Gesetzlicher Mindestlohn für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ab dem 1. Januar 2015

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1 !!!WICHTIG!!! Iserlohn, 8. Dezember 2014 Gesetzlicher Mindestlohn für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ab dem 1. Januar 2015 Sehr geehrte Damen und Herren, zum 1. Januar 2015 tritt für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aller Branchen deutschlandweit ein gesetzlicher Mindestlohn in Höhe von EUR 8,50 brutto pro Zeitstunde in Kraft. Als Arbeitgeber sind Sie grundsätzlich verpflichtet, Ihren Arbeitnehmern diesen Mindestlohn zu zahlen. Als Anlage zu diesem Schreiben haben wir eine Checkliste zum gesetzlichen Mindestlohn ab 1. Januar 2015 beigefügt. Wir empfehlen Ihnen diese Checkliste, gerne auch mit unserer Hilfe, sorgfältig zu bearbeiten. Ausnahmen gelten für Unternehmen, die ihren Arbeitnehmern bereits einen allgemein verbindlichen Mindestlohn nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz, dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz oder dem Tarifvertragsgesetz zahlen. Wir raten Ihnen dringend zu prüfen, ob für Ihre Branche eine dieser Ausnahmeregelungen zum Stichtag 1. Januar 2015 greift und Sie ggf. noch nicht gesetzlich verpflichtet sind, EUR 8,50 zu zahlen. Beachten Sie auch die Änderungen, die sich bei der Beschäftigung von Minijobbern ergeben. Denn arbeiten diese bei jährlicher Betrachtung regelmäßig mehr als 52,9 Stunden pro Monat, würde das einem Monatslohn über EUR 450,00 ergeben und die Beschäftigung wäre dann sozialversicherungspflichtig. Wir empfehlen Ihnen, die bestehenden Arbeitsverträge hinsichtlich der Arbeitszeit und des monatlichen Entgelts sowie Sonderzuwendungen zu prüfen. Quelle: DATEV, Rechtsstand

2 Seite 2 Mindestens ebenso stark trifft Sie die neue Aufzeichnungspflicht: Ab 1. Januar 2015 müssen für Minijobber, kurzfristig Beschäftigte sowie Arbeitnehmer in den Branchen, die zur Sofortmeldung bei Beschäftigungsbeginn verpflichtet sind ( 2 a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz), Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet und für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Gehören Sie einer dieser Branchen an, müssen Sie die Arbeitszeit für alle Arbeitnehmer aufzeichnen, also auch diejenigen mit festem Entgelt und/ oder vereinbarter Arbeitszeit. Eine entsprechende Vorlage zur Arbeitszeitdokumentation ist diese beigefügt. Diese Aufzeichnungen müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erfolgen. Sorgfalt ist auch geboten, wenn Sie ein anderes Unternehmen mit Dienst- oder Werkleistungen beauftragen. Denn Sie stehen in der Haftung, wenn dieses seinen Arbeitnehmern keinen gesetzlichen Mindestlohn zahlt. Wir empfehlen Ihnen deshalb, sich von allen Subunternehmern und allen Auftragnehmern eine schriftliche Bestätigung geben zu lassen, dass diese den Mindestlohn bezahlen. Wir raten Ihnen, diese Vorgaben zu beachten, da die Einhaltung des Mindestlohns von der Zollverwaltung kontrolliert wird und Verstöße mit hohen Geldbußen geahndet werden können. Unternehmen, die gegen das Mindestlohngesetz verstoßen, können zudem von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen werden. Für die Beantwortung von Fragen, insbesondere wie die erforderlichen Anpassungen umgesetzt werden können (z.b. Arbeitszeitanpassung, Lohnerhöhung, Umstrukturierung), stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Anlage: Checkliste zum gesetzlichen Mindestlohn ab 1. Januar 2015 Excel-Datei zur Arbeitszeitdokumentation Quelle: DATEV, Rechtsstand

3 Checkliste zum gesetzlichen Mindestlohn ab 1. Januar Allgemeines 2 Das müssen Sie beachten 3 Das müssen Sie bei den jeweiligen Arbeitnehmertypen prüfen 3.1 Stundenlohnempfänger 3.2 Gehaltsempfänger 3.3 Geringfügig Beschäftigte 3.4 Arbeitnehmer in der Gleitzone 3.5 Auszubildende 3.6 Kurzfristig Beschäftigte 3.7 Stücklohn-/Akkordlohnempfänger 1 Allgemeines Ab dem gilt erstmals ein flächendeckend zu zahlender, gesetzlicher Mindestlohn für alle Branchen von EUR 8,50 brutto pro Zeitstunde. Alle in Deutschland beschäftigten Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Anspruch auf diesen Brutto-Stundenlohn. Alle Arbeitgeber sind zur Zahlung des Mindestlohns verpflichtet. Mit dieser Checkliste unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung auf den Mindestlohn und der laufenden Berücksichtigung der neuen Gesetzeslage. Seite 1 von 7

4 2 Das müssen Sie beachten Vom Mindestlohn ausgenommen Beachten Sie, dass Mindestlohn generell nicht gilt für: Auszubildende Langzeitarbeitslose in den ersten sechs Monaten ihrer Beschäftigung In Werkstätten beschäftigte behinderte Menschen Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung Praktikanten, die ein Pflichtpraktikum nach Schul-, Ausbildungs- oder Studienordnung leisten Praktikanten, die ein Orientierungs-Praktikum von bis zu drei Monaten vor Berufsausbildung oder Studium leisten. Wenn ein derartiges Praktikum über drei Monate hinausgeht, muss ab dem ersten Tag der Beschäftigung Mindestlohn gezahlt werden (mit entsprechenden Dokumentationspflichten). Praktikanten, die ein Praktikum von bis zu drei Monaten begleitend zu einer Berufs- oder Hochschulausbildung leisten. Wenn ein derartiges Praktikum über drei Monate hinausgeht, muss ab dem ersten Tag der Beschäftigung Mindestlohn gezahlt werden (mit entsprechenden Dokumentationspflichten). Ehrenämter Berufseinstiegs- und Vorbereitungsqualifizierungen Übergangsregelung Beachten Sie, dass im Gesetz eine Übergangsregelung bis zum definiert wurde, in der Abweichungen nach unten erlaubt sind. Seite 2 von 7

5 Diese Erlaubnis gilt nur, wenn ein Mindestlohn im Sinne des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG), eine Lohnuntergrenze nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) oder ein für allgemein verbindlich erklärter Mindestlohn nach dem Tarifvertragsgesetz festgelegt ist. Diese Mindestlöhne/Lohnuntergrenzen sind zeitlich befristet. Nach Ablauf müssen Sie den gesetzlichen Mindestlohn zahlen. Zudem gilt: Ab dem müssen diese Regelungen mindestens ein Entgelt von EUR 8,50 vorsehen. Das ist deswegen von Bedeutung, da bereits zum über eine Anpassung des gesetzlichen Mindestlohns entschieden wird. Eine etwaige Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns zum müssten die Tarifvertragsparteien dann erst zum nachvollziehen. Spätestens zu diesem Zeitpunkt muss der geltende gesetzliche Mindestlohn ohne Ausnahme gezahlt werden. Aufzeichnungspflicht Beachten Sie, dass der Gesetzgeber neue Aufzeichnungspflichten geschaffen hat. Für folgende Personengruppen müssen Sie ab Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren: Minijobber (Ausnahme: Privathaushalte) kurzfristig Beschäftigte gem. 8 Abs. 1 SGB IV Arbeitnehmer in den in 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftszweigen Diese Aufzeichnungen müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags erfolgen. Beauftragt ein Arbeitgeber einen anderen Unternehmer mit der Erbringung von Werk- oder Dienstleistungen, dann haftet er dafür, dass dieser Unternehmer oder ein weiterer Nachunternehmer seinen Beschäftigten den Mindestlohn zahlt. Das heißt, wenn Sie betroffen sind, müssen Sie die organisatorischen Vorbereitungen treffen, um bei einer Prüfung durch die Zollbehörden die entsprechenden Nachweise erbringen zu können. Auch bestimmte Praktikanten (Praktikumsdauer > 3 Monate) haben eine Anspruch auf Mindestlohn. Die entsprechenden Vereinbarungen sind laut Nachweisgesetz unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrags, spätestens vor Aufnahme der Praktikantentätigkeit, schriftlich mit den Mindestinhalten niederzulegen. Die Niederschrift muss unterzeichnet werden und dem Praktikanten ausgehändigt werden. Seite 3 von 7

6 Kurzfristig Beschäftigte Beachten Sie, dass sich die Möglichkeit der SV-freien Beschäftigung bei kurzfristig Beschäftigten auf 70 Tage bzw. drei Monate (bisher: 50 Tage bzw. zwei Monate) verlängert. Diese Regelung gilt befristet für vier Jahre bis Lohnbestandteile Beachten Sie bei der Prüfung des Mindestlohns, dass nicht alle Lohnarten eingerechnet werden dürfen. Zulagen oder Zuschläge werden als Bestandteile des Mindestlohns berücksichtigt, wenn ihre Zahlung nicht von einer Arbeitsleistung des Arbeitnehmers abhängt, die von der im Tarif bzw. Arbeitsvertrag vorgesehenen Normalleistung abweicht. Das bedeutet insbesondere, dass z.b.: Akkordprämien, Qualitätsprämien, Überstunden, Sonn- oder Feiertagsarbeit, Schmutzzulagen, Gefahrenzulagen, Entsendezulagen (z. B. Unterkunft, Verpflegung, Reisekosten) beim Mindestlohn nicht berücksichtigt werden. Zeitwertkonten Spezielle Vorschriften gelten auch für Zeitwertkonten. Hier sind jetzt die Vorschriften des Mindestlohngesetzes einzuhalten, wonach die aufgesparten Stunden nicht über 50 % der monatlichen Normalstunden liegen dürfen. Restguthaben müssen spätestens zwölf Monate nach Ablauf eines Kalenderjahres nach Einstellung auf dem Zeitwertkonto durch Freizeit oder Auszahlung des Mindestlohns ausgeglichen werden. Seite 4 von 7

7 3 Das müssen Sie bei den jeweiligen Arbeitnehmertypen prüfen 3.1 Stundenlohnempfänger Ab besteht ein gesetzlicher Anspruch auf einen Brutto-Stundenlohn von EUR 8,50. Prüfen Sie den Stundenlohn aller Stundenlohnempfänger. Beachten Sie dabei die oben genannten generellen Ausnahmen und Übergangsregelungen. Passen Sie den Stundenlohn ggf. an. 3.2 Gehaltsempfänger Ab besteht ein gesetzlicher Anspruch auf einen Brutto-Stundenlohn von EUR 8,50. Bei einer Monatsarbeitszeit von 173,33 Stunden (40 Wochenstunden mal 13 Wochen dividiert durch 3 Monate) wäre ein Brutto-Gehalt von EUR 1.473,31 zu zahlen (die Berechnung der Monatsarbeitszeit kann unterschiedlich erfolgen). Prüfen Sie den Stundenlohn auf Basis des Gehalts und der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit. Beachten Sie dabei die oben genannten generellen Ausnahmen und Übergangsregelungen. Passen Sie das Gehalt/die Arbeitszeit ggf. an. 3.3 Geringfügig Beschäftigte Ab besteht ein gesetzlicher Anspruch auf einen Brutto-Stundenlohn von EUR 8,50. Die rechnerische regelmäßige Höchstarbeitszeit im Rahmen der Geringfügigkeit liegt somit ab bei 52,9 Stunden pro Monat. 53 Stunden sind bereits zu viel (EUR 450,50). Der Wert 52,9 Stunden pro Monat ist in diesem Zusammenhang allerdings nur solange zutreffend, wie dem Arbeitnehmer keine Sonderzuwendungen (Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Prämien etc.) gewährt werden, denn für die Rückrechnung darauf, wie viele Stunden künftig gearbeitet werden dürfen, muss das gesamte Arbeitsentgelt herangezogen werden. Seite 5 von 7

8 Prüfen Sie die bestehenden Arbeitsverträge. Beachten Sie dabei die individuell vereinbarte Arbeitszeit und das monatliche Entgelt sowie etwaige Sonderzuwendungen. Passen Sie die Arbeitszeit ggf. an. Dokumentieren Sie die Arbeitszeit (s.o., Aufzeichnungspflichten). 3.4 Arbeitnehmer in der Gleitzone Ab besteht ein gesetzlicher Anspruch auf einen Brutto-Stundenlohn von EUR 8,50. Die rechnerische regelmäßige Höchstarbeitszeit liegt bei Arbeitnehmern in der Gleitzone (max. EUR 850,00 monatlich, EUR ,00 jährlich) ab 2015 bei 100 Stunden pro Monat. Prüfen Sie die bestehenden Arbeitsverträge. Beachten Sie dabei die individuell vereinbarte Arbeitszeit und das monatliche Entgelt. Passen Sie die Arbeitszeit ggf. an. 3.5 Auszubildende Auszubildende haben keinen gesetzlichen Anspruch auf den Mindestlohn. 3.6 Kurzfristig Beschäftigte Ab besteht ein gesetzlicher Anspruch auf einen Brutto-Stundenlohn von EUR 8,50. Dokumentieren Sie die Arbeitszeit (s.o., Aufzeichnungspflichten). Beachten Sie die Fristverlängerung (70 Tage, s.o.). Seite 6 von 7

9 3.7 Stücklohn-/Akkordlohnempfänger Ab besteht ein gesetzlicher Anspruch auf einen Brutto-Stundenlohn von EUR 8,50. Damit der Stundenlohn für die betroffenen Arbeitnehmer ermittelt werden kann, muss ab 2015 neben der Arbeitsleistung auch die Arbeitszeit dokumentiert werden. Dokumentieren Sie die Arbeitszeit Ihrer Arbeitnehmer und kontrollieren Sie den Stundenlohn. Prüfen Sie, ob eine Umstellung Ihres bisherigen Abrechnungssystems auf Stundenlohn möglich ist. Beachten Sie, dass für Zeitungszusteller eine stufenweise Einführung des Mindestlohns gilt: ab : EUR 6,38 ab : EUR 7,23 ab : EUR 8,50 Seite 7 von 7