Ausfüllhilfe zum Abrechnungsformular für EFRE-kofinanzierte Projekte inkl. einem Auszug aus den Förderfähigkeitsregeln

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1 Ausfüllhilfe zum Abrechnungsformular für EFRE-kofinanzierte Projekte inkl. einem Auszug aus den Förderfähigkeitsregeln Excel-Datei: Abrechnungsformular_EFRE_ Seite 1 von 6

2 Abrechnungsformular_EFRE Angaben zu Projekt/Abrechnung Bei einem Projektkonsortium oder einer ARGE hat jeder Partner die Excel-Vorlage Abrechnungsformular_EFRE zu befüllen. Es sind folgende Daten einzutragen: - Antragsteller bzw. Firma des Förderungsnehmers - Projekt-Nr. FFG-Projekt-Nr. - Projekt Titel - Förderungszeitraum von/bis lt. Förderungsvertrag - Berichtszeitraum - von/bis Des Weiteren geben Sie bitte mit einem X an, ob es sich bei der Abrechnung um eine Zwischen- oder Endabrechnung handelt. HINWEIS: Die Prüfung des Mittelverwendungsnachweises bei EFRE-kofinanzierten Vorhaben implementiert in der Regel eine vollständige Kontrolle aller Positionen der Abrechnung durch die FFG: Die den Angaben im Abrechnungsformular zugrundeliegenden Belege sollten daher möglichst in derselben Reihenfolge wie im Abrechnungsformular dargestellt (Positionsnummern) durch Originale (bei Rechnungen ohne Ausnahme) inklusive der entsprechenden Zahlungsnachweise vollständig, in Form von Einzelbelegsnachweisen, für die Kontrolle aufbereitet sein. Dies gilt auch für alle ergänzenden Belege, wie Lohnkonten, Aufstellungen aus Zeiterfassungssystemen, Dienstverträge, Urlaubs- und Krankenstandskarteien, Berechnungen, etc. Ausgabengleiche Personalkosten Zuschussfähige Personalausgaben sind Bruttogehälter und löhne sowie die darauf bezogenen Abgaben für jene Arbeitnehmer des Begünstigten, die für EFRE-kofinanzierte Vorhaben eingesetzt werden. Sonstige Zahlungen oder geldwerte Leistungen für Personal sind nur dann zuschussfähig, wenn sie gesetzlich, kollektivvertraglich oder in einer Betriebsvereinbarung generell und rechtverbindlich vorgesehen sind. Sonstige Zahlungen oder geldwerte Leistungen, die an Arbeitnehmer ohne generelle rechtliche Grundlage gewährt werden (z.b. freiwillige Prämien, Dienstwagen und andere individuelle Gratifikationen) sind nicht zuschussfähig. In jenen Fällen, in denen Personal nur teilweise in einem bestimmten Vorhaben verwendet wird und daneben entweder in anderen Vorhaben mit EU-Kofinanzierung oder in nicht kofinanzierten Bereichen arbeitet, müssen projektspezifische Leistung und zuschussfähige Personalkosten wie folgt nachgewiesen werden: - Vorhandensein und ggf. auch Vorlage einer transparenten Anwesenheits-Zeitaufzeichnung der projektbeteiligten Personen. Weiters haben diese Personen für das geförderte Projekt bzw. für die einzelnen geförderten Vorhaben geeignete Zeitaufzeichnungen mit einer aussagekräftigen Beschreibung der geförderten Tätigkeiten (Tätigkeitsvermerke) zu führen; das Gesamtvolumen der Arbeitszeit muss glaubhaft sein und bedarf v.a. dann einer plausiblen Begründung, wenn es deutlich über der Normalarbeitszeit liegt; - Ermittlung eines durchschnittlichen Stundensatzes für jede der projektbeteiligten Personen durch Teilung der gesamten Personalkosten (Gehalt inkl. allfälliger Überstundenentgelte und Sozialabgaben) Seite 2 von 6

3 durch die gesamte Anwesenheitszeit (inkl. Überstunden), d.h. allf. Überstundenentgelte dürfen einem Vorhaben nur aliquot und nicht zur Gänze oder überproportional zugerechnet werden. Die Spalten der Tabelle sind wie folgt zu befüllen: - Funktion = Funktion des/der MitarbeiterIn (zb ProjektleiterIn, Wissenschaftlicher MitarbeiterIn, ) - Name = Name des/der MitarbeiterIn, - Aufwand lt. Lohn/Gehaltskonto - im Sinne der o. a. Ausführungen die dem Förderungszeitraum zurechenbaren Bruttogehälter und löhne (Personalkosten) und getrennt (in einer eigenen Spalte) dargestellt die lohn- und gehaltsabhängigen Abgaben gemäß Lohn- und Gehaltsverrechnung (Personalnebenkosten) - Anwesenheit in Stunden - Anwesenheitsstunden lt. Anwesenheitszeiterfassung des/der MitarbeiterIn im Förderungszeitraum (excl. Urlaub, krankenstand, etc.). Wenn keine betrieblichen Anwesenheitszeiten erfasst werden, dann sind als Stundenteiler einheitlich h einzutragen! - IST-Projektstunden für das Projekt im Förderungszeitraum gearbeitete Stundenzahl lt. Projekt- Zeiterfassung (inkl. Tätigkeitsverweise!) - GKZ = Gemeinkostenzuschlag (in Prozent der Personalkosten) Gemeinkosten werden bei EFRE-kofinanzierten Projekten nicht gefördert! F&E Infrastruktur-Nutzung - Maschinenstunden Produktionskostenstellen werden sehr häufig mit Kostenstellenkostensätzen, denen Plan- und Standardwerte zugrunde liegen, abgerechnet. Sie enthalten fast immer sowohl Personalkosten als auch andere Kostenarten in den Gemeinkosten (z.b. Abschreibungen, Betriebskosten, Umlagen, etc.) Im Grunde widerspricht eine in der Praxis übliche Nachkalkulation den EFRE- Mittelverwendungsnachweiserfordernissen in allen Aspekten und muss für einen korrekten Nachweis in Ausgabenkategorien getrennt werden. Gemeinkostenzuschläge auf das Personalkosten sind daher problematisch: EFRE-konforme Vorgangsweise: Maschinenzeiten und Personalzeiten sind getrennt erfasst und sämtliche Plan- und Standardwerte durch Ist Werte zu belegen. Für die Abrechnung bedeutet dies, dass der Förderungsnehmer jedenfalls eine den EFRE-Erfordernissen entsprechende Darstellung dieser Ausgaben vorlegen muss. Wenn Maschinen für einen definierten Zeitraum für das geförderte Projekt verwendet werden, können aliquote Abschreibungen akzeptiert werden; wenn sie nicht ausschließlich für das geförderte Projekt verwendet werden, können auch Maschinenstundensätze anerkannt werden. Kalkulationsgrundlage ist in beiden Fällen die Nutzungsdauer und die Anschaffungskosten laut Bilanz bzw. Anlagespiegel. Die Kalkulation der Maschinenstunden muss vom Förderungsnehmer vorgelegt werden und ist auf Verlangen ausführlich und schlüssig zu erläutern insbesondere die für die Kalkulation herangezogenen Betriebsstunden (Gesamt Ist- stunden) sind zu erklären - Kosten für branchenunübliche Leerlaufzeiten (Auslastungsproblem) werden nicht anerkannt. Maschinenstundensätze sind im Formular wie folgt einzutragen: - Bezeichnung: Bezeichnung des Anlagegutes - Aktivierter Wert laut Anlagespiegel (Achtung: Angebotene Skonti und allfällige Förderungen sind abzuziehen) Seite 3 von 6

4 - Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes (insgesamt): Angabe in Monaten! - Lieferfirma Name des Lieferanten - Abschreibung laut Anlageverzeichnis möglichst aktuell - Aktivierungsdatum - Gesamte Betriebsstunden (Ist-Werte) im letzten Geschäftsjahr - Geleistete Stunden für das geförderte Projekt (detaillierter Nachweis!) F&E Infrastruktur-Nutzung - Abschreibungen Wenn neu angeschaffte Anlagegüter für einen definierten Zeitraum für das geförderte Projekt verwendet werden, können dem Förderungszeitraum zurechenbare Abschreibungskosten abgerechnet werden. Die Abschreibungsberechnung hat linear auf Basis der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer zu erfolgen und ist ab dem Inbetriebnahmemonat des Anlagegutes auf monatlicher Basis anzusetzen. Wenn das Anlagegut nicht ausschließlich für das geförderte Vorhaben verwendet wird, sind lediglich Kosten auf Basis der zeitlichen Nutzung des Anlagegutes (Maschinenstundensätze) abrechenbar. Kalkulationsgrundlage ist in beiden Fällen die Nutzungsdauer und die Anschaffungskosten laut Anlagenbuchhaltung. Die Abschreibungskosten sind durch Rechnungs-/Zahlungsbelege sowie durch die Aktivierung des Anlagegutes in der Anlagenbuchhaltung nachzuweisen. Abschreibungskosten von neu angeschafften Anlagegütern: Basis für die Abschreibungskosten für neue Anlagegüter sind vorbehaltlich der u. a. Ausnahmen die Nettobeträge (Ausnahme: es besteht kein Vorsteuerabzug) abzüglich angebotener Skonti und Rabatte. Voraussetzung ist, dass die Anlagegüter von Dritten zu Marktpreisen erworben wurden und im Anlagevermögen aktiviert werden. Abschreibungskosten zu von verbundenen Unternehmen erworbenen Wirtschaftsgütern sind nur dann förderungsfähig, sofern sie eindeutig nachvollziehbar sind a) für im Konzern hergestellte Wirtschaftsgüter, wenn die Zahlungen in ihrer Höhe den üblichen Nettohandelswert eines solchen zugrunde liegenden Wirtschaftsgutes nicht übersteigen. Der Nachweis hiezu ist im Zweifelsfall von dem Begünstigten zu erbringen. b) für ohne Wertschöpfung weitergegebene Wirtschaftsgüter, bis zur Höhe der nachgewiesenen Selbstkosten ohne Zuschläge. Abschreibungskosten von gebrauchten Anlagegütern: Abschreibungskosten von gebrauchten Anlagegütern sind unter den folgenden Bedingungen zuschussfähig: a) Der Verkäufer des Gebrauchtmaterials hat eine Erklärung abzugeben, aus der der Ursprung des Materials hervorgeht und in der bestätigt wird, dass es zu keinem Zeitpunkt in den vorangegangenen 7 Jahren mit Hilfe von nationalen oder gemeinschaftlichen Zuschüssen angekauft wurde, b) der Preis des Gebrauchtmaterials darf seinen Marktwert nicht überschreiten und muss unter den Kosten für gleichartiges neues Material liegen, und c) das Material muss die für die Operation erforderlichen technischen Merkmale aufweisen und den geltenden Normen und Standards entsprechen. Seite 4 von 6

5 Sonstige Bestimmungen: Abschreibungskosten zu aktivierten Eigenleistungen des Begünstigten sind förderungsfähig, wenn die zu Grunde liegende Eigenleistung belegsmäßig (z.b. durch transparente und aussagekräftige Zeitaufzeichnungen, Lohnlisten, Materialentnahmescheine, Kalkulation) nachvollziehbar ist und in ihrer Bewertung den Bestimmungen hinsichtlich Personal, Material- und Sachkosten entsprechen. Die Eigenleistung ist jedenfalls zu aktivieren. Im Formular ist wie folgt einzutragen: - Bezeichnung: Bezeichnung der Investition - Nutzungsdauer (für das geförderte Projekt) in Monaten - Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes (insgesamt): Richtwert - Die FFG akzeptiert 3 Jahre (36 Monate) für Hard und Softwareinvestitionen und 5 Jahre (60 Monate) für andere Forschungsinvestitionen. - Lieferfirma Name des Lieferanten - Rechnungsbetrag inkl. USt. - Bestelldatum - muss im Förderungszeitraum sein! - Aktivierungsdatum - muss im Förderungszeitraum sein! - Zahlungsdatum - sollte im Förderungszeitraum sein bis zu drei Monate nach Ende des Förderungszeitraums wird akzeptiert - Zahlungsbetrag inkl. USt. abzüglich Skonti/Rabatte etc. - Zahlungsbelegnummer - USt. = Angabe des Umsatzsteuersatzes Für allfällige Anschaffungsnebenkosten (die aktivierbar sind), ist eine jeweils eigene Zeile im Formular auszufüllen (Einzelbelegsnachweis!). Ausgabengleiche Reisekosten (= Teil der sonstigen Kosten) Reisekosten (Diäten, Nächtigungskosten, Fahrtkosten) sind anrechenbar, wenn sie nach den steuerrechtlichen Bestimmungen in Österreich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können oder den dienstrechtlichen Regelungen für öffentlich Bedienstete entsprechen. Rechnungsbeträge für private Konsumation sind neben bezahlten Diäten als Reisekosten nicht anrechenbar. Die für die Diät verrechnete Reisezeit muss bezogen auf das geförderte Vorhaben - sachlich begründet sein (z.b. Dauer einer Veranstaltung) und mit den Reisebelegen (z.b. Flugzeiten) korrespondieren. Eine Verlängerung der Reise zur Nutzung günstiger Flugtarife ist zulässig, wenn dies zu keiner Erhöhung der Kosten führt. Seite 5 von 6

6 Die Spalten sind wie folgt zu befüllen: - Bezeichnung bzw. Grund der Reise = führen Sie hier das Reiseziel und die Tätigkeit (zb Partnerfirmentreffen, Konferenzteilnahme, Vortragende/r) an - Reiseziel - Name = Name des/der MitarbeiterIn - am/von-bis - Wert in EUR (netto) = tragen Sie hier die IST-Netto-Kosten der Reise lt. Reisekostenabrechnung ein Ausgabengleiche Sach- und Materialkosten (= Teil der sonstigen Kosten) Die Spalten der Tabelle sind wie folgt zu befüllen: - Bezeichnung = Bezeichnung der Sach- bzw. Materialkostenpositiontragen - Firma/Lagerabfassung = Name des Lieferanten bzw. Angabe ob Lagerabfassung - Rechnungsbetrag inkl. USt. oder Bewertung der Lagerabfassung - Bestelldatum (nur bei direkt dem Projekt zugeordneten Rechnungen) - muss innerhalb des Förderungszeitraums sein! - Rechnungsdatum (nur bei direkt dem Projekt zugeordneten Rechnungen) - muss innerhalb des Förderungszeitraums sein! - Zahlungsdatum (nur bei direkt dem Projekt zugeordneten Rechnungen) - sollte im Förderungszeitraum sein bis zu drei Monate nach Ende des Förderungszeitraums wird akzeptiert - Zahlungsbetrag inkl. USt. abzüglich angebotenem Skonto = IST-Ausgaben inkl. Umsatzsteuer (nur bei direkt dem Projekt zugeordneten Rechnungen) - Zahlungsbelegsnummer (nur bei direkt dem Projekt zugeordneten Rechnungen) - USt. = Höhe des Umsatzsteuersatzes (i.d.r. nur bei direkt dem Projekt zugeordneten Rechnungen) Ausgabengleiche Kosten für Leistungen Dritter Die Spalten der Tabelle sind wie folgt zu befüllen: - Bezeichnung = Bezeichnung der zugekauften Leistung - Firma/Name = Name des Lieferanten - Rechnungsbetrag inkl. USt. - Bestelldatum - muss innerhalb des Förderungszeitraums sein! - Rechnungsdatum - muss innerhalb des Förderungszeitraums sein! - Zahlungsdatum - sollte im Förderungszeitraum sein bis zu drei Monate nach Ende des Förderungszeitraums wird akzeptiert - Zahlungsbetrag inkl. USt. abzüglich angebotenem Skonto etc. = IST-Kosten inkl. Umsatzsteuer - USt. = Höhe des Umsatzsteuersatzes Seite 6 von 6