ERNI Erfahrungsberichte rund um Management-, Prozess- und Technologiethemen. Experience. Juni Schweigen ist Silber, Reden ist Gold

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1 ERNI Erfahrungsberichte rund um Management-, Prozess- und Technologiethemen Experience nr.53 Juni 2012 Migrationen Schweigen ist Silber, Reden ist Gold

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3 Migrationen Schweigen ist Silber, Reden ist Gold Dank Soft Skills Kosten sparen und komplexe Projekte erfolgreich umsetzen Migrationsprojekte, die ein Unternehmen fit für die nächsten Jahre machen sollen, erfordern viel spezifisches Wissen. Sollen die Projekte erfolgreich sein, muss man aber auch für einen fruchtbaren Austausch der Spezialisten sorgen und dies über die gesamte Projektdauer hinweg. Mitarbeiter, die über die notwendigen Soft Skills verfügen, um die Kommunikation der Spezialisten in Gang zu setzen, gehören deswegen in das Team von jedem komplexen Projekt. Von Marco Stöckli und Patrik Lustenberger IT-Landschaften entwickeln sich laufend weiter. Nicht immer reichen einfache Updates, um die Systeme auf den neuesten Stand zu bringen. Dann sind Migrationen unvermeidlich. Sie stellen praktisch immer eine Herausforderung dar, schliesslich soll das System im laufenden Betrieb wesentlich verändert werden. Zudem muss die gewählte Technologie zukunftsfähig sein, da sie die Basis für einen längeren Zeitraum bilden soll. Deswegen werden in der Regel erfahrene Fachleute von aussen hinzugezogen. Dabei ist von Bedeutung, dass nicht nur technische Spezialisten das Team verstärken, sondern auch Fachleute mit ausgeprägten Soft Skills. Zwar sind spezialisierte Techniker für Migrationen unabdingbar. Sie verfügen über Erfahrung mit den Projekten und kennen die Best Practices. Um die Kompetenz von Spezialisten voll zu nutzen, muss allerdings der Austausch zwischen ihnen und der Business-Seite sichergestellt werden. Um diesen Austausch anzuregen, braucht es Teammitglieder mit ausgeprägten Projektmanagementfähigkeiten und Soft Skills. Wie gross der Nutzen sein kann, zeigt das folgende Beispiel. In diesem Fall war es der Requirements Engineer, der für den Austausch verschiedener Beteiligter sorgte. Beispiel 1 Austausch beim Requirements Engineering In einem Unternehmen wird eine Internetlösung migriert. Nach einer groben Erfassung von möglichen Anforderungen bei den Business-Fachleuten veranstaltet der Requirements Engineer einen Workshop. Anwesend sind neben dem Produktverantwortlichen auch verschiedene IT-Fachleute. Die Entwickler bringen viele gute Ideen ein und geben Hinweise auf den Aufwand, den bestimmte Anforderungen auslösen würden. Unter anderem diskutiert man gemeinsam über verschiedene Ideen, um Produkte auf dem Bildschirm darzustellen. Die ursprünglichen Anforderungen hätten dazu geführt, dass Websitebesucher viel hätten scrollen müssen, um alle Produkte zu sehen. Es sind schliesslich Entwickler, die vorschlagen, stattdessen mit Tabs zu arbeiten. Auf diese Weise können die Website-Besucher mit einem Klick zwischen den verschiedenen Produkten wechseln. Der Vorschlag leuchtet dem Produktverantwortlichen ein und wird entsprechend umgesetzt. Zudem haben nun auch Mitarbeitende, die für Architektur, Design und Entwicklung zuständig sind, präzisere Vorgaben und können deshalb besser einschätzen, was der Produktverantwortliche will.

4 Der Austausch in der Phase des Requirements Engineering führt nicht nur zu besseren Lösungen, sondern ermöglicht auch Kosteneinsparungen. Denn im Dialog lassen sich sinnvolle Kompromisse zwischen Leistungsfähigkeit und technischem Aufwand finden.

5 Migrationen Abb. 1: Kompetenz-Rad eines Consultants Leistungsorientierung Branchenkompetenz Fachkompetenz Typische Schlüsselanforderungen im Stellenprofil der Kunden Ergänzende Kompetenzen (Persönlichkeit, Charakter, Netzwerk, Emotionen) Am Anfang von Projekten ist die Hebelwirkung des Soziale Interaktion Beziehungsorientierung Systemkompetenz Austausches besonders gross. Doch gerade bei komplexen Vorhaben ist Selbstkompetenz Teamfähigkeit es entscheidend, den Aus- Informationserschliessung und Problemlösung Logische Intelligenz Fähigkeit zur Anpassung an die Umwelt Methodenkompetenz tausch über den ganzen Projektverlauf aufrecht zu erhalten. Solche Projekte lassen sich nicht komplett durchplanen. Es tauchen Abb. 2: Vertrauensförderung durch Testing Vertrauen des Kunden hoch immer Aufgabenfelder auf, die sich nicht einfach abarbeiten lassen, sondern im engen Kontakt mit den Stakeholdern erst einmal geklärt werden müssen, bedingt vorhanden bevor sie technisch gelöst werden können. In solchen Situationen sind Mitarbei- gering Unit- Tests Automatisierte Software-Tests Manuelle End-to- End-Regressionstests User- Acceptance-Tests Tests tende im Vorteil, die über genügend Soft Skills verfügen.

6 Wer über eine gute Sozialkompetenz und einen technischen Background verfügt, ist auch in der Lage, sich schnell in technische Spezialgebiete einzuarbeiten. Rekrutiert man einen Mitarbeiter mit ausgeprägten Soft Skills, muss er deswegen nicht immer auch technisches Spezialistenwissen mitbringen. Sind Soft Skills vorhanden und mit IT- Methodenkompetenz gepaart, lässt sich sogar noch in späten Phasen eines Migrationsprojekts die Akzeptanz erhöhen.

7 Migrationen Der Austausch in der Phase des Requirements Engineering führt nicht nur zu besseren Lösungen, sondern ermöglicht auch Kosteneinsparungen. Denn im Dialog lassen sich sinnvolle Kompromisse zwischen Leistungsfähigkeit und technischem Aufwand finden. Dies trifft insbesondere auf die sogenannten nichtfunktionalen Anforderungen zu, wie zum Beispiel die Reaktionszeit. Bei diesem Merkmal legen die Stakeholder häufig sehr ehrgeizige Ziele fest. Meist soll die Antwortzeit des Systems unter einer Sekunde liegen. Solche Ziele sind zwar oft technisch machbar,doch der Aufwand ist meist unverhältnismässig hoch. Am Anfang von Projekten ist die Hebelwirkung des Austausches besonders gross. Doch gerade bei komplexen Vorhaben ist es entscheidend, den Austausch über den ganzen Projektverlauf aufrecht zu erhalten. Solche Projekte lassen sich nicht komplett durchplanen. Es tauchen immer Aufgabenfelder auf, die sich nicht einfach abarbeiten lassen, sondern im engen Kontakt mit den Stakeholdern erst einmal geklärt werden müssen, bevor sie technisch gelöst werden können. In solchen Situationen sind Mitarbeitende im Vorteil, die über genügend Soft Skills verfügen. Deswegen ist es wichtig, dass im Team neben den Fachspezialisten auch Mitarbeiter tätig sind, welche die entsprechenden Talente mitbringen (siehe Abbildung 1). Im Einzelnen sind dies: die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen, Problemlösungsorientierung, Anpassungsfähigkeit an die Stakeholder und an die Projektsituation, Teamfähigkeit und Beziehungsorientierung, Begabung Informationen zu erschliessen, grosse Selbstmotivation. Wer über diese Fähigkeiten und einen technischen Background verfügt, ist auch in der Lage, sich schnell in technische Spezialgebiete einzuarbeiten. Rekrutiert man einem Mitarbeiter mit ausgeprägten Soft Skills muss er deswegen nicht immer auch technisches Spezialistenwissen mitbringen. Beispiel 2 Akzeptanzsteigerung einer Migration bei System- und Abnahmetests In einem Unternehmen des Personentransports wird ein System abgelöst, wobei hiermit. eine Basis für die nächsten zehn Jahre gelegt werden soll. Da das bestehende System 1:1 abgelöst werden muss, wird das Projekt hauptsächlich von der Entwicklungsabteilung vorangetrieben. In der System- und Abnahmetestphase wird dann das nötige Vertrauen bei der Fachabteilung und dem Management aufgebaut. Dazu werden externe Spezialisten zugezogen, die nicht nur grosse Erfahrung in Sachen Testen mitbringen, sondern auch die notwendigen Soft Skills. Das Testing wird sauber und für die Stakeholder transparent geplant. Während des gesamten Testens werden sowohl die Fachabteilung aber auch die Entwickler eng einbezogen. Gearbeitet wird mit ausgedehnten manuellen End-to-End-Regressionstests und mit explorativem Testen (informellem Testentwurfsverfahren, bei dem der Tester den Entwurf der Tests aktiv

8 In jeder Stellenausschreibung werden heute die Bereitschaft zum eigenverantwortlichen Arbeiten und Teamfähigkeit gefordert. Gerade bei komplexen, risikoreichen und intensiven Projekten wie Migrationen orientieren sich Mitarbeitende aber häufig wieder an gewohnten Verhaltensmustern: Sie widmen ihre ganze Energie den technischen Herausforderungen und verlieren dabei den Kunden aus dem Blickfeld. Dies birgt die Gefahr von Missverständnissen, und letztlich kann sogar ein Graben zwischen einzelnen Abteilungen entstehen. Mitarbeitende mit besonders ausgeprägten Soft Skills verhindern solche Entwicklungen.

9 Migrationen steuert, indem er die Informationen, die er während des Testens erhält, zum Entwurf neuer, besserer Tests verwendet). Durch den starken Einbezug der Fachabteilung bei Regressions- und Akzeptanztests steigt das Vertrauen von Kunden und Management in die entwickelte Software und deren Qualität markant an (siehe Abbildung 2). Das Teamwork mit der Entwicklungsabteilung ist darüber hinaus erfolgsentscheidend für das Entdecken schwerer Fehler und damit für die Sicherstellung der Qualität. Praxisbeispiele wie diese scheinen auf den ersten Blick lediglich Selbstverständlichkeiten wiederzugeben. In jeder Stellenausschreibung werden heute die Bereitschaft zum eigenverantwortlichen Arbeiten und Teamfähigkeit gefordert. Gerade bei komplexen, risikoreichen und intensiven Projekten wie Migrationen orientieren sich Mitarbeiter aber häufig wieder an gewohnten Verhaltensmustern: Sie widmen ihre ganze Energie der technischen Herausforderungen und verlieren dabei Ihr Gegenüber aus der Business-Seite oder dem Kreis der Nutzer aus dem Blickfeld. Dies birgt die Gefahr von Missverständnissen und letztlich kann sogar ein Graben zwischen einzelnen Abteilungen entstehen. Mitarbeiter mit besonders ausgeprägten Soft Skills verhindern solche Entwicklungen nicht nur. Ihr Einsatz führt zu besseren Lösungen und kann grosse Sparpotenziale erschliessen. Sie gehören deswegen genauso zwingend ins Team für ein Migrationsprojekt wie die technischen Spezialisten. ERNI Innovation in Process and Technology Marco Stöckli Beratertätigkeit: Business Analysis, Requirements Engineering, Process Improvement, Project Management Patrik Lustenberger Beratertätigkeit: Project Management, Requirements Engineering, Business Analysis

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