Labor Automation Wesentliche Aspekte des Change Managements. Christoph Emmenegger 10. März 2016

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Alexandra Haupt
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1 Labor Automation Wesentliche Aspekte des Change Managements Christoph Emmenegger 10. März 2016

2 Menschen und Automation Automation bedeutet auch grosse Veränderungen für Menschen, die auf solche zu Beginn häufig skeptisch oder gar ablehnend reagieren Seite 2 10/03/16

3 Zielsetzungen der Präsentation 1. Darlegen, dass eine erfolgreiche Laborautomatisierung auch stark von weicheren Faktoren wie Stimmung, Motivation und Laune abhängt 2. Aufzuzeigen, dass im Zuge einer Laborautomatisierung auch Anspruchsgruppen betroffen sind, auf die nur indirekt Einfluss genommen werden kann 3. Darzustellen, dass Automatisierung neben vielen Vorteilen auch Nachteile bzw. höhere Aufwendungen in anderen Bereichen auslösen kann Seite 3 10/03/16

4 4 Relevante Dimensionen bei der Labor Automation Personen, Systeme, Organisation, Transformation Persönliche Änderungen Menschen Die umfassende und aktive Bearbeitung aller 4 Dimensionen ist die Basis für das Change Management bei der Labor Automation Technische Änderungen Systeme Organisation Organisatorische Änderungen Je breiter und tiefgreifender die geplante Automation ist, desto grösser werden die Bedeutungen der Dimensionen Menschen, Organisation und Transformation Der Nutzen der technischen Komponenten kommt nur im Zusammenspiel mit der Organisation und den Menschen zu Geltung Seite 4 10/03/16

5 Breite der Automation treibt den Change Ansatz Je breiter die Labor Automation desto wichtiger sind die weicheren Faktoren Stationsbezogene Automation: z.b. Automatisierung der Zentrifugation, Ansetzen von Mikrobiologischen Analysen, der Probenverteilung im Bereich Chemie, Hämatologie, Serologie, Molecular Produktionsbezogene Automation: z.b. systemtechnische Priorisierung / Parallelisierung der Analysen im gesamten Labor, automatische medizinische Validierung Auftragseingang Präanalytik Analyse Befundung Verrechnung Unternehmensweite Automation: z.b. End to end (Order to Cash) Automatisierung der Probenerfassung, -transporte, - verteilung, -validierung, -Befundübermittlung, -Rechnungsstellung, - Zahlungseingangsüberwachung Seite 5 10/03/16

6 Beispiele von Änderungen 1/2 Die Automatisierung führt zu Änderungen in unterschiedlichen Dimensionen Änderung End to End Prozessoptimierung durch direkte Einbindung der Analyseaufträge in die Produktion und den Rechnungslauf Reduktion der Flexibilität für die Kunden im Zusammenhang mit der Standardisierung von Entnahmematerial und der Transportlogistik Änderung der Arbeit der Labormitarbeitenden Auswirkung Verantwortlichkeiten müssen neu definiert werden Standards zur externen Kommunikation bringen neue Abhängigkeiten Qualitätssicherstellung via Systeme Kunden müssen für sie neue Entnahmematerialen Kunden müssen für sie neue Entnahmematerialen akzeptieren. Teilweise ist dazu Schulung notwendig akzeptieren. Teilweise ist dazu Schulung notwendig Reduktion der Peak-Zeiten kann zu Änderungen im Reduktion der Peak-Zeiten kann zu Änderungen im Praxisablauf führen Praxisablauf führen Die tägliche Arbeit geht tendenziell von der direkten Durchführung zu Steuerung und Überwachung Anforderungen an EDV-Wissen und Abstraktionsvermögen steigen Systeme Org. Mensch Seite 6 10/03/16

7 Beispiele von Änderungen 2/2 Die Automatisierung führt zu Änderungen in unterschiedlichen Dimensionen Änderung Änderungen der Arbeits- und Schichtzeiten um automatisiertes Labor effektiv zu nutzen Erhöhung der Verlässlichkeit und Verfügbarkeit der IT-Systeme Erhöhter Bedarf an Validierung und Qualifizierung der Automationssysteme MenschlicheArbeitskraft wird teilweise durch Automaten ersetzt Auswirkung Mitarbeitende müssen zu anderen Tageszeiten und allenfalls Wochentagen an zusätzlichen arbeiten Wochentagen arbeiten Kürzere Schichten / geteilte Dienste um Peaks abzufangen Redundanz notwendig Notfallpläne und prozeduren bei IT System Ausfällen Erweiterte Change Control Prozeduren notwendig um Systemintegrität zu wahren (Berechtigte) Ängste der Mitarbeitenden betreffend Arbeitsplatzsicherheit Systeme Org. Mensch Seite 7 10/03/16

8 Labor Automation bedeutet Business Transformation Ein schrittweises Vorgehen ist essentiell 1. Warum? 2. Was? 3. Wann? 4. Wer? 5. Wie? Wie soll vorgegangen werden? Wer arbeitet und wer ist von der Automatisierung betroffen? Wann soll die Automatisierung verfügbar sein? Was genau soll automatisiert werden, wie breit ist der Anwendungsbereich? Eine klare Sicht zu den Zielen der Labor Automatisierung bildet das Fundament für die interne und externe Kommunikation. Dazu liefert sie die Basis für eine Investitionskontrolle. Seite 8 10/03/16

9 Rechtzeitiges Einbinden von Anspruchgruppen Eine Labor Automation wirkt sich auf unterschiedlichste Anspruchsgruppen aus die rechtzeitige Einbindung dieser ist ein Schlüsselerfolgsfaktor Kunde Behörden Labor Mitarbeiter Patient Logistik Arzt CFO IT Staff Seite 9 10/03/16

10 Erfolgsfaktoren Themen, die über Erfolg und Misserfolg entscheiden Was wollen wir mit der Labor Automation erreichen? Welche Ziele sind uns dabei wichtig? Was wollen wir nicht? Vision Engagement Stehen wir alle hinter den Zielen? Wie gehen wir mit Gegnern um? Haben wir die benötigten Mittel; auch langfristig? Verfügen wir über das notwendige Wissen und die erforderlichen Kapazitäten? Ressourcen Plan Wie gehen wir vor? Wie solide ist unsere Planung? Wann wissen wir, dass wir auf gutem Weg sind? Seite 10 10/03/16

11 Eine sorgfältige Inbetriebnahme sichert den Erfolg Wesentliche Voraussetzungen zur erfolgreichen Inbetriebnahme der Automation Dokumentation der neuen Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten liegt vor und ist kommuniziert und verstanden Mitarbeitende kennen die neue Umgebung Was ist anders; was geht, was geht nicht; wie verhalte ich mich, wenn ich nicht mehr weiter weiss, wen kann ich kontaktieren? Fall-Back Szenario, das erlaubt, kurzfristig wieder in den alten Modus zu wechseln Umstellung zu einer eher ruhigeren Zeit Genügend Personen (incl. Support), d.h mehr als für den Normalbetrieb geplant, vor Ort. Lieferanten der Automations Komponenten vor Ort und für die erste Zeit kurzfristig verfügbar Information der Kunden und anderer betroffener Anspruchgruppen, dass umgestellt wird und dass es etwas holperig werden kann (... es wird!) Seite 11 10/03/16

12 Zusammenfassung Labor Automation bedeutet Veränderung in vielen Bereichen. Neben den Systemen sind auch Organisationsabläufe und vor allem auch Menschen aus unterschiedlichen Anspruchgruppen betroffen Vieles wird dank der Automatisierung im Labor einfacher, schneller und kosteneffizienter In Bereichen wie IT, Systeme, Qualifizierung und Validierung wie auch den Anforderungen an die Mitarbeitenden muss aber auch investiert werden Automation beängstigt viele Menschen à eine klare Change Strategie erhöht die Erfolgschancen einer Automation s Initiative wesentlich Eine Labor Automation hat immer auch direkte Auswirkungen auf Labor externe Anspruchgruppen wie Kunden, Patienten, Partnerlabore oder Lieferanten. Da diese nur indirekt angegangen werden können, ist eine aktive und klare Kommunikation wesentlich Die Klärung, warum, womit und wo das Labor automatisiert werden soll, gehört ganz an den Anfang der Initiative Nur eine gut geführte Inbetriebnahme ermöglicht eine erfolgreiche Automation Seite 12 10/03/16

13 Weitere Informationen; Fragen und Antworten Weitere Informationen und Hilfsmittel zum Change Management finden Sie auch Change Readiness Assessment Behavioural Change Management Seite 13 10/03/16

14 We support you in the essential things. november ag Mühlebühl Herisau Switzerland Sponsor of: november ag St. Alban-Vorstadt Basel Switzerland Your contact: Christoph Emmenegger info@november.ch

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