Datenaustausch mit SFirm

Transkript

1 ADDISON HANNIBAL

2 HANNIBAL landwirtschaftliches Buchführungssystem, HANNIBAL 3.7 Stand: März 2012 Copyright (C) 2012 ADDISON Agrosoft GmbH Die Angaben in den folgenden Unterlagen können ohne gesonderte Mitteilung geändert werden. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdrucks und der Vervielfältigung des Dokuments oder Teilen daraus, sind vorbehalten. Ohne schriftliche Genehmigung seitens der ADDISON Agrosoft GmbH darf kein Teil dieses Dokuments in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren), auch nicht zum Zwecke der Unterrichtsgestaltung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. ADDISON Agrosoft GmbH Grüner Turm Straße Ravensburg Seite 2

3 SFirm ist eine Banking-Software der Sparkassen und Landesbanken. Die Kontoauszugsdaten aus SFirm können in HANNIBAL eingelesen werden. In dieser Beschreibung erfahren Sie, welche Möglichkeiten es für den Datenexport aus SFirm gibt, wie diese Daten in HANNIBAL eingelesen werden und wie DTAUS-Dateien aus HANNIBAL an die Bank gesendet werden können. Inhalt 1. Kontoauszugsdaten aus SFirm bereitstellen Kontoauszüge im MT940-Format bereitstellen (STA-Datei) 4 Empfohlenes Verfahren: Im STA Format exportieren 4 Alternatives Verfahren: Automatisches Erstellen der STA-Dateien bei jedem Abholen eines Kontoauszugs Kontoauszüge als einfache Textdateien bereitstellen 8 2. Einzelbuchungen zu Sammelüberweisungen erstellen Buchungen für mit SFirm erzeugte Sammler erstellen Buchungen für mit HANNIBAL erzeugte Sammler erstellen DTAUS-Datei aus HANNIBAL über SFirm versenden 11 Seite 3

4 1. Kontoauszugsdaten aus SFirm bereitstellen 1.1. Kontoauszüge im MT940-Format bereitstellen (STA-Datei) Das MT940-Format ist ein Standardformat zur elektronischen Übermittling von Kontoauszugsdaten, das von den meisten Banking-Programmen angewendet wird. HANNIBAL kann Daten dieses Formats einlesen und speichert die Bankkonto-Auszugsinformationen ab. Die Kontoauszugsinformationen können aus einer Buchung heraus über die rechte Maustaste ("Details") angesehen werden. Wenn das Modul "Zahlungsverkehr" installiert ist, dann ist eine Ansicht auch über Buchhaltung Zahlungsverkehr Bankkontoauszüge anzeigen möglich. Am besten ist es deshalb, die Buchungsdaten aus SFirm im MT940-Format zu übergeben. Empfohlenes Verfahren: Im STA Format exportieren Wir empfehlen, die Funktion "im STA Format exportieren" zu benutzen. Vorteile Es kann ein Zeitraum ausgewählt werden. Die Bereitstellung kann für alle angelegten Konten auf einmal erfolgen. Programmaufruf in SFirm Wechseln Sie zu "Kontoinformationen". Öffnen Sie mit Doppelklick auf das gewünschte Konto die Anzeige der Kontoauszüge. Klicken Sie mit der rechten Maustaste. Wählen Sie "Kontoumsätze suchen" aus dem Zwischenmenü. Seite 4

5 Zeitraum und Konto auswählen Sie können auswählen, für welchen Zeitraum und für welches Konto die Umsätze exportiert werden sollen. Auszüge für alle Konten exportieren Wenn kein Konto angegeben wird, werden die Kontoauszüge des gewählten Zeitraums für alle angelegten Konten exportiert. Wenn Sie Zeitraum und Konto gewählt haben, klicken Sie auf "OK". Im STA Format exportieren Jetzt werden die ausgewählten Kontoumsätze angezeigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste. Wählen Sie "Im STA Format exportieren" aus dem Zwischenmenü. Wählen Sie ein Verzeichnis und vergeben Sie einen Dateinamen (z.b. c:\hanwin\sfirm-daten\umsaetze), unter dem die erzeugte MT940-Datei gespeichert werden soll. Diese kann dann direkt in HANNIBAL eingelesen werden. Seite 5

6 Einlesen der MT940- Datei in HANNIBAL Menü Buchhaltung Buchung Buchungsimport Wählen Sie das Schnittstellenformat "MT940". Wählen Sie die exportierte STA-Datei aus. Geben Sie den gewünschten Zeitraum an. Wählen Sie im Feld "Finanzkonto für Bankverbindung" das entsprechende Konto aus. (Das Konto muss in HANNIBAL unter Stammdaten Stammdaten Bankkonten angelegt sein.) Nach dem Klick auf "Import starten" werden die Buchungen in den Buchungsstapel von HANNIBAL eingelesen, können dort bearbeitet und danach in die laufende Buchhaltung übernommen werden. Seite 6

7 Alternatives Verfahren: Automatisches Erstellen der STA-Dateien bei jedem Abholen eines Kontoauszugs Vorteil Nachteil Die STA-Datei wird automatisch erstellt wird und muss nicht manuell abgerufen werden. Bei diesem Verfahren kann allerdings kein Zeitraum angegeben werden und für jedes Konto und jeden Abholvorgang wird eine eigene STA-Datei erzeugt. Das kann dazu führen, dass viele Einzeldateien in HANNIBAL eingelesen werden müssen. Einstellung in SFirm Menü Extra Optionen, Registerkarte "Kontoauszüge". Die STA-Dateien werden im angegebenen Verzeichnis abgespeichert. Seite 7

8 1.2. Kontoauszüge als einfache Textdateien bereitstellen Dabei handelt es sich um einfache Schnittstellen, deren Vorteil darin besteht, dass sie sowohl in SFirm als auch in HANNIBAL an die individuellen Anforderungen angepasst werden können. Welche Felder aus SFirm exportiert bzw. in HANNIBAL importiert werden sollen, kann passend zu den individuellen Anforderungen aus den zur Verfügung stehenden Feldern ausgewählt werden. ACHTUNG: Es können nicht so viele Detailinformationen wie bei der MT940- Schnittstelle übergeben werden. Programmaufruf in SFirm Menü Extra Import/Export Ausführen oder Kontoinformationen, Anzeige des Kontos mit Doppelklick, rechte Maustaste "Export" Seite 8

9 Für das Einlesen von Dateien, die mit der angebotenen SFirm-Schnittstelle UMSATZ.scr erstellt wurden, steht eine HANNIBAL-Schnittstellendefinition zur Verfügung. Die HANNIBAL-Schnittstellendefinition SFIRM.hni ist nicht im Standard- Lieferumfang enthalten. Fordern Sie diese bei Bedarf an oder lassen Sie sich Ihre individuelle Schnittstelle von der ADDISON Agrosoft GmbH konfigurieren. HANNIBAL Schnittstelle SFIRM.hni Sie erhalten von uns bei Bedarf die Schnittstellendefinition SFIRM.hni. Das ist eine Datei, die im HANNIBAL-Programmverzeichnis abgespeichert werden muss. Danach kann beim Buchungsimport das Schnittstellenformat SFIRM ausgewählt werden. Der Aufbau der Schnittstellendefinition kann im Menü Datei Einstellungen Import-Schnittstellen angesehen oder auch selbst eingegeben werden. Seite 9

10 2. Einzelbuchungen zu Sammelüberweisungen erstellen 2.1. Buchungen für mit SFirm erzeugte Sammler erstellen Einzelbuchungen bei der Bank beantragen DTAUS-Datei in HANNIBAL einlesen In SFirm selbst kann keine Einstellung getroffen werden, um Sammelüberweisungen in den Kontoauszügen nach Einzelaufträgen dargestellt zu bekommen. Das geht nur über eine Einstellung, die direkt von der Bank vorgenommen wird. Sprechen Sie dazu mit Ihrem Bankberater. Ein mit SFirm erzeugter Sammler kann auch direkt in HANNIBAL eingelesen werden. Die DTAUS-Dateien werden von SFirm standardmäßig im Verzeichnis \ProgrammData\SFirm\DTAUS gespeichert. Programmaufruf in HANNIBAL: Buchhaltung Buchung Buchungsimport Schnittstellenformat "DTAUS" Die DTAUS-Dateien können auf ein eigenes Zwischenkonto "Sammelüberweisungen" (Vorschlag: Konto 1465) eingelesen werden. Wenn der Kontoauszug mit der entsprechenden Sammelüberweisung als Buchung ansteht, wird wiederum als Gegenkonto das Konto 1465 angegeben Buchungen für mit HANNIBAL erzeugte Sammler erstellen Wenn der Zahlungsverkehr mit HANNIBAL abgewickelt wird, dann kann beim Erstellen einer DTAUS-Datei gleich ein Buchungsstapel für die Zahlungsbuchungen erzeugt werden. Auch hier kann wie beim Einlesen der aus SFirm erzeugten Sammler ein Zwischenkonto (z.b. 1465) verwendet werden. Seite 10

11 3. DTAUS-Datei aus HANNIBAL über SFirm versenden Wenn der Zahlungsverkehr mit HANNIBAL abgewickelt wird, dann muss eine erzeugte DTAUS-Datei noch an die Bank übermittelt werden. Das kann durch direktes Einlesen auf der Bank erfolgen oder in SFirm mit der Funktion Datei DTA-Dateien versenden Nach Klick auf "Versenden" wird der Windows Explorer angeboten und die von HANNIBAL erzeugte DTAUS-Datei ohne vorheriges Einlesen in SFirm direkt versendet. Seite 11