Aufgaben und Kompetenzen Sicherstellen eines hohen Reifegrads (EFQM) ISO 9001 / Internes Kontrollsystem (IKS) Arbeitssicherheit (EKAS / OHSAS) Informations- und Datenschutz Anforderungsanalyse Applikationsarchitekturen (SOA) Ausführbare Prozesse (WFMS) Prozessmanagement Operationalisierung der Strategie Definition und Messung von KPI s / Messgrössen Optimierung der Prozessleistung Dokumenten- und Datenmanagement Dokumenten- & Berichtsstrukturen Verantwortung für Daten- und Dokumente Sicherstellung der Datenqualität Controlling Ressourcencontrolling Zeiterfassung Strategiecontrolling (Balanced Scorecard) Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung

12 ANWENDUNGEN Dokumentenmanagment Prozessorientiere Verwaltung der Vorgabedokumenteation Formulare, Checklisten und Arbeitsanweisungen systematisch bewirtschaften Lückenlose Regelung der Verantwortung für die Dokumentation Spezifische Prozesse zum Daten- und Dokumentenmanagement Einbinden von Rechtlichen Grundalgen zur Sicherstellung der Compliance Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung

13 ANWENDUNGEN Periodizität Kontrollart Wirkung Referenz MS Compliance Management am Beispiel internes Kontrollsystem Identifikation finanzrelevanter Prozesse anhand des Prozessmodells Integration von IKS Kontrollen in das bestehende Managementsystem Frage Ja / Nei n / na Ahnden Stellt die Abteilung sicher, dass Ordnungsbussen korrekt ausgestellt werden? Ja Risiko bei fehlender Kontrolle - Durch falsch ausgestellte Ordnungsbussen werden vermehrt Einsprachen erfolgen. Dies bindet die Ressourcen der Abteilung Risikobewertung Kontrolle, um das Risiko zu EW AW Risiko minimieren oder Begründung, weshalb die Frage nicht relevant (nicht anwendbar) ist - Der Sb kontrolliert die Angaben auf dem MDE/OB Zettel und Der V-Nr. bevor er die OB am Fahrzeug anbringt - Im Stützpunkt wird ein Ausdruck der MDE Daten erstellt und kontrolliert, bei Korrekturen wird ein Meldeblatt erstellt Nachweis für Durchführung der Kontrolle - Ausgefülltes Meldeblatt unterzeichnet durch MA und GC Verweis auf weiterführende Unterlagen Verantwortliche/r für die Durchführu ng der Kontrolle - FC GC t m k d X Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung

14 ANWENDUNGEN Prozessmanagement Sollwert Vorgabe (Planung) Messung von Ergebnissen, Identifikation von Abweichungen und ggf. Initialisieren von Korrekturen (Controlling) Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung

15 ANWENDUNGEN Informations- und Datenmanagement Darstellung von Datenflüssen innerhalb und zwischen Prozessen Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung

16 ANWENDUNGEN Controlling Zeiterfassung auf Basis einer Prozessorientierten Struktur Prozessorientierte Berichte zum Controlling der Ressourcen Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung

17 ANWENDUNGEN Informations- und Datenmanagement Ablage der Daten nach Prozessen Regelung von Zuständigkeiten, Sicherheitsmassnahmen, Zugriffen, Archivierungsfristen, etc Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung

18 engagiert. in der Beziehung zum Kunden lösungsorientiert. bei der Auftragsabwicklung innovativ. mit Methoden und Instrumenten kompetent. durch hervorragende und bestens qualifizierte Mitarbeitende Projektbezeichnung - Berichtsbezeichnung