Mit Navigationselementen die Orientierung in langen Präsentationen erleichtern

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1 Mit Navigationselementen die Orientierung in langen Präsentationen erleichtern Wie du mit Navigationselementen die Orientierung in langen Präsentationen behalten kannst Warum Navigation sinnvoll und notwendig ist Wie du für die Präsentation die passende Struktur findest Wie du selbst in Präsentationen mit linearer Struktur flexibel bleibst Wie du mit Abschnittsfolien oder Navigationselementen für bessere Orientierung sorgst Beispiel 1 - Projektphasen darstellen Beispiel 2 - Fortschrittsbalken Beispiel 3 - Navigationsgrafiken einsetzen Wie du mit Navigationselementen die Orientierung in langen Präsentationen behalten kannst. Während einer einstündigen Präsentation erhalten die Zuschauer eine Flut neuer Informationen. Unterstütze die Zuhörer/innen beim Verarbeiten dieser Informationen, indem du zu Beginn einen Überblick über die Themen des Vortrags gibst. Damit erhält das Publikum eine mentale Struktur, in die es die nun folgenden Informationen einsortieren kann. Der Vorteil: Neues wird besser gemerkt. Die Struktur vermittelst du beispielsweise mit einer Inhaltsübersicht. Während der Präsentation gibst du den Zuhörern/innen dann kleine Hinweise darauf, in welchem Teil der Struktur du gerade bist. Erfahre in den nächsten Zeilen und Seiten, welche Arten von Präsentationstrukturen es gibt und wie du mit Übergangsfolien dafür sorgst, dass die Zuschauer stets eine gute Übersicht haben. 27. Juli 2011 Seite 1 10

2 Warum Navigation sinnvoll und notwendig ist Die Navigation erfüllt beim Präsentieren zwei wichtige Aspekte: Die Navigation dient dem Publikum und auch dem Vortragenden als Orientierungshilfe. Die Navigation ist Voraussetzung für interaktives Präsentieren. Der erste Aspekt dürfte sicherlich klar sein, doch wozu werden interaktive Präsentationen gebraucht? Angenommen, du hast eine Präsentation, die von unterschiedlichen Mitarbeitern verwendet wird. Jeder von ihnen setzt bei seiner Präsentation unterschiedliche Schwerpunkte ausgehend von der Zielgruppe oder von Fragen der Zuhörer/innen. Da wäre es fatal, wenn sich jeder Mitarbeiter durch alle Folien»durcharbeiten«müsste. Folglich wird ein Präsentationsaufbau mit gut sichtbarer Navigation gebraucht, die es ermöglicht, schnell zu einer bestimmten Information zu wechseln. Eine solche Variante ist auch dann optimal, wenn du auf Fragen aus dem Publikum sofort eingehen und beispielsweise Zusatzfolien mit Detailinformationen zeigen möchtest. 27. Juli 2011 Seite 2 10

3 Für die Präsentation die passende Struktur finden 1 Die Möglichkeiten zur Navigation zwischen den Folien ergeben sich aus der Struktur der Präsentation. Ist die Präsentation hierarchisch? 1 Werden also alle Detailinformationen zu einem Thema von einer Folie aus erreicht, die als Hauptmenü dient. 2 Ist die Präsentation linear? 2 Die Folien werden in einer vorgegebenen Reihenfolge gezeigt. Beim Navigieren gibt es dann nur die Option»vorwärts«oder»rückwärts«. 3 Ist die Präsentation hierarchisch und linear? 3 Innerhalb der Präsentation gibt es mehrere Abschnitte. Diese werden vorgestellt und können von einer Übersichtsfolie aus angesteuert werden. Innerhalb der Abschnitte werden die Folien nach einer vorgegebenen Abfolge gezeigt. 4 Ist die Präsentation vernetzt? 4 Ein Beispiel hierfür wäre ein Lernprogramm, das die Möglichkeit bietet, zwischen Lektionen frei zu springen und bei bestimmten Themen in die Tiefe zu gehen. Eine Navigation zu den einzelnen Themen wird durch Hyperlinks ermöglicht, die auf jeder Folie vorhanden sind. In Präsentationen mit linearer Struktur flexibel bleiben Wenn du in einer Präsentation mit linearer Struktur auf Fragen der Zuschauer eingehen möchtest, brauchst du komplette Flexibilität. So wechselst du beispielsweise auf eine vorhergehende Folie: Gehe mit Hilfe der Pfeiltasten einfach ein paar Folien zurück. 27. Juli 2011 Seite 3 10

4 Oder öffne im Präsentationsmodus per Rechtsklick das Kontextmenü und bewege den Zeiger auf»gehe zu Folie«. 5 Du siehst nun eine kleine Übersicht über alle Folien. Klicke auf den zutreffenden Folientitel. (Voraussetzung dafür ist, dass du für alle Folien ein Layout mit Folientitel verwendet hast siehe Abbildung für die ersten 5 Folien. Anderenfalls siehst du nur die wenig aussagekräftigen Foliennummern.) Juli 2011 Seite 4 10

5 Mit Abschnittsfolien oder Navigationselementen für bessere Orientierung sorgen Erleichtere den Zuhörern/innen die Orientierung innerhalb der Präsentation. Beispielsweise, indem du mit Abschnittsfolien auf ein neues Thema hinweist. Oder indem du auf allen Folien eine Art Orientierungshilfe einfügst, z.b. einen Prozesspfeil mit mehreren Abschnitten. Oder ein Bildmotiv, das zum Abschnitt passt. Vorteil für das Publikum: Auch bei kurzer Unaufmerksamkeit weiß jeder stets, bei welchem Thema du gerade bist. 6 Hier zwei Beispiele für Varianten: 6 7 Füge eine neue Folie ein und gestalte diese zu einer Abschnittsfolie um. In der Abbildung findest du eine Anregung für deren Aufbau. 7 Kopiere die Abschnittsfolie mit entsprechend oft. Füge die Kopien jeweils vor Beginn eines neuen Themengebiets ein Juli 2011 Seite 5 10

6 In vorhergehenden Seiten konntest du bereits lesen, wie du mit Hilfe von Abschnittsfolien für eine bessere Orientierung in längeren Präsentationen sorgen kannst. Erfahre anhand von drei Beispielen, dass die Zuhörer/innen stets den Zusammenhang von Details und Hauptthema erkennen. 8 Der Vorteil: Du musst nicht alle Informationen zu einem Thema auf einer Folie unterbringen, sondern kannst sie auf mehrere Folien verteilen. Beispiel 1: Projektphasen darstellen Angenommen, du möchtest ein neues Projekt vorstellen und dabei einzelne Projektphasen genauer beschreiben. Natürlich sollen die Zuhörer/innen dabei den Zusammenhang des Projekts in Auge behalten, aber gleichzeitig auch die Details kennenlernen. Wie in der nebenstehende Abbildung zu sehen ist, gibt eine Navigation am oberen Folienrand eine Übersicht über den Gesamtablauf. Die Blockpfeile in dieser Navigation erleichtern die Orientierung. Für jede Phase des Projekts wird später eine Folie verwendet, auf welche Detailinformationen präsentiert werden. So erstellst du den Prozesspfeil in PowerPoint 2002/XP: 8 Zeichne links oben auf der Folie den ersten Richtungspfeil. Du findest ihn über die Symbolleiste»Zeichnen«mit der Befehlsfolge <AutoFormen> <Blockpfeile> <Richtungspfeil>. Tippe die Beschriftung ein und markieren das Objekt mit. Formatiere den Pfeil nach deinen Vorstellungen und verkleinere die Pfeilspitze, indem du den Richtungspfeil markierst und an dem gelben Rhombus zur Formkorrektur nach rechts ziehst. 27. Juli 2011 Seite 6 10

7 Erzeuge nun drei Duplikate des Richtungspfeils. Halte dazu die Tasten + Umschalt gedrückt und ziehe das Objekt nach rechts. Strg 9 Achte beim Ablegen der Duplikate darauf, dass die linke Kante des Duplikats genau dort abschließt, 9 wo beim vorherigen Richtungspfeil die Pfeilspitze beginnt. Nutze zum exakten Positionieren gegebenenfalls die Führungslinien. Aktiviere die Führungslinien mit. Sorge dafür, dass von den ersten drei Objekten die Pfeilspitzen sichtbar sind. Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf das zweite Objekt von rechts und wähle im Kontextmenü <Reihenfolge> <In den Vordergrund>. Markiere dann nacheinander die beiden jeweils links gelegenen Objekte und wiederhole die letzte Aktion mit der Funktionstaste. Passe die Beschriftungen der Pfeile an. Fertige nun von dieser Folie drei Duplikate an Sorge auf allen Folien dafür, dass die aktuell zu beschreibende Phase eine andere Farbe hat, als der Rest der Pfeile. 27. Juli 2011 Seite 7 10

8 Noch schneller in PowerPoint 2010 mit SmartArt-Grafiken 10 In PowerPoint 2010 brauchst du die Pfeile nicht mehr zeichnen, sondern kannst stattdessen auf die vorgefertigten SmartArt-Grafiken zurückgreifen. So geht s: Klicke in der Registerkarte Einfügen auf SmartArt. 10 Wähle im Dialogfeld links Prozess und rechts die Option Geschlossener Chevronprozess. Gib deine Texte ein und verschiebe die SmartArt-Grafik nach oben. Fertige nun mit Kopien dieser Folie an Juli 2011 Seite 8 10

9 Beispiel 2: 12 Fortschrittsbalken Bei der folgenden Variante besteht die Idee darin, einen Fortschrittsbalken nachzuahmen und so auf jeder Folie den aktuellen Status der gezeigten und verbleibenden Folien anzuzeigen. Vortragende und Publikum sind so auf jeder Folie besser über den zeitlichen Ablauf der Präsentation informiert. Solch ein Fortschrittsbalken ist auch in Präsentationen, die als Lernprogramm verwendet werden, sinnvoll. Hier ist von vornherein klar, dass sich der Lernende seine Zeit selbst einteilt. 12 Auch wenn du mit den Teilnehmern eine Art Quiz durchführst, um das bisher Gelernte zu wiederholen, kannst du die Fortschrittsanzeige einsetzen. So kannst du beispielsweise zeigen, dass noch vier Fragen verbleiben. So erstellst du die Fortschrittsanzeige: Zeichne wie nebenstehend gezeigt so viele Quadrate, wie du benötigst. Kopiere diese auf jede Folie. Heb auf jeder Folie eines der Rechtecke farblich hervor, um den Fortschritt zu kennzeichnen Juli 2011 Seite 9 10

10 Beispiel 3: 13 Navigationsgrafiken einsetzen Der oben gezeigte Prozesspfeil bietet durch seine geringe Größe den Vorteil, dass er auf jeder Folie untergebracht werden kann und genug Platz für Details vorhanden ist. Was jedoch, wenn die Übersichtsgrafik zu groß ist und für die Detailinformationen kaum noch Platz bleiben würde? Für diesen Fall eignen sich kleine Navigationsgrafiken, die z.b. in der oberen oder unteren rechten Folienecke abgebildet sind und nur Auskunft darüber geben, um welchen Teil der Präsentation es sich gerade handelt. 13 Angenommen, du hast mit Hilfe einer Pyramide die Unternehmensstruktur vorgestellt und möchtest jetzt die einzelnen Ebenen mit Organigrammen im Detail vorstellen. Für Pyramide und Organigramm zusammen ist nicht genug Platz. Führe daher zunächst die Pyramide ein und erläutere die einzelnen Ebenen. Dann füge auf den Detailseiten mit Organigrammen jeweils eine kleine, nicht beschriftete Version dieser Pyramide ein und hebe die jeweils relevante Ebene farblich hervor. 27. Juli 2011 Seite 10 10