Erfolgsfaktor Stammdatenqualität

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1 Erfolgsfaktor Stammdatenqualität 3. Würzburger 12. Okt IFCC GmbH 1

2 Zusammenhang IFCC und Hochschule Aus einer Idee wurde eine Firma Die reale Praxis fließt in die Lehre ein Studienprojekte: Stammdaten und Geschäftsprozesse Wirtschaftlichkeit von Stammdaten Moderne Methoden im Einkauf IFCC GmbH 2

3 Inhalt IFCC GmbH (1) Schritt 1: Grundlegende Überlegungen [Basis auch für das Ersatzteilmanagement] Stammdaten, Hebelwirkung, Reifegrade, Kostenbetrachtung spart Kosten Schritt 2: Wie werden aus nichtbestandsgeführte bestandsgeführte Läger Aus einem MAWI-Projekt für Ersatzteile Schritt 3: Es besteht noch großer Forschungsbedarf Ein Forschungsprojekt nimmt die Ideen auf IFCC GmbH (2) IFCC GmbH 3

4 IFCC-Historie Microsoft Certified Partner Dipl. Wirt. -Ing. (FH) Ayhan Bulut wird Geschäftsführer der IFCC GmbH 19 Mitarbeiter bearbeiten Stammdatenprojekte mit einer eigens entwickelten Anwendung Gründung der IFCC GmbH Gründung des Institute for Collaborative Classification durch Professor Dr. Ulrich L. Manz IFCC GmbH 4

5 Leistungsportfolio Dienstleistung Beschaffungs- Management Teilemanagement Stammdatenmanagement Lagermanagement Produkte Datenaufbereitung IFCC.DataOptimizer IFCC.DataManager IFCC.PIManager Datenerfassung IFCC.DataCapture IFCC.DataScanner Datenbereitstellung IFCC.ArticleFinder IFCC.ProductDB Datenanalyse IFCC.Dubletten- Manager IFCC.DataAnalyzer eprocurement IFCC.ManagedProcurement IFCC.CatGenerator IFCC GmbH 5

6 IFCC Beschaffungsstrategie Datenaufbereitung Materialstammdaten Kreditorenstammdaten Kataloge Datenanalyse Bewegungsdaten Spend-Analysen Beratung (Beschaffung/Prozess) Beschaffungsstrategie Versorgung Produktdatenbank IFCC Procure Katalog- Systeme Externe Dienstleister IFCC GmbH 6

7 Über IFCC - Kunden IFCC GmbH 7

8 Schritt 1: Grundlegende Überlegungen [Basis auch für das Ersatzteilmanagement] Stammdaten, Hebelwirkung, Reifegrade, Kostenbetrachtung spart Kosten IFCC GmbH 8

9 Warum eine Klassifikation für Materialien Auszug aus einer Stammsatzdatei eines Unternehmens Energiesparlampe, dimmbar, RX DIM 20W/827/E27, Radium Lampe, 20 Watt, 1230 Lumen, E27, 161 x 58 mm, warmweiß Kompakt-Leuchtstofflampe, FBT-18/ /240-E27 Energiesparlampe, Radium E-Lampe, E27, 20W, 1230 lm, h, WW, Art.Nr Leuchttofflampe/20W/E27/1230lm Ralux-Dim mit Standardsockel, Sockel E27, 20 W, 1200 lm, warmweiß Kompaktleuchtstofflampe Ralux Dim, RX-Dim 20W/827/E27 unstrukturiert häufig strukturiert selten Das Ziel Code Benennung Produkt-Typbezeichnung Lampenleistung Lichtstrom Außendurchmesser Gesamtlänge Sockelausführung W lm mm mm Leuchtstofflampe RX-DIM 20W/827/E E27 Verwendungsdauer Lieferanten- Lieferanten- Lichtfarbe Name Artikelnummer Markenname Art der Ausführung min. Betriebsstrom max. Betriebsstrom dimmbar, mit integrierten warmweiß Radium Ralux-Dim EVG IFCC GmbH 9

10 Konsequenz von unterschiedlichen Stammsätzen - negative Hebeleffekte mehr Lieferanten als notwendig Volumenbündelung nicht möglich Weniger Gewinn als mit gleichem Volumen möglich Höhere Teilvielfalt als notwendig Höhere Einstandspreise als nötig Auswertungen kaum möglich Suche und vergleich der Teile sehr aufwändig Meine Erfahrung: Viele kleine Bestellungen Hohe Prozesskosten Fehlerquote steigt Teile- und Lieferanten- Dubletten Höhere Kapitalbindung Höhere Gemeinkosten Hohe Kosten für Kundenzufriedenheit Entscheidungsträger verkennen das Wert-Potenzial von Stammdaten Konkurrenzfähigkeit sinkt IFCC GmbH 10

11 Stammdaten sind die Basis für Geschäftsprozesse und Bewegungsdaten Warenausgang Controlling Ausgangsrechung Produktion Materialeingang Rechnungsprüfung Int./ext. Buchhaltung Kunde bestellt Auftragsbestätigung Materialbestellung Materialstammdaten Produktstammdaten Kreditorenstammdaten Buchhaltungsstammdaten Debitorenstammdaten Anlagenstammdaten Personalstammdaten IFCC GmbH 11

12 Materialstammdaten unzureichend/falsch Ursache Falschlieferung Reklamation Neubestellung Hebel Kosten Wareneingang Hebel 1 Kosten Personal Hebel 2 Kosten Neubestellung Hebel 3 Auswirkung Erhöhte Kosten des Wareneingangs Erhöhte der Kosten bei Lieferant und Besteller Kundenbindung nimmt ab Lieferantenstammdaten unzureichend/falsch Ursache Viele Bestellungen Hoher interner Aufwand Keine optimierten Losgrößen Hebel Kosten Personal Hebel 1 Kosten Einstandspreise Hebel 2 Kosten Beschaffung Hebel 3 Auswirkung Erhöhte Beschaffungskosten Teure Einkaufsteile Erhöhte Prozesskosten Material- und Lieferantenstammdaten unzureichend/falsch Falschlieferung Viele Bestellungen Erhöhung der Einstandspreise Reklamation Hoher interner Aufwand Erhöhung der Beschaffungsprozesskosten Neubestellung Keine optimierten Losgrößen Reduktion der Kunden-/Lieferantenbindung IFCC GmbH 12

13 Funktionale Sicht von Stammdaten Produktentstehung Services Management IFCC GmbH 13

14 Stammdaten und Reifegradmodell Phase I Phase II Phase III Phase IV Stammdatenanlage Wins aufgrund Datentransparenz Wins aufgrund Datentransparenz und Umsetzung von Konzepten Umsetzung abgeschlossen Kosten Materialkosten Prozesskosten Lagerhaltungskosten Nutzen Senkung der obigen Kostenarten Potential wächst mit zunehmendem Materialvolumen und realisierten Konzepten t fehlerhafte Sammdaten Viele Liefeantenstammdaten Aufbau Stammdaten Klassifiktion/Merkmale Feintuning Merkmale (Anreicherung Stammdaten mit Preis und Bewegungsdaten Erstellung von Verwendungskonzepten Umsetzung Konzepte Laufender Betrieb) IFCC GmbH

15 Beispiel einer Kostenbetrachtung aus Sicht Klassifikation Einsatz von unterschiedlichen Produktklassifikationen führt zu Wertvernichtung Risikokosten: Lock-In-Effekte Absicherung der Nachhaltigkeit Unterschiedliche Produktklassifikation Mehrfach-Know-How (Klassifikation) Vermeidbare Aktivitäten IT Personal Hardware Software Wartung Integration ERP Katalog Personalkosten Gemein- kosten- Anlagevermögen Einstandspreis Umsatzerlöse Einkauf Volumenbündelung Einkaufsinformationssystem One face to the supplier Controlling Rahmenverträge Prozessoptimierung Stammdatenreduktion Vertriebsinformations- System One face to the customer Unternehmenssteuerung Suboptimale Lösungen verstärken die Wertvernichtung IFCC GmbH 15

16 Zusammenfassung Datenanlage/-pflege IST PLAN Materialstämme: % Dubletten 7,5 % weniger Neuanlagen Teilsätze werden gefunden Lieferantenstammsätze: Materialstammdaten Pflege , ,33 Neuanlage , ,00 Lieferantenstammdaten Pflege , ,00 Neuanlage , ,00 Lieferantenbetreuung , ,00 37 % Reduktion [mind ] Bestellungen: p.a. Prozesskosten Bestellungen erstellen , ,67 Rechnungseingang , ,00 25 % weniger Bestellungen [mind ] Wirkt auf Rechnungseingänge/-prüfung Wirkt auf Wareneingänge Volumenbündelung Materialkosten: Dubletten, Lieferantenkonsolidierung, weniger Neuteile Reduktion Kapitalbindung > Kalk. Zinsen> Materialgemeinkosten in Prozent Einsparpotenzial Rechnungsprüfung , ,79 Wareneingang , ,00 direkte Harmonisierungseffekte ,17 Volumeneffekte gesamtes Einsparpotenzial , , ,79 3,40 2, IFCC GmbH 16

17 Anforderungen an Stammdaten Welchen Beitrag leistet ein Stammdatum um gewinnbringende Umsätze zu halten bzw. zu steigern? Prinzip der Wirtschaftlichkeit gilt auch bei Stammdaten Stammdaten müssen die funktionalen Anforderungen abdecken Was sind instandhaltungsrelevante Merkmale? Was sind einkaufsrelevante Merkmale? Aufbau von Stammdaten muss skalierbar sein Stammdaten müssen mit meinem Stakeholder kommunizieren Stammdaten müssen zur Prozesssicherheit beitragen IFCC GmbH 17

18 Anforderungen an Stammdaten Was sind guten Stammdaten? Stammdaten müssen einen standardisierten Aufbau haben IFCC Datenbank umfasst überprüfte Merkmale IFCC GmbH 18

19 Betriebliche Anwendungen Eine einheitliche Produktklassifikation nach deckt den Informationsbedarf entlang der gesamten Supply-Chain ab. PIM Online eigene/interne Anforderungen Kundenanforderungen erfüllen Kataloge Print CD CAD Controlling Warengruppen Kundenanforderungen erfüllen CAD Buchhaltung Materialwirtschaft/Lager CAE Engineering Einkauf/Procurement Logistk Instandhaltung Organisation von Zuständigkeiten und Rechten Geschäftsstelle e.v., Köln

20 Schritt 2: Wie werden aus nichtbestandsgeführte bestandsgeführte Läger Aus MAWI-Projekten für Ersatzteile Projekt 1: Viele Betriebe, viele Läger, viele Teile Im wahrsten Sinne: Von der Zettelwirtschaft zum Barcode Wir entwickelten: Methodik, Software, sammelten viel Erfahrung auch in Trouble Shooting Projekt 2: Senken Sie unsere Lagerhaltungskosten Projekt 3: Erstellen Sie ein Betreibermodell machen Sie ein Angebot IFCC GmbH 20

21 Wirtschaftlichkeitseffekte Basis Projekt: Harmonisierung der Produktdaten Definition der Stammdaten Bestandsaufnahme, Klassifikation, Attributisierung Definition der Bewegungsdaten Aspekte Effekte gegenseitige Verstärkung Material suchen & finden Volumenbündelung Lieferantenbündelung Bündelungskonzepte (z.b. Pooling) Sichtenkonzepte Technischer Platz Equipment Prozessbeschleunigung (Handling) Kapitalbindung Beschaffungsprozess Kapitalbindung Beschaffungsprozess Kapitalbindung Beschaffungsprozess Prozessbeschleunigung (Handling) wertschaffend Wirkung in einem Lager hoch mittel gering keine hoch Wirkung steigt pro zusätzlichem Lager keine Steigt mit zunehmender Anzahl von Lägern Steigt mit zunehmender Anzahl von Lägern Steigt mit zunehmender Anzahl von Lägern Steigt mit zunehmender Anzahl von Lägern Materialverfügbarkeit Prozessbeschleunigung Versorgungssicherheit hoch Steigt mit zunehmender Anzahl von Lägern Datenpflege Verringerung Pflegeaufwand hoch Steigt mit zunehmender Anzahl von Lägern IFCC GmbH 21

22 Ziel Situation vor Stammdatenbereinigung Bestände Dubletten = identische Teile Bestandsziel und Anzahl Teile nach Stammdatenbereinigung Abbau Dubletten Bestandsoptimierung IFCC GmbH 22

23 Grunddaten Spalte2 Anzahl Materialien Gesamtbestand Durchschnittlichler Bestand 8,50 Durchschnittlicher Wert/Material 35,00 Gebundenes Kapital ,00 Maßnahme 1: Festlegung technischer Mindestbestand Durchschnittlicher Bestand [Soll] 5 Gebundenes Kapital [Soll] ,00 Minderung gebundenes Kapital ,00 Maßnahme 2: Festlegung Gleichteile Strukturelle Sicht Spalte1 Spalte12 Anzahl Gleichteile 4000 Durchschnittlicher Bestand [Soll] 5,00 Gebundenes Kapital [Soll] ,00 Minderung gebundenes Kapital ,00 Minderung gebundenes Kapital insgesamt , IFCC GmbH 23

24 Ist ja bereits abgeschrieben Verschrottung Lagerhaltungskosten Beschaffungskosten Lagerhaltungskosten Beschaffungskosten Total Cost of Ownership (TCO-Ansatz) Einstandspreis Abschreibung* Einstandspreis Verschrottung t Liquiditäts- Wirksam Material Löhne Sonst. Abschreibung = Aufwand Lagerhaltungskosten = (fast) Liquiditätswirksam Verschrottung = Liquiditätswirksam + Erlöse./. Kosten * Stichwort Gängigkeit IFCC GmbH 24

25 Quick-Wins IFCC-Lagerbestandsaufnahmetool Bestand heute: Mio Nach Stammdatenanlage: ,6 Mio Nach Feintuning Stammdaten: ,4 Mio Bewirtschaftungskonzept (Outsourcing) Lagerplatzoptimierung Volumenbündelung Beschaffungsprozessbeschleunigung Lieferantenbündelung Automatisierte Bestellung durch Meldebestand Reverse-Pooling ,9 Mio Lagerplatzkonsolidierung Poolingkonzept (wirkt auf Lagerkosten, Volumen-, Lieferantenbündelung, Teileinstandsetzung und Entsorgung Substitutionsmanagement (z.b. gleiche Relais von unterschiedlichen Lieferanten) Ersatzteil-Ersatzteil Reduktion Kapitalbindung max. 5,0 Mio Senkung der Gemeinkosten in Höhe von??? IFCC GmbH 25

26 Ein aktuelles Projekt wesentliche Erweiterung des methodischen Ansatzes Aktueller Stand Bestandsaufnahme Dubletten Bestandshöhe Weiterer Schritt Bewirtschaftungskonzept (Outsourcing) Lagerplatzoptimierung Lagerplatzkonsolidierung Poolingkonzept (wirkt auf Lagerkosten, Volumen-, Lieferantenbündelung, Teileinstandsetzung und Entsorgung Substitutionsmanagement (z.b. gleiche Relais von unterschiedlichen Lieferanten) Ersatzteil-Ersatzteil Reduktion Kritikalitätsanalyse Was muss ich vorhalten Was kann über eine Plattform beschafft werden Ergebnis aus werden unique bestandsgeführteteile unique bestandsgeführte Teile IFCC GmbH 26

27 Ein Projekt in Planung wesentliche Erweiterung des methodischen Ansatzes Konzernunternehmen (1.400 Mill. Umsatz) Mehrere Produktionsstandorte in Deutschland Lager A Lieferant A Lager B Bewirtschaftung Ein- Auslagerung Stammdaten Bewegungsdaten Übergreifende Disposition Lieferant B Lager C Lieferant C IFCC GmbH 27

28 Schulung Qualifikation - Organisation Heterogener Personenkreis: Betriebsleiter Meister Lagerarbeiter Unterschiedliche Ansprachen bei gleichen Zielen - Themengebiete Wie suche ich im neuen System [Sprache, Schlagwörter] Wie finde ich im Lager Einlagerung und Entnahme warum so und nicht anders Wie wollen wir diese Vorgehensweise sicherstellen IFCC GmbH 28

29 Wettbewerb Logistik.NRW Teilnahme am vom Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen ausgeschriebenen Förderwettbewerb Logistik.NRW mit dem Projektvorschlag: Chem-Log-Net Logistiknetzwerk für die Chemieparks in NRW zur gemeinsamen Nutzung von Ersatzteilen

30 Chem-Log-Net: Die Projektidee Zu- + Abgänge tio n + Be Zu st an + A bg d än ge e ng gä Ab Spe zifika tion gä ng e Ab ika -+ Zu and est +B -+ n atio zifik Zu Sp ez if Spe ka ifi z e Sp n tio + d an t s Be + Be stan d Das Netzwerk

31 Chem-Log-Net: Die Projektidee Informations- und Materialfluss 2 Spezifikation + Bedarf 3 Spezifikation + Bedarf 1 Ersatzteil Bezahlung 1) Empfänger definiert 4Dringlichkeitsgrad: 1. Logistik kostenoptimiert 2. Logistik ausbalanciert 3. Logistik zeitoptimiert

32 Chem-Log-Net: Die Projektidee Simulation zur Vermeidung von Engpassteilen Ersatzteil 1) XYZ-Analyse P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 Optimierung der Bestände Prognose zur Vermeidung von Engpassteilen 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Wertanteil Mengenanteil Periode D C B A Absatz / Verbrauch Lebenszyklusinformationen Lebenszyklusinformationen Lebenszyklusinformationen Messdaten

33 Chem-Log-Net: Effekte für Netzwerkpartner Für Anlagenbetreiber und IH-Dienstleister Optimierung der Ersatzteilverfügbarkeit durch konzernübergreifenden Austausch durch verbesserte Planbarkeit der Bedarfe Gerechte Verteilung von Kosten und Nutzen Reduzierung der Bestände Senkung von Lagerkosten

34 IFCC Projekte (Auszug) IFCC GmbH 34

35 IFCC Projekte (Auszug) IFCC GmbH 35

36 IFCC GmbH 36

37 IFCC Projekte (Auszug) IFCC GmbH 37

38 IFCC-Partner Mitglied & Kooperationspartner SAP Beschaffungsdienstleistungen Geschäftsprozessoptimierung Entwicklungspartner Standardisierungsplattform für Materialstammdaten IFCC GmbH 38

39 IFCC-Mitarbeiter IFCC GmbH 39

40 IFCC-Leistungsportfolio IFCC GmbH 40

41 Für Fragen stehen Ihnen gerne zur Verfügung: Dr. Ulrich Manz Gesellschafter Tel.: Mobil: Ayhan Bulut Geschäftsführer Tel.: Mobil: IFCC GmbH 41