Informationen aus dem Hause sb+p. Hinweise zum Mindestlohn und Dokumentationspflichten

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1 Informationen aus dem Hause sb+p Hinweise zum Mindestlohn und Dokumentationspflichten Sehr geehrte Damen und Herren, ab dem 01. Januar 2015 gilt für alle Branchen und für alle tätigen Beschäftigten ein flächendeckender, gesetzlicher Brutto-Mindestlohn von EUR 8,50 pro Zeitstunde ( 1 Abs. 2 Mindestlohngesetz MiLoG). 1. Grundsätzliches zum Mindestlohn Der Brutto-Mindestlohn gibt einen allgemeinen Grundlohn vor, der als solcher die unterste Grenze für die Entlohnung bildet. Vergütungsabreden, die den Mindestlohn unterschreiten, sind unwirksam ( 134 BGB). An ihre Stelle tritt 612 BGB, der besagt, dass die im betreffenden Wirtschaftsgebiet für eine vergleichbare Tätigkeit üblicherweise gezahlte Vergütung als vereinbart anzusehen ist, die weit über dem gesetzlichen Mindestlohn liegen kann. Minijobber, die im gewerblichen Bereich oder im Privathaushalt über das Haushaltsscheck-Verfahren tätig sind, fallen ebenfalls unter das Mindestlohngesetz. Es gibt jedoch auch Ausnahmen für folgende Beschäftigte ( 22 MiLoG): Jugendliche unter 18 Jahre Auszubildende (auch über 18-jährige) Ehrenamtliche Tätigkeit Praktikanten, die ein Pflichtpraktikum nach Schul-, Ausbildungs- oder Studienordnung leisten. Praktikanten, die ein freiwilliges Orientierungs-Praktikum von bis zu drei Monaten vor einer Berufsausbildung oder einem Studium leisten. Praktikanten, die ein freiwilliges Praktikum von bis zu drei Monaten begleitend zu einer Berufs- oder Hochschulausbildung leisten, aber nur wenn es nicht mehrfach bei der gleichen Stelle stattfindet. Ein freiwilliges Praktikum von mehr als drei Monaten fällt bereits vom ersten Tag an und nicht etwa erst ab dem vierten Monat unter das Mindestlohngesetz.

2 Wer nach mindestens 12-monatiger Arbeitslosigkeit einen neuen Arbeitsplatz bekommt, hat in den ersten sechs Monaten ebenfalls keinen Anspruch auf einen Mindestlohn. Branchen mit Tarifverträgen, die über den 01. Januar 2015 hinausreichen, können von der gesetzlichen Lohnuntergrenze noch für zwei weitere Jahre nach unten abweichen. Ein Mindestlohn nach Tarifverträgen gilt derzeit für folgende Branchen (Stand 01. Oktober 2014): 1. Abfallwirtschaft einschließlich Straßenreinigung und Winterdienst 2. Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (Zeitarbeit) 3. Bauhauptgewerbe 4. Aus- und Weiterbildung 5. Bergbauspezialarbeiten auf Steinkohlebergwerken 6. Dachdeckerhandwerk 7. Elektrohandwerk (Montage) 8. Fleischwirtschaft 9. Friseurhandwerk 10. Gebäudereinigung 11. Gerüstbauerhandwerk 12. Maler- und Lackiererhandwerk 13. Pflegebranche 14. Schornsteinfeger 15. Steinmetz- und Steinbildhauerhandwerk 16. Wäschereidienstleistungen im Objektkundengeschäft Muss Ihr Unternehmen keinen Mindestlohn nach einem Tarifvertrag zahlen, gilt für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens der Mindestlohn von EUR 8,50 ab 01. Januar Der Mindestlohn ist zur Zahlung fällig zum Zeitpunkt der vereinbarten Fälligkeit oder spätestens am letzten Bankarbeitstag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die Arbeitsleistung erbracht wurde ( 2 Abs. 1 MiLoG). Wenn ein Arbeitszeitkonto existiert, kann ein Ausgleich für über die vertragliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeit innerhalb von 12 Monaten entweder durch Freizeitgewährung oder durch Zahlung des Mindestlohns durchgeführt werden ( 2 Abs. 2 MiLoG). Die auf das Arbeitszeitkonto eingestellten Arbeitsstunden dürfen monatlich jeweils 50 % der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nicht übersteigen. Eine Ausgleichspflicht besteht aber nur, soweit der Anspruch auf den Mindestlohn für die geleisteten Arbeitsstunden nach 1 Abs. 1 MiLoG nicht bereits durch Zahlung des verstetigten Arbeitsentgelts erfüllt

3 ist. Durch diese Regelung wird klargestellt, dass Arbeitgeber die Sonderregelung des MiLoG nur beachten müssen, wenn wegen der Überstunden der gesetzliche Mindestlohn unterschritten würde. Die Kontrolle über die Einhaltung des Mindestlohns obliegt der Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Bundeszollverwaltung ( 14 MiLoG). Bei Verstößen gegen das Mindestlohngesetz können Geldbußen verhängt werden ( 21 MiLoG): Bei Nichtzahlung oder nicht rechtzeitiger Zahlung des Mindestlohns kann ein Bußgeld von bis zu EUR ,00 verhängt werden ( 21 Abs. 1 Nr.9 i.v.m Abs. 3 MiLoG). Die Verletzung von Mitwirkungspflicht, Verstöße gegen die Pflicht zur Erstellung von Arbeitszeitaufzeichnungen oder Meldeverstöße können mit einer Geldbuße von bis zu EUR ,00 geahndet werden ( 21 Abs. Nrn. 1 8 i.v.m. Abs. 3 MiLoG). Wer mit einer Geldbuße von mindestens EUR 2.500,00 belegt worden ist, kann von öffentlichen Aufträgen ausgeschlossen werden ( 19 Abs. 1 MiLoG). Eine Anpassung des Mindestlohns ist zum 01. Januar 2017 und anschließend alle zwei Jahre vorgesehen ( 9 Abs. 1 MiLoG). Über die Anpassung befindet einen Mindestlohnkommission, deren sieben Mitglieder aus Vertretern der Gewerkschaften und der Arbeitgeber besteht ( 5 MiLoG). 2. Änderung bei Minijobbern Besondere Beachtung verdienen die Konsequenzen bei Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze bei Minijobbern: Da das nicht nur gelegentliche Überschreiten der Arbeitsentgeltgrenze von EUR 450,00 im Monat grundsätzlich vom Tage des Überschreitens an dazu führt, dass keine geringfügige Beschäftigung mehr vorliegt, wird in den Fällen, in denen es aufgrund des gesetzlichen Mindestlohns zu einer Entgelterhöhung kommt und die Arbeitszeit von den Arbeitsvertragsparteien parallel nicht angepasst (reduziert) wird, die Geringfügigkeitsgrenze überschritten. Dies löst die Versicherungspflicht in der Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung aus. Der Arbeitgeber kann damit nicht mehr die pauschale Beitragsleistung zur Kranken- und Rentenversicherung sowie die Lohnsteuerpauschalierung mit 2 % in Anspruch nehmen. Die maximale monatliche Arbeitszeit bei geringfügiger Beschäftigung beträgt 52,9 Stunden (= EUR 449,65), da 53 Stunden bereits zu viel sind (= EUR 450,50).

4 3. Änderung bei kurzfristig Beschäftigten Durch das o. g. Tarifautonomiestärkungsgesetz ist daher im Gegenzug die Höchstgrenze für eine kurzfristige, versicherungsfreie Beschäftigung (z. B. Erntehelfer) angehoben worden ( 115 SGB IV): für den Zeitraum vom 01. Januar.2015 bis 31. Dezember 2018 wird die Möglichkeit der kurzfristigen Beschäftigung auf drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr angehoben. In diesen Fällen unterliegt das Arbeitsentgelt nicht der Sozialversicherungspflicht (Umlagen können aber anfallen). Ab dem 01. Januar.2019 gelten wieder die bisherigen Höchstgrenzen von zwei Monaten oder 50 Arbeitstagen pro Kalenderjahr. Die Lohnsteuer kann mit 25 % pauschal erhoben werden ( 40a Abs. 1 EStG), wenn der Arbeitnehmer lediglich gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend und für höchstens 18 zusammenhängende Arbeitstage beschäftigt wird und der Arbeitslohn durchschnittlich EUR 62,00 je Arbeitstag nicht übersteigt (Wird wegen unvorhergesehenen Ausfällen der Einsatz der Beschäftigung erforderlich, ist der höhere Arbeitslohn für die Lohnsteuer-Pauschalierung nicht schädlich.) Von einem 2- bzw. 3-Monats-Zeitraum ist auszugehen, wenn der Minijob an mindestens fünf Tagen in der Woche ausgeübt wird. Wird die Beschäftigung regelmäßig an weniger als fünf Tagen in der Woche ausgeübt, ist auf den Zeitraum von 50 bzw. 70 Arbeitstagen abzustellen. 4. Aufzeichnungspflichten Neue Aufzeichnungspflichten wurden für folgende Personengruppen eingeführt ( 17 MiLoG): Minijobber (Ausnahme: im Privathaushalt) Kurzfristig Beschäftigte i.s.d. 8 Abs. 1 SGB IV Arbeitnehmer in den in 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftszweigen; das sind: 1. Baugewerbe, 2. Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, 3. Personenbeförderungsgewerbe, 4. Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe, 5. Schaustellergewerbe, 6. Unternehmen der Forstwirtschaft,

5 7. Gebäudereinigungsgewerbe, 8. Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen 9. Fleischwirtschaft Die Aufzeichnungen von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags erfolgen. Sie sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Die Arbeitszeitaufzeichnungen sind nicht an eine bestimmte Form gebunden und können sowohl elektronisch als auch schriftlich geführt werden. Sofern für die einzelnen Arbeitnehmer/-innen bereits Planungen, z. B. Wochenpläne zu Einsatzzeiten und orten bestehen, die Beginn und Ende sowie Pausenzeiten oder die Pausendauer vorsehen, kann die Aufzeichnung der Arbeitszeit auch auf Grundlage dieser Planungen erfolgen. Zu ergänzen sind dann nur noch entsprechende Abweichungen. Als Anlage zu diesem Schreiben haben wir Ihnen ein Musterformblatt für die entsprechenden Aufzeichnungen beigefügt. Erleichterungen und Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht: Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales sowie das Bundesministerium der Finanzen haben die Aufzeichnungs- und Meldepflichten des Arbeitgebers aus dem Mindestlohngesetz durch Verordnungen konkretisiert. Hierzu wurden vier Verordnungen auf den Weg gebracht, die Vorgaben aus dem Mindestlohngesetz präzisieren und für manche Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen zu vereinfachen. Folgende ergänzende Verordnungen sind im Dezember beschlossen worden und treten zum 01. Januar 2015 in Kraft: a) Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) Für Arbeitnehmer mit ausschließlich mobiler Tätigkeit, die keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) unterliegen und die sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen, genügt es, wenn der Arbeitgeber nur die Dauer der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit aufzeichnet. Zu den mobilen Tätigkeiten gehören insbesondere: Zustellung von Briefen, Paketen und Druckerzeugnissen Abfallsammlung

6 Straßenreinigung Winterdienst Gütertransport Personenbeförderung b) Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) Diese Verordnungen befreit Arbeitnehmergruppen von den nach 16 und 17 MiLoG verpflichtenden Dokumentationspflichten, wenn auf Grund der Ausgestaltung und des Vollzugs ihres Arbeitsvertrages kein nennenswertes Risiko eines Mindestlohnverstoßes vorliegt. Dies ist dann der Fall, wenn: wenn Arbeitnehmer ein verstetigtes monatliches Arbeitsentgelt über EUR 2.958,00 (brutto) erhalten und der Arbeitgeber seinen Aufzeichnungspflichten nach 16 Abs. 2 ArbZG nachkommt. Danach ist der Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit eingewilligt haben. Diese Nachweise sind zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Dokumentationspflicht entfällt also damit hinsichtlich der Arbeitszeiten derjenigen Arbeitnehmer, die mehr als EUR 2.958,00 EUR monatlich verdienen, wenn für diese Arbeitnehmer alle Arbeitszeiten aufgezeichnet werden, die über acht Stunden werktäglich hinaus gehen. c) Mindestlohnmeldeverordnung (MiLoMeldV) Arbeitergeber mit Sitz im Ausland und Entleiher, die Arbeitnehmer von einem Verleiher mit Sitz im Ausland entleihen, müssen gem. 16 Abs. 3 MiLoG eine Anmeldung und eine Versicherung des Verleihers nach 16 Abs. 4 MiLoG abgeben. Die Verordnung konkretisiert diese Verpflichtungen und verweist auf Vordrucke der Zollverwaltung. Die Bundesfinanzdirektion West wird als zuständige Behörde der in 16 MiLoG geforderten Meldepflichten per Verordnung bestimmt (Mindestlohngesetzmeldestellenverordnung - MiLoGMeldSTellV).

7 5. Praktikanten Für Arbeitsverhältnisse sind Arbeitgeber bisher schon verpflichtet zum Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis wesentlichen Bedingungen, dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn eine unterzeichnete schriftliche Niederschrift über im Nachweisgesetz aufgeführte Punkte auszuhändigen. Zudem wurde neu in das Nachweisgesetz die folgende Regelung für Praktikanten aufgenommen: Wer einen Praktikanten einstellt, muss unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrages, spätestens vor Aufnahme der Praktikantentätigkeit die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen und unterzeichnet dem Praktikanten aushändigen. Dies sind mindestens: - Name und Anschrift der Vertragsparteien, - die mit dem Praktikum verfolgten Lern- und Ausbildungsziele, - Beginn und Dauer des Praktikums, - Dauer der regelmäßigen täglichen Praktikumszeit, - Zahlung und Höhe der Vergütung, - Dauer des Urlaubs - ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Praktikumsverhältnis anzuwenden sind. 6. Beauftragung von Subunternehmern Auch ein Unternehmer, der einen anderen Unternehmer mit der Erbringung von Werk- oder Dienstleistungen beauftragt, haftet verschuldensunabhängig dafür, dass der von ihm beauftragte Unternehmer, dessen beauftragter Nachunternehmer, ein von diesem Unternehmer oder Nachunternehmer beauftragter Verleiher den gesetzlichen Mindestlohn zahlt. Diese Haftung greift also, wenn Sub- bzw. Nachunternehmer Leistungspflichten des General- /Hauptunternehmers erfüllen. Eine Werk- oder Dienstleistung wird also nicht mit eigenen Arbeitskräften erledigt, sondern der Unternehmer bedient sich zur Erfüllung seiner Verpflichtung eines oder mehrerer Subunternehmer. Der Einsatz des Subunternehmers muss dabei für die eigene wirtschaftliche Tätigkeit genutzt werden.

8 Als Anlage zu diesem Schreiben finden Sie ein Musteranschreiben für Subunternehmer sowie eine vom Subunternehmer zu unterzeichnende Bestätigung über die Zahlung des Mindestlohnes, die Sie im Bedarfsfall verwenden können. 7. Frage: Wie müssen Sie nun tätig werden? Bitte prüfen Sie Ihre Stundenlohnempfänger und Gehaltsempfänger (auch Arbeitnehmer in der Gleitzone) und teilen Sie uns (sofern wir Ihre Lohnabrechnungen erstellen) bzw. der lohnabrechnenden Stelle ggf. Änderungen der wöchentlichen Arbeitszeiten und/oder der Entgelte mit. Bei Gehaltsempfängern, die eine Monatsarbeitszeit von 173,33 Stunden (40 Wochenstunden mal 13 Wochen dividiert durch drei Monate) haben, ergibt sich ein Mindest-Brutto-Gehalt von EUR 1.473,31 (die Berechnung der Monatsarbeitszeit kann unterschiedlich erfolgen). Sollte im Arbeitsvertrag ein Stundenlohn von weniger als EUR 8,50 vereinbart worden sein, muss der Arbeitsvertrag angepasst werden. Der Faktor einer vertraglich vereinbarten Arbeitszeit spielt ebenfalls eine Rolle, ohne dass ein Stundenlohn vereinbart ist. Die Arbeitszeit bei geringfügig Beschäftigten darf ab dem 01. Januar 2015 nicht mehr 52,9 Stunden überschreiten, 53 Stunden sind bereits zu viel (= EUR 450,50). Eine Hilfestellung zur Überprüfung des Mindestlohns in Ihrem Unternehmen soll Ihnen die beigefügte Checkliste zum gesetzlichen Mindestlohn geben. Sollten Sie noch Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Liane Wagner Steuerberaterin Dipl.-Finanzwirtin (FH)

9 Vorlage zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit Firma: Name des Mitarbeiters: Pers.-Nr. Monat/Jahr: Kalendertag Beginn (Uhrzeit) Pause (Dauer) Ende (Uhrzeit) Dauer (Summe) K, F, U etc. 1 Bemerkungen Datum der Aufzeichnung Summe: Datum Unterschrift Arbeitgeber Datum Unterschrift Arbeitnehmer 1 K=Krank; U=Urlaub; UU=unbezahlter Urlaub; F=Feiertag; SA=Stundenweise abwesend; SU=Stundenweise Urlaub

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