Lizenzverwaltung mit Filero

Transkript

1 Lizenzverwaltung mit Filero Universität Konstanz Kommunikations-, Informations-, Medienzentrum ()

2 Ausgangslage Uneinheitliche Ablage der Lizenzverträge (nach Vertragspartnern und/oder Produkt- Namen) Umständliches Überwachen von Konditionen, Laufzeiten und Terminen in verschiedenen Listen und (Tisch-) Kalendern Keine zentrale Anlaufstelle, sondern verteilte Informationen

3 Die Arbeitsgruppe Zusammensetzung: Erwerbungsleiter Leiterinnen der Sachgebiete Erwerbung, Zeitschriftenbearbeitung und Digitale Bibliothek Mitarbeiterinnen aus den genannten Sachgebieten (insgesamt 8 Personen)

4 Erarbeiten von Vorgaben Welches Ziel soll erreicht werden? Was soll die Software bieten? Welche Informationen müssen erfasst werden? Auf welche Informationen wird verzichtet? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Ideen-/Fragensammlung zur Lizenzverwaltung

5 Ideen-/Fragensammlung Zu erfassende Informationen (Text-, Nummern-, Datumsfelder) Suchmöglichkeiten Struktur und Hierarchien Dateiformate Schnittstellen Steuerung von Zugriffsrechten Spätere Erweiterungen / Ergänzungen möglich

6 Ausgewähltes System: Filero Erweiterbares webbasiertes Enterprise Content Management System Frei modellierbare Archivstruktur postrelationales, objekt-orientiertes Datenbank- Management-System (Caché) Speicherung jeder Art von Daten möglich Volltextsuche über alle Felder und Datei-Inhalte Bereits eingesetzt in der IT der BdU Konstanz Kostengünstig

7 Filero-Archive Durch die Anordnung der Klassen (Objekt-Typen) wird die hierarchische Struktur im Archiv definiert. Objekte können nur in dieser Struktur abgelegt werden. Zugriffsberechtigungen werden pro Archiv oder per Objekt-Typ definiert. Der Anwender sieht nur die Informationen, auf die er auch Zugriff hat.

8 Vereinfachte Daten-Struktur (1) Auf oberster Ebene: das lizenzierte Produkt Darunter: beschreibende Sätze für die Lizenz statistische Daten und Ordner für Dokumentation Korrespondenz Rechnungen

9 Vereinfachte Daten-Struktur (2)

10 Produkt-Satz = Beschreibung des lizenzierten Produkts mehrere Felder für Titel / Benennungen, Vorgänger und Nachfolger Erscheinungsform (Datenbank, ebook-paket, ) URL Nummernfelder (PPN, ZDB-id, RSN, ) Datumsfelder Notizfeld

11 Lizenz-Satz = Rahmendaten des Lizenzvertrags Lizenzpartner, Lieferant, Konsortialpartner Bestell und Abbestell-Informationen Lizenzart, Login-Daten, Ablagenummer des abgehefteten Lizenzvertrags Datumsfelder

12 Statistik-Satz = Informationen zu den statistischen Daten Lieferant der Statistikdaten, Ansprechpartner URL, Username, Passwort, PW-Regeln, PW-Erneuerungsdatum enthaltene Produkte, Anzahl der enthaltenen Titel, Anzahl der Downloads Counter ja/nein und zugehöriges Notizfeld Wiedervorlagedatum

13 Datensatz-Historie alle Satzversionen bleiben erhalten, alle Änderungen sind dokumentiert

14 Eingescannte Dokumente Ordner für: Dokumentation Korrespondenz Rechnungen mit Unter-Ordnern, um Jahresscheiben zu bilden; darin dann die eingescannten Dokumente Der Text der eingestellten PDFs wird indexiert.

15 Rechnungen werden bereits aufwändig im lokalen Bibliotheks-System Libero aufbereitet. Deswegen: Verzicht auf eine inhaltliche Erschließung der Rechnungen in Filero. Rechnungen können, müssen aber nicht in Filero eingestellt werden.

16 Suche Standard: in den aktuellen Datensatzversionen Wahlweise: Historiensuche in allen Datensatz- Versionen Umlaute werden automatisch aufgelöst Nicht aufgelöst werden Akzente und Sonderzeichen Nahezu alle Felder sind indexiert Rechts-, Links- und Mitteltrunkierung mit * Boolsche Operatoren: AND OR NOT NEAR String-Suche mit

17 Spezielle Suchen Beispiele: createdby - alle Sätze eines Erstellers creationdate - alle an dem Datum erstellten Sätze lastchangedby - letzter Bearbeiter des Satzes lastchangedate - letztes Änderungsdatum descendantof - alle Datensätze unterhalb eines bestimmten Datensatzes

18 Sucharten Feldsuche nur im gewählten Datenfeld Kategoriensuche nur in der gewählten Datensatzart Globale Suche in allen (nicht-binären) Feldern aller Datensätze

19 Trefferliste Standard-Reihenfolge: chronologisch absteigend (Erstellungsdatum), getrennt nach Kategorien Sortierte Reihenfolge: alphabetisch nach dem Identifier ; bei gleichem Identifier chronologisch absteigend

20 Feldsuche

21 Kategoriensuche

22 Globale Suche

23 Globale Suche: Treffer

24 Schnellsuche Für wiederkehrende Suchen Eigene Schnellsuchen: richtet jeder User für sich selbst ein Öffentliche Schnellsuchen: werden vom Administrator eingerichtet und können von allen Usern ausgeführt werden

25 Beispiel: alle ebook-produkte mit Wiedervorlagedatum im Produktsatz oder im Lizenzsatz oder im Statistiksatz LicLizenz:Abteilung(ebooks) AND (LicProdukt:Vorlage(*) OR LicLizenz:WiederV(*) OR LicStatistik:Wiedervorlage(*))

26 Résumé (1) Start: 2010 Alle Verträge ab 2010 sind erfasst Fast alle Verträge vor 2010 sind erfasst: für ebooks in 2011 abgeschlossen für Zeitschriften in 2012 abgeschlossen für Datenbanken und Nationallizenzen noch nicht abgeschlossen Mehraufwand wird ohne zusätzliche Kapazitäten geleistet, da Arbeitsersparnis durch den Nutzen

27 Résumé (2) Nutzen: Wir finden alles wieder! :-) Zentrale Ablage der Verträge Zentrale Dokumentation von Festlegungen, Vereinbarungen, Korrespondenz, in Bezug auf die Verträge Weiterentwicklung: Es wurde bisher nur ein Datenfeld ergänzt: das Freitextfeld Summon im Lizenzsatz.

28 Ausblick Wir machen so weiter.

29 Vielen Dank für Ihr Interesse.