Mit PBS-Lösungen strategisch migrieren und das Zusammenspiel mit SAP ILM meistern

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1 Mit PBS-Lösungen strategisch migrieren und das Zusammenspiel mit SAP ILM meistern Anh-Tuan Pham, ComSol AG PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

2 Referent: Anh-Tuan Pham Project Manager & Senior Solution Architect Principal Partner & Head of Competence Center Basis Components & Solution Management EDV seit 1987 / SAP seit 1994 / ComSol seit 2000 Systemintegration, IT-Sicherheit Performanceoptimierung Systeme und Programme Entwicklung und Umsetzung von Berechtigungskonzepten SAP Datenmanagement, EU-DSGVO PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

3 ComSol AG Commercial Solutions Gründung: 1999 Umsatz 2018: 24,0 Mio. SAP Goldpartner Service Partner SAP PCoE Standorte: Köln Hamburg Stuttgart Vorstand: Bernd Hellgardt 95 Mitarbeiter: 45 Jahre alt 25 Jahre Projekterfahrung 16 Jahre SAP-Erfahrung PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

4 Referenzen: Energieversorger HANDEL PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

5 Referenzen: Handel PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

6 Referenzen: Industrie & Andere PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

7 Inhalt 1 PBS im Rahmen einer S/4HANA Migration S/4 2 PBS im Rahmen einer DSGVO Umsetzung mit SAP ILM 3 Praxis-Erfahrungen aus den Kundenprojekten PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

8 Inhalt 1 PBS im Rahmen einer S/4HANA Migration S/4 2 PBS im Rahmen einer DSGVO Umsetzung mit SAP ILM 3 Praxis-Erfahrungen aus den Kundenprojekten PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

9 PBS im Rahmen einer Migration zu S/4HANA Bei neuen Kunden Vor der S/4 Migration: Mit Datenarchivierung und -Vermeidung die DB so gut wie möglich reduzieren. Migrationslaufzeit verringert sich stark. Hohe Hardware-Kosten für S/4 HANA werden vermieden. Mit PBS archive add ons kann weiter problemlos auf archivierte Belege zugegriffen werden. Keine Beeinträchtigung der Geschäftsprozesse. Viele Kunden führen eine SAP Archivierung mit PBS als Vorprojekt ein. PBS DB Archiv PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

10 PBS im Rahmen einer Migration zu S/4HANA Bei neuen Kunden Vor der S/4 Migration: Mit Datenarchivierung und -Vermeidung die DB so gut wie möglich reduzieren. Migrationslaufzeit verringert sich stark. Hohe Hardware-Kosten für S/4 HANA werden vermieden. Mit PBS archive add ons kann weiter problemlos auf archivierte Belege zugegriffen werden. Bei Bestandskunden mit PBS add ons Vor der S/4 Migration: Einige PBS-Kunden verkürzen vor der Migration die Residenzzeit um ein Jahr und setzen nach der Migration für ein Jahr aus. Dank der PBS archive add ons konnte die Residenzzeit problemlos kurz eingestellt sein. Keine Beeinträchtigung der Geschäftsprozesse. Viele Kunden führen eine SAP Archivierung mit PBS als Vorprojekt ein. PBS Vor S/4 HANA Migration mit kurzer Residenzzeit archivieren DB Archiv DB Archiv PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

11 Weitere Unterstützung bei einer Migration zu S/4HANA Problem: Eine Migration zu S/4HANA beinhaltet viele neue Funktionen / Transaktionen / Fiori-Apps. Bezüglich Berechtigungen müssen für die Integrationstests und für den Go-Live gewöhnlich viele Schritte gemacht werden. Dies führt zu: Einem hohen Aufwand für die IT und Unmut bei den Fachbereichen bzw. Testern. Beim produktiven Go-Live können immer noch Berechtigungsfehler auftreten und Geschäftsprozesse dadurch gestört werden. Berechtigungsmanagement Re-Design oder Anpassung der Berechtigungsrollen PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

12 Weitere Unterstützung bei einer Migration zu S/4HANA Problem: Die Lösung: Eine Migration zu S/4HANA beinhaltet viele neue Funktionen / Transaktionen / Fiori-Apps. Bezüglich Berechtigungen müssen für die Integrationstests und für den Go-Live gewöhnlich viele Schritte gemacht werden. Verwende Neue S/4-Rollen Alte Rollen Nach Prüfung der Liste maschinell hinzufügen Verwende Dies führt zu: Einem hohen Aufwand für die IT und Unmut bei den Fachbereichen bzw. Testern. Beim produktiven Go-Live können immer noch Berechtigungsfehler auftreten und Geschäftsprozesse dadurch gestört werden. Ja TA x starten Hat die neue Rolle die Berechtigungen? Nein apm Berechtigungsliste Fehlende Berechtigungen ergänzen Kaum Aufwand von den Fachbereichen. Bei den Tests fallen fehlende Berechtigungen bei den Testern nicht auf. Beim Go-Live keine Gefährdung der laufenden Geschäftsprozesse. PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

13 Inhalt 1 PBS im Rahmen einer S/4HANA Migration S/4 2 PBS im Rahmen einer DSGVO Umsetzung mit SAP ILM 3 Praxis-Erfahrungen aus den Kundenprojekten PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

14 DSGVO Sperren und Löschen der personenbezogenen Daten DSGVO GoBD* Neuanlage EoB EoP Ende Aufbewahrungspflicht t aktiv Verweildauer Aufbewahrungsdauer Datenarte, Prozess - Stammdaten - Bewegungsdaten sperren vernichten SAP ILM - Stammdaten: Berechtigung - Bewegungsdaten: Berechtigung u. Archivierung Stamm- und Bewegungsdaten: Archivierung *GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

15 Projektvorgehen und Aufgaben im Projektteam Prozessverantwortliche Datenschutzbeauftragter Beratung und Überwachung bei der Erstellung fachliches und technisches Konzept Fachliches Konzept unterstützt von Workshops SAP-ILM-Manager Techn. Mapping: Datenarten, Bedingungen, Fristen, ARC-Obj, ILM-Obj. Modulbetreuer Systemmanager Archivmanager Berechtigungsmanager ABAP-Entwickler Technisches Konzept SAP-ILM PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

16 Empfohlener DSGVO Projektplan Aktivitäten / Kalenderwochen Verantwortlich Kalenderwoche Projekt-Kick-Off Kunde / ComSol Systemvoraussetzungen schaffen Datenschutz- und Fachkonzept Erstellung von 5 Testfälle und Durchführungsplan Erstellung technisches Umsetzungskonzepts Umsetzung der Test-Szenarios Kunde Kunde Kunde / ComSol ComSol Kunde / ComSol Workshop Abnahmetest Kunde / ComSol Durchführung des Abnahmetests Produktivumsetzung von 5 abgenommenden Szenarien Kunde Kunde / ComSol Projektabschluss Kunde / ComSol Projektdauer: ca. 3 4 Monate PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

17 Empfohlener DSGVO Projektplan / Projektaufwand Projektaufwand: Kunden 38 - Projektleiter 10 - Datenschutzbeauftragter - - Prozessverantwortliche 5 - Modulbetreuer 5 - SAP ILM Manager 5 - SAP Archivmanager 5 - SAP Berechtigungsmanager 3 - SAP Systemmanager 2 - ABAP-Entwickler 3 Externer ComSol-Aufwand (Coaching) 20 PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

18 Inhalt 1 PBS im Rahmen einer S/4HANA Migration S/4 2 PBS im Rahmen einer DSGVO Umsetzung mit SAP ILM 3 Praxis-Erfahrungen aus den Kundenprojekten PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

19 Praxiserfahrungen aus Kundenprojekten 1. Beleganzeige In ILM gesperrte Bewegungsdaten dürfen nur Benutzern mit passenden Berechtigungen angezeigt werden. Trotzdem können gesperrte Bewegungsdaten durch bestimmte Transaktionen / Reports ohne passende Berechtigungen angezeigt werden! Auswirkungen auf gesperrte FI-Belege: Report / Transaktion XD03 (Debitoren anzeigen) FB03 (Einzelbeleg anzeigen) FBL5N (Debitoren Einzelpostenliste) RFDEPL00 (Debitoren Einzelpostenliste) Anzeige nur mit Berechtigungen X X X X Anzeige ohne Berechtigungen möglich RFBELJ00 (Beleg Kompaktjournal) RFBELJ10 (Beleg Journal Barrierefrei) RFAUSZ00 (Debitoren Auszüge) PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions X X (Trotz Meldung wegen fehlender Berechtigungen können Belege angezeigt werden) Lösung: Durch Archivierung der Belege können keine gesperrten Belege mehr ohne passende Berechtigungen angezeigt werden. Mit Hilfe von PBS werden archivierte Belege wie gewohnt angezeigt (Berechtigung vorausgesetzt). X

20 Praxiserfahrungen aus Kundenprojekten 1. Beleganzeige 2. Tabellenzugriff SE16, Queries und Z-/Y-Programme können direkt auf entsprechende Tabellen selektieren, obwohl die Anwendungsdaten bereits durch ILM und Berechtigungsgruppen gesperrt worden sind. Lösung: Durch Archivierung der Belege werden die entsprechenden Tabelleneinträge entfernt. Mit Hilfe von PBS können archivierte Belege mit passenden Berechtigungen weiterhin wie gewohnt angezeigt werden. PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

21 Praxiserfahrungen aus Kundenprojekten 1. Beleganzeige 2. Tabellenzugriff 3. Aufwendige Sperre von Stammdaten Erfahrung in einem ERP System: Beim Sperren von Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten wird der Status aller dazugehörigen Geschäftsvorfälle (Bewegungsdaten) schrittweise geprüft. Dies ist sehr aufwendig. Lösung: Geschäftsvorfälle (Bewegungsdaten) sollen unabhängig von DSGVO regelmäßig mit kurzen Residenzzeiten archiviert werden. Viele Kunden haben sich deswegen dazu entschieden im Rahmen des DSGVO-Projekts die Bewegungsdaten mit möglichst kurzen Residenzzeiten zu archivieren. Kurze Residenzzeiten sind ohne Schwierigkeiten realisierbar, da mit Hilfe von PBS archivierte Belege mit passenden Berechtigungen weiterhin wie gewohnt angezeigt werden können. PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

22 Praxiserfahrungen aus Kundenprojekten 1. Beleganzeige 2. Tabellenzugriff 3. Aufwendige Sperre von Stammdaten 4. Änderbare gesperrte GP-Kontakte Gesperrte Geschäftspartner-Kontakte, die nicht archiviert sind, lassen sich ändern! Transaktion BCT2: Ohne entsprechende Berechtigungen kann ein gesperrter GP-Kontakt nicht angezeigt werden. Alles in Ordnung PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

23 Praxiserfahrungen aus Kundenprojekten 1. Beleganzeige 2. Tabellenzugriff 3. Aufwendige Sperre von Stammdaten 4. Änderbare gesperrte GP-Kontakte Gesperrte Geschäftspartner-Kontakte, die nicht archiviert sind, lassen sich ändern! Transaktion BCT2: Mit entsprechenden Berechtigungen kann ein gesperrter GP-Kontakt im Änderungsmodus angezeigt und geändert werden. Das ist nicht erlaubt! Lösung: Diese GP-Kontakte archivieren. Durch die Archivierung können diese nicht mehr geändert werden. Mit Hilfe von PBS werden archivierte GP-Kontakte bei passenden Berechtigungen wie gewohnt angezeigt. PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

24 Praxiserfahrungen aus Kundenprojekten 1. Beleganzeige 2. Tabellenzugriff 3. Aufwendige Sperre von Stammdaten 4. Änderbare gesperrte GP-Kontakte 5. Indizierung trotz obligatorischer Vernichtung Bei der Archivierung werden die SAP-Archivdateien mit einem obligatorischen Vernichtungsdatum versehen. Dies wird anhand der eingestellten Aufbewahrungsdauer in ILM ermittelt: Obligatorisches Vernichtungsdatum: Zeitpunkt des Screenshots: April 2019 Diese Archivdateien müssen vernichtet werden. PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

25 Praxiserfahrungen aus Kundenprojekten 1. Beleganzeige 2. Tabellenzugriff 3. Aufwendige Sperre von Stammdaten 4. Änderbare gesperrte GP-Kontakte 5. Indizierung trotz obligatorischer Vernichtung Der Aufbau einer Archivinfostruktur für Archivdateien, die vernichtet werden müssen, ist nicht sinnvoll. Obligatorisches Vernichtungsdatum: Zeitpunkt des Screenshots: April 2019 Diese Archivdateien müssen vernichtet werden. Es kann trotzdem weiterhin eine Archivinfostruktur aufgebaut werden! PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

26 Praxiserfahrungen aus Kundenprojekten 1. Beleganzeige 2. Tabellenzugriff 3. Aufwendige Sperre von Stammdaten 4. Änderbare gesperrte GP-Kontakte 5. Indizierung trotz obligatorischer Vernichtung Die PBS-Indizierung berücksichtigt das obligatorische Vernichtungsdatum und verhindert die Indizierung von zu vernichtenden Archivdateien: PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

27 Praxiserfahrungen aus Kundenprojekten 1. Beleganzeige 2. Tabellenzugriff 3. Aufwendige Sperre von Stammdaten 4. Änderbare gesperrte GP-Kontakte 5. Indizierung trotz obligatorischer Vernichtung 6. WebDAV und ILM Store PBS ContentLink (PBS PCL) Einzigartige Unterstützung von SAP ArchiveLink und WebDAV Eine WebDAV-fähige Ablage ist Voraussetzung für die Vernichtungsfunktion in ILM. Mit ILM-Store kann auch in Systemen ohne WebDAV vernichtet werden. Achtung: compliant? PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

28 Fazit: ILM, Archivierung + DSGVO auf einen Blick 10Jahre erfolgreicher Archiv-Service 5 Vorträge DSAG Jahreskongress PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions

29 Zusammenkommen ist der Anfang, zusammen arbeiten der Erfolg Henry Ford ComSol AG Commercial Solutions Zentrale Köln / West GS Hamburg / Nord & Ost GS Saarbrücken GS Stuttgart / Süd Toyota-Allee 99 D Köln Lange Reihe 83 D Hamburg An der Christ-König-Kirche 8 D Saarbrücken Hofstatt 40 D Nordheim Tel: Fax: Tel: Fax: Tel: Fax: Tel: Fax: kontakt@comsol-ag.com PBS-Infotag ComSol AG Commercial Solutions