Verfügbarkeitsplanung für Hilfsorganisationen. Zeitgewinn hilft Leben retten.

Transkript

1 Verfügbarkeitsplanung für Hilfsorganisationen Zeitgewinn hilft Leben retten. Präsentation Für: Medienvertreter und Feuerwehr Entwickelt und vertrieben durch: Cheabit Media GmbH, Ebersberg

2 Agenda I. Zusammenfassung 3 II. III. IV. Firmenprofil Bedarf und Funktionsweise Zielgruppen V. Szenario am Beispiel FFW 14 VI. VII. VIII. Vorteile Leistungsumfang Kontakt de, Cheabit Media GmbH Seite 2

3 I. Zusammenfassung Schnelles Erkennen eines alten Problems ermöglicht die optimale Planung von Verfügbarkeiten. Speziell für Hilfs- und Notfallorganisationen, die auf die Einsatzbereitschaft einer größeren Anzahl freiwilliger Helfer angewiesen sind. Typische Problemsituation Schwankende Verfügbarkeit von Einsatzkräften. Im Einsatz- oder Notfall wird Mindestbesetzung nicht erreicht. Einsatzleitung ist unzureichend genau über die Verfügbarkeit informiert. Nachrücken zusätzlich erforderlicher Kräfte überschreitet im Notfall die max. akzeptable Zeit..de, Cheabit Media GmbH Seite 3

4 II. Firmenprofil Cheabit Media GmbH: Entwicklung und Vertrieb von Entwicklung: Cheabit Media GmbH Entwicklung von Mobile Services seit dem Jahr 2001 Langjährige Erfahrung im IT- und Mobile-Bereich Sitz in Ebersberg bei München Bereits bewährt und im Einsatz: easystandyby hat eine individuell angepasste Version, speziell für Feuerwehren entwickelt: FireCheckIn Für die FFW Ebersberg, in Kooperation mit 1. Kommandanten. Bereits seit 2012 im Einsatz und für weitere Anwendergruppen weiter entwickelt. Freiwillige Feuerwehr Ebersberg.de, Cheabit Media GmbH Seite 4

5 III. Bedarf und Funktionsweise Typische Probleme bei der Planung der Verfügbarkeit Folgen und Bedarf nach Lösung Unzureichende Kenntnis bzgl. Arbeitsund Verfügbarkeitszeiten der Helfer Beeinträchtigt Tagesalarmbereitschaft Unvorhergesehene Termine der Helfer führen zu Unsicherheiten Ständige Änderungen und unpräzise Aktualisierung Erschwerte Personal- und Einsatzplanung Keine zuverlässige Abdeckung der Bereitschaft Bisherige Methoden der Verfügbarkeitsplanung mittels persönlicher Absprache und manueller Aufzeichnungen stoßen an ihre Grenzen..de, Cheabit Media GmbH Seite 5

6 III. Bedarf und Funktionsweise Freiwillige bzw. Helfer Planbarkeit der Termine (und deren Häufigkeit) Arbeit (Schicht)-Arbeit Ausbildung Krankheit Urlaub langfristig (4x im Jahr) mittelfristig (2x im Monat) mittelfristig (2x im Monat) sehr kurzfristig (6x im Jahr) kurz-/mittelfristig (1x im Monat) Verlässliche Verfügbarkeitsplanung ist kompliziert und ungenau, da: Häufige Terminänderungen Oft kurzfristige und nicht planbare oder spontaner Termine LÖSUNG Freizeit kurz-/mittelfristig (4x im Monat) Uni/Schule je Semester (1x im Monat) Spontane Termine sehr kurzfristig (4x im Monat) ermöglicht eine schnelle, einfach zu bedienende und übersichtliche informationsplattform über alle zu einer bestimmten Zeit verfügbaren Einsatzkräfte..de, Cheabit Media GmbH Seite 6

7 III. Bedarf und Funktionsweise Was ist? organisiert effektiv und automatisch die Verfügbarkeit der beteiligten Helfer und gewährleistet somit die Tagesalarmbereitschaft. Der Kommandant hat jederzeit einen Überblick, wieviele Helfer in den jeweiligen Rängen zur Verfügung stehen. Engpässe können frühzeitig erfahren und behoben werden. Helfer können ihre Bereitschaft unabhängig von Ort und Zeit bequem selbst per Internet, Smartphone, Telefon und SMS pflegen. spart Zeit - und hilft Leben retten..de, Cheabit Media GmbH Seite 7

8 III. Bedarf und Funktionsweise Hauptfunktionen von - Screenshots am Bsp. FireCheckIn Eingabe der Verfügbarkeiten über unterschiedliche Medien möglich: Online, Smartphone, SMS & Telefon. Detaillierte Übersicht über aktuelle und künftige Verfügbarkeiten; sortiert nach Qualifikationstyp..de, Cheabit Media GmbH Seite 8

9 III. Bedarf und Funktionsweise Weitere Screenshots (I) Manuelle und automatische Anund Abwesenheiten für Urlaube, Krankheiten und kurzfristige Termine. Arbeitszeiten von Personen die in Schichtdiensten arbeiten, können ebenfalls abgebildet werden..de, Cheabit Media GmbH Seite 9

10 III. Bedarf und Funktionsweise Weitere Screenshots (II) Personalverantwortliche können Helfer anlegen, verwalten und mit dem passenden Qualifikationsrang versehen. In den globalen Einstellungen werden u.a. die Mindestbesetzung sowie die Benachrichtigungen angepasst (SMS/ /WhatsApp)..de, Cheabit Media GmbH Seite 10

11 III. Bedarf und Funktionsweise Hauptfunktionen von Verschiedene Auswertungs- und Bedienansichten für Personalverantwortliche und Kameraden. Weitere Screenshots Feuerwehrversion FireCheckIn Statistische Auswertung für Optimierung des Helfereinsatzes. Benutzerverwaltung und persönliche Präferenzen. Rechtzeitige Benachrichtigung per , SMS oder WhatsApp bei Unterbesetzung. Übersichtliche Anzeige der aktuellen Verfügbarkeiten in einer optimierten Ansicht für z.b. die Fahrzeughalle..de, Cheabit Media GmbH Seite 11

12 IV. Zielgruppen ist geeignet für... Freiwillige Feuerwehr (FFW) Technisches Hilfswerk (THW) Katastrophenschutz Rettungshundestaffel Wasserwacht Seelsorgedienste Fahrdienste... Organisationen, die auf die Bereitschaft von freiwilligen und ehrenamtlichen Helfern angewiesen sind bzw. eine Tagesalarmbereitschaft gewährleisten müssen..de, Cheabit Media GmbH Seite 12

13 IV. Zielgruppen Referenz Freiwillige Feuerwehr (FFW) Ebersberg 53 aktive freiwillige Feuerwehrkräfte Träger: Kreisstadt Ebersberg Abdeckung: Einwohner Individuelle technische Anpassung Dank haben wir die Tagesalarmbereitschaft deutlich verbessert. Jetzt sehe ich sofort, wann ich mit wie vielen Kameraden rechnen kann. Ulrich Proske, Kommandant der FFW Ebersberg.de, Cheabit Media GmbH Seite 13

14 V. Szenario am Beispiel FFW Herkömmlicher Ablauf Min. 0: Einsatzalarmierung Min. 4: Erste Fahrzeuge rücken aus - Unklarheit über weiteres Personal. Min. 8: Kein weiteres Fahrzeug hat sich bereit gemeldet. Unklarheit über Personal. Leitstelle alarmiert weitere FW. Min. 9: Erste Fahrzeuge treffen am Einsatzort ein. Min. 13: Zweite FW rückt aus. Min. 18: Eintreffen der benachbarten FW am Einsatzort. Alle benötigte Kräfte sind nach 18 Min. vor Ort. Vergangene Zeit in Min Ablauf mit Min. 0: Da Personalengpass bereits jetzt bekannt ist, wird eine zweite FW alarmiert. Min. 4: Beide FW rücken aus. Min. 9: Beide Feuerwehren treffen mit genügend Personal nahezu zeitgleich ein. Volle Verfügbarkeit aller benötigten Kräfte vor Ort bereits nach 9 Min. Lebensrettender Zeitgewinn durch : 9 Min..de, Cheabit Media GmbH Seite 14

15 VI. Vorteile Primäre Vorteile von Verlässliche Tagesalarmbereitschaft Schneller Einsatz Präzise Personalplanung Adäquate Besetzung Klare Absprachen Effektive Kommunikation Sicherung der Tagesalarmbereitschaft. Lebensrettender Zeitgewinn bei Einsätzen. Verminderung von Personalengpass durch Einsicht der Verfügbarkeit durch die Helfer. Sicherstellung der Verfügbarkeit von Helfern mit benötigten Qualifikationen. Benachrichtigung des Verantwortlichen bei einer Unterschreitung der Mindestbesetzung. Benachrichtigung der nächsten Führungshierarchie, wenn Vorgesetzte nicht verfügbar sind..de, Cheabit Media GmbH Seite 15

16 VI. Vorteile Weitere Vorteile von Attraktiv für Jugend Animation von Nachwuchskräften dank Einsatz moderner Technologien wie Smartphone und Internet. Schnelligkeit Schnelle und präzise Aktualisierung der Verfügbarkeit. Kostenreduzierung für freiwillige Helfer Keine SMS mehr, keine zeitintensiven s, keine persönlichen Absprachen. Auswertungsmöglichkeiten / Statistiken Regelmäßige Personalengpässe können rechtzeitig behoben werden. Welcher Qualifikationstyp ist zu welchen Zeitpunkten besonders unterpräsentiert? Klare Kommunikation Reduzierung von potenziellen Missverständnissen, dank nachvollziehbarer Mitteilung der eigenen Verfügbarkeit..de, Cheabit Media GmbH Seite 16

17 VII. Leistungsumfang Leistungen Fachmännische Einrichtung des Systems durch uns Software-Updates inklusive 2 Stunden Support für die Einrichtung Benutzerhandbuch Garantierte Verfügbarkeit von 99,9 % Optional Modul für die Benachrichtigung per WhatsApp Optimierte Übersicht für einen Monitor z.b. in der Fahrzeughalle Konditionen Einmalige Einrichtungs- und Anpassungskosten Betrieb / Serverhosting: pro Jahr.de, Cheabit Media GmbH Seite 17

18 VIII. Kontakt Cheabit Media GmbH Eberhardstr. 27 Tel.: Ebersberg info@.de Deutschland URL: Martin Geisler martin.geisler@.de Tel.: Sprechen Sie mich an, ich unterbreite Ihnen gerne ein individuelles Angebot!.de, Cheabit Media GmbH Seite 18