Erstellung der Haushaltsbroschüre ein Werkstattbericht

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1 Erstellung der Haushaltsbroschüre ein Werkstattbericht Der Haushaltsplan ist doch ein Buch mit sieben Siegeln diese Einschätzung ist oft zu hören, wenn es um die Finanzangelegenheiten einer Stadt geht. Das ist bedauerlich, denn ein Blick auf die städtischen Finanzen lohnt sich gerade auch in Zeiten knapper Kassen: Zum einen ist der Haushalt das zentrale Handlungsprogramm einer Stadt und daher von besonderer Bedeutung für das Gemeinwesen. Zum anderen handelt es sich beim Haushalt letztlich immer um das Geld der Bürgerinnen und Bürger. Seit dem Haushaltsjahr 2000 erprobt die Stadt Hamm verschiedene Wege, um ihren Bürgerinnen und Bürgern den städtischen Haushalt locker und leicht verständlich näher zu bringen ohne Paragraphen und buchhalterische Details. Das wichtigste Mittel hierfür ist zweifellos die Haushaltsbroschüre. Sie will ein Wegweiser durch das Zahlendickicht sein und in einfacher Form die Hintergründe, wesentlichen Fakten aber auch die Probleme der Haushaltswirtschaft erklären. Jede/Jeder soll sich mit ihrer Hilfe eine fundierte Meinung über den Haushalt der Stadt Hamm bilden können. Diese Informationsschrift hat in Hamm schon eine gewisse Tradition. Sie wird -bei deutlich steigender Nachfrage- bereits im dritten Jahr herausgegeben. Die beiden letzten Ausgaben 2002 und 2003/04 standen unter dem Motto... denn schließlich ist es Ihr Geld! und wurden im Rahmen des Projektes Kommunaler Bürgerhaushalt veröffentlicht. Welche Überlegungen und Arbeitsschritte waren in Hamm nun ganz konkret für die Erstellung der Haushaltsbroschüren notwendig? 1. Inhalt und Themen: Die Haushaltsbroschüren der Stadt Hamm sind inhaltlich in zwei Themenbereiche aufgeteilt. Zunächst wird ein Gesamtüberblick über die städtische Finanzlage gegeben. Zentrale Punkte sind hier die Haushaltskonsolidierung, die Entwicklung der wesentlichen Einnahmen und Ausgaben und die Verschuldung. Vergleiche über mehrere Jahre hinweg oder mit anderen Gemeinden sollen helfen, die Informationen zu werten und richtig einzuordnen. Im zweiten Teil werden ausgewählte Fachbereiche mit ihren Aufgaben und Budgets unter die Lupe genommen. Dabei wird Wert darauf gelegt, diese Bereiche nicht verwaltungsintern festzulegen. Vielmehr werden die Bürgerinnen und Bürger im Vorfeld z.b. bei anderen Aktionen zum Bürgerhaushalt nach ihren Themenwünschen befragt. Hieraus ergeben sich dann jeweils die Inhalte für die nächste Ausgabe. Folgende Fachgebiete wurden bisher vorgestellt: 2000: Bürgerämter, Stadtbüchereien, Abfallwirtschaft Hausmüllentsorgung 2002: Volkshochschule, Kindertageseinrichtungen, Unterhaltung der Park- und Grünanlagen 2003/04: Schulen, Kulturbüro, Abfallwirtschafts- und Stadtreinigungsbetrieb Verbesserungsvorschläge sind grundsätzlich willkommen. Sie können dazu beitragen, zukünftig gezielter auf die Leserinnen und Leser einzugehen. Aus diesem Grund enthalten die Broschüren auf der letzten Seite einen Fragebogen mit Platz für Lob und Kritik.

2 2 Die Ausführungen zur Finanzlage und der Fragebogen werden vom Amt für Finanzen und Steuern verfasst. Die übrigen Textvorschläge formulieren die betroffenen Fachbereiche - eine gute Gelegenheit, sich in der Öffentlichkeit zu präsentieren. 2. Gestaltung: Das Thema der Finanzen hat im allgemeinen den Ruf, eher trocken und kompliziert zu sein. Nichts schreckt die Leserinnen und Leser mehr ab als Zahlenreihen und Fachchinesisch. Nicht umsonst wird z.b. in der Praxis kaum von dem Recht Gebrauch gemacht, den Haushaltsplan einzusehen. Um das Interesse an Haushaltsfragen zu wecken, sollte eine Haushaltsbroschüre sprachlich leicht zugänglich und optisch abwechselungsreich sein. In Hamm werden die Texte mit zahlreichen Farbfotos und Grafiken aufgelockert getreu dem Motto ein Bild sagt oft mehr als viele Worte. Die Fachbereiche können hier in der Regel wertvolle Unterstützung mit Fotos aus ihrem Fundus geben, die zum Teil ungewohnte Einblicke in die tägliche Arbeit erlauben. Bereits zu Anfang stand fest, dass für das Gesamt-Layout professionelle Hilfe nötig sein würde. Selbstgestrickte Lösungen von Verwaltungskräften, die in diesem Bereich nicht über die notwendigen Erfahrungen verfügen, können den Erfolg einer Veröffentlichung unter Umständen beeinträchtigen. Hilfe kam hier hausintern von den Kolleginnen und Kollegen des Vermessungs- und Katasteramtes. Sie sind fachlich versiert und in der Lage, mit professionellen Mitteln die Druckvorstufe zu erstellen. Lediglich aus Termingründen musste bei der Haushaltsbroschüre 2003/04 auf die Unterstützung durch ein externes Grafikbüro zurückgegriffen werden. Ganz bewusst setzen sich die Hammer Haushaltsbroschüren rein äußerlich von den üblichen Hochglanz- und Imageprospekten ab. Dies hat nicht nur finanzielle Gründe schließlich sollen bei der Darstellung der (defizitären) Haushaltslage nicht unnötig öffentliche Gelder verausgabt werden. Die Verwendung einer Papierqualität, die dem Zeitungspapier ähnlich ist, vermittelt auch mehr Bürgernähe. 3. Druck und Verteilung: Eine Informationsschrift zum städtischen Haushalt sollte möglichst alle Bürgerinnen und Bürger auch erreichen. Von der Idealvorstellung, jeden privaten Haushalt mit einem Exemplar zu versorgen, musste jedoch aus finanziellen Gründen rasch Abstand genommen werden. Die überschlägigen Kosten für die dann nötige Auflage von rd Stück und für die möglichen Verteilformen (durch Post, privaten Zustelldienst oder städtische Mitarbeiter) schienen deutlich zu hoch. Die Broschüre 2000 wurde in einer relativ geringen Auflage von Exemplaren gedruckt und in öffentlichen Gebäuden ausgelegt. Die Resonanz hierauf war rein zahlenmäßig eher dürftig. Für die nächste Ausgabe wurden daher andere Formen der Veröffentlichung gesucht wurde erstmals eine Kooperation mit der örtlichen Tageszeitung eingegangen, die sich auch für die Broschüre 2003/04 wieder bewährt hat. Ausgangpunkt hierfür war die Überlegung, dass mit der Auflage der Tageszeitung im Raum der Großstadt Hamm all die Bürge-

3 3 rinnen und Bürger erreicht werden können, die zu einem gewissen Mindestmaß auch kommunalpolitisch interessiert sind. Außerdem ermöglicht die Zusammenfassung von Druck und Verteilung in Form einer Zeitungsbeilage eine attraktivere Preisgestaltung. Aufgrund der Überschreitung von Betragsgrenzen wäre für die Vergabe eine beschränkte Ausschreibung erforderlich gewesen. Das Rechnungsprüfungsamt wurde allerdings im Vorfeld gebeten, einer Abweichung von der Vergabeordnung zuzustimmen. Praktisch läuft die Zusammenarbeit heute wie folgt ab: Die Stadt Hamm liefert zu einem festgelegten Termin die komplette Druckvorstufe in Dateiform beim Zeitungsverlag an. Die freien Umschlagseiten und max. 4 Seiten im Innenteil werden dort mit Annoncen belegt. Werbepartner sind insbesondere städtische Tochter- und Partnerfirmen. Durch Empfehlungsschreiben und ggfls. Telefonate leistet die Stadt im Vorfeld Unterstützung bei der Anzeigen-Akquisition. Der Druck der Broschüren erfolgt vollständig in Vierfarb-Qualität (Umschlag: Flachdruck, Innenteil: Zeitungsrotations-Offsetdruck). Von der Gesamtauflage werden Stück der Wochenendausgabe der Tageszeitung beigelegt. Die restlichen Exemplare (2.000 oder Stück je nach Auflage) erhält die Stadt direkt zur freien Verteilung bzw. Auslage in öffentlichen Gebäuden. 4. Finanzierung: Die Erstellung der Druckvorstufe -wie übrigens aller Drucke und Kopien- wird in Hamm verwaltungsintern mit dem Vermessungs- und Katasteramt verrechnet und 2003/04 fielen für die grafische Unterstützung und das Layout der Haushaltsbroschüre jeweils rd. 700 Euro an. Ein tatsächlicher Mittelabfluss war gesamtstädtisch aber nicht damit verbunden. Mit dem Zeitungsverlag konnte in 2002 und 2003/04 ein Festpreis in Höhe von Euro brutto vereinbart werden. Einnahmen aus Werbeanzeigen flossen dem Verlag zusätzlich direkt zu er hatte allerdings auch das Risiko der Vermarktung zu tragen. Insgesamt ist festzustellen, dass es in letzter Zeit schwieriger geworden ist, Werbepartner aus der freien Wirtschaft zu gewinnen. 5. Öffentlichkeitsarbeit: Um einer Haushaltsbroschüre auch die notwendige Aufmerksamkeit in der Öffentlichkeit zu sichern, ist im Vorfeld ein gewisses Marketing erforderlich. In Hamm wird beispielsweise zu Pressekonferenzen eingeladen. Vertreter des WDR (Studio Dortmund-Lokalzeit), des Lokalfunks (Radio Lippe Welle Hamm) und der örtlichen Tageszeitung (Westfälischer Anzeiger) haben bisher über die Veröffentlichungen berichtet. Zeitgleich mit ihrer Verteilung werden die Broschüren in Hamm seit 2002 auch im Internet präsentiert. Unter hamm.de und buergerhaushalt.de gibt es Bestellmöglichkeiten, einen download und als zeitlich begrenzten Service auch die online-fassung des jeweiligen Fragebogens.

4 4 6. Resonanz: Die Resonanz auf die bisher veröffentlichten Broschüren ist durchweg positiv. Sie sind ein deutlicher Gewinn für mehr Transparenz und Bürgernähe. Zahlreiche Anfragen und Bestellungen per zeigen, dass das Interesse an den Broschüren inzwischen weit über die Hammer Stadtgrenzen hinausgeht. Das direkte Feedback der Bürgerinnen und Bürger über die Fragebögen ist besonders wichtig. Auf diese Weise werden nicht nur Themenwünsche erfragt. Geäußerte Kritik hat auch zu Veränderungen der Broschüre geführt. So wurde zum Beispiel auf vielfachen Wunsch hin das Format für die Ausgabe 2003/04 auf DIN A4 umgestellt. Nachstehend folgen einige Auszüge aus den Auswertungen der Fragebogenaktionen 2002 und 2003/04: Broschüre 2002: Wie fühlen Sie sich durch die Broschüre informiert? 61% 11% 21% 5% 3% sehr gut gut geht so schlecht sehr schlecht

5 5 Broschüre 2003/04: Fühlen Sie sich durch die Broschüre ausreichend darüber informiert, wie ein städt. Haushalt "funktioniert"? 63% 19% 17% 1% sehr gut gut geht so gar nicht Fühlen Sie sich durch die Broschüre ausreichend darüber informiert, wie die aktuelle Haushaltslage ist? 53% 16% 28% 2% sehr gut gut geht so gar nicht