4biz: Den technischen Außendienst mobil steuern

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1 4biz: Den technischen Außendienst mobil steuern Mitarbeiter im technischen Außendienst sind hoch spezialisierte Profis, deren Arbeitszeit bestmöglich genutzt werden will. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Kunden, gerade wenn ein kritisches System ausgefallen ist oder nicht im Regelzustand arbeitet. Daher ist der technische Außendienst prädestiniert für eine flexible mobile Lösung, wie sie 4biz bereits für verschiedene Unternehmen entwickelt hat. Michael Wiesner, project&mobility Experte bei 4biz, analysiert die aktuelle Situation im technischen Außendienst: Wie uns die Arbeit in den Projekten zeigt, stoßen die oft noch eingesetzten traditionellen Planungsmittel wie Plantafeln immer öfter an ihre praktischen und kommunikationstechnischen Grenzen. Auf der einen Seite wachsen nämlich die Erwartungen der Kunden, auf der anderen Seite sind die Unternehmen bemüht, ihren technischen Außendienst bestmöglich und flexibel zu steuern. Hier bietet sich eine mobile Lösung an, die Flexibilität mit hoher Datenverfügbarkeit kombiniert und die Ansprüche beider Seiten bedient. Der laufende Abgleich von der Einsatzplanung bis hin zum fertigen Servicebericht samt Abrechnung zwischen zentralen Systemen und dem Außendienst erfordert allerdings nicht nur eine genaue Ist-Analyse, sondern vor allem sehr viel praktisches Know-how. Aus unserer langjährigen Projekterfahrung haben wir den 4biz Beratungsprozess zur Entwicklung einer mobilen Lösung für den Technischen Außendienst entwickelt. Er basiert auf unserer Erfahrung sowohl bei mobilen Lösungen als auch in den verschiedensten technischen Umfeldern, erklärt Martin Muhr, Geschäftsführer von 4biz. Martin Muhr Geschäftsführer 4biz Michael Wiesner project&mobility Experte bei 4biz Aus unserer langjährigen Projekterfahrung haben wir den 4biz Beratungsprozess zur Entwicklung einer mobilen Lösung für den Technischen Außendienst entwickelt. Er basiert auf unserer Erfahrung sowohl bei mobilen Lösungen als auch in den verschiedensten technischen Umfeldern. Auf der einen Seite wachsen nämlich die Erwartungen der Kunden, auf der anderen Seite sind die Unternehmen bemüht, ihren technischen Außendienst bestmöglich und flexibel zu steuern. Hier bietet sich eine mobile Lösung an, die Flexibilität mit hoher Datenverfügbarkeit kombiniert und die Ansprüche beider Seiten bedient.

2 Parameter der Planung Bei der gleichzeitig optimierten und flexiblen Besuchs- und Tourenplanung sind mehrere Parameter zu berücksichtigen: Dringlichkeit Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit Service Level Agreements Wartungsverträge Eingeschränkte Zugangszeiten Anforderungen an Personal und Material etc. Kalender Projektplan 1. Planung von Einsätzen Besuchs-/Tourenplanung 3 09:05 3 km 8 km 4 09:45 4 km 9 13: : : : :45 4 km 8 12: : :15 4 km 2. Effiziente Abarbeitung von Einsätzen im Außendienst

3 Diese Parameter können sich aufgrund aktueller Entwicklungen auch jederzeit wieder ändern und beeinflussen damit die Priorität von Einsätzen. Daher muss ein mobiles System einerseits rasch alle benötigten Informationen zur Verfügung stellen und andererseits flexibel für Veränderungen sein. Wie die Erfahrung von 4biz zeigt, muss eine optimale Planung sämtliche Parameter berücksichtigen, um den komplexen Anforderungen gerecht zu werden. Nach genauer Analyse integrieren wir in die Besuchs- und Tourenplanung die entscheidenden Parameter des jeweiligen Kunden und nutzen aktuelle Geo-Karten. Damit lassen sich auch die Fahrtzeiten gut abschätzen, wobei das System die Abfolge der Besuche automatisch optimieren und aktualisieren kann, erläutert Wiesner. Mensch, Maschine, Ersatzteile Eine sehr spezifische Anforderung im Technischen Außendienst ist die rechtzeitige und exakte Verfügbarkeit von Ersatzteilen für einen bestimmten Einsatz. Natürlich kann dabei nicht auf alle Eventualitäten Rücksicht genommen werden, da der Platz in einem Serviceauto beschränkt ist. Letztlich ist aber die Verfügbarkeit passender Teile ein zentraler Faktor für die effiziente Abwicklung von Projekten. Aus unseren Projekten wissen wir, dass die Daten aus vergangenen Einsätzen wichtige Bausteine für die Logistik von Ersatzteilen sind. Wir helfen unseren Kunden dabei, aus der Analyse der Vergangenheit auch die richtigen Schlüsse für die Zukunft zu ziehen, erklärt Wiesner. Gesammelte Informationen aus historischen Einsätzen sind hierbei hilfreich für die Prognose und Bestellung von Ersatzteilen bzw. geräten sowie die Bestückung und Nachrüstung der Einsatzfahrzeuge. Dies alles geschieht in Abhängigkeit von der geographischen Lage und den Kundengruppen. Die Effizienz in der Auftragsabwicklung beginnt also - wenn man die Prozesse exakt analysiert - bereits vor dem Einsatz. Ersatzteile Sortiment Artikel 1 Artikel 2 Artikel 3 Artikel 4 Artikel 5 Artikel 6 3. Zubuchung von Ersatzteilen Information mit Bild und Text Beim Einsatz vor Ort ergeben sich immer wieder Fragen zu technischen Details. Dann ist der rasche Zugriff auf technische Zeichnungen, Skizzen, Fotos oder Videos ebenso entscheidend wie etwa die Erstellung einer schnellen Situations-Skizze oder eines Planes. Unsere mobilen Lösungen geben dem Außendienst jederzeit raschen Zugriff auf benötigte Informationen.

4 Damit wird es leichter, auf die rasch wechselnden Anforderungen aus der Praxis vor Ort zu reagieren, weiß Wiesner. Letztlich helfen auch Einsatzdaten und Dokumentationen vergangener Einsätze beim gleichen Kunden oder mit einem gleichen Problem- oder Fehlerbild weiter, ein ähnliches Problem rascher einzugrenzen und zu beheben. Mit dem für den jeweiligen Einsatzzweck passenden mobilen Gerät, einer optimierten Bedienung sowie einer maßgeschneiderten Datenbasis wird jedenfalls der Zugriff zu allen gewünschten Informationen jederzeit sichergestellt. Bauskizze 4. Einsicht in Skizzen Die Leistung auf den Punkt gebracht Tätigkeiten Mitarbeiter Ersatzteile Anfahrt Tätigkeiten Produkte Dauer 5. Aufzeichnung von Tätigkeiten

5 Während bei der Einsatzplanung die vor Ort anfallenden Tätigkeiten nur grob abgeschätzt werden können, ist eine detaillierte Erfassung direkt bei der Beendigung eines Einsatzes für die rasche, diskussionslose und somit reibungsfreie Abrechnung der erbrachten Leistungen unabdingbar. In der Praxis erleben wir oft, dass die Leistungsdarstellung von vielen Missverständnissen geprägt ist und dadurch sehr aufwendig wird. Sowohl für den Kunden wie auch für den Techniker ist es hilfreich und zeitsparend, direkt nach Fertigstellung des Auftrags rasch und unkompliziert die einzelnen Leistungen exakt und verständlich auflisten zu können, schildert Wiesner aus seiner Projekterfahrung. Mit den von 4biz für den jeweiligen Bedarf entwickelten Modulen finden die Techniker umgehend die gewünschten Leistungen, Ersatzteile, Fahrt- und Nebenkosten und können diese auch für den Kunden verständlich und nachvollziehbar erfassen. Darüber hinaus ist eine mit dem Einsatz einhergehende Bestellung von weiteren Materialien, Ersatzteilen oder Serviceleistungen und paketen damit rasch und unbürokratisch möglich. Bestätigung und Abschluss Sowohl die erbrachte Leistung als auch weitere, bestellte Positionen werden vom Kunden digital mit Unterschrift bestätigt. Je nach Anforderung bzw. Wunsch erhält der Kunde sofort einen Ausdruck, ein Telefax bzw. eine mit allen auftragsrelevanten Informationen. Auf Basis von Art und Charakter des Einsatzes erfolgt in Absprache mit dem Kunden die Planung weiterer Maßnahmen bzw. eines Folgeeinsatzes. Die Daten des aktuellen Einsatzes dienen primär für die Verrechnung, die Auslösung von Bestellungen bzw. für interne Klärungen. Gleichzeitig gelangen sie in jene Datenbasis, die für Recherchen bei ähnlichen Einsätzen herangezogen wird. Ein maßgeschneidertes, mobiles System für den technischen Außendienst erleichtert den beruflichen Alltag aller an einem Einsatz beteiligten Personen. Daher amortisiert sich der Aufwand für den anfänglichen Analyse- und Konzeptionsprozess in der Praxis sehr rasch. Wir freuen uns immer, wenn beide Seiten überrascht sind, wie effizient sich selbst komplexe technische Leistungen mit einer zeitgemäßen mobilen Lösung abwickeln lassen, schließt Wiesner. Bestätigung Leistungsbeschreibung Unterschrift 6. Bestätigung der erbrachten Leistung

6 Spezialisten für Business-Nutzer Die meisten Applikations-Entwickler konzentrieren sich auf Anwendungen, die für den Consumer-Markt bestimmt sind. 4biz und invencom hingegen spezialisieren sich mit ihren Mobilen Lösungen auf individuelle Anwendungen für kleine und vor allem in sich geschlossene Benutzergruppen. Daneben verfügen die Mobilitäts-Spezialisten durch einen effizienten Entwicklungsprozess und kurze Entscheidungswege über eine günstige Kostenstruktur. Der im Laufe der Individualprojekte entstehende Quellcode wird automatisiert auf Einhaltung gewisser Qualitätsmetriken geprüft. Daher kann er auf Kundenwunsch auch von anderen Entwicklern problemlos weiter gepflegt werden. Über 4biz 4biz Consulting GmbH ist Profi für mobile, digitale Geschäftslösungen. Wir legen großen Wert auf eine umfassende Analyse Ihrer Anforderungen und Arbeitsabläufe. So stellen wir sicher, dass wir Ihr Business verstehen und effizient dazu beitragen können, es gemeinsam weiter zu digitalisieren. Wir erarbeiten für Sie nicht nur eine passgenaue Lösung, sondern stehen auch während der Umsetzung und des gesamten Einführungsprozesses an Ihrer Seite. Daher sind Themen wie Schnittstellen, Web-Interfaces, Integration, Probebetrieb, Schulung, Go-Live-Unterstützung sowie die Nachbetreuung ein zentraler Teil unseres Leistungsspektrums. 4biz ist Teil der Peter Lieber Unternehmensgruppe, zu der auch LieberLieber Software und SparxSystems Central Europe gehören.