Auf den folgenden Seiten wird erklärt, wie das Einlesen von Informationen aus der Tobit David Software funktioniert.

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1 Funktionserklärung TOBIT PRO XL- Neuheiten Auf den folgenden Seiten wird erklärt, wie das Einlesen von Informationen aus der Tobit David Software funktioniert. Ziel der Anbindung über das PlugIn Tobit Pro XL ist es, eingehende Informationen in die Kontakthistorie der Maklersoftware aufnehmen zu können. Weiterhin ist es möglich, eingehende Anfragen aus den führenden Portalen automatisch in die Immobiliensoftware zu integrieren. Interessenten können mittels der neuen Funktionalität direkt innerhalb der Anwendung angelegt werden. EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial nehmen Ihnen somit das lästige, manuelle eintragen der Interessentendaten ab. Wo finden Sie die Importfunktionen? Der erste Start: Bitte legen Sie einen Speicherort für die Übertragenen Daten aus Tobit fest! (Im Netzbetrieb auf dem Server!) Diese sich öffnende Maske ermöglicht Ihnen, den Speicherort für die Daten aus Tobit David zu wählen: (Beachten Sie bitte, dass der hier hinterlegte Pfad lediglich ein Demo- Eintrag ist!)

2 Mit Hilfe dieser Schaltfläche in der Symbolleiste starten Sie das erweitere PlugIn Tobit Pro XL. Folgende Ansicht wird geöffnet:

3 Funktionserklärung: Mit Hilfe der markierten Schaltflächen können Sie folgendes tun: Unverteilt: Eingang: Manuell: Update: Das Archiv Unverteilt aus Tobit David wird eingelesen Das Eingangsarchiv des angemeldeten Benutzers wird eingelesen Sie können ein gewünschtes Verzeichnis zum Einlesen vorgeben! Die Einträge des jeweils gewählten Archivs werden erneut eingelesen! Aktionserklärung: Ablegen: manuell Ablegen: Anfrage bearbeiten: grüne autom. Ablegen: Sie können Einträge in unseren Produkten ablegen Einträge können bei frei gewählten Datensätzen abgelegt werden Anfragen aus Portalen können als Interessentenkartei abgelegt werden (Übertrag der Daten zu Interessenten) grün eingefärbte Datensätze sind Nachrichten bekannter Adressen (Fax-/ Mailadresse bereits in Ihrer Immobiliensoftware), diese Nachrichten können automatisiert abgelegt werden

4 Legende: Mit Hilfe der hier dargestellten Farbcodes visualisiert unser PlugIn, aus welchem Portal die Anfragen stammen. Mit der grünen Farbe werden in der Liste der gescannten Archive die bekannten Einträge dargestellt, in dieser Legende werden die Anzahlen der bekannten Informationen aufsummiert. (Grün= Einträge von bereits bekannten Adressen; Fax - / Mailadresse sind bereits erfasst!) Wird ein Eintrag in der Liste markiert, so ist er farblich hervorgehoben: Im unteren Teil der Maske sehen Sie eine Vorschau des Inhalts der Mail:

5 Übertragung von Interessentendaten in EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial Durch Klick auf die Schaltfläche werden die vorhandenen Daten an den Bereich Interessenten übertragen. (Siehe Graphik) Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir einen Teil der Daten aus Datenschutzgründen ausgeblendet haben. Nach erfolgter Wahl der passenden Lageeinträge können die Daten in der Interessentenmaske weiter bearbeitet bzw. gespeichert werden. WICHTIGER TIP: Sorgen Sie dafür, dass die Anfragen möglichst viele Informationen enthalten. Bei einigen Portalen können Sie hierfür den so genannten Schnellkontakt deaktivieren!!

6 Das rot markierte Notizfenster zeigt alle Daten der Mailanfrage in Kurzform. Die vorhandenen Daten wurden automatisch in der Interessentenmaske eingetragen. Sie können jetzt den Datensatz speichern oder aber weiter bearbeiten. z.b. Exposés aussenden, Telefonate führen, etc.!

7 Ablage der Originalmail aus Tobit Mail- bzw. Faxinformationen werden innerhalb von EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial im DMS abgelegt. Auch bei der automatischen Anlage von Interessentendaten werden die Anfrage- Mails der jeweiligen Portale auf diese Art & Weise archiviert. Sie finden einen automatisch verknüpften DMS Eintrag vor und können jederzeit die Informationen erneut einsehen! (Siehe nachstehende Graphik)