Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink

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1 Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

2 Ihr Referent Frank Stöckel EDV 1987 / SAP seit 2001 Senior Consultant Basis Components SAP-Datenarchivierung und Datenvermeidung SAP NetWeaver ILM Revisionssichere Ablage mit PBS- ContentLink Dokumenten Management Records Management EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

3 Agenda 1 ComSol AG Vorstellung 2 Die EnBW ODR AG 3 Einführung Datenarchivierung mit PBS Archive Add Ons 4 Funktionalität PBS ContentLink 5 EnBW ODR AG Storage Umzug und Einführung von GRAU DATA FileLock-Software EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

4 ComSol AG - Commercial Solutions Das Unternehmen Gründung: 1999 Geschäftssitz: Frechen / Köln (Hauptsitz), Hamburg Umsatz: 15,8 Mio. (2014) Vorstand: Bernd Hellgardt Anzahl Mitarbeiter: Durchschnittsalter Berater: Projekterfahrung: davon SAP: 67 fest angestellt 45 Jahre 24 Jahre 15 Jahre SAP Partnerschaft 2000 Services Partner Special Expertise Partner Retail 2007 Systemhaus / Channel Partner 2011 Special Expertise Partner SAP for Trade 2012 SAP Partner Center of Expertise SAP LE VAR: Large Enterprise Reseller 2014 Re-Zertifizierung SAP Partnerlösung für SAP Business All-in-One powered by SAP HANA" EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

5 ComSol-Leistungsportfolio Basis Consulting SAP-Datenarchivierung: Scheller Einstieg in eine effiziente Datenarchivierung Basis-Analyse Paket SAP ERP Basis-Analyse Paket SAP Netweaver Businsess Warehouse PBS archive add ons: Einführung Professioneller Archivierungsservice Datenbank- und Performance-Analyse: Performance-Optimierung Data Aging-Strategie Berechtigungsmanagement: Lösungspaket Risikoanalyse Berechtigungsmanagement Lean Role Management ComSol-Tool: LRM-Analyzer Passende Lösungspakete EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

6 EnBW ODR AG EnBW Ostwürttemberg DonauRies Aktiengesellschaft Standort: Ellwangen Branche: Energieversorger Die EnBW ODR AG versorgt einen regionalen Markt mit umfassenden Leistungen in den Bereichen Strom, Gas, Energie- und netznahen Dienstleistungen. Die Versorgung mit Strom- und Gas bildet das Kerngeschäft. EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

7 EnBW ODR AG Aktionäre EnBW Energie Baden-Württemberg AG 99,73% Streubesitz 0,27 % Würzburg Stammversorgungsgebiet km² Einwohner Umsatz 518,3 Mio. Kunden Stuttgart Donauwörth Mitarbeiter 364 Ulm EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

8 EnBW ODR AG Prozess- und Systemdienstleistungen für Stadtwerke EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

9 Datenarchivierungsprojekt - Milestones Juni 2008 Erste Datenbank-Analyse mit Empfehlung der PBS Module CISU sowie CFI 2009/2010 Durchführung des Archivierungsprojektes Im Juni 2010 Produktivstart In den Jahren 2013 und 2014 erfolgten Reviews auf die bisherige Archivierung mit Empfehlungen zur weiteren Optimierung EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

10 Datenarchivierungsprojekt - Abnahmetest Die Skizze zeigt den Umfang der Archivierungsobjekte mit einem Zwischenergebnis aus der Testumgebung. EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

11 Datenarchivierungsprojekt - Erste Einsparung Nach der Archivierung wurde die Datenbank Testumgebung reorganisiert. EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

12 Datenarchivierungsprojekt - Phase 1 Die Produktivsetzung erfolgte in zwei Schritten mit einer Unterbrechung wg. eines Buchungskreismerges. Abgebildet die Einsparung nach Phase 1. EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

13 Was ist PBS ContentLink PBS ContentLink ist ein Software-Interface zur revisionssicheren Archivierung mit sehr viel DMS-Funktionalitäten: SAP Records & Case Management SAP Document Finder & TREX-Volltextsuche SAP Dokumentenverwaltung SAP Datenarchivierung SAP Datenextrakte (DART) SAP Drucklisten SAP Business Dokumente SAP Workflow-Integration Third-Party Scan-Anbindung digitaler Eingangsstempel,... EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

14 Architektur EMC Centera DR500 Net App Filer SAP Server Windows- /Unix- /Linux- Server IBM SVC mit V5000 und GRAU DATA FileLock -Software EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

15 Merkmale PBS ContentLink stellt eine direkte Verbindung z.b. zwischen EMC Centera, Celerra, DR550, Net App Filer und SAP her. EnBW ODR Projekt Herbst 2014: FileLock-Software von GRAU DATA auf generell herstellerunabhängigem Filesystem SAP Archivdateien und PBS Indexdateien werden per Direktzugriff abgelegt ohne Nutzung eines klassischen DMS. PBS ContentLink bietet eine integrierte und weitgehend vollständige Funktionalität zur Auswertung und Anzeige archivierter SAP-Daten und von Datenextrakten. Diese Kombination erfüllt die fachlichen Belange von SAP-Anwendern und die aktuellen gesetzlichen Anforderungen der Steuerprüfung und internen Revision. Direkte Auswertung im SAP von gespeicherten Archivdaten, Dokumenten, Drucklisten und Datenextrakten ohne externen Viewer. Keine zusätzlichen Anwender-Schulungen erforderlich! EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

16 Konfiguration in SAP Einrichtung des Archive-Link Zertifikatsaktivierung EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

17 Server-Installation Die Installation erfolgt über einfache ausführbare Dateien. Während der Installation werden system-spezifische Parameter wie zum Beispiel der Name des Content-Repositories abgefragt. Nachträgliche Anpassungen sind möglich. EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

18 Server-Installation Vorkonfigurierte Schnittstellen zum Storage-System: Beispiel GRAU DATA EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

19 Funktionstest Die Funktionstests erfolgen über den SAP-Standard mit Hilfe der CMS-Testreports. EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

20 Monitoring und Administration Das Monitoring und die Administration erfolgen direkt in SAP. Eine eigene Benutzeroberfläche entfällt. Minimaler Aufwand für Installation, Konfiguration und laufenden Betrieb! EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

21 PCL und Compliance Mit PCL können Verweildauern für abzulegende Dateien definiert werden: Für jede der PBS ContentLink-Instanzen wird eine Verweildauer der Daten im jeweiligen Archivsystem definiert. Nach Erreichen der Verweildauer im Archivsystem können die Archivdaten endgültig gelöscht werden. Fazit: Ein gesetzlich konformes Management der Archivdaten wird auf SAP Content Repository-Ebene ermöglicht! EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

22 Weitere techn. Merkmale Es können preiswerte Server in Kombination mit der kleinsten Benutzerlizenz für MS Windows oder den Betriebssystemen Unix bzw. Linux mit verwendet werden. PBS ContentLink enthält einen eigenen Datei-Cache auf dem Server, um Leistungsengpässe bei Massendatenverarbeitung zu vermeiden. Zurückladen SAP-Archivdateien in das Austauschverzeichnis eines SAP-Servers wird vermieden! Minimierung des Plattenplatzes für Austauschverzeichnisse! Die Datensicherheit wird durch EMC Centera, DR550, Net App Hardware oder GRAU DATA FileLock-Software gewährleistet, die alle Daten durch entsprechende Schutzmechanismen verwalten. Für den Festplatten-Cache von PBS ContentLink können preisgünstige Standardfestplatten verwendet werden! EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

23 Storage Migration bei der EnBW ODR Ausgangslage / Überlegungen zur Strategie Archivierung: Einführung der Datenarchivierung mit den PBS AddOns Sicherstellung der Anforderungen an eine revisionssichere Ablage (GDPdU) Entscheidung für PBS ContentLink als revisionssichere PBS Ablage- Lösung in 2009 Stabiler Betrieb PCL und NetApp von Überlegung zur Ablösung der kompletten Storage-Struktur durch einen Neukauf des Platten-Speichers in 2014 Entscheidung für IBM San Volume Controler (SVC) = virtuelle Speicherschicht mit darunterliegenden V5000-Plattenspeichern als einheitliche Plattform EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

24 Storage Migration bei der EnBW ODR Herausforderung: Migration der bereits archivierten Daten unter Beibehaltung der Retention Werte auf die neue einheitliche Plattform Der IBM San Volume Controler verfügt nicht über eine SnapLock Funktion zur Sicherung der festgelegten Retention Werte Es wird eine neue Lösung benötigt, bei der die Archivierung weiter über den bewährten PBS ContentLink Server erfolgen kann EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

25 Storage Migration bei der EnBW ODR Konsolidierung (All-in-one Strategie)? IBM DS8100 IBM DS4000 IBM San Volume Controler mit V5000 NSeries (SnapLock) Ausgangssituation: verschiedene Storage-Systeme WORM-Funktionalität durch SnapLock Ziel: Eine virtuelle Storage- Schicht mit beliebigem darunterliegendem Storage. Problem: keine SnapLock Funktionalität auf dem SVC EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

26 Storage Migration bei der EnBW ODR Lösung Software FileLock von GRAU DATA IBM DS8100 NSeries (SnapLock) IBM DS4000 IBM San Volume Controler WORM-Funktionalität durch SnapLock WORM-Funktionalität durch FileLock auf den vom SVC bereitgestellten Filesystemen EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

27 Storage Migration bei der EnBW ODR Lösung FileLock von GRAU DATA WORM-Funktionalität durch FileLock kompatibel zu SnapLock hardwareunabhängig Freie Wahl des Plattenspeichersystems Offenes Interface für Windows (CIFS, NFS) Umsetzung Migrations-Projekt EnBW ODR ComSol AG als Ansprechpartner im Archivierungsbereich Herrn Krüger als verantwortlichen PBS Entwickler GRAU DATA EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

28 Projektteam PBS: vor Ort Unterstützung durch den ContentLink-Entwickler ComSol: langjähriger Beratungspartner im Archivierungsumfeld GRAU DATA PBS ComSol EnBW ODR GRAU DATA EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

29 Besonderheiten Komplette Umsetzung in nur 4 Tagen Umzug des Datenvolumens von 300 Gigabyte und Files mit einer Laufzeit von nur 2-3 Stunden Erstinstallation der FileLock Unterstützung für PBS ContentLink Verifikation des Ergebnisses durch direkte Unterstützung des zuständigen PBS ContentLink Entwicklers vor Ort Vorgehensmodell mit größtmöglicher Sicherheit: Abbruch des Umzugs ist bei Fehlern zu jedem Zeitpunkt möglich EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

30 Umsetzung in Phasen Phase 1 Schaffung der technischen Voraussetzungen durch ENBW ODR Phase 1 Technische Voraussetzungen Phase 2 Stopp der laufenden Archivierung Upgrade der produktiven PCL Installation Ist-Aufnahme mit dem PCL Statistiktool durch ComSol Phase 2 Upgrade, Ist-Aufnahme (ComSol) Phase 3 Aufbau neuer PCL (Windows 2012) Server Installation GRAU DATA FileLock und Anbindung an Test-Filesystem Test-Migration, Archivierungs-Test Phase 4 Prüfung der Verträglichkeit von PBS und GRAU DATA durch PBS und ComSol Replikation des echten PBS Archivs auf das neue Filesystem mit einem GRAU DATA eigenem Tool Phase 3 Test PCL an GRAU DATA FileLock Phase 4 Test der Verträglichkeit durch PBS Migration durch GRAU DATA Phase 5 Test der Ergebnisse mit dem PCL Statistiktool Umschaltung der SAP Anbindung vom alten auf den neuen PBS ContentLink Server Phase 5 Verifikation und Umschaltung EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

31 Zusammenfassung der Lösung Definition der Retention für 10 Jahre Aufbewahrungsdauer über die PBS ContentLink Instanz Die Retention wird direkt beim Ablegen gesetzt Transparente Retention vom Endanwender bis zum Archiv Zuverlässige und sicherere Lösung GRAU DATA FileLock stellt WORM Funktionalität her Lösung mit PBS ContentLink und FileLock von GRAU DATA Ablegen ArchiveLink SAP System PCL API PBS ContentLink Retention Management Server über die PCL Instanz Retention GRAU DATA FileLock EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

32 Nutzen für die EnBW ODR Konsolidierung von ehemals drei Storage-Systemen auf eine virtuelle Storage-Schicht (IBM SVC) mit beliebigem darunterliegenden Speicher (derzeit IBM V5000) Umsetzung einer All-in-one-Strategie von Computing, Storage und Compliance Durchführung des Storage-Umzugs in nur 4 Tagen Die Archivierung unter GRAU DATA und PBS ContentLink läuft stabil. Wir sind sehr zufrieden mit dieser Kombination! Franz Weber Projektverantwortlicher EnBW ODR AG EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

33 Erfolgreiche ComSol-Projekte mit PBS ContentLink EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG

34 Zusammenkommen ist der Anfang, zusammen arbeiten der Erfolg Henry Ford ComSol AG Commercial Solutions Frank Stöckel Senior Consultant Basis Components Europaallee Frechen Tel: Fax: EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG