MELANIE BREDEN MICHAEL SCHWIMMER. Das Excel-VBA Codebook

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1 MELANIE BREDEN MICHAEL SCHWIMMER Das Excel-VBA Codebook

2 56 Datum und Zeitformat anpassen Microsoft Excel speichert Datumsangaben intern als fortlaufende Zahlen, um sie in Berechnungen verwenden zu können. Die Zahl 1 entspricht standardmäßig dem 1. Januar 1900, die Zahl ist gleich dem 01. Januar 2007, da er genau Tage nach dem 1. Januar 1900 liegt. Zeitangaben werden intern als Bruchteile eines ganzen Tages gespeichert, da die Uhrzeit als Untermenge des Tages betrachtet wird. 1 Tag = 1 1 Stunde = 1/24 1 Minute = 1/1440 (24*60) 1 Sekunde = 1/86400 (24*60*60) Über das Zellenformat kann eine Zahl in einem beliebigen Datum- oder Zeit-Format dargestellt werden. Öffnen Sie den Dialog ZELLEN FORMATIEREN über die Registerkarte START in der Gruppe ZAHL oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg) (1) um die selektierten Zellen zu formatieren. Auf der Registerkarte Zahlen des Dialogfeldes können Sie in der Kategorie BENUTZERDEFINIERT eigene Zahlenformate definieren. Siehe dazu auch Abbildung 43. Die Formatierung der Tage, Monate und Jahre werden durch Angabe von Buchstaben dargestellt. Für die Anzeige der Tage verwenden Sie den Buchstaben T. Die Monatsanzeige geben Sie über den Buchstaben M, die Jahreszahl über den Buchstaben J an. Je nachdem wie oft Sie den Buchstaben eingeben, ändert sich die Anzeige in der Zelle. Am besten lässt sich dies an einem Beispiel veranschaulichen. Der Tag des Datums lässt sich auf vier verschiedene Arten anzeigen. Tag Anzeige Monat Anzeige Jahr Anzeige T 1 M 1 J 7 TT 01 MM 01 JJ 07 TTT Mi MMM Jan JJJJ 2007 TTTT Mittwoch MMMM Januar Tabelle 8: Datumsformatierungen Je nach Kombination der Buchstaben erzeugen Sie individuelle Datumsformate, die durch zusätzliche Textangaben ergänzt werden können. Der definierte Text muss dabei zwischen Anführungszeichen gesetzt werden.

3 132 >> Datum und Zeitformat anpassen Darstellung in Zelle Kategorie Zellenformat Standard Datum TT.MM.JJJJ So, Benutzerdefiniert TTT, TT.MM.JJJJ Mittwoch, der Benutzerdefiniert TTTT, "der" TT.MM.JJJJ München, den 1. Jan 2007 Benutzerdefiniert "München, den" T. MMM JJJJ Tabelle 9: Datumsformate Uhrzeiten können standardmäßig in Stunden, Minuten und Sekunden angezeigt werden. Für die Formatierung werden wieder Buchstaben verwendet. Der Buchstabe h steht für Stunden, m für Minuten und s für Sekunden. Da der Buchstabe M sowohl für den Monat im Datumsformat als auch für die Minutenanzeige im Uhrzeitformat verwendet wird, werden die Schriftzeichen des Uhrzeitformats in Kleinbuchstaben angegeben. Am Beispiel der Uhrzeit 08:05:09 kann man die Auswirkung der einzelnen Buchstaben gut erkennen: Format Darstellung h 8 hh 08 m 5 mm 05 s 9 ss 09 Tabelle 10: Uhrzeitformate Auch beim Uhrzeitformat gibt es benutzerdefinierte Formatierungsmöglichkeiten. Darstellung in Zelle Kategorie Zellenformat 0, Standard 12:30:00 Uhrzeit hh:mm:ss 12 Benutzerdefiniert [hh] 750 Benutzerdefiniert [mm] Benutzerdefiniert [ss] 12 Uhr 30 Minuten Benutzerdefiniert hh "Uhr" mm "Minuten" Tabelle 11: Zeitformate

4 >> 133 Hinweis Die Anzeige und Berechnung von Hundertstelsekunden erreichen Sie in Excel über das benutzerdefinierte Zahlenformat hh:mm:ss,000. Abbildung 43: Standardeinstellung der Systemsteuerung Im Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN in den Kategorien DATUM und UHRZEIT, Listenfeld TYP können Sie ein vordefiniertes Format auswählen. Die Standardeinstellung der Systemsteuerung erkennen Sie an dem jeweils vorangestellten Sternchen (*). Das Zellenformat lässt sich sowohl über das Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN laut Abbildung 43 als auch per VBA Code bestimmen. Im Tabellenblatt DATEFORMAT der Beispieldatei wird das Zellenformat eines Datums über ein Kombinationsfeld aus der STEUERELEMENT-TOOLBOX-Symbolleiste geändert. Hierzu verwenden wir das Change-Ereignis der ComboBox, welches bei jeder Änderung des Kombinationsfeldes ausgelöst wird. Der zu der Auswahl gehörende Formattyp steht im Tabellenblatt in dem benannten Bereich CellFormat und wird in der Prozedur ausgelesen. Tipp Ausführliche Informationen zu Steuerelementen und deren Ereignisse finden Sie im Kapitel»Steuerelemente«.

5 134 >> Datum und Zeitformat anpassen ' Dateiname 03_01_DateAndTimeFormat.xlsm ' Tabelle DateFormat ' Ereignis Tabelle2 (DateFormat) Private Sub ComboBox1_Change() Dim strformat As String ' Datumsformat aus Liste ermitteln strformat = Cells(ComboBox1.ListIndex + 2, [CellFormat].Column) ' Format an Zelle zuweisen Range("B6").NumberFormat = strformat End Sub Listing 65 Analog dazu wird im Tabellenblatt TIMEFORMAT ein Zeitwert in unterschiedlichen Formatierungen in einer Zelle angezeigt. Der Code ist fast identisch zum vorhergehenden, geändert haben sich lediglich der Name des Steuerelementes und der Bereichsname. strformat = Cells(ComboBox2.ListIndex + 2, [CellFormatTime].Column) Abbildung 44: Zeiten formatieren Wie Sie einen bereits vorhandenen Zellinhalt über das Zellformat im Dialog ZELLEN FORMATIEREN formatieren können, wissen Sie jetzt. Mit VBA ist es mit der Format- Funktion möglich, in eine Zelle einen formatierten Textwert hineinzuschreiben, dies geschieht unabhängig vom vorhandenen Zellenformat. Range("A1")=Format(Date,"MMMM") ' liefert den Monat der Systemzeit ' im Textformat Achtung Wenn Sie einer im Format Text formatierten Zelle mit VBA ein Datum beliebigen Formates zuweisen, wird Excel dieses Datum korrekt anzeigen. Im Hintergrund bleibt diese Zelle allerdings weiterhin im Textformat bestehen, was zu Problemen bei weiteren Berechnungen führen kann.

6 >> 135 Werden Datums- oder Zeitangaben in der Entwicklungsumgebung vorgenommen, dann wird ohne spezifische Formatanweisung das kurze Datums- oder Zeitformat aus den aktuellen Systemeinstellungen zur Darstellung verwendet. ' Dateiname 03_01_DateAndTimeFormat.xlsm ' Tabelle VBA_Format ' Modul mdl_01_dateformat Public Sub DateToday () ' liefert das aktuelle Datum im Format»dd.mm.yyyy«MsgBox Date End Sub Listing 66 Über die Format-Funktion weisen Sie einer Zelle oder Variablen neben einem Wert zugleich ein Format zu. Der zugewiesene Wert wird in dem angegebenen Formatausdruck dargestellt. Beachten Sie, dass die Format-Funktion einen Wert im Textformat zurückgibt. Das erkennen Sie daran, dass ein über die Format-Funktion gesetztes Datum in einer Zelle links ausgerichtet ist. Die Syntax dazu lautet: Format(Ausdruck, Format) Die Angabe des Formates wird in einem String dargestellt, welcher jeweils mit Anführungszeichen beginnt und endet. Format(Date, "DD. MMMM YYYY") Geben Sie zusätzlich zu dem Datumsformat einen Text in dem Formatausdruck mit an, dann muss der Text zusätzlich in doppelte Anführungszeichen gesetzt werden. Daraus resultieren die vielen Anführungszeichen in dem nachfolgenden Beispiel- Code. ' Dateiname 03_01_DateAndTimeFormat.xlsm ' Tabelle VBA_Format ' Modul mdl_01_dateformat Public Sub DateAndPlace() MsgBox Format(Date, """München, den"" dd.mmmm yyyy") End Sub Listing 67

7 136 >> Wochentag des Geburtstages ermitteln 57 Wochentag des Geburtstages ermitteln Um herauszufinden, an welchem Wochentag Sie geboren sind, brauchen Sie nicht einmal VBA oder eine Formel für die Berechnung einzusetzen. Wie eingangs erwähnt, steht in einer Zelle lediglich eine Zahl. Das Erscheinungsbild dieser Zahl wird jedoch durch die Formatierung der Zelle bestimmt. Geben Sie in eine Zelle Ihr Geburtsdatum, zum Beispiel , ein und formatieren Sie diese Zelle im benutzerdefinierten Zahlenformat TTTT. An dem Inhalt der Bearbeitungszeile sehen Sie, dass in der Zelle immer noch das eingegebene Datum steht. Die Zelle selbst aber stellt den Wochentag Samstag dar. Abbildung 45: Wochentag eines Datums In VBA wird der Wochentag eines Datums am einfachsten mit der Format-Funktion ermittelt. ' Dateiname 03_01_DateAndTimeFormat.xlsm ' Tabelle DateFormat ' Modul mdl_01_dateformat Listing 68

8 >> 137 Private Sub CommandButton1_Click() ' Wochentag des aktuellen Tages ermitteln MsgBox "Heute ist " & Format(Date, "DDDD") End Sub Listing 68 (Forts.) 58 Anzeigen des Systemdatums In der VBA-Umgebung wird das aktuelle Datum mit der Date-Funktion ermittelt. Hierbei wird, ebenso wie über die Tastenkombination (Strg) (.) oder die Tabellenfunktionen =HEUTE(), das eingestellte Datum der Systemsteuerung abgerufen und im kurzen Datumsformat in die aktive Zelle geschrieben. Die Time-Funktion gibt die aktuelle Uhrzeit zurück und die Funktion Now liefert das aktuelle Datum und die Uhrzeit. ActiveCell = Date ActiveCell = Time ActiveCell = Now Selbstverständlich sind diese Funktionen nicht nur darauf beschränkt, Werte in Zellen zu schreiben. Sie können auch einer Variablen das aktuelle Systemdatum oder die aktuelle Zeit zuweisen um die Werte im weiteren Code zu verwenden: Dim Date1 As Date Date1 = Date MsgBox Date1 Achtung Abbildung 46: Datumsumstellung der Systemzeit Durch Zuweisung eines Werts an die Date-Funktion kann das Systemdatum geändert werden, was jedoch zu unerwünschten Nebeneffekten führen kann und deshalb mit Vorsicht zu gebrauchen ist. Die gesamte Windows-Umgebung ist von dieser Einstellung betroffen. Das zugewiesene Datum wird als aktuelles Datum eingestellt und täglich um einen Tag erhöht. Date = " "

9 138 Hinweis >> Schaltjahre bestimmen Unter Windows Vista kann das Einstellen der Systemzeit mit VBA zu einem Fehler führen, wenn die Benutzerkontensteuerung (UAC User Account Control) aktiviert ist. Nicht autorisierte Änderungen (dazu gehört das Einstellen der Systemzeit) sollen dadurch verhindert werden und zum Schutz des Computers beitragen. 59 Schaltjahre bestimmen Nach dem Gregorianischen Kalender, der heute weltweit verbreitet ist, haben Gemeinjahre 365 Tage, Schaltjahre 366 Tage. Nach der genauen wahren Dauer des Umlaufs der Erde um die Sonne hat ein Jahr allerdings 365,25 Tage. Um diese Ungenauigkeit auszugleichen, wurde als Schalttag der 29. Februar eingeführt. Letztendlich wurden im Oktober 1582 von Papst Gregor XIII folgende Regeln aufgestellt. Diese definieren, welches Jahr ein Schaltjahr ist. Glatt durch 4 teilbare Jahre sind Schaltjahre Glatt durch 100 teilbare Jahre sind jedoch keine Schaltjahre Glatt durch 400 teilbare Jahre sind aber wieder Schaltjahre So sind z. B. die Jahre 1800, 1900 und 2100 keine Schaltjahre. Die Jahre 2000, 2400 dagegen sind Schaltjahre. In den Schaltjahren hat ein Jahr also 366 Tage, da der 29. Februar enthalten ist. Damit dauert das Gregorianische Jahr 365,2425 Tage. Für Jahreszahlen ab 1901 liefert folgende Tabellenformel das Ergebnis WAHR für ein Schaltjahr und FALSCH für kein Schaltjahr. In der Zelle A1 wird eine Jahreszahl erwartet. =TAG(DATUM(A1;2;29))=29 Bei der Schaltjahrberechnung macht Excel im Jahr 1900 allerdings einen Fehler. Hier zeigt Excel nach dem den an und nicht den Um für alle Jahre ein Schaltjahr korrekt zu definieren, verwenden Sie folgende Formel, die diesen Makel ausgleicht. =N(TAG(("3/"&A1+(2000*(A1<5000)))-1)=29)=1 In der VBA-Umgebung werden alle Schaltjahre einwandfrei erkannt. Die benutzerdefinierte Funktion IsLeapYear gibt zu einer Jahreszahl den Wahrheitswert WAHR oder FALSCH für ein Schaltjahr zurück. Hinweis Ausführliche Informationen zu benutzerdefinierten Funktionen finden Sie in der Kategorie»Einstieg«.

10 >> 139 ' Dateiname 03_01a_LeapYear.xlsm ' Modul mdl_01_leapyear Public Function IsLeapYear(intYear As Integer) As Boolean IsLeapYear = Day(DateSerial(intYear, 2, 29)) = 29 End Function Listing Dateizugriffe dokumentieren Interessiert es Sie zum Beispiel, wann und von wem eine bestimmte Datei geöffnet wurde? Dann halten Sie beim Öffnen dieser Datei einfach das Datum, die Zeit und den Namen des Anwenders in einem separaten Tabellenblatt dieser Datei fest. Den Code schreiben Sie als Ereignisprozedur in das Codemodul DieseArbeitsmappe. Dadurch wird beim Öffnen der Datei die Workbook_Open-Prozedur automatisch durchlaufen. Hinweis Weitere Informationen zu Ereignisprozeduren lesen Sie in Kapitel»Ereignisse«. ' Dateiname 03_01_DateAndTimeFormat.xlsm ' Tabelle Logbook ' Ereignis DieseArbeitsmappe Private Sub Workbook_Open() Dim ws As Worksheet Dim LastRow As Long Set ws = Worksheets("Logbook") ' Erste leere Zelle ermitteln LastRow = ws.cells(rows.count, 1).End(xlUp).Row + 1 With ws ' Datum und Zeit in Zelle schreiben.cells(lastrow, 1).Value = Format(Now, "DDD, DD.MM.YY hh:mm") ' Excel Benutzername in Zelle schreiben Listing 70

11 140 >> Dateizugriffe dokumentieren.cells(lastrow, 2).Value = Application.UserName End With ' Fehlerbehandlung, falls Datei von nicht ' beschreibbarer CD geöffnet wird On Error Resume Next ThisWorkbook.Save End Sub Listing 70 (Forts.) Um dieses Blatt vor anderen Benutzern unsichtbar zu machen, können Sie das Tabellenblatt über den Menüpunkt FORMAT BLATT aus- und einblenden. Im VBA-Code verwenden Sie dazu folgende Befehle: Worksheets("Logbook ").Visible = xlsheethidden Worksheets("Logbook ").Visible = xlsheetvisible ' ausblenden ' einblenden Im Eigenschaftsfenster des Tabellenblattes bzw. mit VBA ist es möglich, Tabellenblätter so auszublenden, dass diese nur im VBA Editor oder via VBA Code eingeblendet werden können. Klicken Sie dazu im Projektexplorer des VBA Editors auf das Tabellenblatt und setzen Sie im dazugehörigen Eigenschaftsfenster die Visible-Eigenschaft des Tabellenblattes auf xlsheetveryhidden. Worksheets("Logbook ").Visible = xlsheetveryhidden ' verstecken Die VBA Befehle zum Ein- und Ausblenden des Tabellenblattes LOGBOOK haben wir im Tabellenblatt DATEFORMAT der Beispieldatei einer Umschaltfläche zugewiesen. Je nach Wert der Umschaltfläche wird das Tabellenblatt ein- oder ausgeblendet. Den Code dazu können Sie zum Beispiel in einer If...Then...Else-Anweisung einarbeiten: If ToggleButton1.Value = True Then Worksheets("Logbook").Visible = xlsheetveryhidden Else Worksheets("Logbook").Visible = xlsheetvisible End If Anstelle der If...Then...Else-Anweisung können Sie bei diesem Beispiel ebenso die IIF-Funktion verwenden. Die IIF-Funktion wertet einen vorgegebenen Ausdruck als WAHR oder FALSCH aus und gibt den definierten Rückgabewert aus. Die Syntax der IIF-Funktion lautet: IIf(expr, truepart, falsepart). Achtung Die IIf-Funktion wertet immer sowohl den Teil truepart als auch den Teil falsepart aus, auch dann, wenn nur einer von beiden Teilen zurückgegeben wird. Aus diesem Grund kann es zu unerwünschten Nebeneffekten kommen. Wenn z. B. die Auswertung von falsepart zu einem Fehler aufgrund einer Division durch Null führt, tritt ein Fehler auch dann auf, wenn expr den Wert True hat.

12 >> 141 Wir wollen also der Visible-Eigenschaft des Tabellenblattes einen Wert zuweisen: Worksheets("Logbook").Visible =..._ ' Wahrheitswert Dieser Wert wird über die IIF-Funktion ermittelt: IIf(ToggleButton1.Value = True, xlsheetveryhidden, xlsheetvisible) Ist der Ausdruck ToggleButton1.Value = True WAHR, dann gibt die IIF-Funktion den hinterlegten Wahrheitswert xlsheetveryhidden zurück und das Tabellenblatt LOGBOOK wird versteckt. Das entspricht der Schreibweise: Worksheets("Logbook").Visible = xlsheetveryhidden Ist der Ausdruck jedoch FALSCH, dann gibt die IIF-Funktion den Parameter falsepart zurück. In unserem Beispiel haben wir diesem Parameter den Wert xlsheetvisible übergeben, wodurch das Tabellenblatt LOGBOOK eingeblendet wird. Das würde folgender Schreibweise entsprechen: Worksheets("Logbook ").Visible = xlsheetvisible Die Beschriftung der Umschaltfläche über die Caption-Eigenschaft und die Zuweisung der Visible-Eigenschaft werden in je einer IIF-Funktion in einer Prozedur abgearbeitet. ' Dateiname 03_01_DateAndTimeFormat.xlsm ' Tabelle DateFormat ' Ereignis Tabelle2 (DateFormat) Private Sub ToggleButton1_Click() Application.ScreenUpdating = False ' Beschriftung auf Umschaltfläche zuweisen Me.ToggleButton1.Caption = _ IIf(ToggleButton1.Value = True, _ "Logbook einblenden", "Logbook ausblenden") ' Tabellenblatt nach Wert der Umschaltfläche ein-/ausblenden Worksheets("Logbook").Visible = _ IIf(ToggleButton1.Value = True, _ xlsheetveryhidden, xlsheetvisible) Application.ScreenUpdating = True End Sub Listing 71