ecopy PDF Pro Office 6

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1 ecopy PDF Pro Office 6 PDFs erstellen, konvertieren und bearbeiten - auf jedem Computer im Büro 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Hören Sie diese Sätze auch öfter? Für PDFs braucht man Software von Adobe. PDF-Software ist teuer. Wer braucht schon PDF-Konvertierung? PDF-Formulare kann man nicht ausfüllen und speichern. Kostenlose Viewer reichen aus. PDF-Dateien lassen sich nicht bearbeiten. PDF-Dateien dienen nur zum Verteilen von Dokumenten Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 1 1

2 PDF das portable Dokumentenformat Der Standard für den Umgang mit elektronischen Dokumenten PDF ist ein Dateiformat, in dem sich Dokumente unabhängig von Anwendungen, Hardware und Betriebssystemen darstellen lassen Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2 Jeder bekommt heutzutage PDFs... Ein Dokumentenformat für alle Plattformen Gut 70 % der Scans werden als PDFs ausgegeben PDF beliebtestes Format, da es das Originallayout erhält Beliebt bei Mobilgerätenutzern: kleine Dateigröße, mit allen Systemen kompatibel Praktisch zum Informationsaustausch: kleine Dateigröße, Layout bleibt erhalten 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 3 2

3 ... aber PDF-Software gilt immer noch als elitär 6 10 von Geschäftsanwendern haben Bedarf an funktionsreichen PDF-Tools.* 1 10 von Geschäftsanwendern hat ein solches PDF-Tool.* *Ergebnis einer Umfrage von Nuance 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 4 Anzeigeprogramme gelangen nicht an den Inhalt von PDFs PDFs als elektronisches Papier Anzeigeprogramme nutzen nicht das gesamte Potenzial von PDFs: nur Anzeigen, Verteilen und Speichern. Eigentlich benötigt: Erstellen, Anzeigen, Bearbeiten und Konvertieren wie bei anderen Dokumentenformaten auch. Folge: Wer etwas mit Inhalten aus PDF-Dateien anfangen möchte, greift auf (meist kostspielige) Alternativen zurück USD/Jahr Produktivitätseinbuße eines 500-Personen- Unternehmens durch den Umgang mit inkompatiblen PDF- und Microsoft -Office-Formaten 250 USD/Dokument Durchschnittliche Kosten für die manuelle Neuerstellung von PDF-Dokumenten in Microsoft Word 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 5 3

4 Warum PDF-Software immer noch elitär ist Hohe Lizenzgebühren Adobe Acrobat Professional: 449 USD/Computer Mangelndes Bewusstsein: Warum an PDFs überhaupt etwas ändern? Kostenlose PDF-Viewer bieten in begrenztem Maße Markierung und Kommentierung - als wäre PDF Papier PDF-Viewer und Microsoft Office auf dem Computer reichen aus Um Erstellung, Konvertierung und Bearbeitung kann man jemand anderen im Unternehmen bitten PDF-Software ist komplex und benutzerunfreundlich Viele Optionen, die im normalen Büroalltag überflüssig sind: Rich Media, Digital Publishing Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 6 Einführung in ecopy PDF Pro Office 6 Erschwingliche PDF-Software für jeden Computerarbeitsplatz PDF-Software speziell für Geschäftsanwender Erschwinglich, Anschaffung für jeden Arbeitsplatz ist möglich Leistungsstarke OCR = präzise Dokumentenkonvertierung Zügiges Arbeiten beim Erstellen, Anzeigen und Bearbeiten von PDFs Nützliche Ergänzung zum Scannen auf dem MFP 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 7 4

5 Schlüsselfunktionen von ecopy PDF Pro Office % standardkonforme PDF-Dateien erstellen, konvertieren, bearbeiten und scannen PDFs aus Anwendungen, Browsern, Scannern oder MFPs heraus erstellen PDFs in bearbeitbare Formate (auch Formulare) konvertieren PDFs kommentieren und bearbeiten (z. B. Schwärzung und Bates-Stempel) PDF-Dokumente zusammenstellen PDF-Sicherheit PDFs in Stapelverarbeitung erstellen und konvertieren Anbindung an Cloud- und Dokumentenmanagementsysteme 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 8 Erweiterte Funktionen in ecopy PDF Pro Office 6 Dynamische und intuitive Bearbeitung Schneller Zugriff auf Dokumente und Dateien Langfristiger Zugriff, langfristige Kompatibilität Unterstützung für Dokumente mit DRM-Schutz PDF-Dateien genauso flüssig, flexibel und interaktiv bearbeiten wie in einem Textverarbeitungsprogramm Gemeinsamer Zugriff auf Dokumente per Netzwerk oder Cloud Unübertroffene PDF/A- Unterstützung und Tools für die PDF-Integrität Einhaltung aller Sicherheitseinstellungen bei der Handhabung von Dokumenten mit DRM (Digital Rights Management)- Schutz von FileOpen N U A N C E - V O R T E I L Achten Sie auf den Hinweis Nuance-Vorteil. Diese Funktionen finden Sie nicht in Adobe Acrobat! 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 9 5

6 Erweiterte Bearbeitung Textverarbeitung direkt im PDF-Format Funktion für die erweiterte Bearbeitung: PDF-Dateien per Mausklick in vollständig bearbeitbare Dokumente konvertieren Die PDF-Datei direkt bearbeiten, so intuitiv wie in der Textverarbeitung: kein vorheriges Konvertieren in ein Textverarbeitungsformat mehr Nuance-eigene Technik; in keiner PDF-Anwendung anderer Hersteller zu finden; erleichtert und beschleunigt größere Änderungen an PDF-Dokumenten N U A N C E - V O R T E I L PDFs bearbeiten? Mit unseren PDF-Tools ein Kinderspiel! 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 10 Konvertierung von PDF-Dateien per Mausklick in bearbeitbare Dokumente mit kompletten Textverarbeitungsfunktionen 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 11 6

7 Cloud-Funktionen Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Dokumente Speichern oder Öffnen von Dokumenten in gängigen Cloud-Services direkt aus der Werkzeugleiste von ecopy PDF Pro Office 6 heraus Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 12 Cloud-Funktionen (Fortsetzung) N U A N C E - V O R T E I L Schneller Zugriff auf Cloud-Verbindung aus den Menüs Öffnen und Speichern unter heraus 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 13 7

8 PDF/A-Erstellung leicht gemacht PDF/A-Dateien mit Speichern unter erstellen - Voreinstellung ist PDF/A-1b Andere PDF/A-Ebene wählen: auf Einstellungen klicken und Ebene auswählen: PDF/A-1a, -1b PDF/A-2a, -2b, -2u PDF/A-3a, -3b, -3u 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 14 PDF/A-Dateien prüfen und korrigieren Überprüfung PDF/A-Konformität und Barrierefreiheit: nichtkonforme Dateien können korrigiert werden Meldung bei Öffnen PDF/Akonformer Dokumente, dass es sich um ein PDF/A-Dokument handelt 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 15 8

9 Notizen schreiben ohne Tastatur Sprechen geht dreimal schneller als Tippen N U A N C E - V O R T E I L Integration der bewährten Spracherkennungstechnik Dragon Notes Sprechen statt Tippen 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 16 Unterstützung für DRM (Digital Rights Management) Verhindert Kopieren, Weiterleiten, Umspeichern, Drucken, Durchsuchen usw. FileOpen: steuert und schützt PDF-Inhalte mithilfe Sicherheits- Handler 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 17 9

10 Vorteile gegenüber Adobe Acrobat Automatische Dokumentzusammenstellung aus MS Office Schnellere Stempelerstellung und -anwendung Schnellerer Zugriff auf Dokumentenmanagementsysteme Tastaturkürzel für vordefinierte Speicherordner in den Menüs Öffnen und Speichern Zu geöffneter PDF-Datei hinzufügen oder neu anlegen Stempelbereich und -modell per Mausklick auswählen Mit einem Klick alle Seiten stempeln Aus PDF-Portfolios in DMS speichern Integration in Internet Explorer zum Erstellen und Speichern von PDFs in DMS Vordefinierten Ordner zum Öffnen und Speichern von Dateien festlegen Schnelle Dateisuche in ausgewählten Ordnern 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 18 Vorteile gegenüber Adobe Acrobat (Fortsetzung) Und wie vorhin schon erwähnt... Anbindung mehrerer ecopy-sharescan- Eingangsordner Weitere Ordner zur Überwachung auf Neueingänge angeben Erweiterung der PDF- Druckoptionen durch An PaperPort senden Dateien direkt in Nuance PaperPort drucken Erweiterte Bearbeitung: Textverarbeitungsfunktionen direkt im PDF-Format Cloud-Verbindung aus den Menüs Öffnen und Speichern unter heraus Notizen diktieren mit Dragon Notes 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten

11 Funktionsvergleich: ecopy PDF Pro Office und Adobe Acrobat ecopy PDF Pro Office 6 Acrobat Standard DC Erweiterte Bearbeitung: Textverarbeitungsfunktionen direkt im PDF-Format Netzwerkscan-Unterstützung mit Scan-Eingangsüberwachung Cloud-Konnektoren für Box und Evernote Stempelerstellung und -anwendung auf allen Seiten per Rechtsklick Neue Workflow-Optionenzum Anhängen von Dateien an vorhandene PDFs direkt aus MS Officeheraus Dateien direkt aus Portfolios an DMS senden Dateien direkt aus Internet Explorer an DMS senden TIFF-Stapelkonvertierung Tastaturkürzel für vordefinierte Speicherordner in den Menüs Öffnen und Speichern Diktieren von Notizen mit der Dragon-Sprachtechnologie Einfache PDF/A-Erstellung; Überprüfung von PDF/A und Barrierefreiheit Extraktion von Formulardaten - Einzelformulare, Stapelverarbeitung DRM-Unterstützung durch FileOpen Hervorhebungswerkzeug Konnektoren für Microsoft SharePoint, Office 365, HP Worksite, OpenText edocs, Livelink, Entrerprise Connect, NetDocuments, Worldox, Therefore, OnBase, Documentum und DocuShare Reduzierung der Dateigröße PDF-Vorschau in Outlook 2007, 2010 und 2013 Acrobat Pro DC 2015 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten