Entwicklungen am Klinischen Krebsregister Optimierung der Datenerfassung in Baden- Württemberg und an der Klinik am Eichert Göppingen

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1 Entwicklungen am Klinischen Krebsregister Optimierung der Datenerfassung in Baden- Württemberg und an der Klinik am Eichert Göppingen Onkologischer chwerpunkt Göppingen

2 Datenerfassung für das Landeskrebsregister in Baden-Württemberg 1 Ab Meldejahr 2009: Onkologische chwerpunkte und Tumorzentren (ab Erstdiagnose 2009, die beim Melder diagnostiziert oder weiterbehandelt wurden) (Meldestufe 1) Ab Meldejahr 2011: weitere Kliniken und niedergelassene Arztpraxen (ab Erstdiagnose 2011) (Meldestufe 2)

3 Datenerfassung für das Landeskrebsregister in Baden-Württemberg Meldeverfahren (vereinfachte Darstellung) Melder 1 Melder 2 Melder 3 liefern Daten liefern Daten liefern Daten Das Landeskrebsregister sammelt die Daten von allen Meldern und fügt sie zu einem einheitlichen patientenbezogenen Datensatz zusammen. Liefert vervollständigte patientenbezogene Datensätze (z.b. von Melder 1 +2) + Auswertungen Melder 1 Melder 2 Melder 3

4 Zu meldende Daten OP Göppingen an das Landeskrebsregister 1 olide Karzinome + Maligne ystemerkrankungen (C00.0 C96.9) Carcinoma in situ (D00.0-D09.9) Neubildungen unklarer Dignität (D37.0 D48.9) Gutartige Hirntumoren sowie gutartige Tumoren des peripheren Nervensystems (D32.0-D33.9; D35.2 D35.4; D36.1)

5 Zu meldende Daten OP Göppingen an das Landeskrebsregister 2 Diagnosedaten: Diagnosedatum, ICD-10 Code, ICD-O für die Tumorlokalisation, Vorliegen früherer Tumoren, TNM-Klassifikation bzw. weitere Klassifikationen (z.b. Ann-Arbor), Östrogen-, Progesteronrezeptor-, Menopausenstatus, Histologiecodes inklusive Grading

6 Zu meldende Daten OP Göppingen an das Landeskrebsregister 3 Therapiedaten: Therapiearten, Therapiebeginn und ende, Therapiebeurteilung, bei Operationen zusätzlich die OP- Codes für die OP-Prozeduren sowie die postoperative Residualklassifikation Administrative Daten: Patientenstammdaten inklusive taatsangehörigkeit (deutsch nicht deutsch)

7 Zu meldende Daten OP Göppingen an das Landeskrebsregister 4 Nachsorgedaten (Follow up) Nachsorgedatum, aktuelles Tumorgeschehen (u.a. Vollremission, Auftreten eines Lokalrezidivs oder Metastasen) terbedatum

8 Datenquellen am OP Göppingen Pathologiebefunde, Arztbriefe (als Durchschlag an die Tumordokumentation sowie als elektronische Variante im KI) chnittstelle KI Tumordokumentationssystem (Giessener Tumordokumentationssystem GTD) seit Juni 2010 In der Erprobungsphase im Juni und Juli 2010 parallel dazu ein manueller Datenbankabgleich KI GTD anhand einer Exceldatei

9 Folgendechnittstelle KI-GTD Folgende Merkmale werden monatlich übertragen: Patientenstammdaten terbedaten Tumorspez. ICD-10 + Codierungsdatum KI ICD-10 der Fernmetastasen + Begleiterkrankungen OP-Datum + OP-Codes (5er-Ziffer) GTD Therapiedatum + OP-Codes nicht-operativer Therapien wie Chemo oder Bestrahlung

10 Arbeitsprozesse während dem Einlesen der Daten in das GTD Das GTD generiert selbstständig für die tammdaten, Diagnosedaten und Therapiedaten die Dokumentationsmasken und bestückt die Merkmale in den dafür vorgesehenen Feldern. Ist ein Patient bereits im GTD bekannt, werden neue im ystem noch unbekannte Daten wie zum Beispiel Therapien hinzugefügt.

11 Arbeitsprozesse nach dem Einlesen der Daten in das GTD Generierung von alphabetisch sortierten Arbeitslisten aus dem GTD: neu aufgenommene Tumordiagnosen (Fälle mit Erfassung abgeschlossen = nein). Parallel dazu Dokumentation anhand von alphabetisch vorsortierten Arztbriefen/Histologiebefunden. Ergänzung von weiteren für die Tumordokumentation relevanten Merkmalen wie die Histologiecodes. Danach Erstellung einer Arbeitsliste aus dem GTD: Fälle mit neu übertragenen und noch nicht weiter verarbeiteten Therapien.

12 Ergebnisse 104 Fällen (Erstdiagnosen Juni 2010) Davon 2 Fälle (= 1,9%) nicht gefunden 10 Fälle (= 9,6%) waren unbestätigte im gutartige Verdachtsfälle Hingegen wurden die Operationsdaten korrekt gefunden und übertragen.

13 Diskussion Vorteile 1 Die chnittstelle KI-GTD sorgt für eine Optimierung der Arbeitsabläufe durch Vorbelegung von Datenfeldern Erhöhung der Datenvollzähligkeit Vermeidung von Tippfehlern von eiten des Dokumentars (z.b. bei den Patientenstammdaten, die von den Krankenversicherungskarten ins KI eingelesen werden)

14 Diskussion Vorteile 2 Optimierung der Meldestrukturen (die Zustellung von Arztbriefen an die Tumordokumentation kann auch vergessen worden sein) Auch in der landesweiten Datenerfassung eine teigerung der Datenvollzähligkeit und somit auch der Meldevergütungen Eine Vernetzung der überregionalen Meldern kann vorort für eine Zeitersparnis innerhalb der Tumordokumentation sorgen, weiterhin Erhöhung der Datenvollzähligkeit (v.a. im Nachsorgebereich).

15 Diskussion Probleme 1 Die chnittstelle kann nur auf stationäre Aufenthalte zurückgreifen, da bei ambulanten keine ICD-10-Verschlüsselung im KI vorhanden ist. Hier ist man nach wie vor auf Arztbriefe angewiesen. Voraussetzung ist eine korrekte Codierung im KI. Fehlerhafte, ungenaue bzw. fehlende ICD-10-Codes oder OP-Codes kann eine chnittstelle alleine nicht herausfiltern (z.b. C50.9 anstelle von C50.4).

16 Diskussion Probleme 2 Liegt noch keine Entlassdiagnose vor, so wird vom ystem die Aufnahme- oder OP-Diagnose übertragen. Im Nachhinein kann sich aber eine benigne Diagnose herausstellen. Datumsangaben im KI stimmen nicht immer mit denen für die Tumordokumentation erforderlichen Datumsangaben überein, so kann beispielsweise das eigentliche Diagnosedatum vor dem Codierungsdatum liegen.

17 Diskussion Probleme 3 Bei Patienten mit mehreren Tumoren kann die chnittstelle die Therapien oder Metastasen nicht mehr eindeutig einem Tumor zuordnen. Dieses muss anschließend manuell erfolgen.

18 Dokumentieren wir noch oder managen wir schon? Beides gleichzeitig. Fazit 1 Zum einen durch chnittstellen Erleichterung und Optimierung von Arbeitsabläufen, zum anderen vom Dokumentar Kontrolle der Daten sowie Ergänzung von tumordokumentationsrelevanten Merkmalen, die in den Abrechnungsdaten irrelevant sind.

19 Dokumentieren wir noch oder managen wir schon? Fazit 2 Die Kombination aus Arztbriefen und chnittstelle ist derzeit optimal, um menschliche Fehler soweit wie möglich zu vermeiden und eine möglichst hohe Datenvollzähligkeit zu erreichen.

20 Ausblick in die Zukunft 1 Eine Vermeidung von Arztbriefen ist angestrebt, um Ressourcen einzusparen. Problem: Bei ambulanten Aufenthalten werden keine ICD-10-Codes, somit auch keine Tumordiagnosen, im KI dokumentiert.

21 Ausblick in die Zukunft 2 Möglichkeit 1: Anhand von Ambulanzlisten, die als Kopie an das Tumordokumentationsteam gelangen, sobald Tumorpatienten dort betreut werden. Möglichkeit 2 (favorisiert): Regelung der Zugriffsmöglichkeiten der chnittstelle auch auf ambulante Tumorpatienten (z.b. Einführung von besonderen Merkmalen im KI). Derzeit in Bearbeitung mit der EDV-Abteilung.

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!!!