AHV-Rente: Von der Anmeldung zur Festsetzung der AHV-Rente im ersten Versicherungsfall inklusive Erziehungsgutschriften & Betreuungsgutschriften

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1 Ausgleichskasse des Schweizerischen Gewerbes AHV-Rente: Von der Anmeldung zur Festsetzung der AHV-Rente im ersten Versicherungsfall inklusive Erziehungsgutschriften & Betreuungsgutschriften Anfang: Eingang der AHV-Anmeldung Teilschritte: Zuständigkeit prüfen, Rentenberechnung Ende: Rentenhöhe Erstellt von Anna Schwander 3. Lehrjahr 2007

2 Inhaltsverzeichnis 1. Kurzbericht Prozesseinheit Einführung in die Prozesseinheit Seite Kurzbericht Seite Erklärung der Betreuungsgutschrift und Erziehungsgutschrift Seite 3 2. Flussdiagramm Seite 4 3. Prozessbeschrieb Seite 6 4. Kritische Schnittstellen Seite 7 5. Schlusswort Seite 7 6. Musterdokumente 6.1 Anmeldung für eine Altersrente Seite Rentenberechnungsformular Seite Aufwertungsfaktore Seite Skala 44 Seite Planung der Prozesseinheit 3 Seite Auswertungsbogen der Lernjournale Seite 12 Prozesseinheit 3 2

3 1. Kurzbericht Prozesseinheit Einführung in die Prozesseinheit Ich bin in der Ausbildung im dritten Jahr zur Kauffrau und absolviere meine Lehre bei der Ausgleichskasse des Schweizerischen Gewerbes. Zur Zeit bin ich in der Renten Abteilung weshalb das Thema meiner dritten Prozesseinheit die Berechnung der Altersrente bei Alleinstehenden und bei Verheirateten im 1. Versicherungsfall ist. Eine Rente zu berechnen beinhaltet verschiedene komplizierte Schnittstellen, welche ich mit dieser Arbeit vereinfacht darstellen möchte. Mit Hilfe des Flussdiagramms, der Prozessbeschreibung, den kritischen Schnittstellen, den Schlussfolgerungen sowie anhand der Musterdokumenten werde ich erklären, wie in meinem Lehrbetrieb die Rentenberechnungen durchgeführt werden. Ich verspreche mir von dieser Arbeit, den Ablauf einer Rentenberechnung einem Aussenstehenden ohne spezielle Vorkenntnisse verständlich erklären zu können. Für mich möchte ich den Ablauf analysieren um ihn verbessern zu können. Die kritischen Schnittstellen und die Schlussfolgerungen daraus nutze ich, um meine Arbeit zu analysieren und besser zu verstehen. Die Anspruchsvoraussetzungen und die Berechnungen stützen sich auf die verbindlichen Gesetzesbestimmungen des AHV 1 -Gesetzes, IV 2 -Gesetzes und des Allgemeinen Teils des Sozialversicherungsrechtes. 1.2 Kurzbericht Bei Ehepaaren (wenn der erste Partner die Anspruchsvoraussetzungen erfüllt) und bei ledigen Personen wird von einem ersten Versicherungsfall gesprochen. Anspruch auf eine Altersrente haben Personen, die das Rentenalter erreichen, welche Schweizer Bürger sind oder Ihren Wohnsitz in der Schweiz haben und während mindestens einem vollen Jahr in der Schweiz versichert waren. Bei Männern liegt das ordentliche Rentenalter bei 65 Jahren und bei Frauen bei 64 Jahren. Der Anspruch auf eine Altersrente entsteht am ersten Tag des Monats, welcher der Vollendung des Rentenalters folgt und erlischt am Ende des Monats in welchem die rentenberechtigte Person stirbt. Durch die Einreichung der Anmeldung bei der zuständigen Ausgleichskasse wird der Rentenanspruch geltend gemacht. 1.3 Erklärung der Betreuungsgutschrift und Erziehungsgutschrift Bei Personen welchen keine Einkommen angerechnet werden können, wird überprüft ob sie Anspruch auf Erziehungs- oder Betreuungsgutschriften haben. Ob eine Person Anspruch auf Betreuungsgutschriften hat, ist auf dem IK 3 -Auszug ersichtlich. Betreuungsgutschriften können angerechnet werden, wenn versicherte Personen hilflose Verwandte (Ehegatte, Eltern, Grosseltern, Kinder) betreuten. Für die Jahre, in denen Erziehungsgutschriften angerechnet werden können, besteht kein Anspruch auf Betreuungsgutschriften. Erziehungsgutschriften können in den Jahren angerechnet werden, in denen die versicherte Person Kinder unter 16 Jahren hatte und sie selbst mindestens 21 Jahre alt war. Bei verheirateten Personen erhält jeder Ehegatte eine halbe Erziehungsgutschrift AHV IV IK ist die Abkürzung für Alters- und Hinterlassenenversicherung ist die Abkürzung für Invalidenversicherung ist die Abkürzung für Individuelles Prozesseinheit 3 3

4 1. Flussdiagramm AHV-Rente: Von der Anmeldung zur Festsetzung der AHV-Rente im ersten Versicherungsfall (inkl. Erziehungsgutschriften und Betreuungsgutschriften) Start Eingang der Anmeldung für eine Altersrente.. Ist die 4 für die Anmeldung zuständig? Nein An die entsprechende AK 5 weiterleiten. Schnittstelle 1 Ja Kontrolle der Personalien. Sind alle Angaben vorhanden? Nein Fehlende Personalien einverlangen. Schnittstelle 2 Ja Im VE 6 Daten erfassen und ein Dossier erstellen. ZIK 7 bestellen. A ist die Abkürzung für Ausgleichskasse des Schweizerischen Gewerbes AK ist die Abkürzung für Ausgleichskasse VE ist die Abkürzung für Versichertenregister (EDV-Programm) ZIK ist die Abkürzung für Zusammenruf des Individuellen Konto Prozesseinheit 3 4

5 B Ist ein Anspruch vorhanden? Nein Abweisen mit einer Verfügung. Schnittstelle 3 Ja IK 3 -Eintragungen übernehmen. Bestimmung Rentenskala. Durchschnitt von dem EEK 8 berechnen. Schnittstelle 4 Durchschnitt von den EGS 9 berechnen. Schnittstelle 5 Durchschnitt vom massgebenden JEK 10 berechnen. Schnittstelle 6 Mit massgebendem JEK 10 und der Skala Rentenbetrag ermitteln. Ende EEK EGS JEK ist die Abkürzung für Erwerbseinkommen ist die Abkürzung für Erziehungsgutschriften ist die Abkürzung für Jahreseinkommen Prozesseinheit 3 5

6 3. Prozessbeschrieb Nach Eingang der Anmeldung (siehe Musterdokument 6.1) wird überprüft, ob die 4 für den Rentenfall zuständig ist. Der Rentenfall ist durch diejenige Ausgleichskasse festzusetzen, welche beim Eintritt des Versicherungsfalles für den Bezug der AHV 1 /IV 2 /EO 11 -Beiträge zuständig war. Ist die 4 nicht zuständig werden die Unterlagen an die zuständige AK 5 weitergeleitet und der Versicherte informiert. Ist die 4 für den Rentenfall zuständig, werden die Personalien auf dem Anmeldeformular auf Richtigkeit und Vollständigkeit aufgrund der Angaben auf einem amtlichen Ausweis überprüft. Stimmen die Angaben auf dem Anmeldeformular mit dem amtlichen Dokument überein, so werden diese mit einem Gutzeichen versehen. Wenn kein amtliches Dokument vorhanden ist, so muss dieses nachträglich einverlangt werden. Nach der Überprüfung der Personalien, werden die Daten im VE 6 erfasst und anschliessend wird für den Versicherten ein Dossier erstellt. Dem Versicherten wird nun ein Bestätigungsbrief zugeschickt, dass die 4 die Anmeldung für eine Altersrente erhalten hat. Nun ist ein wichtiger Teil des Prozesses abgeschlossen und es kann mit der Bearbeitung der Rentenberechnung begonnen werden. Bei der der ZAS 12 wird ein IK-Auszug bestellt. Nach dem wir den IK 3 -Auszug erhalten haben, kann man überprüfen ob die Versicherungskarriere vollständig ist. Besteht kein Anspruch auf eine Leistung, wird mit eine abweisende Verfügung erstellt. Für die Berechnung der AHV-Renten benötigen wir das Berechnungsblatt. (siehe Musterdokument 6.2) Als Erstes übertragen wir die wichtigsten Daten vom Anmeldeformular auf das Berechnungsblatt. Aus dem Anmeldeformular (siehe Musterdokument 6.1) ist ersichtlich, dass die Versicherte am geboren und am geheiratet hat. Frau Muster hat zwei Kinder: Mario welcher am und Maria welche am geboren ist. Nachdem wir diese Daten aufs Berechnungsblatt notiert haben, nehmen wir den ZIK 7 und übertragen das Erwerbseinkommen aufs Berechnungsblatt und addieren diese. Nun wird in der Rententabelle nachgeschaut mit welchen Aufwertungsfaktoren (siehe Musterdokument 6.3) das Erwerbseinkommen multipliziert wird und aufs Rentenberechnungsblatt übertragen. Aus dem Berechnungsblatt (siehe Musterdokument 6.4) können wir entnehmen dass Monika Muster keine Betragslücken hat, dass heisst bei der Rentnerin wird mit der Skala 44 gerechnet. Nun kann man den Durchschnitt der Erwerbseinkommen ermitteln: Einkommenssumme x Aufwertungsfaktor x 12 = 2 176'000 x x 12 = 69'531.- Beitragsdauer in Monaten 516 Der Durchschnitt aus den Erziehungsgutschriften berechnet sich: Dreifache jährliche minimale Altersrente x Anzahl Jahre x 12 = 39'780 x 10.5 x 12 = 9'714.- Beitragsdauer in Monaten 516 Diese zwei Resultate werden addiert und ergeben das durchschnittliche Jahreseinkommen. Gemäss dem ausgerechneten Jahreseinkommen kann man jetzt mit der Skala 44 den Rentenbetrag aus der Rententabelle herauslesen. (siehe Musterdokument 6.4) Die Rentenberechnung ist mit der Festsetzung des Rentenbetrags erledigt. Die Berechnung wird zur Kontrolle von einem zweiten Sachbearbeiter überprüft und nachgerechnet, sollte die Berechnung nicht korrekt sein muss die Rentenberechnung korrigiert werden. 11 EO ist die Abkürzung für Erwerbsersatzordnung 12 ZAS ist die Abkürzung für Zentrale Ausgleichsstelle in Genf Prozesseinheit 3 6

7 4. Kritische Schnittstellen Schnittstelle 1 Die erste problematische kritische Schnittstelle ist das Überprüfen der Zuständigkeit dies wird im ZAS 12 überprüft indem man die AHV 1 -Nummer eingibt und nachschaut ob die versicherte Person über die abgerechnet und noch keine Rente für ihn oder den Ehepartner von einer anderen AK 5 bezahlt wird. Es ist wichtig, dass die Zuständigkeit richtig überprüft wird, weil wenn wir die Berechnung und Festsetzung der Rente übernehmen ohne zuständig zu sein, wäre dies für die 4 nur ein zusätzlicher Aufwand, der nicht durch den Eingang von den Verwaltungskosten gedeckt ist. Sind wir aber für den Fall zuständig, so sind die Personalkosten mit dem Verwaltungskostenbeitrag unserer Mitglieder gedeckt, da der letzte Arbeitgeber des Versicherten bei uns angeschlossen ist. Also ist es immer wichtig die Zuständigkeit im ZAS 12 zu überprüfen. Schnittstelle 2 Die zweite kritische Schnittstelle ist, die Kontrolle ob alle notwendigen Angaben vorhanden sind oder nicht. Nehmen wir an, wir müssen einen Rentefall dringend berechnen und uns fehlen wichtige Angaben, so hätten wir ein grosses Problem, dass wir den Rentenfall nicht berechnen und ausrichten könnten. Deshalb ist es wichtig, dass wir die Anmeldung von Anfang an richtig überprüfen, weil im Allgemeinen ist es so, egal was man für einen Fehler macht, bei einer Rentenberechnung wird es immer eine negative Folge haben. Schnittstelle 3 Bei der Schnittstelle drei, geht es darum ob der Versicherte überhaupt Anspruch auf eine Rente hat oder nicht. Dies wird anhand des IK 3 -Auszuges sowie der Anmeldung überprüft. Wird dieser Schritt falsch überprüft so kann es sein, dass wir eine falsche Rente ausbezahlen, dies wiederum würde zu einer Rückforderungen führen, welches nicht geschieht wenn man von Anfang an, den Anspruch richtig überprüft. Schnittstelle 4 Schnittstelle 6 Schnittstelle 4 bis und mit Schnittstelle 6 hängen zusammen, weil nur ein kleiner Berechnungsfehler das massgebende durchschnittliche Jahreseinkommen beeinflusst, welcher die Höhe der monatlichen AHV 1 - Rente verfälscht. Deshalb ist es besser, wenn man das Ergebnis des Erwerbseinkommen und das Ergebnis der Erziehungsgutschriften noch einmal überprüft bevor man aus diesen zwei Ergebnissen das massgebbende durchschnittliche Jahreseinkommen berechnet. 5. Schlusswort Die Berechnung einer Altersrente ist sehr kompliziert, denn nicht jeder Fall wird gleich behandelt, gerade dies macht die Arbeit spannend. Wenn ich also an einer Rentenberechnung arbeite, muss ich mich immer konzentrieren, denn nur ein kleiner Fehler könnte das massgebenden durchschnittlichen Jahreseinkommen beeinflussen und somit die Höhe der monatlichen AHV 1 -Rente verfälschen. Während meiner Arbeit an der Prozesseinheit bemerkte ich, wie zeitaufwendig der ganze Ablauf ist. Ausserdem war es auch das erste Mal, dass ich die kritischen Schnittstellen analysieren musste. Ich finde, dass man mit dieser Analyse die ganze Arbeit in einzelne Schritte aufteilen kann. Abschliessend möchte ich erwähnen, dass diese Arbeit für mich trotz grossem Arbeits- und Zeitaufwand eine wertvolle Erfahrung war. Prozesseinheit 3 7

8 6. Musterdokumente 6.1 Anmeldung für eine Altersrente Prozesseinheit 3 8

9 6.2 Rentenberechnungsformular Name, Vorname: Muster, Monika 2. Bestimmung der Rentenskala Versichertennummer: AHV-Anspruch ab IK-Eintragungen von IK-Auszug übernehmen Massgebende Einkommen der versicherten Person Kinder ½ EGS Beitragsdauer in Monaten Kind Kind Summe Erwerbseinkommen 2' Aufwertungsfaktor: Massgebender IK-Eintrag , Ermittlung des massgebenden durchschnittlichen Jahreseinkommen Durchschnitt aus Erwerbseinkommen Einkommenssumme x Aufwertungsfaktor x 12 Beitragsdauer in Monaten 2' x 1,374 x = 69'531.- Durchschnitt aus Erziehungsgutschriften Dreifache jährliche minimale Altersrente x Anzahl Jahre x 12 Beitragsdauer in Monaten 39'780 x 10.5x = 9'714.- Durchschnitt aus Erwerbseinkommen = Durchschnitt aus Erziehungsgutschriften = 9'714.- Durchschnittliches Jahreseinkommen Rentenbetrag Dieser Betrag wird nun auf den nächst höheren Tabellenwert gerundet. (siehe Musterdokument 6.4) Prozesseinheit 3 9

10 6.3 Aufwertungsfaktoren Der Aufwertungsfaktor wird mit dem 1. massgebenden IK-Eintrag bestimmt. 6.4 Skala 44 Mit dem Ø JEK 10 kann in der nebenstehenden Tabelle der Rentenbetrag ermittelt werden. Prozesseinheit 3 10

11 7. Planung der Prozesseinheit 3 Reihenfolge Datum Arbeitsvorgang Zeitbudget Bemerkung Vereinbarung der PE3, Gespräch Frau Soltermann mit Herr Keller und Zeitplanung, Planung der Planung 1 h Arbeitsschritte, erstellen des Planungsschemas 3 30 min Einlesen in die Vorgaben der PE 4 30 min Titelblatt 5 20 min Inhaltsverzeichnis Teilschritte fürs Flussdiagramm festlegen 6 2 h Flussdiagramm auf PC 7 - Bearbeitungszeitraum 1h 15 min erstellen min Kurzbericht (Einleitung) 9 2h 30 min Prozessbeschrieb min Musterdokumente zusammenstellen min Schlusswort min Auswertung Lernjournale Überarbeitung und Klärung von eventuellen Fragen 3 h Grammatik Beurteilungsgespräch 45 min mit Herr Keller und Frau Soltermann 15 Bis spätestens am Einsendung an Frau Telesel, ÜK-Leiterin Prozesseinheit 3 11

12 8. Auswertungsbogen der Lernjournale Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch, weil das schon die 3. und letzte Prozesseinheit für mich war. Die ganze Arbeit war auch dieses mal wieder eine grosse Herausforderung und daher war bei mir meine Motivation insgesamt sehr hoch. Ich war bemüht eine fehlerfreie Arbeit abzuliefern und ausserdem wollte ich auch in meinem Zeitplan bleiben. Ich konnte meinen Vorstellungen gerecht werden, deshalb bin ich auch mit meiner Arbeit zufrieden. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig, einfach weil ich wieder in einer neuen Abteilung war und am Anfang die Handhabung der verschiedenen Programme wieder neu war. Ich hatte jedoch das Glück, dass mir meine Bezugspersonen den Prozess genau erklären konnten und ich immer nachfragen durfte. Ausserdem hatte ich wöchentlich mit meinen Lehrlingsbetreuern Branchenkunde, was mir das Erlernen des Prozesses vereinfacht hat. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden, weil ich mein erworbenes Wissen direkt umsetzen konnte und ausserdem auch viel Zeit, Arbeit und Fleiss in meine Prozesseinheit gesteckt habe. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles, da ich im allgemeinen die Erfahrungen sicherlich gut gebrauchen kann. Prozesseinheit 2 12