Informationen für Projektverantwortliche «die zentrale Plattform bewirkt Transparenz und Kostenoptimierungen bei Bauprojekten»

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1 Informationen für Projektverantwortliche «die zentrale Plattform bewirkt Transparenz und Kostenoptimierungen bei Bauprojekten» Ein Spin-off der ETH Zürich

2 Willkommen bei OLMeRO Über uns Unsere Mission Durch den Einsatz moderner Instrumente und professioneller Beratungs-Dienstleistungen ermöglichen wir Effizienzsteigerungen in der Bauwirtschaft. Wir unterstützen die Kommunikation der am Bau Beteiligten und vereinfachen Prozessabläufe. Unsere Kernkompetenzen Technologie Als Technologie-Partner betreiben wir internetbasierende Anwendungen zur Abbildung von bauspezifischen Geschäfts- und Kommunikationsprozessen. Unsere Lösungen entwickeln wir entweder selbst oder kaufen sie im In- und Ausland ein. Wir verstehen uns damit als Agent der Schweizer Bauwirtschaft auf den internationalen Softwaremärkten. Die Evaluation und Entwicklung unserer Lösungen erfolgt dabei immer in enger Zusammenarbeit mit Architekten, Bau- und Projektleitern sowie Bauführern der Schweizer Bauwirtschaft. Basis unserer stetigen Weiterentwicklung ist unser intensiver Kontakt zur Baupraxis. Services Bestmögliche Beratungen und Schulungen, basierend auf unseren Erfahrungen und unserem Know-how, sehen wir als Schlüssel zur Etablierung unserer Anwendungen in der Bauwirtschaft. Mit unseren Kundenberatern im Innen- und Aussendienst stehen wir unseren Kunden und deren Mitarbeitern jederzeit persönlich zur Seite. Unser Team Mit ihren drei Tätigkeitsfeldern hat sich OLMeRO fest in der Bauwirtschaft etabliert. Die Geschäftsleitung und die ca. 25 Mitarbeiter legen grossen Wert auf eine kompetente und umfassende Betreuung der Kunden. Sämtliche Kundenberater verfügen als Bauund/oder IT-Fachleute über ausgewiesene Fachkenntnisse und umfassende Praxiserfahrungen. Unsere Geschäftsfelder Ausschreibungen Seit Januar 2001 betreiben wir unter eine Ausschreibungsplattform, über die Architekten, Bauherren und GUs bereits zehntausende Ausschreibungen erfolgreich abgewickelt haben. Unsere ausschreibenden und anbietenden Kunden profitieren dabei von effizienteren Prozessen und den Vorteilen einer verbesserten Markttransparenz. Projektraum Über den OLMeRO-Projektraum ermöglichen wir unseren Kunden die verbesserte Zusammenarbeit bei unternehmensübergreifenden Projektaufgaben. Als internetgestützte Dokumenten- und Kommunikationsplattform trägt der OLMeRO-Projektraum zu einer effizienteren Abwicklung von Bauprojekten bei und hilft Kosten nachhaltig zu senken. ReproService Seit Ende 2003 steht den OLMeRO-Kunden auch ein leistungsfähiges Reprographiecenter zum kostengünstigen Plotten und Vervielfältigen von Plänen zur Verfügung. Plotaufträge können z.b. über den Projektraum bequem erteilt werden. Mit unserem ReproService stehen wir unseren Kunden nicht mehr nur als Dienstleister für den elektronischen Informationsund Dokumentenaustausch sondern auch als Partner für sämtliche Papiererzeugnisse zur Seite. Dieser Schritt bedeutete für uns die konsequente Komplettierung der von uns angebotenen Dienstleistungen. Planer, Bauherren und GUs aus der gesamten Schweiz haben sich bereits für OLMeRO als kompetenten Repro-Partner entschieden und konnten dadurch ihre gesamten Kopier- und Prozesskosten erheblich senken.

3 OLMeRO-Projektraum Immer bestens informiert Bei der Erstellung von Bauwerken arbeiten bekanntlich viele verschiedene Personen und Unternehmen eng zusammen und tauschen zahlreiche Informationen wie z.b. Mitteilungen, Pläne und Berichte untereinander aus. In einer Zeit, in der mit der Komplexität der Bauprojekte auch die Fülle an auszutauschenden Informationen zunimmt, wird es immer schwieriger, nicht die Übersicht zu verlieren. Ein entsprechend hoher Administrationsaufwand führt verbunden mit immer engeren Terminvorgaben häufig zu Koordinationsproblemen. Eigentlich einfache Fragen, wie z.b. «Welches ist die aktuelle Planversion?», «Wurde dieser Plan schon freigegeben?» oder «Wer hat wann welches Dokument erhalten?» sind plötzlich nur noch schwer zu beantworten. Wir würden uns freuen, mit dem OLMeRO-Projektraum künftig auch den Erfolg Ihrer Projekte unterstützen zu dürfen. Für eine unverbindliche Präsentation des OLMeRO-Projektraums stehen wir selbstverständlich gerne bereit. Ihr OLMeRO-Team Hier setzt der OLMeRO-Projektraum an. Als zentrale Plattform hilft er, die firmenübergreifende Zusammenarbeit bei Bauprojekten erheblich zu verbessern. Sämtliche Prozesse zur Kommunikation und zum Austausch von Dokumenten können über ihn abgewickelt werden. Jeder Projektteilnehmer hat die Möglichkeit, über das Internet auf den Projektraum zuzugreifen und sämtliche Mitteilungen und Dokumente, die er im Rahmen des Projektes empfangen oder versendet hat, am Bildschirm einzusehen und zu bearbeiten. Die aufwändige Verteilung von Dokumenten wird teilweise automatisiert und auf wenige Mausklicks reduziert. Leistungsfähige Suchfunktionen ermöglichen es, Dokumente schnellstens wieder aufzufinden und auf diese zuzugreifen. Weltweit gewinnen Projekträume zur Abwicklung komplexer Bauprojekte immer mehr an Bedeutung. Seriösen Untersuchungen zufolge lassen sich durch deren konsequenten Einsatz erhebliche Kosteneinsparungen realisieren. International machen zahlreiche Anbieter von Projekträumen den Markt bereits heute vielfältig aber auch unübersichtlich. Aus diesem Grund haben wir in einem halbjährigen Evaluationsprozess für unsere Kunden in der Schweiz die weltweit beste Projektraumsoftware systematisch identifiziert und lizenziert.

4 Internetbasierte Projekträume Worum geht es? Hintergrund Bauprojekte sind zunehmend durch ein hohes Mass an Arbeitsteilung gekennzeichnet. Unternehmensübergreifende Projektteams müssen gemeinsam immer komplexere Planungsaufgaben bewältigen. Nicht selten werden innert kurzer Zeit hunderte von Dokumenten ausgetauscht. Im Mittelpunkt aller Projekte stehen Menschen, die Wissen, Erfahrung und Know-how einbringen, erarbeiten und untereinander austauschen. Was sind Projekträume? Projekträume optimieren die projektbezogene Zusammenarbeit über Firmengrenzen hinweg. Sie dienen als zentrale Kommunikations- und Dokumentenplattform. Die an einem Bauprojekt Beteiligten erhalten Zugriff auf die zentral abgelegten Projektdokumente (z.b. Pläne, Protokolle, Berichte), die sie entweder selbst eingestellt oder von anderen Projektbeteiligten erhalten haben. Projektmitteilungen und Änderungen werden dokumentiert und bleiben nachvollziehbar. Die direkte Kommunikation per , Fax und SMS vereinfacht und beschleunigt den Austausch relevanter Projektinformationen erheblich. Die im Projektverlauf entstehenden Informationen werden archiviert und stehen z.b. für die Gebäudebewirtschaftung zur Verfügung. Projekträume: Funktionsschema Wie funktionieren Projekträume? Projekträume bestehen aus zentralen Datenbankservern, auf die von den Projektbeteiligten über das Internet unter Angabe von Benutzername und Passwort zugegriffen wird. Sämtliche Dokumente eines Projektes wie auch Nachrichten und Termine werden von den Projektbeteiligten zentral abgelegt und verwaltet. Hierdurch werden ein effizientes Projektmanagement, optimale Informationsverteilung, hohe Abstimmungssicherheit und eine lückenlose Dokumentation erreicht.

5 OLMeRO-Projektraum Weltweit im Einsatz Wir haben für Sie ausgewählt Weltweit gibt es inzwischen zahlreiche Anbieter von Projektraumanwendungen. Die angebotenen Lösungen reichen von der einfachen Festplatte im Internet bis hin zu komplexen Projektkommunikationsund Dokumentenmanagement-Plattformen. So vielfältig der Markt auch scheint, so unübersichtlich ist er. Wer sich das erste Mal mit Projekträumen auseinandersetzt, braucht viel Zeit, nur um eine erste Übersicht zu erlangen. Diese Arbeit haben wir für Sie übernommen: Im Zuge eines halbjährigen Evaluationsprozesses haben wir die für unsere Schweizer Kunden weltweit geeignetste Projektraumsoftware systematisch identifiziert und lizenziert. Internationale Referenzen Weltweit wurden bereits hunderte von Bauprojekten über die von OLMeRO eingesetzte Technologie "think project!" abgewickelt. Denn auch in anderen Ländern haben sich führende Baukonsortien und Bauportale für den Einsatz dieses Systems entschieden: Australien: Optus, Deutschland: baulogis, Grossbritannien: ASITE, Niederlande: DocuNXT, Österreich: i-pm, Unsere Evaluationskriterien Bei unserer strengen Evaluation standen insbesondere folgende Kriterien im Vordergrund: einfache, intuitive Bedienbarkeit grosser, individuell anpassbarer Funktionsumfang attraktives Kosten-Nutzen-Verhältnis auf Standardtechnologie basierende Software überzeugende Referenzen zum Nachweis der Praxistauglichkeit Bonität des Softwareherstellers Die Vorteile des OLMeRO-Projektraums Die Basis des OLMeRO-Projektraums bildet das Produkt «think project!» des Berliner Softwarehauses «AEC/communications». U.a. folgende Vorteile zeichnen diese Lösung aus: viel Funktionalität zu einem sehr günstigen Preis intuitiv bedienbare Benutzungsoberfläche internetbasiert, daher keine nutzerseitigen Softwareinstallationen erforderlich einfache Anpassung an die individuellen Anforderungen des jeweiligen Projektes grosse Entwicklungsressourcen des Softwarehauses sichern die stetige Weiterentwicklung erprobte Branchenlösung, die seit 1998 in der Bauwirtschaft im Einsatz ist

6 Ihr Projektraum Massgeschneiderte Funktionen Der OLMeRO-Projektraum bietet viele nützliche Funktionen, die Sie bei der Abwicklung von Bauprojekten unterstützen. Diese lassen sich im Hinblick auf ein konkretes Projekt individuell einrichten. Projektkommunikation Der Nachrichtenbereich des Projektraums ist die Kommunikationsdrehscheibe aller Projektbeteiligten. Er ist mit dem Dokumentenmanagement verbunden. Dokumente werden ähnlich wie beim als Anlage zu einer Nachricht an ausgewählte Projektbeteiligte verteilt und automatisch zentral abgelegt. Über neue Nachrichten und Dokumente im Projektraum können die betroffenen Teilnehmer automatisch z.b. per , Fax oder SMS benachrichtigt werden. Sämtliche Kommunikationsvorgänge werden zudem dokumentiert und sind im weiteren Projektverlauf jederzeit nachvollziehbar. Dokumentenmanagement Im OLMeRO-Projektraum können verschiedene Dokumentarten (z.b. Pläne, Protokolle, Berichte, Pendenzen, Fotodokumentationen) angelegt werden. Jedem im Projektraum abgelegten Dokument werden dabei Zusatzinformationen beigefügt, durch die es jederzeit einfach über Schlagworte oder spezielle Filter auffindbar ist. Die einzelnen Dokumente werden zudem durch das System automatisch gemäss der im Vorhinein bestimmten Struktur verwaltet. Einzelne Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente lassen sich individuell vergeben. Projektkommunikation: Alle relevanten Mitteilungen in einer stets übersichtlichen und aktuellen Liste Plan- und Dokumentenmanagement: Übersichtliche Darstellung und effizienter Zugriff auf sämtliche Dokumente Kalender und Controlling Mit dem Projektkalender steht ein effizientes Instrument zur Online-Terminkoordination zur Verfügung. Die Projektraum-Teilnehmer werden bei neuen Terminen oder wenn Aufgaben überfällig werden benachrichtigt. Praktische Controlling-Funktionen ermöglichen zudem Soll/Ist-Anfragen zu Terminen, Fristen oder Aufgaben. So lassen sich beispielsweise per Mausklick Listen überfälliger Pläne generieren. Kalender: Online-Terminkoordination

7 Prozesse und Workflows Prozesse wie beispielsweise die Planfreigabe können im Projektraum abgebildet werden. Hierdurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, wann und durch wen ein Plan freigegeben wurde. Dabei lässt sich für jeden Projektbeteiligten definieren, was er tun darf. Dank Historie-Funktion lässt sich für jedes Dokument über alle Versionen hinweg dessen Verlauf anzeigen (z.b. «wann wurde welcher Plan an wen versendet»). Prozesse: Die Historie eines jeden Dokumentes lässt sich einfach nachvollziehen Teilnehmerverwaltung In der Teilnehmerverwaltung sind stets die relevanten Informationen zu allen Projektbeteiligten aktuell verfügbar. Viewing CAD-Pläne aller gängigen Formate (z.b..plt,.dwg,.dxf,.pdf) lassen sich ohne Installation zusätzlicher Software direkt am Bildschirm betrachten und ganz oder ausschnittsweise auf einem lokalen Drucker ausdrucken. Über Vergrösserungsfunktionen können Plandetails betrachtet und anschliessend mit Bemerkungen versehen werden. Teilnehmer: Komplette Adressverwaltung aller Projektbeteiligten Reprobestellungen Pläne können jederzeit individuell per Mausklick bei einem Reprocenter bestellt und auf Wunsch direkt an die Planempfänger ausgeliefert werden. Durch das Hinterlegen von Verteilerregeln lässt sich der Dokumentenfluss bis hin zur Reprobestellung und Planzustellung automatisieren. Viewer: Einfaches Betrachten und Drucken von CAD-Plänen

8 OLMeRO-Projektraum Sie profitieren von vielen Vorteilen Durch den Einsatz des OLMeRO-Projektraums profitieren Sie bei Ihren Bauprojekten von vielen Vorteilen: Strukturierte Ablage: Individueller Zugriff auf zentrale Dokumente Kosteneinsparungen Durch die Verkürzung von Planungs- und Bearbeitungszeiten lassen sich viele Projektabläufe schneller und damit kostengünstiger erledigen. Die professionelle Strukturierung von Kommunikationsprozessen und Dokumentenablagen ermöglicht eine verbesserte Planungs- und Ausführungsqualität. Fehler lassen sich einfacher vermeiden. Durch die Möglichkeit, die Projektdokumentation und dabei insbesondere Pläne jederzeit von jedem Internetzugang aus einzusehen und ausschnittsweise auszudrucken sowie durch die Anbindung von kostengünstigen Repro-Dienstleistern lassen sich die anfallenden Reprokosten deutlich reduzieren. Optimierter Projektablauf Mit seinen vielfältigen Funktionen ermöglicht der OLMeRO-Projektraum optimierte Kommunikationsabläufe und eine Entlastung der Projektbeteiligten von Routinearbeiten. Die durch den Projektraum generierten Mitteilungen und die automatische Dokumentenablage bewirken Personalkosteneinsparungen und eine Reduktion von Abstimmungsfehlern. Projektspezifische Controlling-Funktionen unterstützen das Projektmanagement und ermöglichen jederzeit einen Überblick über den aktuellen Planungsstand. Verzögerungen werden rechtzeitig aufgezeigt. Mitteilungen: Man erkennt sofort, wer eine Nachricht bereits erhalten und gelesen hat. Höhere Projekttransparenz Der OLMeRO-Projektraum bewirkt eine stets aktuelle und vollständige Projektdokumentation. Einzelne Dokumente, ihre Historien sowie zugehörige Mitteilungen lassen sich auch im Nachhinein mit wenigen Mausklicks anzeigen. Sämtliche relevanten Projektvorgänge werden somit transparent und bleiben nachvollziehbar. Differenzen aufgrund von unvollständigen Informationsgrundlagen lassen sich frühzeitig vermeiden.

9 OLMeRO Dienstleistungen Wesentlicher Bestandteil unseres Leistungsangebotes ist die bestmögliche Unterstützung unserer Kunden und ihrer Geschäftspartner beim Einsatz des OLMeRO- Projektraums. Mit unser Erfahrung hinsichtlich der Etablierung von internetgestützten Leistungsangeboten in der Bauwirtschaft sichern wir den Erfolg der von uns betreuten Projekte. Projektvorbereitung Kernstück der Projektvorbereitung ist die Durchführung eines Projektanalyse-Workshops, in dem das abzuwickelnde Projekt strukturiert wird. Gemeinsam mit den Projektverantwortlichen analysieren wir Prozesse, bestimmen die Teilnehmer des Projektraums und vereinbaren Projektstandards. Projekteinrichtung Basierend auf der gemeinsamen Projektvorbereitung konfigurieren wir den Projektraum individuell. Nach seiner Einrichtung wird der Projektraum den Projektverantwortlichen vorgestellt und durch diese abgenommen. In einer übersichtlichen Dokumentation können die Projektbeteiligten alle erforderlichen Angaben zum Projektraum nachschlagen. Projekteinführung Vom ersten Moment an gewährleisten wir eine reibungslose Inbetriebnahme des Projektraums. Durch Schulungen stellen wir sicher, dass die einzelnen Teilnehmer rasch mit dem OLMeRO-Projektraum vertraut werden und diesen in der Folge effizient nutzen können. Sämtliche Schulungs-Hilfsmittel, wie z.b. die Projektraum-Dokumentation, werden durch uns erstellt und an der Schulung abgegeben. Projektbegleitung und Support Auch nach der erfolgreichen Inbetriebnahme des OLMeRO-Projektraums leisten wir umfassende Unterstützung. Unsere Support-Hotline steht den Projektbeteiligten bei Fragen jederzeit zur Verfügung und bietet direkte Hilfe per Telefon, Fax, oder direktem Projektzugriff. Zudem besteht jederzeit die Möglichkeit, neue Projektanforderungen und Prozesse im Projektraum abzubilden. Individuelle Anpassung Je nach Umfang und Anforderungen eines jeden Projektes lassen sich die Gestaltung des Projektraums und die von uns erbrachten Dienstleistungen individuell abrufen. Während es bei kleineren Projekten (z.b. aus Kostengründen) durchaus sinnvoll sein kann, einen weitgehend standardisierten Projektraum einzusetzen, ist es bei grossen komplexen Projekten zweckmässiger, den Projektraum individuell zu gestalten, um ein maximales Einsparungspotenzial zu realisieren. Darüber hinaus ist es selbstverständlich auch möglich, Firmenstandards zu definieren, die bei sämtlichen Projekten eines Unternehmens zur Anwendung kommen. Früher Start optimaler Erfolg Damit von Anfang an die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Projektablauf geschaffen werden können, sollte der Projektraum möglichst von Beginn an zum Einsatz gebracht werden. Eine optimale Projektstrukturierung ist dabei nicht nur die Basis für einen erfolgreichen Projektraumeinsatz, sondern fördert den weiteren Projektablauf in vielerlei Hinsicht. Projektbegleitung Projektvorbereitung Projekteinrichtung Projekteinführung Support Unsere Dienstleistungen: Wir sichern Ihren Projekterfolg

10 Unsere Vorkehrungen Sicher ist sicher UGARTE Creative Communications, Zürich 04 OLMeRO AG Europastrasse 30 Postfach 8152 Glattbrugg Telefon: Telefax: Durch organisatorische und informationstechnische Massnahmen gewährleisten wir die Sicherheit des OLMeRO-Projektraums. Zugriffsberechtigung Das Kommunikationsprinzip des OLMeRO-Projektraums stellt sicher, dass jeder Projektbeteiligte nur Zugriff auf die für ihn bestimmten Daten erhält. Jeder Projektbeteiligte hat sich mit seinem Benutzernamen und seinem Passwort im Projektraum anzumelden. Durch die zentrale Nutzerverwaltung lässt sich die Verteilung der Zugriffsrechte individuell regeln und jederzeit ändern. Datensicherheit Die wichtigsten Sicherheitsmassnahmen des OLMeRO- Projektraums im Überblick: Firewalls schützen vor unauthorisiertem Zugriff. Sämtliche Interaktionen mit den OLMeRO-Projektservern werden vollständig protokolliert. Der Datenaustausch über Internet erfolgt verschlüsselt (128 bit SSL). Ein ständig aktualisierter Virenscanner überprüft alle ein- und ausgehenden Dateien. Es erfolgen tägliche Datensicherungen. Verfügbarkeit Professionelles Hosting und redundante Computeranlagen garantieren eine hohe Verfügbarkeit des Projektraums: Die OLMeRO-Server sind in einem hochsicheren Rechenzentrum (Zugangskontrollen, USV, Halonlöschanlage etc.) eingestellt und über leistungsfähige Leitungen an das Internet angebunden. Der Betrieb der mehrfach redundanten OLMeRO- Server wird rund um die Uhr von externen Systemen überwacht.