Softwarepaket WINLine

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1 Edgar Sailer Softwarepaket WINLine Installation Windows Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung 2006

2 Erarbeitet im Auftrag des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus im Rahmen des Arbeitskreises Einsatz von ERP-Software im Unterricht Herausgeber Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung, Schellingstr. 155, München Telefon (089) , Telefax (089) Internet: Inhalt 1 VORAUSSETZUNGEN PROGRAMMINSTALLATION WINLINE VOREINSTELLUNGEN MANDANTEN VORLAGEN UND HANDREICHUNGEN ANPASSUNG DER VOREINSTELLUNGEN LIZENZNUMMERN DATENBANK-VERBINDUNGEN BENUTZERANLAGE NETZINSTALLATION HINWEISE ZUR PROGRAMMBEDIENUNG START MANDANTENANLAGE ÄNDERUNGEN IM UNTERNEHMENSSTAMM ÄNDERUNGEN IM KONTENSTAMM SICHERUNG DER MANDANTEN... 21

3 3 1 Voraussetzungen Folgende Voraussetzungen müssen für die Installation in einem Windows-Netzwerk gegeben sein: Auf dem Server ist das Installationsverzeichnis für alle Benutzer freizugeben. Dieses Verzeichnis sollte zur Verbesserung der Performance auf allen Workstations mit einem einheitlichen Buchstaben (z. B. p:) gemappt werden. Den Schülern müssen in diesem Programmverzeichnis Rechte eingeräumt werden. Neben Lese- und Dateiabfrage- werden auch Schreibrechte benötigt, da u. a. beim Verlassen des Programms in der mesosrv.srv der aktuelle Mandantenpfad eingetragen wird. Weiterhin sind Erstellungs- und Löschrechte erforderlich, um Drucker-Spooldateien anzulegen und nach dem Ausdruck wieder zu löschen. Auf allen Workstations wird eine neues Verzeichnis (z. B. winline) angelegt und für den Server freigegeben (Lese- und Schreibrechte!). Zur Nutzung der Hilfefunktion muss auf den Workstations, sofern nicht schon vorhanden, der Internet-Explorer installiert werden. Auf der CD-ROM winline befindet sich die Version 5.0 des MS Internet Explorers (Deutsch\Iee5\Ie5setup.exe).

4 4 2 Programminstallation WINLine 7.2 Im ISB-Installationsmenü gelangt man nach Auswahl der Schalter UpdateINeuistallation WINLine 7.2 und Neuinstallation WINLine 7.2. Hier kann im Feld Netzinstallation über den Schalter Start eine Netzinstallation durchgeführt werden: Zunächst ist als Setup-Sprache Deutsch auszuwählen: Abbildung 1 Im Willkommen-Bildschirm gelangt man über WEITER zur Lizenzvereinbarung, die mit JA bestätigt werden muss: Abbildung 2 Zur Verwendung der Hilfe-Funktion ist der Internet Explorer ab 5.0 Voraussetzung. Die Installationsdatei Ie5setup.exe befindet sich im Verzeichnis [CD-ROM]:\Deutsch\IEE5. Als Internet-Browser können weiterhin andere Programme (z. B. Netscape) eingesetzt werden!

5 5 Abbildung 3 Jeweils über WEITER gelangt man zur Passworteingabe und Auswahl des Zielpfades: Passwort: milano Abbildung 4

6 6 Abbildung 5 Wichtig: Unter Zielordner einen lokalen Pfad (z. B. c:\programme\mesonic\winline) einstellen! Die Installation im Netz erfolgt später mit Hilfe des Mesonic System Managers (MSM). Nach der Auswahl des Zielpfades erscheint die Bildschirmmaske Komponenten wählen. in der mindestens ein Demomandant ausgewählt werden muss. Abbildung 6 Nach Bestätigung bzw. Änderung der Vorgabe winline in der Maske Programmordner auswählen wird die Installation über den Schalter WEITER gestartet. Sollten bei der Installation der Treiber für DAO (Data Access Objects) und ODBC (Open Database Connectivity) Fehlermeldungen erscheinen, muss vor dem Start von WINLine

7 auf der CD-ROM das Programm setup.exe im Verzeichnis [CD-ROM]:\WINLine Dao- Odbc Setup aufgerufen werden. Nach Abschluss der Installation startet über den Schalter Fertigstellen die Applikation ADMIN, in der zunächst nur das Feld Name ausgefüllt wird (Lizenzen werden über die Voreinstellung kopiert!): 7 Abbildung 7 Anschließend erscheint der Installations Wizard des Mesonic System Managers (MSM), in dem zunächst der Radio-Button Nein, es ist eine lokale Installation gewählt und mit <OK> bestätigt wird (Netzinstallation wird nach dem Kopieren der Voreinstellungen durchgeführt!): Radio-Button Nein, es ist eine lokale Installation wählen und mit <OK> bestätigen! Abbildung 8 Durch Mausklick auf den Button OK wird der MSM geschlossen.

8 8 3 Voreinstellungen Nach der Programminstallation erscheinen im Installationsmenü automatisch die Voreinstellungen Netzinstallation. Alle Programmeinstellungen, wie Lizenzen, Datenbankverbindungen und User-Anlage, werden in der Datei mesosrv.srv gespeichert. Über den schulartspezifischen Schalter Berufsschule, BOS+FOS+RS bzw. Wirtschaftsschule muss diese Datei zusammen mit mesopdb.srv (Formulare) und weiteren Dateien in das Programmverzeichnis (Vorgabe: c:\programme\mesonic\winline) kopiert werden. 4 Mandanten Im Installationsmenü Mandanten werden alle Mandantendaten auf die Festplatte kopiert (Vorgabe: c:\mandanten\). Die Datenbestände (Mandanten) können beim Unterrichtseinsatz entweder auf den lokalen Festplatten oder in Homeverzeichnissen im Netz gespeichert werden. Bei der praktischen Arbeit in der Übungsfirma kommt nur die Speicherung in einem Netzverzeichnis in Frage, da alle Sachbearbeiter in der Abteilung Finanzbuchhaltung auf dem gleichen Mandanten buchen müssen. Probleme ergeben sich, wenn mehrere Klassen mit WINLine arbeiten. Es kann grundsätzlich nur auf einen Mandanten mit der gleichen Nummer (z. B. 1ICM) zugegriffen werden, da das Verwaltungsprogramm WINLine Admin gleiche Mandanten nur einmal - auch in verschiedenen Unterverzeichnissen - zulässt. Die Mandanten sollten in den entsprechenden Schüler-Homeverzeichnissen gespeichert werden. Falls die Daten zu Beginn der Unterrichtsstunde in die jeweiligen Homeverzeichnisse kopiert werden, genügt es, für jeden Arbeitsplatz ein Homeverzeichnis anzulegen. Verbleiben die Daten jedoch nach Unterrichtsende in den Homeverzeichnissen, muss für jeden Arbeitsplatz jeweils ein eigenes Klassen-Verzeichnis angelegt werden. Falls dies nicht der vorhandenen Verzeichnisstruktur entspricht, wird folgendes Vorgehen empfohlen: In der Netzwerkadministration werden für alle Arbeitsplätze, z. B. p1 bis p3, eigene Klassen-User eingetragen. Ihnen wird jeweils ein eigenes Verzeichnis mit allen Rechten freigegeben und mit dem gleichen Laufwerksbuchstaben gemappt (z. B. h:\) Die Schüler melden sich im Netz mit ihrem Platz- und Klassenname an (z. B. p1-k11a usw.). Falls nicht für jeden Schüler ein eigenes Homeverzeichnis zur Verfügung steht, wird aus didaktisch-methodischen Gründen vorgeschlagen, die Daten am Ende der Unterrichtsstunde durch die Schüler sichern zu lassen (siehe 8.5 Sicherung der Mandanten).

9 9 5 Vorlagen und Handreichungen Im Installationsmenü Vorlagen und Handreichungen können alle Kopiervorlagen (Belege und Arbeitsblätter) und Handreichungen (PDF-Format) auf die Festplatte kopiert werden. Die vorgegebenen Verzeichnisse sind unter Extrahieren nach evtl. anzupassen. 6 Anpassung der Voreinstellungen Nach Abschluss der Installation sollte das Programm admn.exe (Start/Programme/ WINLine/Administration/WINLine Admin) zur Anpassung der Voreinstellungen aufgerufen werden. Es erscheint folgender Eingangsbildschirm: Benutzer: a Passwort: b Abbildung Lizenznummern Die Lizenzeingabe erfolgt unter Datei/Lizenz eingeben: Die Lizenzen für 20 User (gültig bis 08/2005) wurden beim Kopieren der Voreinstellungen bereits gespeichert! Abbildung 10 Wichtig: Falls bei den einzelnen Applikationen (z. B. FIBU) Menüpunkte nicht aktiv sind (graue Schrift), müssen die Lizenzen im ADMIN mit OK bestätigt werden! Zur Übernahme der Lizenzen für 70 User (gültig bis 01/2004) müssen im WINLine ADMIN das Menü Datei/Lizenz und gleichzeitig über den Explorer das Verzeichnis [CD-ROM]:\isbdaten\Lizenzen aufgerufen werden:

10 10 Abbildung 11 Drag&Drop Nach dem Löschen der alten Lizenzen kann die Dateien Lizenz 72_70 User.spl (Netzinstallation bis 70 Arbeitsplätze, gültig bis 01/2004) mit Hilfe von Drag&Drop in die Maske Hauptlizenz gezogen werden. Nach Aktivierung über den Schalter OK werden die neuen Lizenzen gespeichert. 6.2 Datenbank-Verbindungen Die Datenbank-Verbindungen für alle ISB-Mandanten wurden bei den Voreinstellungen auf c:\mandanten\icm (bzw. \ueb, \kor, \lcm usw.) festgelegt. Benutzerspezifische Anpassungen sind im Menü Datei/Datenbank Verbindungen notwendig: Abbildung 12 Zusätzliche Datenbank-Verbindungen können per Tastatur oder mit Hilfe von Drag & Drop (Explorer öffnen und verkleinern, dann Mandanten, z. B. 99CM.mdb, mit der Maus in das Fenster Datenbank-Verbindungen ziehen) eingetragen werden.

11 11 Abbildung 13 Drag & Drop Wenn ein Mandant mit Hilfe dieser Methode (sog. mounten) eingebunden wird, können die Benutzern diesen Mandanten nur dann bearbeiten, wenn ihnen im Menü Benutzer unter Benutzeranlage die entsprechenden Rechte gewährt werden (vgl. Abschnitt 6.3). 6.3 Benutzeranlage Die Anlage der Benutzer erfolgt unter Benutzer/Benutzeranlage: Abbildung 14 Das Auswahlfeld Demo Benutzer darf keinesfalls mit einem Häkchen versehen werden, da dann die eingetragene Lizenz keine Gültigkeit erlangt! Die Gruppe der Lehrer benötigt Administrator-Rechte, wobei hier die Standardvorgaben a und b geändert werden können. Falls das neue Passwort vergessen wird, kann immer auf den User meso mit dem Passwort meso zurückgegriffen werden! Normalerweise sollte der Schüler über keine Administrator-Rechte verfügen (Häkchen entfernen). Wenn jedoch auch die Mandaten für mehrere Klassen lokal gespeichert werden, benötigen die Schüler für die Mandantensicherung entsprechende Rechte im WINLine Admin. Weiter ist es notwendig, für die Benutzer Zugriffsrechte auf die eingesetzten Mandanten (rotes Häkchen) zu vergeben.

12 12 Falls gewünscht, können die Nutzungsrechte in der Karte Anwendungen auch auf einzelne Applikationen beschränkt werden: Abbildung 15 7 Netzinstallation Nachdem das Menü beendet wurde, muss zur Fertigstellung der Installation das Programm WINLine Admin erneut gestartet werden: Benutzer: a Passwort: b Abbildung 16 Anschließend wird im Menü MSM der Installations Wizard gestartet:

13 13 Abbildung 17 Ddie Installation wurde zunächst auf einer Workstation durchgeführt und es ist deshalb der Radio-Button Nein, das ist eine Client Workstation auszuwählen: Nur bei einer Installation direkt am NT-Server oder einer Windows 95/98-Vernetzung (peer-to-peer) ist die Schaltfläche Ja, es ist der Server auszuwählen. In der nächsten Bildschirmmaske kann bei einem Windows NT-Netzwerk der Servers als gemappter Pfad in das Feld Installationspfad eingetragen werden. Abbildung 18 Wenn in der folgenden Maske der Radio-Button Workstations jetzt anlegen gewählt wird, gelangt man zu folgenden Eingabefeldern:

14 14 Abbildung 19 Abbildung 20 Es handelt sich hier standardmäßig um eine Client/ Server-Installation, d. h. das Programm wird am Server und auf den einzelnen Workstations installiert. Falls eine Terminalserver- oder Zentralinstallation gewünscht wird, kann man unter Typ die entsprechende Installationsart auswählen: Abbildung 21

15 15 Abbildung 22 Bei diesen Installationsarten werden für jeden User auf dem Server sog. Homeverzeichnisse (Name frei wählbar) angelegt, in denen die Datei mesonic.ini und bei der Terminalserver-Installation auch die Mandanten gespeichert werden. Nach Auswahl der Button Vor und <OK> beginnt die Installation auf dem Server und den einzelnen Workstations: Abbildung 23 Nach Auswahl des Ende-Buttons werden der Mesonic Server Manager und das Programm WINLine Admin geschlossen. Abschließend müssen auf den einzelnen Arbeitsplätzen noch die Icons für WINLine Start und evtl. für WINLine Admin in der Programmgruppe WINLine oder auf dem Desktop eingerichtet werden, wobei das Programm bei der Client/Serverinstallation im lokalen Verzeichnis und bei der Zentral- und Terminalserverinstalltion im Netz gestartet wird.

16 16 8 Hinweise zur Programmbedienung 8.1 Start Das Programm wird unter Start/Programme/WINLine/WINLine Start aufgerufen. Benutzer und Passwort eingeben und Mandanten auswählen! Abbildung 24 Nach dem Login erscheint der Startbildschirm von WINLine. Der Start der einzelnen Applikationen erfolgt über das Menü Applikationen oder über die Symbole in der Iconleiste. Abbildung 25

17 17 Folgende Probleme könnten beim Programmstart auftreten: Fehlende DAO-Treiber Erscheint die Fehlermeldung Es konnte keine Verbindung zur Datenquelle hergestellt werden bzw. Es konnte keine Verbindung zur mesosrv.srv am Server hergestellt werden, dann wurde Microsoft Access 7.0 nicht installiert oder es ist nur eine ältere Version von Access vorhanden. Lösung: Von den einzelnen Arbeitsplätzen aus müssen die nötigen Treiber mit Hilfe des Programms [CD-ROM]:\WINLine Dao-Odbc Setup\setup installiert werden. Falscher Datenpfad Die Meldung: Die Verbindung zur Datenbank ist fehlgeschlagen! Die Verbindung zur Datenbank konnte nicht erstellt werden weist darauf hin, dass im Programm WINLine Admin falsche Angaben zu den Datenbank-Verbindungen stehen oder vergessen wurde, die Mandanten auf die Festplatte zu kopieren. Lösung: Das Programm WINLine Admin starten und Angaben zu den Datenbank- Verbindungen im Menü Datei korrigieren. Icons fehlen Im Startbildschirm sind zwar alle Buttons vorhanden, jedoch fehlen die entsprechenden Bilder. Lösung: Es muss in der Windows-Systemsteuerung unter Ländereinstellungen in der Karteikarte Gebietsschema die Einstellung Deutsch (Deutschland) vorgenommen werden. Hilfe-Funktion fehlt Wenn sich die Hilfe-Funktion des Programms, die normalerweise über das Menü? und Inhalt oder das Icon? bzw. die Taste F1 gestartet wird, nicht aufrufen lässt, wurde der zur Nutzung der Hilfe-Funktion benötigte Microsoft Internet Explorer nicht installiert Lösung: Auf der CD-ROM winline befindet sich die Datei \Deutsch\Iee5\Ie5setup.exe zur Installation des Internet Explorers. Icons inaktiv Sollten die Menüs bei den lizenzierten Applikationen (z. B. FIBU) nicht aktiv sein, besitzt die Workstation nicht die erforderliche Lizenz. Lösung: Im Programm WINLine Admin müssen unter Datei/Lizenz eingeben entweder die Lizenznummern eingetragen oder nur durch Bestätigung des Schalters <OK> aktualisiert werden.

18 Mandantenanlage Die Anlage eines neuen Mandanten erfolgt in WINLine Start im Menü Abschluss unter Mandantenanlage: Mandantennummer max. 4-stellig und die erste Stelle eine Ziffer Speicherung in einem anderen Pfad (z. B. \Übung) ist möglich! Abbildung 26 Nach der Anlage des neuen Mandanten erscheint die Bildschirmmaske zum Unternehmensstamm, in der Änderungen möglich sind. Abbildung 27 Bei Verwendung eines Netzdruckers wird zur Kennzeichnung von Ausdrucken empfohlen, beim Mandantennamen auch ein Kürzel für den User einzugeben!

19 Änderungen im Unternehmensstamm Bei Neuanlage von Steuerschlüsseln bzw. bei Änderungen der gesetzlichen USt-Sätze ist in der Applikation FIBU im Menü Stammdaten unter Mandantenstammdaten der Unternehmensstamm zu öffnen: Beispiel für 16% (Aufwendungen für Rohstoffe/Umsatzerlöse) Abbildung Änderungen im Kontenstamm Sachkonten können in der FIBU im Menü Stammdaten unter Konten/Sachkonten geändert bzw. neu angelegt werden: Bei einer Neuanlage wird empfohlen, mit der Taste F9 (Feld Kontobezeichnung) Kontendaten aus der gleichen Kontengruppe zu übernehmen und entsprechend anzupassen! Abbildung 29

20 20 Insbesondere bei der praktischen Arbeit in der Übungsfirma müssen für alle Kunden und Lieferanten entsprechende Stammdaten angelegt werden. Dazu ist in der FIBU im Menü Stammdaten unter Konten/Personenkonten das Registerblatt Adresse zu öffnen: Abbildung 30 Registerblatt FIBU : Abbildung 31

21 21 Registerblatt FAKT : Abbildung 32 Soll ein Personen- oder Sachkonto gelöscht werden, muss zunächst im FIBU-Menü Stammdaten unter Konten/Personenkonten bzw. Sachkonten auf der Karte Adresse das Feld inaktiv mit einem Häkchen (Mausklick) versehen werden. Anschließend werden in WINLine Start im Menü Abschluss unter Reorganisieren die Sachbzw. Personenkonten eingestellt (Häkchen setzen) und mit <OK> der Programmlauf gestartet (Voraussetzung: Die Konten dürfen keine Buchung enthalten). 8.5 Sicherung der Mandanten Falls den Schülern kein eigenes Homeverzeichnis zur Verfügung steht, kann die Datensicherung mit Hilfe der programminternen Sicherung bzw. Rücksicherung durchgeführt werden. Zu Beginn der Unterrichtsstunde starten die Schüler das Programm WINLine Admin (Administratorrechte erforderlich!). Im Menü Datei/Rücksichern wird dann die Sicherungsdatei (z. B. update kapitel 2.mzp) geladen:

22 22 Abbildung 33 In der Maske Pfad wählen muss die Auswahl auf anderen Pfad rücksichern aktiviert (Häkchen setzen!) und evtl. angepasst werden: Abbildung 34 Am Ende der Unterrichtsstunde nehmen die Schüler eine Sicherung ihrer Daten vor, die im Menü Datei/Sichern gestartet wird: Im Schritt 1 wird der Mandant ausgewählt: Abbildung 35

23 Im Schritt 2 wird der Pfad und ein beliebiger Name der Sicherungsdatei eingetragen (kann später mit Hilfe der Lupe ausgewählt werden): 23 Abbildung 36