Information. Öffentliches Beschaffungswesen im Kanton Zürich. für Anbietende, Verbände und Behörden

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1 Öffentliches Beschaffungswesen im Kanton Zürich Information für Anbietende, Verbände und Behörden Ausgabe 2004 Kommission für das öffentliche Beschaffungswesen (KöB)

2 Impressum Herausgeberin: KöB Kommission für das öffentliche Beschaffungswesen des Kantons Zürich c/o Baudirektion Kanton Zürich Generalsekretariat/Stab Walcheplatz 2 Postfach 8090 Zürich Telefon: gs-stab@bd.zh.ch Ausgabe: 2004 Bezug: Kantonale Drucksachen- und Materialzentrale Zürich (KDMZ) Räffelstrasse Zürich Telefon: Telefax: info@kdmz.zh.ch Internet: Weiterführende Informationen finden Sie: Seite 2 im Handbuch für Vergabestellen, Ausgabe 2004 (Bezugsquelle ebenfalls KDMZ, siehe obenstehende Adresse) auf auf

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Was ist das «öffentliche Beschaffungswesen»? Welche Bedeutung kommt dem öffentlichen Beschaffungswesen zu? Wo ist das öffentliche Beschaffungswesen geregelt? Staatsverträge Bundesrecht Interkantonales Recht Kantonales Recht Kommunales Recht Für welche Auftraggebenden gilt das neue Submissionsrecht? Welche Anbietenden können Aufträge erhalten? Um welche Auftragsarten geht es? Grundsatz Ausnahmen Welche werden angewendet? sarten swahl Welche Schwellenwerte gelten? Bereichsschwellenwerte für den Staatsvertragsbereich (Anhang 1 IVöB) sschwellenwerte im Nicht-Staatsvertragsbereich (Anhang 2 IVöB) Wie unterscheiden sich die im Nicht-Staatsvertragsbereich und im Staatsvertragsbereich? Welche Vergabegrundsätze sind massgebend? Wie läuft ein Vergabeverfahren ab? Allgemeine Bemerkungen sablauf am Beispiel eines offenen s Wie erhält man Rechtsschutz? Wie bewirbt man sich um Aufträge? Wo erhält man Auskünfte? Seite 3

4 1. Einführung Was ist das «öffentliche Beschaffungswesen»? Die öffentliche Hand braucht für die Erfüllung ihrer Aufgaben Sachmittel, insbesondere Bauten und Arbeitsmaterialien sowie Dienstleistungen verschiedenster Art. Da es wenig sinnvoll wäre, wenn die öffentliche Hand selber alle diese Sachmittel herstellen oder Leistungen erbringen wollte, beschafft sie sich diese zumeist auf dem Markt. Hiefür werden die Begriffe «öffentliches Beschaffungswesen», «Submissionswesen» und «Vergabewesen» gleichbedeutend verwendet. Das öffentliche Beschaffungswesen umfasst: Lieferungen von Gütern, wie Fahrzeuge, Maschinen und Geräte, Verbrauchsmaterial und dergleichen, Dienstleistungen, wie Architektur, Stadt- und Landschaftsplanung, technische Beratung und Planung, Informatiktätigkeiten, Unternehmens- bzw. Projektberatung, Markt- und Meinungsforschung, Versicherungs- und Bankdienstleistungen sowie Bauleistungen, wie Hoch- und Tiefbauten oder die Erstellung von Fertigbauten, aber auch Spezialarbeiten und Installationen. Die genannten Beschaffungen werden als «öffentlich» bezeichnet, weil sie die Bedürfnisse der öffentlichen Hand decken sollen. Dieser Begriff umfasst in der Schweiz vor allem den Bund, die Kantone und die Gemeinden, aber auch andere Träger öffentlicher Aufgaben. Darunter können auch Private fallen, die öffentliche Aufgaben erfüllen. Welche Bedeutung kommt dem öffentlichen Beschaffungswesen zu? Das Beschaffungsvolumen von Bund, Kantonen und Gemeinden beträgt in der Schweiz jährlich über 30 Milliarden Franken. Allein schon diese Zahl zeigt die grosse Bedeutung des Submissionswesens für den Binnenmarkt Schweiz. Für die beteiligten Unternehmen stellen die öffentlichen Aufträge einen wichtigen Beschäftigungsfaktor dar. Seite 4

5 2. Wo ist das öffentliche Beschaffungswesen geregelt? WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA) EU-Staaten EFTA-Staaten Staat X Staat Y CH Bilaterales Abkommen CH-EU EFTA-Übereinkommen Bund Kantone Gemeinden Binnenmarktgesetz (BGBM) Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BoeB) Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (VoeB) Kanton X Kanton Y Interkantonale Vereinbarung (IVöB) Vergaberichtlinien Kt. Zürich Beitrittsgesetz (BeiG) Submissionsverordnung (SVO) Übersicht: System der Rechtserlasse im Submissionswesen Staatsverträge WTO-Übereinkommen (Government Procurement Agreement, GPA, früher GATT-Übereinkommen) Das WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA), das einen Teil des Regelungswerkes der Welthandelsorganisation WTO bildet, setzt international den Standard für das öffentliche Beschaffungswesen. Es enthält insbesondere die Grundsätze der Nichtdiskriminierung von Anbietenden und das Gleichbehandlungsgebot. Die Schweiz ist dem GPA per 1. nuar 1996 beigetreten. Bilaterales Abkommen der Schweiz mit der EU und Übereinkommen mit den EFTA-Staaten Als weitere staatsvertragliche Verpflichtung betrifft eines der sieben bilateralen Abkommen mit der EU (in Kraft seit 1. Juni 2002) den Bereich des öffentlichen Beschaffungswesens. Eine analoge Regelung gilt im Verhältnis zu den EFTA-Staaten. Seite 5

6 2. Wo ist das öffentliche Beschaffungswesen geregelt? Bundesrecht Interkantonales Recht Kantonales Recht Kommunales Recht Seite 6 BoeB / VoeB Für Vergaben des Bundes gelten das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BoeB) und die zugehörige Verordnung (VoeB). Beide Erlasse betreffen nur Beschaffungen des Bundes. Binnenmarktgesetz (BGBM) Direkte Auswirkungen für Kantone und Gemeinden hat hingegen das Binnenmarktgesetz, das diese u.a. verpflichtet, grössere Aufträge öffentlich auszuschreiben und Aufträge generell diskriminierungsfrei zu vergeben. IVöB Die Kantone haben für die Umsetzung der Staatsverträge ein Konkordat abgeschlossen. Diese Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) vom 25. November 1994 hat den Charakter einer Rahmenordnung. Sie muss in jedem Kanton separat umgesetzt werden. Die IVöB liegt seit dem 15. März 2001 in einer revidierten Fassung (revivöb) vor; dieser Vereinbarung ist der Kanton Zürich per 1. nuar 2004 ebenfalls beigetreten (vgl. Gesetz über den Beitritt zur revidierten Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen [Beitrittsgesetz] vom 15. September 2003). Beitrittsgesetz (BeiG) / Submissionsverordnung (SVO) Der Erlass der Ausführungsbestimmungen ist im Kanton Zürich mit dem Gesetz über den Beitritt des Kantons Zürich zur revidierten Interkantonalen Vereinbarung vom 15. September 2003 und der Submissionsverordnung vom 23. Juli 2003 erfolgt. Die neuen kantonalen Bestimmungen sind am 1. nuar 2004 in Kraft getreten. Interne Dienstanweisungen Die kommunalen Vergabestellen unterstehen vorbehältlich ihrer kommerziellen oder industriellen Tätigkeiten dem übergeordneten kantonalen Recht. Submissionserlasse auf kommunaler Ebene sind somit nicht mehr anwendbar. Kommunale Richtlinien und Anleitungen bei Ermessensfragen sind als interne Dienstanweisungen möglich, doch können die kantonalen Regeln weder aufgehoben noch geändert werden.

7 3. Für welche Auftraggebenden gilt das neue Submissionsrecht? Die von der Schweiz unterzeichneten Staatsverträge (vgl. S. 5) legen insbesondere für umfangreiche Beschaffungen den Anwendungsbereich und die fest. So geregelte Vergaben gehören zum «Staatsvertragsbereich», die übrigen zum «Nicht-Staatsvertragsbereich». Diese Zuordnung entscheidet insbesondere darüber, welchen Bestimmungen die Auftraggebenden unterstellt sind. Sowohl dem Staatsvertragsbereich als auch dem Nicht-Staatsvertragsbereich unterstehen die folgenden Vergabestellen: Auftraggebende (Art. 8 IVöB) Kantonale Verwaltung, Zentralverwaltung Beispiele Hochbauamt, kantonale Spitäler, Finanzdirektion Gemeinden, Verwaltung allgemein Gemeinde Thalheim, Schulgemeinde Horgen, Kirchgemeinde Winterthur- Mattenbach Kantonale und kommunale Ein- Gebäudeversicherung, Gemeinderichtungen des öffentlichen Rechts, zweckverband sofern sie keinen kommerziellen oder industriellen Charakter haben Behörden und öffentliche Unternehmen aller Stufen in den Sektoren Wasser, Energie (ohne Gas und Wärme) und Verkehr Private Unternehmen mit ausschliesslichen oder besonderen Rechten in den Sektoren Wasser, Energie und Verkehr (inkl. Drahtseilbahnen und Skiliftanlagen) Städtische Werke Winterthur, EWZ, Gemeindewasserwerk, Flughafen Zürich AG (Unique), VBZ Elektro-Korporation, Wassergenossenschaft Öffentliche sowie aufgrund eines Fernwärmeeinrichtung, Erdgas besonderen oder ausschliesslichen Zürich AG, Verkehrsbetriebe Rechts tätige private Unternehmen Glattal im Bereich des Schienenverkehrs und im Bereich der Gas- und Wärmeversorgung Hinweis: Öffentliche sowie aufgrund eines besonderen oder ausschliesslichen Rechts tätige private Unternehmen im Bereich der Telekommunikation sind gestützt auf eine Verordnung des UVEK vom Anwendungsbereich ausgenommen worden («Ausklinkklausel») und werden deshalb nicht weiter behandelt. Seite 7

8 3. Für welche Auftraggebenden gilt das neue Submissionsrecht? Nur dem Nicht-Staatsvertragsbereich unterstehen die folgenden Vergabestellen: Auftraggebende (Art. 8 IVöB) Andere Trägerinnen und Träger kantonaler oder kommunaler Aufgaben (auch Private), sofern sie keinen kommerziellen oder industriellen Charakter haben Beispiele Spitex-Verein, Pflegeheim (z.b. in Form einer Stiftung, eines Vereins), Kantag Objekte und Leistungen (auch bei Renovation eines privaten Privaten) die zu mehr als 50% der Museums (z.b. wenn über 50% Gesamtkosten mit öffentlichen der Betriebskosten von der Geldern (Bund, Kanton, Gemein- Gemeinde getragen werden); den) subventioniert werden. Die Erweiterung eines Tierparks (z.b. Subventionierung von mehr als wenn über 50% der Investitions- 50% kann sich sowohl auf die kosten vom Gemeinwesen effektiven Objektkosten (z.b. getragen werden) Bauvorhaben) als auch auf die Subventionierung der jährlichen Betriebskosten (über die ein Objekt indirekt finanziert wird) beziehen. Nicht dem Beschaffungsrecht unterstehen die folgenden Vergabestellen: Auftraggebende (Art. 8 IVöB) Kantonale und kommunale Einrichtungen des öffentlichen Rechtes, die kommerziellen oder industriellen Charakter haben (Ausnahme: Sektoren) Beispiele Restaurant, das von einer Gemeinde gewinnorientiert geführt wird; Kantonalbank Seite 8

9 4. Welche Anbietenden können Aufträge erhalten? Aufträge können Anbietende erhalten aus: dem Kanton Zürich oder einem anderen Kanton, einem Vertragsstaat des GPA, soweit dieser Staat Gegenrecht hält, einem EU- bzw. EFTA-Staat, gemäss den Abmachungen im GPA und im bilateralen Abkommen der Schweiz mit der EU bzw. im Übereinkommen mit den EFTA-Staaten, anderen Staaten in dem Ausmass, als entsprechende Abmachungen eingegangen worden sind oder Gegenrecht besteht. Seite 9

10 5. Um welche Auftragsarten geht es? Grundsatz Im Nicht-Staatsvertragsbereich sind grundsätzlich alle Beschaffungen dem Submissionsrecht unterstellt, z.b.: Lieferaufträge über die Beschaffung beweglicher Güter, namentlich durch Kauf, Leasing, Miete, Pacht oder Mietkauf; Dienstleistungsaufträge; Bauaufträge über die Durchführung von Hoch- und Tiefbauarbeiten. Für Beschaffungen im Staatsvertragsbereich sind die unterstellten Auftragsarten (Lieferungen, Dienstleistungen, Bauleistungen) in den Anhängen zum GPA bzw. zum bilateralen Abkommen CH-EU im Detail aufgeführt. Anhänge zum GPA: Anhänge zum bilateralen Abkommen CH-EU: Ausnahmen Auf einzelne Aufträge sind die Bestimmungen über das öffentliche Beschaffungswesen nicht anwendbar, so z.b. auf solche an Behinderteninstitutionen, Wohltätigkeitseinrichtungen und Strafanstalten. Im Weiteren müssen Aufträge den Bestimmungen über das öffentliche Beschaffungswesen nicht unterstellt werden, wenn: dadurch die öffentliche Ordnung oder die öffentliche Sicherheit gefährdet ist; der Schutz von Gesundheit und Leben von Mensch, Tier und Pflanzen dies erfordert; dadurch bestehende Schutzrechte des geistigen Eigentums verletzt würden. Seite 10

11 6. Welche werden angewendet? Nachfolgend sind die zu beantwortenden Fragen und notwendigen Entscheide in einem Ablaufschema dargestellt: Untersteht die Auftraggeberin/der Auftraggeber den Bestimmungen über das öffentliche Beschaffungswesen? Definition der Aufgabe: Um was für ein Vorhaben geht es? Was soll beschafft werden? Untersteht der konkrete Auftrag den Bestimmungen über das öffentliche Beschaffungswesen? Bestimmen der Auftragsart Lieferung Dienstleistung Bauleistung (Bauhauptoder Baunebengewerbe) Bestimmen des Auftragswertes Bestimmen der sart Offenes Selektives Freihändiges Offenes Selektives Einladungsverfahren Freihändiges im Staatsvertragsbereich im Nicht-Staatsvertragsbereich Seite 11

12 6. Welche werden angewendet? Es werden die folgenden sarten unterschieden: das offene, bei dem die Vergabestelle den geplanten Auftrag öffentlich ausschreibt und alle Anbietenden ein Angebot einreichen können; das selektive, bei dem die Vergabestelle den geplanten Auftrag öffentlich ausschreibt. Alle Interessierten können einen Antrag auf Teilnahme einreichen. Die Vergabestelle bestimmt auf Grund von Eignungskriterien die Anbietenden, die ein Angebot einreichen dürfen. Die Vergabestelle kann in der Ausschreibung die Zahl der zur Angebotsabgabe eingeladenen Anbietenden beschränken, wenn sonst die Auftragsvergabe nicht effizient abgewickelt werden kann. Dabei muss ein wirksamer Wettbewerb gewährleistet sein; das Einladungsverfahren, bei dem die Vergabestelle bestimmt, welche Anbietenden ohne Ausschreibung direkt zur Angebotsabgabe eingeladen werden. Sie muss wenn möglich mindestens drei Angebote einholen; das freihändige, bei dem die Vergabestelle einen Auftrag ohne Ausschreibung direkt vergibt. Für die swahl gelten folgende Regeln: Nicht-Staatsvertragsbereich Aufträge im Nicht-Staatsvertragsbereich können gemäss den entsprechenden Schwellenwerten im offenen, selektiven, Einladungs- oder im freihändigen vergeben werden. Staatsvertragsbereich Aufträge im Staatsvertragsbereich können wahlweise im offenen oder selektiven vergeben werden. In besonderen Fällen gemäss den internationalen Verträgen können sie im freihändigen vergeben werden. Seite 12

13 6. Welche werden angewendet? Ablaufschema Lieferaufträge Lieferauftrag > CHF 383'000*? (Anhang 1 zur IVöB) im Staatsvertragsbereich im Nicht- Staatsvertragsbereich Auftrag < CHF 100'000? Ausnahme gemäss 10 SVO? Ausnahme gemäss 10 SVO? Auftrag < CHF 250'000? Offenes Selektives Einladungsverfahren Freihändiges Offenes Selektives Freihändiges *) bzw. CHF , CHF Seite 13

14 6. Welche werden angewendet? Ablaufschema Dienstleistungsaufträge Dienstleistungsauftrag > CHF 383'000*? (Anhang 1 zur IVöB) im Nicht- Staatsvertragsbereich im Staatsvertragsbereich Auftrag < CHF 150'000? Ausnahme gemäss 10 SVO? Ausnahme gemäss 10 SVO? Auftrag < CHF 250'000? Offenes Selektives Einladungsverfahren Freihändiges Offenes Selektives Freihändiges *) bzw. CHF , CHF Seite 14

15 6. Welche werden angewendet? Ablaufschema Bauaufträge Summe der Bauaufträge > CHF 9'575'000*? (Anhang 1 zur IVöB) im Nicht- Staatsvertragsbereich im Staatsvertragsbereich Auftrag < CHF 150'000 im Baunebengewerbe bzw. < CHF 300'000 im Bauhauptgewerbe? Bagatellklausel? (Art. 7 Abs. 2 IVöB) Ausnahme gemäss 10 SVO? Ausnahme gemäss 10 SVO? Auftrag < CHF 250'000 im Baunebengewerbe oder < CHF 500'000 im Bauhauptgewerbe? Offenes Selektives Einladungsverfahren Freihändiges Offenes Selektives Freihändiges *) bzw. CHF Seite 15

16 7. Welche Schwellenwerte gelten? Zur Beantwortung der Frage, ob eine Vergabe dem Staatsvertragsbereich oder dem Nicht-Staatsvertragsbereich untersteht, und welches anzuwenden ist, sind die massgebenden Schwellenwerte zu beachten. Hiefür ist der Auftragswert (ohne Mehrwertsteuer) der zu beschaffenden Leistung bzw. der zu beschaffenden Sachmittel zu schätzen. Bereichs-Schwellenwerte für den Staatsvertragsbereich (Anhang 1 IVöB) Die Schwellenwerte im Anhang 1 der revidierten Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) dienen dazu, den Nicht-Staatsvertragsbereich vom Staatsvertragsbereich zu unterscheiden (Bereichsschwellenwerte). Werden die nachfolgend aufgeführten Schwellenwerte erreicht, ist immer das offene oder das selektive anzuwenden (vorbehältlich eines freihändigen s gemäss den Ausnahmebestimmungen von 10 SVO). Auftraggebende Ab den nachstehenden Schwellenwerten (Auftragswert in CHF) gilt der Staatsvertragsbereich: Lieferungen Dienstleistungen Bauleistungen (=Summe aller Bauarbeiten eines Bauwerks) Kanton ' Gemeinden, Bezirke, Gemeindezusammenschlüsse ' Behörden und öffentliche Unternehmen in den Sektoren Wasser, Energie sowie ' Verkehr Private Unternehmen mit ausschliesslichen oder besonderen Rechten in den Sektoren Wasser, Energie und Verkehr ' (inkl. Drahtseilbahnen und Skiliftanlagen) Öffentliche sowie aufgrund eines besonderen oder ausschliesslichen Rechts tätige private Unternehmen im ' Bereich des Schienenverkehrs und im Bereich der Gas- und Wärmeversorgung Seite 16

17 7. Welche Schwellenwerte gelten? sschwellenwerte im Nicht-Staatsvertragsbereich (Anhang 2 IVöB) Die Darstellung der Schwellenwerte im Anhang 2 der IVöB gibt an, bis zu welchem Betrag im Nicht-Staatsvertragsbereich für die zu beschaffende Leistung (Lieferung, Dienstleistung, Bauleistung) ein bestimmtes zur Anwendung kommt (sschwellenwerte). arten Lieferungen Dienstleistungen Bauleistungen (Auftragswert CHF) (Auftragswert CHF) (Auftragswert CHF) Baunebengewerbe Bauhauptgewerbe Freihändige Vergabe unter unter unter unter Einladungsverfahren unter unter unter unter Offenes ab ab ab ab Selektives ab ab ab ab Zum Bauhauptgewerbe gehören gemäss 3 Abs. 1 SVO insbesondere alle Arbeiten für die tragenden Elemente eines Bauwerkes. Solche Arbeiten können z.b. sein: Maurer- und Betonarbeiten, Gerüstbau- und Fassadenisolationsarbeiten, Aushub-, Bagger- und Traxarbeiten, Strassenbau (inkl. Belagseinbau), Spezialtiefbau (Pfählungen, Baugrubensicherungen, Ankerarbeiten usw.), Steinhauer- und Steinbrucharbeiten; Abbruch. Zum Baunebengewerbe gehören alle übrigen Bauarbeiten, namentlich: Maler-, Gipser-, Dachdecker-, Plattenleger-, Gärtner-, Spenglerei-, Heizungs-, Klima-, Lüftungs-, Schreiner-, Zimmerei-, Metallbau- sowie Sanitär- und Elektroinstallationsarbeiten. Im Einzelfall muss immer geprüft werden, ob konkrete Bauarbeiten ein tragendes Element betreffen so können Zimmerei- oder Metallarbeiten je nach Bauvorhaben ein tragendes oder ein nichttragendes Element betreffen. Seite 17

18 8. Wie unterscheiden sich die im Nicht-Staatsvertragsbereich und im Staatsvertragsbereich? Übersicht über die im Nicht-Staatsvertragsbereich Bestimmen der Auftragsart Lieferauftrag Dienstleistungsauftrag Bauauftrag Bestimmen des Auftragswertes Schwellenwert gemäss GPA oder Bilateralem Abkommen CH-EU erreicht? im Staatsvertragsbereich im Nicht-Staatsvertragsbereich: Gegenüber den im Staatsvertragsbereich gelten folgende Erleichterungen: Je nach Schwellenwert sind alle zulässig: offenes, selektives, Einladungs- und freihändiges. Die Frist für die Angebotseingabe (bzw. die Einreichung des Teilnahmeantrags im selektiven ) beträgt in allen in der Regel nicht weniger als 20 Tage (statt 40 Tage bzw 25 Tage). Im offenen/selektiven hat die Ausschreibung im kantonalen Amtsblatt sowie unter zu erfolgen. Eine französische Zusammenfassung ist nicht erforderlich. Bei freihändigen Vergaben gestützt auf die Ausnahmebestimmung von 10 SVO entfällt die Pflicht zur Verfassung eines Berichts und zur Veröffentlichung des Zuschlags. Der Gleichbehandlungsgrundsatz gilt grundsätzlich nur gegenüber inländischen Anbietenden. Als inländisch können Anbietende gelten, wenn sie im Schweizerischen Handelsregister eingetragen sind. Seite 18

19 8. Wie unterscheiden sich die im Nicht-Staatsvertragsbereich und im Staatsvertragsbereich? Übersicht über die im Staatsvertragsbereich Bestimmen der Auftragsart Lieferauftrag Dienstleistungsauftrag Bauauftrag Bestimmen des Auftragswertes Schwellenwert gemäss GPA oder Bilateralem Abkommen CH-EU erreicht? im Staatsvertragsbereich im Staatsvertragsbereich: Gegenüber den im Nicht-Staatsvertragsbereich gelten folgende besonderen Vorschriften: Es ist nur das offene oder selektive zulässig. Ausnahme: das freihändige nach der Ausnahmebestimmung von 10 SVO. Die Frist für die Angebotseingabe beträgt mindestens 40 Tage und für die Einreichung des Teilnahmeantrags im selektiven 25 Tage. Im offenen/selektiven hat die Ausschreibung im kantonalen Amtsblatt sowie unter (je mit französischer Zusammenfassung) zu erfolgen. Wird ein Auftrag gestützt auf die Ausnahmebestimmung von 10 SVO vergeben, ist dies ebenfalls im kantonalen Amtsblatt und unter zu publizieren. Zusätzlich ist ein Bericht über diese Vergabe zu erstellen. Der Gleichbehandlungsgrundsatz gilt auch gegenüber ausländischen Anbietenden. Bauauftrag Grundsatz: Die einzelnen Bauaufträge sind vorbehältlich des freihändigen s nach 10 SVO im offenen oder selektiven zu vergeben (auch wenn sie unter CHF 250'000 bzw. 500'000 liegen). Liefer- oder Dienstleistungsauftrag Grundsatz: Die Aufträge sind vorbehältlich des freihändigen s nach 10 SVO im offenen oder selektiven zu vergeben. Bagatellklausel: Ausnahme: Einzelne Bauaufträge («Kleinaufträge», im Einzelfall nicht grösser als 2 Millionen) bis zu einem Wert von zusammen maximal 20% der Summe aller Hoch- und Tiefbauarbeiten dürfen nach den Regeln des Nicht-Staatsvertragsbereichs vergeben werden. Keine Bagatellklausel Seite 19

20 9. Welche Vergabegrundsätze sind massgebend? Das Beschaffungsrecht orientiert sich an folgenden Grundsätzen: Nichtdiskriminierung und Gleichbehandlung der Anbietenden Die Vergabestellen sind zur Nichtdiskriminierung und Gleichbehandlung verpflichtet. Sie haben alle Anbietenden gleich zu behandeln, unabhängig davon, ob sie aus anderen Gemeinden, Regionen, Kantonen oder Staaten stammen. Bei ausländischen Anbietenden ist dieser Grundsatz nur im Umfang der Staatsverträge und bei denjenigen Staaten zu beachten, die Gegenrecht halten. Wirksamer Wettbewerb Die Bestimmungen über das öffentliche Beschaffungswesen wollen einen wirksamen Wettbewerb sicherstellen. Somit ist es unzulässig, aus regional- oder strukturpolitischen Gründen oder aus Gewohnheit Sachmittel und Leistungen während hren immer von den gleichen Herstellerfirmen oder Dienstleistungsunternehmen zu beziehen. Verzicht auf Abgebotsrunden Im Gegensatz zum Bundesrecht sind bei Vergaben im Kanton Zürich Verhandlungen zwischen der Vergabestelle und den Anbietenden über Preise, Preisnachlässe und Änderungen des Leistungsinhalts in diesem Zusammenhang nicht zulässig. Erlaubt sind Verhandlungen allein im freihändigen. Beachtung der Ausstandsregeln Die Anbietenden haben im Submissionsverfahren einen Anspruch darauf, dass ihre Offerten durch eine unabhängige und unvoreingenommene Vergabestelle beurteilt werden und dass die Ausstandsregeln im gesamten Vergabeverfahren beachtet werden. Somit haben Personen in den Ausstand zu treten, wenn sie in der Sache persönlich befangen erscheinen. Beachtung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Die Vergabestellen stellen vertraglich sicher, dass die Anbietenden die geltenden Arbeitsschutzbestimmungen und Arbeitsbedingungen einhal- Seite 20

21 9. Welche Vergabegrundsätze sind massgebend? ten. Als Arbeitsbedingungen gelten die Vorschriften der Gesamt- und der Normalarbeitsverträge. Wo keine solchen bestehen, sind orts- und berufsübliche Vorschriften heranzuziehen. Alle in der Schweiz geltenden Bestimmungen werden als gleichwertig betrachtet. Gleichbehandlung von Frau und Mann Die Vergabestelle hat beim Abschluss der Verträge mit den Anbietenden zudem sicherzustellen, dass diese den Grundsatz der Gleichbehandlung von Frau und Mann beachten. Dabei handelt es sich nicht nur um die Lohngleichheit, sondern um eine umfassende Gleichstellung. Vertraulichkeit von Informationen Beteiligt sich eine Unternehmung an einem Vergabeverfahren, gibt sie mit den Angaben über sich selbst sowie mit der konkreten Offerte häufig innerbetriebliche und somit vertrauliche Informationen weiter. Sie hat Anspruch darauf, dass ihre Angaben von der Vergabestelle vertraulich behandelt werden. Grundsatz der Transparenz Um den Wettbewerb zu gewährleisten und die Einhaltung des Gleichbehandlungsprinzips kontrollieren zu können, sind die Vergabeverfahren transparent zu gestalten. Dies wird insbesondere durch die öffentliche Ausschreibung, die Bekanntgabe von Bedingungen und Vergabekriterien sowie durch die Publikation des Zuschlags erreicht. Grundsatz der wirtschaftlichen Verwendung öffentlicher Mittel Das Gebot des sorgsamen Umgangs mit Steuermitteln erfordert, dass die öffentliche Hand bei den einzukaufenden Sachmitteln und Leistungen die wirtschaftlich günstigsten Angebote berücksichtigt. Dies ist nicht gleichzusetzen mit den billigsten Angeboten. Das Gemeinwesen hat vielmehr auch dafür zu sorgen, dass die Leistungen in einer sachgerechten Qualität beschafft werden. Für die Auswahl der Zuschlagskriterien vgl. Handbuch für Vergabestellen, S ff. Seite 21

22 10. Wie läuft ein Vergabeverfahren ab? Allgemeine Bemerkungen Während im Einladungsverfahren und im freihändigen die Unternehmungen direkt angefragt werden, erfolgt beim offenen und beim selektiven zunächst eine Veröffentlichung des geplanten Auftrags. Diese Veröffentlichung ist mindestens im kantonalen Amtsblatt und auf vorzunehmen. Sie hat auf jeden Fall in deutscher Sprache zu erfolgen. Im Staatsvertragsbereich muss zusätzlich eine kurze Zusammenfassung in französischer Sprache beigefügt werden. Die Veröffentlichung oder die direkte Mitteilung soll den Anbietenden klare Aufschlüsse über Art und Umfang des Auftrags und über die damit verbundenen Formalitäten geben. Die Fristen sollen von den Vergabestellen so bemessen werden, dass alle Anbietenden genügend Zeit für die Einreichung der Angebote haben. Auch hier ist das Prinzip der Nichtdiskriminierung und Gleichbehandlung zu beachten. Je nach dürfen bestimmte Minimalfristen nicht unterschritten werden, doch ist es in besonderen Fällen erlaubt, die Fristen zu verkürzen. sablauf am Beispiel eines offenen s 1. sart festlegen; Terminplan erstellen Die Projektleiterin / der Projektleiter stellt Antrag an die Vergabestelle betreffend: Wahl des s und Umschreibung der Vergabekriterien, soweit nötig, kreditrechtliche Festlegungen. Seite 22 Sie / er erstellt zudem einen Terminplan und legt gegebenenfalls fest, welche Aufträge im Rahmen der Bagatellklausel vergeben werden sollen. 2. Ausschreibungsunterlagen vorbereiten Die Ausschreibungsunterlagen werden wie folgt gegliedert: Allgemeine Angaben zur Ausschreibung: Umschreibung der auszuschreibenden Leistung und der Rahmenbedingungen, Eignungskriterien und zu erbringende Nachweise (vgl. Handbuch für Vergabestellen, S ff.), Zuschlagskriterien (vgl. Handbuch für Vergabestellen, S ff.), Festlegung der Frist für die Angebotseingabe (mindestens 40 Tage im Staatsvertragsbereich bzw. in der Regel nicht weniger als 20 Tage im Nicht-Staatsvertragsbereich seit der Veröffentlichung), Objektspezifische Bedingungen beilegen, wie z.b. Ergänzungen zur SIA Norm 118,

23 10. Wie läuft ein Vergabeverfahren ab? Leistungsbeschrieb (Devis), Vertragsentwurf (sofern vorhanden). 3. Veröffentlichung Die Veröffentlichung der Ausschreibung hat im kantonalen Amtsblatt und elektronisch auf zu erfolgen, allenfalls auch in einem kommunalen Publikationsorgan. Durch die Eingabe auf ist die gleichzeitige Veröffentlichung im kantonalen Amtsblatt gewährleistet. 4. Ausschreibungsunterlagen versenden Die Unterlagen müssen auf den Zeitpunkt der Veröffentlichung hin abgabe- bzw. versandbereit sein. Der Versand erfolgt auf Anfrage der Interessenten. 5. Eingang und Öffnung der Angebote Die Angebote müssen innert Frist bei der in der Ausschreibung genannten Stelle eintreffen. Angebote per Telex, Telegramm, Telefax sowie Telefon sind unzulässig. Elektronische Angebote sind zulässig, wenn die Voraussetzungen von 24 Abs. 2 und 3 SVO (Zulassung durch die Vergabestelle, rechtsgültige elektronische Unterschrift usw.) erfüllt sind. Die Angebote dürfen erst nach Ablauf der Eingabefrist durch zwei Vertreterinnen oder Vertreter der Vergabestelle geöffnet werden. Die Offertöffnung ist nicht öffentlich, hingegen wird ein Protokoll erstellt, das auf Verlangen eingesehen werden kann. 6. Prüfung der Angebote Es sind folgende Prüfungsschritte erforderlich: Berechtigung zur Angebotsabgabe (bei ausländischen Anbietenden je nach Staatsvertrag), Rechtzeitigkeit und Vollständigkeit, andere Ausschlussgründe, Eignung der Anbietenden, angebotene Leistung in fachlicher und rechnerischer Hinsicht, Zuschlagskriterien. Bei der Prüfung der Eignung der Anbietenden müssen objektive Kriterien angewendet werden. Es geht dabei insbesondere um die finanzielle, wirtschaftliche, fachliche und organisatorische Leistungsfähigkeit der Anbietenden. Seite 23

24 10. Wie läuft ein Vergabeverfahren ab? Anbietende müssen in gewissen Fällen von der Teilnahme am ausgeschlossen werden, so z.b. wenn sie die Eignungskriterien nicht erfüllen oder falsche Auskünfte erteilt, wesentliche Formvorschriften verletzt, Steuern und Sozialabgaben nicht bezahlt oder sich beruflich fehlverhalten haben. Besonders hervorzuheben ist, dass auch die Beachtung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen, der Gleichbehandlung von Frau und Mann sowie des Grundsatzes der Vertraulichkeit von Informationen als Voraussetzung für eine Vergabe bzw. die Nichtbeachtung als Ausschlussgrund statuiert ist. Die Angebote werden nach einheitlichen Kriterien fachlich und rechnerisch geprüft. Dabei können von den Anbietenden weitere Erläuterungen bezüglich ihrer Eignung und ihrer Angebote verlangt werden. Verboten sind jedoch Abgebotsrunden, d.h. Verhandlungen über Preise, Preisnachlässe und Änderungen des Leistungsinhalts in diesem Zusammenhang. Eine bloss technische Bereinigung der Angebote, die keine solchen Elemente enthält, ist aber zulässig. Im freihändigen sind Verhandlungen mit dem einzigen Anbietenden erlaubt. 7. Behandlung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten Falls ein ungewöhnlich niedriges Angebot vorliegt, fordert die Projektleiterin / der Projektleiter unter Androhung des sausschlusses die Anbieterin / den Anbieter auf, darzutun, dass sie / er die Teilnahmebedingungen einhält und die Auftragsbedingungen erfüllen kann. 8. Behandlung von Unternehmervarianten Die Projektleiterin / der Projektleiter prüft Varianten, sofern diese in den Ausschreibungsunterlagen nicht ausdrücklich ausgeschlossen wurden. 9. Abbruch und Wiederholung des Vergabeverfahrens Der Abbruch eines Vergabeverfahrens ist aus wichtigen Gründen zulässig. Das kann wiederholt werden. Abbruch und Wiederholung des s werden den Anbietenden in Form einer Verfügung mit einer summarischen Begründung und mit Rechtsmittelbelehrung mitgeteilt sowie nach den Vorschriften über die Ausschreibung veröffentlicht. 10. Zusammenstellung des Submissionsergebnisses und Vergabeantrag Die Projektleiterin / der Projektleiter erstellt eine objektive Vergleichstabelle. Die zuständige Instanz entscheidet auf Antrag über den Zuschlag. Seite 24

25 10. Wie läuft ein Vergabeverfahren ab? 11. Zuschlag Der Zuschlag hat an das wirtschaftlich günstigste Angebot zu erfolgen, das anhand der im voraus bekanntgegebenen Zuschlagskriterien (Preis, Qualität, technischer Wert und dergleichen) ermittelt wird. Bei weitgehend standardisierten Gütern kann der Zuschlag auch nur nach dem Kriterium des niedrigsten Preises erfolgen. 12. Mitteilung des Zuschlages Der Zuschlagsentscheid wird allen Anbietenden in Form einer Verfügung mit einer summarischen Begründung und mit einer Rechtsmittelbelehrung schriftlich mitgeteilt. Die Zuschläge im offenen und im selektiven sowie freihändig erteilte Zuschläge im Staatsvertragsbereich werden zudem im kantonalen Amtsblatt sowie gleichzeitig elektronisch auf veröffentlicht. Mit der Zustellung bzw. der Veröffentlichung beginnt die 10-tägige Beschwerdefrist zu laufen. 13. Widerruf des Zuschlages Der Zuschlag kann widerrufen werden, falls gegen den Zuschlagsempfänger ein Ausschlussgrund gemäss 28 SVO vorliegt. Der Widerruf ist in Form einer Verfügung mit einer summarischen Begründung und mit einer Rechtsmittelbelehrung festzuhalten. 14. Vertragsabschluss Der Vertrag darf erst nach Ablauf der Beschwerdefrist abgeschlossen werden. Erteilt die Beschwerdeinstanz einer Beschwerde aufschiebende Wirkung, ist mit dem Vertragsschluss zuzuwarten. Seite 25

26 11. Wie erhält man Rechtsschutz? Anfechtbare Entscheide Zuschlag Auswahl der Teilnehmenden im selektiven Ausschluss aus dem Abbruch des s Ausschreibung Widerruf des Zuschlags Sanktionen Nicht-Aufnahme in eine ständige Liste oder Streichung aus einer ständigen Liste Beschwerdeverfahren Entscheid/Verfügung der Vergabestelle Eröffnung/Mitteilung Beschwerde an Verwaltungsgericht (Frist: 10 Tage ab Eröffnung), Gerichtsferien gelten nicht Gründe: Rechtsverletzungen/Ermessensüberschreitung bzw. -missbrauch unrichtige oder unvollständige Sachverhaltsfeststellung nicht aber Unangemessenheit! Aufschiebende Wirkung Grundsatz: keine Zuerkennung von Amtes wegen Zuerkennung auf Gesuch Entscheid des Gerichts (bei gutgeheissener Beschwerde) Vertrag schon abgeschlossen Vertrag noch nicht abgeschlossen Aufhebung der Verfügung und selbständiger Sachentscheid Feststellung der Rechtswidrigkeit Rückweisung mit oder ohne Anordnung Seite 26

27 11. Wie erhält man Rechtsschutz? Rechtsmittel an das Verwaltungsgericht Die Öffnung der Märkte und die Durchsetzung der Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung setzen ein Rechtsschutzsystem voraus, mit dem sich Anbietende für ihr Recht wehren können. Im Kanton Zürich ist zu diesem Zweck eine Beschwerde an das Verwaltungsgericht als unabhängige und einzige Instanz möglich (für Entscheide vgl. Beschwerderecht und -frist Um Verzögerungen bei der Vergabe in Grenzen zu halten, ist die Beschwerdefrist auf 10 Tage beschränkt. Gegenstand der Beschwerde können neben dem Zuschlag des Auftrags auch andere wichtige Entscheide der Vergabebehörden sein, insbesondere solche über die Ausschreibung, über die Eignung und den Ausschluss von Anbietenden sowie über den Widerruf des Zuschlags. Gemäss dem neuen Recht gelten die Gerichtsferien nicht; die Fristen stehen in dieser Zeit also nicht (mehr) still. Beschwerdegründe Mit der Beschwerde können Rechtsverletzungen, wie etwa die Überschreitung oder der Missbrauch des Ermessens und die unrichtige oder unvollständige Feststellung des rechtserheblichen Sachverhaltes durch die Vergabebehörden gerügt werden. Hingegen kann das Ermessen der Vergabebehörden nicht in Frage gestellt werden, wenn dieses im üblichen Rahmen betätigt worden ist. Aufschiebende Wirkung, Entscheid und Schadenersatz Die Beschwerde hat grundsätzlich keine aufschiebende Wirkung, doch kann diese vom Verwaltungsgericht auf Antrag oder von Amtes wegen und nach einer Abwägung der öffentlichen und privaten Interessen erteilt werden. Besteht die Gefahr von erheblichen Nachteilen, kann gleichzeitig Sicherheitsleistung verlangt werden. Das Verwaltungsgericht entscheidet in der Sache selbst oder weist diese an die Vergabebehörde zur Neuüberprüfung oder zum Neuentscheid nach seinen Anweisungen zurück. Wurde der Vertrag bereits abgeschlossen, weil der Beschwerde keine aufschiebende Wirkung erteilt wurde, stellt das Gericht gegebenenfalls die Rechtswidrigkeit fest. Vorgesehen sind zudem eine Schadenersatzpflicht für mutwillige Prozessführung sowie die Haftung der Auftraggebenden für Schäden, die sie durch eine rechtswidrige Verfügung verschuldet haben. Diese Haftung ist beschränkt auf Aufwendungen, die Anbietenden im Zusammenhang mit dem Vergabe- und dem Rechtsmittelverfahren entstanden sind. Seite 27

28 11. Wie erhält man Rechtsschutz? Beispiel: Beschwerde gegen einen Zuschlag Zustellung der Zuschlagsverfügung, Eingang bei der Anbieterin/dem Anbieter am 1.9. Die Rechtsmittelfrist beginnt am 2.9. und endet am Die Anbieterin/der Anbieter verlangt bei der Vergabestelle eine ausführliche Begründung des Entscheides. 3 Tage später (am 4.9.) Die Vergabestelle beginnt mit der Ausarbeitung der ausführlichen Begründung. Die Anbieterin/der Anbieter konsultiert eine Anwältin/einen Anwalt. Die ausführliche Begründung der Vergabestelle liegt noch nicht vor. Die Anwältin/der Anwalt arbeitet die Beschwerdeschrift aus. 5 Tage später (am 6.9.) 8 Tage später (am 9.9.) Die Beschwerde wird mit dem Gesuch um Gewährung der aufschiebenden Wirkung eingereicht. 10 Tage später (am 11.9.) Das Verwaltungsgericht verfügt, dass die Vergabestelle bis zum Entscheid über die aufschiebende Wirkung keinen Vertrag abschliessen darf; die Vergabestelle innert 20 Tagen zum Gesuch betreffend aufschiebende Wirkung und zur Beschwerde Stellung nehmen muss. 2 Wochen später (am 15.9.) Die Vergabestelle nimmt zum Gesuch betreffend aufschiebende Wirkung Stellung und erstattet die Beschwerdeantwort mit ausführlicher Begründung des Zuschlages. 3-4 Wochen später (ca. am 24.9.) Das Verwaltungsgericht entscheidet, dass keine aufschiebende Wirkung gewährt wird. Die Beschwerdeführerin/der Beschwerdeführer erhält eine 20tägige Frist für die Replik. Da die aufschiebende Wirkung nicht gewährt wurde, kann die Vergabestelle den Vertrag mit der Anbieterin/dem Anbieter, der/dem sie den Zuschlag erteilt hat, abschliessen. 4-5 Wochen später (ca. am 4.10.) Die Beschwerdeführerin/der Beschwerdeführer hat die Möglichkeit jetzt wo die ausführliche Begründung des Vergabeentscheides bekannt ist, die Beschwerde ohne Kostenfolgen zurückzuziehen. 6-7 Wochen später Wird an der Beschwerde festgehalten, ist eine Replik zu erstatten. Die Vergabestelle kann ihrerseits eine Duplik einreichen. Bis zum Entscheid dauert es ca. 2 Monate bis 1 hr Monate Seite 28

29 12. Wie bewirbt man sich um Aufträge? Es ist in erster Linie Sache der interessierten Anbietenden, die Initiative zu ergreifen; sie haben verschiedene Möglichkeiten, sich über die Vorhaben der öffentlichen Auftraggeberinnen und Auftraggeber zu orientieren: Öffentliche Ausschreibungen beim offenen und beim selektiven Die Anbietenden konsultieren die Publikationsorgane ( kantonales Amtsblatt, evtl. Schweizerisches Handelsamtsblatt (SHAB), Fachpresse und Tagespresse) und melden sich bei der Vergabestelle. Sie können sich auch über spezialisierte Instanzen (z.b. OSEC, diverse Banken) orientieren lassen, welche zum Teil ausgewählte Spartenauszüge für die Branche der Anbietenden vermitteln können. Einladungsverfahren und freihändiges Im Einladungsverfahren wird eine Wettbewerbslage erreicht, indem die Vergabestellen aufgrund von Erfahrungen und Marktkenntnissen eine Anzahl Anbietende zur Abgabe eines Angebotes einladen. Auch das freihändige basiert auf ähnlichen Erfahrungsgrundlagen. Auftragsuchende können daher unabhängig von einem laufenden Vorhaben die Möglichkeit nutzen, die Vergabestellen über ihr Angebot, insbesondere hinsichtlich Qualität, Preise und Termine, zu informieren und sich für künftige Aufträge zu empfehlen. Ein Abhängigkeitsverhältnis zu Anbietenden ist zu vermeiden, damit das Prinzip des freien Wettbewerbs gewahrt bleibt. Anbietende können daher auch zu keiner Zeit Ansprüche auf Aufträge geltend machen, auch dann nicht, wenn sie freiwillig Investitionen getätigt haben. Wichtige Merkpunkte Ausschreibungen beachten (Amtsblätter sowie im Internet: Dem Thema «Vorbefassung» Beachtung schenken Ausschreibungsunterlagen rechtzeitig verlangen Eignungs- und Zuschlagskriterien beachten Allenfalls Auskünfte einholen (vgl. S. 30 f.) Angebotsformulare vollständig und wahrheitsgetreu ausfüllen und nicht verändern; Varianten separat beifügen; Unterschrift nicht vergessen Verlangte Nachweise (z.b. betreffend Eignung) beifügen Einreichungsort beachten Fristen einhalten (Eingang bei Vergabestelle ist massgebend) Bekanntmachung des Zuschlags und Beschwerdefrist beachten Seite 29

30 13. Wo erhält man Auskünfte? Kommission für das öffentliche Beschaffungswesen (KöB) Da das Beschaffungsrecht einen weiten Kreis von Betroffenen und Auftragsarten umfasst, muss gewährleistet werden, dass rechtzeitig über neue Bestimmungen informiert wird, die erforderlichen Unterlagen für die Praxis bereitgestellt werden, die Einführung von neuem Recht koordinierend begleitet und geschult wird sowie die Handhabung des Submissionsrechts abgestimmt und unter koordinierter Behandlung von Problemen vorgenommen wird. Zu diesem Zweck hat der Regierungsrat die verwaltungsinterne «Kommission für das öffentliche Beschaffungswesen (KöB)» geschaffen, die aus Vertreterinnen und Vertretern der Direktionen und der Staatskanzlei zusammengesetzt ist. Die Kommission hat für besondere Themen Ressorts (Kontakte, Praxis, Handbuch, Schulung) gebildet. Sie gibt neben dem «Handbuch für Vergabestellen» die vorliegende Information und das periodische Informationsblatt KRITERIUM heraus *). Zudem betreibt sie die Internet-Homepage Die KöB vergibt selbst keine Aufträge. Sie nimmt keinen Einfluss auf einzelne Beschaffungsgeschäfte, und sie ist weder Rekursorgan noch Schlichtungsstelle. Sie erteilt aber über ihr Sekretariat allgemeine Auskünfte hinsichtlich Zuständigkeiten, und dergleichen. Adresse: Sekretariat KöB, c/o Baudirektion Kanton Zürich Generalsekretariat/Stab Walcheplatz 2, Postfach, 8090 Zürich Telefon: Fax: Internet: *) Bezugsquelle für alle Drucksachen ist die KDMZ (vgl. Adresse, S. 2). Seite 30

31 13. Wo erhält man Auskünfte? Vergabestellen Auskünfte können auch direkt bei den kantonalen, kommunalen und weiteren Vergabestellen eingeholt werden. Kompetenzzentren SIMAP Für Fragen betreffend SIMAP sind folgende Stellen zuständig: Kanton Zürich: Dr. Herbert Lang Baudirektion, Generalsekretariat/Stab, Stv. Generalsekretär Dr. Mark Cummins Baudirektion, Generalsekretariat/Stab, Juristischer Sekretär Stadt Zürich: lic. iur. et phil. Karsten Schwarz Rechtsabteilung Hochbaudepartement Heiner Dürst Tiefbauamt, Geschäftsbereich Projektierung und Bau Stadt Winterthur: lic. iur. Sandra Eberle Departement Bau, Baupolizeiamt, Fachleitung Beschaffungswesen Seite 31

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