Vergabe_Beschaffung. Produkt Vergabe/Beschaffung. Ausschreibungen Auftragsvergabe Abrufe durch Bedarfsstellen Leistungsabnahme

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1 Vergabe_Beschaffung Produkt Vergabe/Beschaffung Ausschreibungen Auftragsvergabe Abrufe durch Bedarfsstellen Leistungsabnahme Beratung der Dienststellen über die Produktpaletten, Produktalternativen und über etwaige Folgekosten unter Berücksichtigung der Vorschriften, Bestimmungen und Vorgaben Zuschlagserteilung an den wirtschaftlichsten Bieter Umwandlung von Bedarfsscheinen nach Rücksprache mit den Bedarfsstellen in Abrufe Überwachung der termingerechten Lieferung, soweit dies nicht von den Bedarfsstellen übernommen wird Prüfung der Bedarfsscheine auf ihre Vollständigkeit hin und Bedarfs- und Wirtschaftlichkeitsprüfung bei Kfz und Gebäudereinigung Koordinierung der Zusammenarbeit zwischen Lieferfirmen bei Auftragsvergaben an mehrere Auftragnehmer Prüfung, ob bei Abrufbetrag über DM Einzelbestellung wirtschaftlicher ist Abnahme von Lieferungen und Leistungen sowie stichprobenartige Prüfung der Lieferungen und Leistungen soweit sich die Bedarfsstelle dazu nicht in der Lage sieht oder sich die Vergabestelle die Abnahme vorbehalten hat *4 Koordinierung bei vergabestellenübergreifenden Beschaffungen Eingabe der Angebotsdaten in die Vergabesoftware Bestandsüberwachung Prüfung, ob und für welche Artikel in welchem Umfang, Rahmenverträge abgeschlossen werden*1 Vorbereitung und Fertigen von Bestellungen Verfolgung von Leistungsstörungen, soweit dies nicht von den Bedarfsstellen übernommen wird Erfassung und Überprüfung der Besonderheiten bzw. Schwierigkeiten im Objekt anhand von Plänen und Mustern bzw. Ortsbesichtigungen Fertigen von Büroverfügungen *4 beinhaltet auch die Durchführung von Reinigungskontrollen in den einzelnen Objekten auf der Grundlage der vertraglichen Vereinbarung Festlegung der zu beschaffenden Gegenstände und Standards mit den Dienststellen zusammen *2 Beschlussangelegenheiten Koordinierung des Bedarfs bei mehreren Dienststellen Durchführung der Übergabe und Einweisung der neuen Firma über die Verfahrensabläufe bei RV Seite 1

2 Vergabe_Beschaffung Ausschreibungen Auftragsvergabe Abrufe durch Bedarfsstellen Leistungsabnahme Klärung über den zeitlichen Ablauf der Beschaffung Rahmenverträge den Artikeln zuweisen Abschätzung der Auftragssumme und Auswahl der Art des Verfahrens Erstellen und Pflege von V-Listen und Artikelkatalogen Erkundung, Prüfung und Festlegung des Bewerberkreises hinsichtlich Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit Erstellung von Leistungsverzeichnissen Benachrichtigung der nicht berücksichtigten Bieter bei Ausschreibungen über dem Schwellenwert Bekanntgabe der Auftragsvergabe Neuaufnahme und Pflege von Waren-, Unterwarengruppen und Artikeln in der Vergabesoftware *2 Bearbeitung von Bedarfsanforderungen in der Vergabesoftware Eingabe der Ausschreibung in die Vergabesoftware Durchführung der Ausschreibungen bzw. Angebotseinholungen Eröffnung der Angebote Seite 2

3 Vergabe_Beschaffung Ausschreibungen Auftragsvergabe Abrufe durch Bedarfsstellen Leistungsabnahme Auswertung der Angebote und deren formale Beurteilung Prüfung der Muster der mit dem Angebot eingereichten Ware auf ihre Übereinstimmung mit der Leistungsbeschreibung hin Bietergespräche Fertigen des Vergabevermerks *1 beinhaltet auch Abfragen bei Bedarfsstellen und anderen Vergabestellen 2 beinhaltet auch das Erstellen und die Pflege von V-Listen, Artikelkatalogen, Excel-Tabellen, mdl. Abfragen *3 unter Verwendung einer Nomenklatur Seite 3

4 Vergabe_Beschaffung Sonstiges Beobachtung und Auswertung des Marktangebots Auswertung der einschlägigen Fachliteratur Teilnahme an einschlägigen Messen, Ausstellungen und Fortbildungen Erfassung und Pflege von Lieferantendaten in der Vergabesoftware Statistische Auswertungen Führen von Informationsgesprächen mit anderen Behörden Führen von Firmengesprächen Seite 4

5 Vergabe_Beschaffung Sonstiges Anpassung der Vergabesummen an den aktuellen Preisstand aufgrund v. Lohn- und Materialgleitklauseln Vertreter im Beirat Beschaffungswesen und Auftragsvergabe im Deutschen Städtetag, im DIN und CEN Normenausschuß Bürowesen, im KGST- Gutachterausschuß Gebäudereinigung, DIN Normenausschuß Gebäudereinigung Geschäftsführung der Kfz- Kommission - Abstimmung der Sitzungstermine mit den Stadträten - Fertigen von Beschlussvorlagen - Vorbereitung der Einladungen und TO - Erstellen der Protokolle Erteilung von Freigaben Erteilung von Preisprüfungsvermerken Haushaltssachbearbeitung Abt. 4 und 5 Seite 5

6 Vergabe_Beschaffung Sonstiges Seite 6

7 Besondere Leistungen Produkt Besondere Leistungen Fahrernachprüfungen Schulungen Verwertung von Artikeln Vorbereitung und Durchführung von Fahrernachprüfungen für alle Kraftfahrer/-innen eines städtischen Dienstfahrzeuges *1 Vorbereitung und Durchführung von Schulungen im Vergaberecht Vorbereitung und Durchführung von Schulungen in der Vergabesoftware Vorbereitung und Durchführung von Schulungen für wirtschaftliches Fahren Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Verkaufsaktionen * 2 für Dienstfahrzeuge und sonstige Geräte an einen unbestimmten Käuferkreis Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veräußerungen für Dienstfahrzeuge und sonstige Geräte an einen bestimmten Personenkreis *3 Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Altmöbelverwertung (Möbelbörse) Vorbereitung und Durchführung der umweltgerechten Entsorgung *4 *1 Voraussetzung Nachweis über wirtschaftschaftliches Fahren *2 beinhaltet auch Versteigerungen *3 intern (Umsetzungen) und extern *4 Nur für Artikel, die teilweise verwertbar sind Seite 7

8 Besondere Leistungen Büromaschinenwerkstatt Gutachtliche Tätigkeiten Vergabesoftware Beratung Prüfung, Reparatur und Wartung von Büromaschinen, Druckern und Scanner Printer Erstellung von Unfallgutachten und Bearbeitung von Einsprüchen für Kfz Mitarbeit bei der Entwicklung und Fortschreibung der Vergabesoftware Beratung der Dienststellen, die Beschaffungen in eigener Zuständigkeit durchführen in fachlichen und vergaberechtlichen Angelegenheiten VDE- Prüfung Erstellung von Zustandsbeurteilungen für Kfz System- und Anwenderbetreuung für die Bedarfs- und Vergabestellen Mitarbeit in Arbeitskreisen, z.b. Vergabehandbuch, BKZ, Vergabe- und Beschaffungswesen, AK Europa Rechnungsstellung für die von der Büromaschinenwerkstatt erbrachten Leistungen Erstellung von Zeitwertschätzungen und Vertretung der LHM vor Gericht Erstellen und Fortschreiben von Benutzerhandbüchern und Dienstanweisungen Durchführung von Arbeitsszeitberechnungen für das Personal der Eigenreinigung Einführung der Vergabesoftware bei anderen Vergabestellen Erfassen von Bedarfsscheinen für Dienststellen, die keinen BS2000- Anschluss besitzen Seite 8

9 Besondere Leistungen Seite 9

10 Besondere Leistungen Fahrernachprüfungen Schulungen Verwertung von Artikeln Seite 10

11 Besondere Leistungen Büromaschinenwerkstatt Gutachtliche Tätigkeiten Vergabesoftware Beratung Seite 11

12 Besondere Leistungen Seite 12

13 Sonstige Tätigkeiten Sonstige Tätigkeiten Amtsleitung/ Geschäftsstelle/ Abteilungsleitung Key-User Bearbeitung von Personal- und Stellenplanangelegenheiten Vollzug von Dienstanweisungen und Umsetzung von Neuerungen Einführung des NKRw bei der Vergabestelle 1 Örtliche Ausbildung Erstellung des Jahresberichts Haushaltssachbearbeitung für den UA 0620 Protokollführung Interne Bedarfsdeckung Fahrnisverwaltung Beratung und Betreuung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der EDV- Anwendung Ein- und Auslaufbearbeitung Ermittlung und Verrechnung des BKZ Zentraler Schreibdienst Bearbeitung von Raumangelegenheiten und Veranlassung der erforderlichen Baumaßnahmen Erstellen von Stellungnahmen zu Stadtratsanfragen, -anträgen und allgemeinen Anfragen zum Vergaberecht Seite 13

14 Sonstige Tätigkeiten Seite 14