Gesetzlicher Mindestlohn - was ist ab 2015 zu beachten?

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1 Kundeninformation, Fragen + Antworten Aktualisiert Stand: Gesetzlicher Mindestlohn - was ist ab 2015 zu beachten? Themen Inhaltsverzeichnis: - Personaleinsatz, -führung - Arbeitsverträge - Zuschlagszahlung, Kost und Logis - Zeitwirtschaft - Minijobs - Jahressonderzahlungen - Vertragliche Vereinbarung mit Dienstleistern und Subunternehmen: - Kostenlose Hilfestellungen und Lösungswege für Kunden der lohn-ag.de AG PERSONALEINSATZ, -FÜHRUNG: 1. Frage: Welche Personengruppen betrifft das Mindestlohngesetz? 1.1 Antwort: Das Mindestlohngesetz Gesetz gilt für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Der Mindestlohn gilt nicht für: Auszubildende (unabhängig vom Alter) Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung Tipp: Lassen Sie sich vor Vertragsschluss mit Jugendlichen unter 18 Jahren bestätigen, dass keine Ausbildung abgeschlossen wurde. Tipp: Langzeitarbeitslose in den ersten 6 Monaten einer Beschäftigung. Langzeitarbeitslose sind Arbeitslose, die im Sinne des SGB III ein Jahr und länger arbeitslos sind. Lassen Sie sich eine ALG I/II Bescheinigung für die Personalakte geben, aus der die Dauer der Arbeitslosigkeit ersichtlich ist. Praktikantinnen und Praktikanten im Sinne des 26 des Berufsbildungsgesetzes gelten als Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Sinne dieses Gesetzes. Hiervon ausgenommen sind: echte Praktikanten: Pflicht-Praktikum auf Grund einer schulrechtlichen Bestimmung, einer Ausbildungsordnung, einer hochschulrechtlichen Bestimmung oder im Rahmen einer Ausbildung an einer gesetzlich geregelten Berufsakademie. Orientierungs-Praktikum von bis zu drei Monaten zur Orientierung für eine Berufsausbildung oder für die Aufnahme eines Studiums Praktikum von bis zu drei Monaten begleitend zu einer Berufs- oder Hochschulausbildung, wenn nicht zuvor ein solches Praktikumsverhältnis mit demselben Ausbildenden bestanden hat. Tipp: Lassen Sie sich eine Bescheinigung der Bildungseinrichtung für die Personalakte geben. Das Mindestlohngesetz definiert Praktikanten folgendermaßen: Praktikantin oder Praktikant ist unabhängig von der Bezeichnung des Rechtsverhältnisses, wer sich nach der tatsächlichen Ausgestaltung und Durchführung des Vertrags-verhältnisses für eine begrenzte Dauer zum Erwerb praktischer Kenntnisse und Erfahrungen einer bestimmten betrieblichen Tätigkeit zur Vorbereitung auf eine berufliche Tätigkeit unterzieht, ohne dass es sich dabei um eine Berufsausbildung im Sinne des Berufsbildungsgesetzes Seite 1 von 6

2 oder um eine damit vergleichbare praktische Ausbildung handelt. (z. B. Volontariat im Rundfunk). Nach abgeschlossener Ausbildung/Studium sind Praktika grundsätzlich mindestens mit dem Mindestlohn zu vergüten. Ab 2015 müssen die wesentlichen Praktikumsbedingungen schriftlich festgehalten werden. Einstiegsqualifizierungen ( 54a SGB III) und Berufsvorbereitungsmaßnahmen ( 68 bis 70 BBiG) ehrenamtlich Tätige 2. Frage Gibt es Übergangsregelungen für die Hotellerie und Gastronomie? Nein! Auch für Saisonarbeitnehmer in der Gastronomie gilt der Mindestlohn von 8,50 bereits ab Tipp: Ab erhöhen sich die maximalen Beschäftigungstage für eine kurzfristige Beschäftigung von 50 auf 70 Tage im Kalenderjahr! 3. Frage: Wie erreiche ich die Motivation für die engagierten und besser ausgebildeten Mitarbeiter / Führungskräfte zu erhalten, wenn demnächst jeder mindestens 8,50 Euro verdient? 3.1 Antwort: Gegebenenfalls sollten Sie über eine moderate Anhebung durch verschiedene Lohnbestandteile einschließlich aller zusätzlichen Leistungen nachdenken. 4. Frage Was muss ich bei Mietpersonal beachten? 4.1 Antwort: Vorsicht bei Mietpersonal Scheinselbstständigkeit droht! Selbstständige Mietköche sind häufig wegen ihrer direkten Einbindung in den Betriebsablauf als Arbeitnehmer anzusehen. 5. Frage Bei einer vereinbarten Arbeitszeit von 169 Stunden pro Monat wird aktuell 1.400,- brutto bezahlt. Ist das in Bezug auf den Mindestlohn O.K.? 5.1 Antwort: Nein. Entweder Sie vereinbaren weniger Arbeitsstunden oder eine Stundenlohnerhöhung. a) 1400 brutto pro Monat geteilt durch 8,50 Mindestlohnbetrag pro Stunde ergeben maximal rund 164 Stunden Arbeitszeit. b) 1400 brutto pro Monat geteilt durch 169 Stunden ergeben 8,28 brutto Stundenlohn. Siehe auch Antwort 22.1 für Minijobs 6. Frage Langzeitarbeitslose haben im ersten halben Jahr nach dem Mindestlohngesetz keinen Anspruch auf den Mindestlohn. Wie lange muss die Arbeitslosigkeit bestanden haben? Kann trotzdem ein höherer Lohnanspruch bestehen? 6.1 Antwort: Die Arbeitslosigkeit muss mindestens ein Jahr oder länger bestanden haben. Ein höherer Lohnanspruch kann sich aus Tarifverträgen ergeben, Lohnuntergrenzen ergeben sich aus dem Arbeitnehmerentsendegesetz, soweit diese anzuwenden sind. ARBEITSVERTRÄGE: 7. Frage: Muss ich auch künftig die Entgeltvereinbarung mit meinen Mitarbeitern schriftlich festhalten? 7.1 Antwort: JA. Wie in der Vergangenheit so auch in der Zukunft sind schriftliche Vereinbarungen für alle Beschäftigungsverhältnisse dringend anzuraten. In Fällen von Ehegatten- Arbeitsverträgen und der Gewährung von weiteren Lohnbestandteilen (Sachbezügen, Zuschlägen) sind schriftliche Arbeitsverträge aus Nachweisgründen unabdingbar. Nach dem Nachweisgesetz sind die wesentlichen Vertragsbestandteile ohnehin schriftlich mitzuteilen. 8. Frage: Dürfen in Arbeitsverträgen z. B. für Führungskräfte 50 Stunden pro Woche vereinbart werden? 8.1 Antwort: Das Arbeitszeitgesetz findet nur auf echte leitende Angestellte keine Anwendung ( 18ArbZG). Die Höchstarbeitszeit für Arbeitnehmer beträgt 48 Stunden pro Woche. Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten ( 3 Arbeitszeitgesetz). Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Seite 2 von 6

3 Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Bitte beachten, in Tarifverträgen können andere Regelungen enthalten sein. 9. Frage: Es wird empfohlen ein Arbeitszeitkonto schriftlich zu vereinbaren. Wie funktioniert das und woher bekomme ich die Vereinbarung? 9.1 Antwort: Ein allgemeines Muster eines Arbeitszeitkontos findet sich in den Musterverträgen der lohn-ag.de AG. Ein Arbeitszeitkonto dient dazu angefallene Mehrarbeitsstunden zunächst auf dem Arbeitszeitkonto gutzuschreiben und dadurch eine spätere Abgeltung/Verrechnung zu ermöglichen. Mehrarbeitsstunden, die sich auf dem Arbeitszeitkonto befinden, müssen laut Mindestlohngesetz spätestens innerhalb von zwölf Kalendermonaten nach ihrer Erfassung durch bezahlte Freizeitgewährung oder Zahlung des Mindestlohns ausgeglichen werden. Endet das Arbeitsverhältnis, muss der Ausgleich binnen eines Monats nach Vertragsende erfolgen. Die über die vertragliche Arbeitszeit hinausgehenden Stunden auf dem Arbeitszeitkonto dürfen monatlich nicht mehr als die Hälfte der vertraglichen Arbeitszeit betragen. (Beispiel: Sollzeit: 174h/Monat, max. 87h/Monat auf das Arbeitszeitkonto). Es ist dringend anzuraten, die Zeitkontenstände ihrer Arbeitnehmer regelmäßig zu überprüfen, damit der Mindestlohn trotz Mehrarbeit gewährt wird. Bitte beachten Sie: In Tarifverträgen können andere Regelungen zu Arbeitszeitkonten und Ausgleichszeiträumen enthalten sein. 10. Frage: Gibt es bezüglich des neuen Mindestlohngesetzes schon Entwürfe für neue Arbeitsverträge (Nr. 15 der letzten Kundeninformation vom )? 10.1 Antwort: Ja, unsere Musterarbeitsverträge sind überarbeitet worden, wir senden sie Ihnen auf Anfrage gerne zu. 11. Frage: Wann müssen Löhne und Gehälter spätestens ausbezahlt werden (Fälligkeit)? 11.1 Antwort: Sofern Sie bereits eine Vereinbarung (z.b. im Arbeitsvertrag) zur Fälligkeit getroffen haben und diese ist konform mit geltenden Bestimmungen (z.b. Tarifverträgen), ändert sich nichts. Sollten Sie noch keine Fälligkeitsvereinbarungen haben beachten Sie bitte die Fälligkeit laut Bürgerlichen Gesetzbuch, wonach eine Auszahlung zum letzten Banktag des Monats erfolgen muss, in dem die Arbeitsleistung erbracht wurde. ZUSCHLAGSZAHLUNG, KOST UND LOGIS: 12. Frage: Bei den Aushilfen zahlen wir z.z. Zuschläge zum Bruttolohn. Kann man die rechtlich gesehen ab Januar streichen, da diese in den Mindestlohn nicht einfließen? 12.1 Antwort: Jede Veränderung der Zahlung von Zulagen bedarf einer schriftlichen Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Der Mindestlohn bezieht sich auf den Bruttolohn. Steuerbegünstigte Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit sind neben dem Grundlohn, das heißt zusätzlich zum Bruttogrundlohn zu zahlen. Sie bleiben bei der Ermittlung des Mindestlohnes außer Betracht. Tipp: Verwenden Sie den entsprechenden Änderungsvertrag oder Nachtrag zum bestehenden Arbeitsvertrag (eine entsprechende Vorlage erhalten Sie gerne von der lohn-ag.de AG). 13. Frage Einige Unternehmer möchten künftig weniger an Zuschlägen und Zulagen bezahlen, da sie durch Gewährung des Mindestlohns die Mehrkosten mindern wollen. Siehe Antwort Frage: Müssen steuerfreie Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit bezahlt werden? Wer ist Nachtarbeitnehmer? Seite 3 von 6

4 14.1 Antwort: Der Mindestlohn regelt nicht die Zahlung von Zuschlägen Ein Anspruch auf Zuschläge kann sich ergeben aus: a) Vereinbarung und/oder gegebenenfalls betrieblicher Übung b) Tarifvertrag: Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge - Tarifverträge (z. B. BaWü Feiertagsausgleich durch bezahlte Freizeit oder best. Zuschlag, im Einzelnen siehe ( 9 MTV HOGA BW), betrieblich einschlägig) c) Arbeitszeitgesetz: Nachtarbeitnehmern ist, soweit keine tarifvertraglichen Ausgleichsregelungen bestehen, für die während der Nachtzeit geleisteten Arbeitsstunden eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag zu gewähren. Wer Nachtarbeitnehmer ist, wird im Arbeitszeitgesetz ( 2 Abs.5) definiert. Nach dieser Definition sind alle Personen Nachtarbeitnehmer die entweder auf Grund ihrer Arbeitszeitgestaltung normalerweise Nachtarbeit in Wechselschicht zu leisten haben" oder Nachtarbeit an mindestens 48 Tagen im Kalenderjahr leisten". Nachtarbeit ist dabei jede Arbeit, die mehr als zwei Stunden der Nachtzeit (Zeit von 23 bis 6 Uhr, bei Bäckern und Konditoren 22 Uhr bis 5 Uhr) umfasst. Demnach gilt eine Person, die nur sehr selten oder nur für kurze Zeit nachts arbeitet, nicht als Nachtarbeitnehmer. 15. Frage: Kann von den Zuschlagssätzen des 3b EStG abgewichen werden? 15.1 Antwort: Ja, sofern nicht ein Tarifvertrag entgegensteht. Falls tarifliche Regelungen auf das Arbeitsverhältnis Anwendung finden, sind diese zu beachten b EStG legt die steuerbegünstigten Zuschlags-Höchstsätze fest. Hiervon kann grundsätzlich nach unten wie nach oben abgewichen werden, wobei bei einer Überschreitung der gesetzlichen Grenzen der darüber hinausgehende Teil nicht steuerbegünstigt ist. 16. Frage: Können auch nur einzelnen Mitarbeitern die Zuschläge bezahlt werden? 16.1 Antwort: Grundsätzlich ja, soweit der arbeitsrechtliche Gleichheitssatz, gesetzliche ( 6 Arbeitszeitgesetz) oder tarifliche Regelungen nicht entgegenstehen. 17. Frage: Kann ich in das Brutto auch Kost und Logis einrechnen? 17.1 Antwort: Vom Arbeitgeber übernommene Kost und Logis können voraussichtlich angerechnet werden. Nach dem aktuellen Stand kann keine verbindliche Aussage getroffen werden, bis eine entsprechende Umsetzungsregelung vorliegt. ZEITWIRTSCHAFT: 18. Frage Muss eine Zeiterfassung geführt werden? 18.1 Antwort: Unabhängig von der Branchenzugehörigkeit ist künftig die tägliche Arbeitszeit von kurzfristig und geringfügig Beschäftigten von allen Betrieben zu dokumentieren. Für Branchen die der Sofortmeldepflicht unterliegen, gilt darüber hinaus für alle Beschäftigten eine generelle Aufzeichnungspflicht. Dies betrifft unter anderem das gesamte Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe. Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Aufzeichnung hat spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages zu erfolgen. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Auf Verlangen der Prüfbehörde sind die Unterlagen auch am Ort der Beschäftigung bereitzuhalten. Hinweis: Korrekte Arbeitszeitaufzeichnungen sind von zentraler Bedeutung. Die Bezahlung des Mindestlohnes wird nicht allein anhand der Arbeitsverträge überprüft werden, sondern auch anhand der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Geleistete Mehrarbeit ist dabei zu berücksichtigen. Tipp: Überwachen Sie die IST-Arbeitszeiten. Abweichungen vom Dienstplan müssen sorgfältig erfasst werden. Wir empfehlen eine genaue Planung und Kalkulation der Mehrarbeit unter Beachtung der Höchstarbeitszeit von 10 Stunden und der vorgeschriebenen Ruhezeiten. Seite 4 von 6

5 Prüfen Sie Ihre Personalauslastung bspw. darauf, ob Sie alle Schichten voll besetzen müssen. 19. Frage: Ist die Dokumentation der Arbeitszeiten im ausreichend? 19.1 Antwort: Keine Buchung ohne Beleg. Als Beleg für die Eintragungen in sind Originalaufzeichnungen (Urschriften), die als Grundlage für den Übertrag in die EDV dienten, aufzubewahren. (z.b. Dienstpläne, Stundenzettel) 20. Frage Dürfen Pausen pauschal als Freizeit im Wochenarbeitsplan berücksichtigt werden? 20.1 Antwort: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind nach dem Mindestlohngesetz aufzuzeichnen. Eine nähere Definition, ob damit die tägliche Gesamtarbeitszeit einschließlich der Pausen gemeint ist, oder aber die Zeitspanne bis zur Arbeitsunterbrechung, enthält das Gesetz nicht. Nach dem Arbeitszeitgesetz müssen die Pausenzeiten vorher feststehen Es ist im Übrigen naheliegend, dass die Zollbehörden die Mitarbeiter nach Lage und Umfang der Pausen fragen, respektive Unregelmäßigkeiten über die avisierte Whistleblowing-Hotline oder sonstig gemeldet werden. 21. Frage Haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf Raucherpausen? 21.1 Einen gesetzlichen Anspruch auf eine Raucherpause gibt es nicht. Tipp: Raucherpausen können sich erheblich summieren. Im Idealfall erfassen Sie diese als unbezahlte Arbeitsunterbrechung. MINIJOBS: 22. Frage Wie hoch ist der Mindeststundenlohn bei Jobbern? Wie viele Arbeitsstunden sind maximal möglich? Wie werden hier die pauschalen Steuern mitgerechnet? 22.1 Antwort Auch bei Minijobbern 8,50 brutto je Zeitstunde. Die Höchstarbeitszeit beträgt grundsätzlich maximal 52 Stunden, 56 Minuten pro Monat ( 450 / 8,50 = ca. 52 Stunden 56 Minuten). Sofern ein Arbeitszeitkonto vereinbart wurde, können sich Abweichungen ergeben. Bei einer Pauschalbesteuerung kann die Pauschalsteuer von 2 % auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden. Die pauschalen Abgaben zur Sozialversicherung sind vom Arbeitgeber zusätzlich zu zahlen und an die Minijob-Zentrale abzuführen. JAHRESSONDERZAHLUNGEN: 23. Frage: Muss Urlaubs- und Weihnachtsgeld bezahlt werden? 23.1 Antwort: Gesetzlich ist die Zahlung von Urlaubs- und Weihnachtsgeld nicht vorgeschrieben. Tarifverträge können Regelungen über Sonderzahlungen enthalten. 24. Frage Ist Weihnachtsgeld oder ein zusätzliches Urlaubsgeld Bestandteil des Mindestlohns? 24.1 Antwort: Jahressonderzahlungen können theoretisch gezwölftelt werden. Nach der Gesetzesbegründung können unter Berufung auf die Rechtsprechung des EuGH Leistungen wie Weihnachtsgeld oder ein zusätzliches Urlaubsgeld nur dann als Bestandteil des Mindestlohns gewertet werden, wenn der Betrag jeweils zu dem für den Mindestlohn maßgeblichen Fälligkeitsdatum tatsächlich und unwiderruflich ausbezahlt wird. Ist die Sonderzahlung in einem bestimmten Monat fällig, kann eine Anrechnung auf den Mindestlohn nur in dem Monat erfolgen, in dem die Einmalzahlung fällig ist. Nach den meisten Tarifverträgen ist die Sonderzahlung zusätzlich zum Grundlohn zu zahlen und kann zwar durch eine Änderung der Fälligkeit gezwölfelt (so z. B. im MTV HOGA BW), jedoch nicht auf den Mindestlohn angerechnet werden.. Seite 5 von 6

6 VERTRAGLICHE VEREINBARUNG MIT DIENSTLEISTERN UND SUBUNTERNEHMEN: 25. Frage Was kann sich für mich bei Verstoß meines Subunternehmers/Dienstleisters gegen das Mindestlohngesetz ergeben? 25.1 Antwort: Die von Ihnen eingesetzten Subunternehmer/ Dienstleister sind ebenfalls verpflichtet ihren Mitarbeitern den einheitlichen gesetzlichen Mindestlohn von 8,50 pro Stunde zu zahlen. Verstößt Ihr Subunternehmer/ Dienstleister gegen diese Pflicht, haften Sie als Auftrag gebender Unternehmer wie ein Bürge für die Lohnnachzahlung, allerdings wird nur auf den Nettolohn gehaftet. 26. Frage Kann durch eine vertragliche Vereinbarung mit einem Subunternehmer meine Haftung für seine Nichteinhaltung des Mindestlohngesetzes ausgeschlossen werden? Z. B. Housekeeping, Allgemeinreinigung, Zimmermädchen, Security und Nachtportiers. Bietet die lohn-ag.de AG ihren Kunden hierzu eine rechtssichere Lösung? 26.1 Antwort: Vor der Inanspruchnahme durch die Arbeitnehmer Ihrer Dienstleister können Sie sich leider nicht schützen. Das sieht das Gesetz nicht vor. Tipp: Lassen Sie sich von Ihren Subunternehmen eine Erklärung unterzeichnen, in der Ihnen die Einhaltung des Mindestlohngesetzes zugesichert wird. Verwenden Sie hierzu gerne die entsprechende Vorlage der lohn-ag.de AG. Damit sichert der Subunternehmer/Dienstleister die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen des Mindestlohngesetzes schriftlich zu. Weigert sich Ihr Auftragnehmer, ist dies aber ein möglicher Anhaltspunkt sich für einen anderen Anbieter zu entscheiden. Darüber hinaus kann mit dem Subunternehmer/ Dienstleister grundsätzlich vereinbart werden, dass er Sie im Innenverhältnis von Ersatzansprüchen Dritter frei stellt. Wie weit die Haftung in der Kette der Subunternehmer reicht ist rechtlich noch nicht geklärt. KOSTENLOSE HILFESTELLUNGEN UND LÖSUNGSWEGE FÜR KUNDEN DER lohn-ag.de AG: 27. Frage Kann die lohn-ag.de AG eine Auswertung für Gesamt-Mehrkosten, die sich für mich durch die Einführung des Mindestlohngesetzes ergeben berechnen? 27.1 Antwort Ja, die lohn-ag.de AG bietet ihren Kunden eine kostenlose Auswertung der Mehrbelastung durch die Umsetzung des Mindestlohns für alle Ihre Mitarbeiter, sowie eine genaue Simulation auf Basis des künftigen Mindestlohns. Unsere Musterverträge entsprechen dem Mindestlohngesetz und werden unseren Kunden auf Anfrage gerne zugeschickt. Wir stehen in ständigem Kontakt mit Arbeitgeberverbänden und erarbeiten momentan konkrete Lösungswege für eine rechtssichere Umsetzung gemeinsam mit unseren Rechtsanwälten. Aufgrund der hohen Anzahl an Rückmeldungen haben wir eine -Adresse eingerichtet. Hier steht Mindestlohnbeauftragter Bernd Blindow mit seinem Team zur Verfügung Ihre Fragen werden innerhalb von 7 Tagen beantwortet. lohn-ag.de Aktiengesellschaft Baden-Baden: Flugstraße Baden-Baden Tel Fax Frankfurt: Mergenthalerallee Eschborn Tel Fax Berlin: Möllendorffstraße Berlin Tel Fax Sömmerda: Stadtring Sömmerda Tel Fax München: Münchner Str. 41/ Dachau Tel Fax Düsseldorf: Berliner Allee Kempen Tel Fax info@lohn-ag.de Firmensitz Baden-Baden Amtsgericht Mannheim HRB USt-ID DE Vorstandsvorsitzender: Ekkehard Herbst Vorstand: Patrick Jarlan, Alexander Allgaier, Thorsten Klein Aufsichtsratsvorsitzender: Christoph Riedel, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht Aufsicht srat: Hartmut Mirau, Rechtsanwalt und Steuerberater Alfred Untch, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Seite 6 von 6