Inhaltsverzeichnis Management Information System

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1 Inhaltsverzeichnis Management Information System Kapitel Seite 7 Management Information System Umsatzstatistik Umsatzstatistik-Filter Umsatzstatistik-Typ Umsatzstatistik-Beträge Produktgruppen-Auswertung Umsatzstatistik-Agenturen Kunden-Umsatzstatistik Umsätze nach Region Umsätze der Vertreter Umsätze im Quartalsvergleich Umsätze in Fremdwährung Statistik drucken Umsatz-Grafik erstellen Kundenstatistik Kundenstatistik drucken Kundenumsatz-Grafik erstellen Vertreter-Statistik Vertreterumsatz-Grafik Produktgruppenstatistik Statistiken Umsatz nach Kundengruppen Umsatz nach Vertretern Umsatz nach Produktegruppen Umsatz nach Erlös-Konti Marge Handel 7 Seite 1

2 7 Management Information System 7.1 Umsatzstatistik Die Vielfalt an Filterfunktionen erlaubt eine umfangreiche Datenauswertung in jeder gewünschten Detaillierung. Die Umsatzliste gibt eine Übersicht über beliebig ausgewählte 4 Jahre. Dabei wird jeweils die Umsatzveränderung in Prozent zum Vorjahr angezeigt. Die Umsatzwerte werden mit der Option kumuliert als laufende Summe angezeigt. Eine rechtzeitige, gezielte Versorgung mit fundierten Informationen ist der Schlüssel für strategische und operative Entscheidungen. Das in WinPress integrierte Management Information System (MIS) bietet hierfür eine einfach zu bedienende Lösung an. Die detaillierte Form der Informationsansicht sowie eine grafische Darstellung der Daten ermöglichen eine rasche Auswertung. Voraussetzungen für ein funktionierendes MIS sind: - eine exakte Auftragskalkulation - das saubere Nachführen der Stammdaten - eine klare Gliederung des Betriebs in Kostenstellen und Tätigkeiten - das Erstellen von Auftrags- und Produktgruppen - die Pflege der Vertriebswege - das Nachführen von Kunden- und Branchengruppen Aktuelle Informationen stehen nur dann zur Auswertung bereit, wenn die betrieblichen Buchungen rasch und konsequent ausgeführt werden Umsatzstatistik-Filter Die Anzeige der Daten kann über die Filterfunktion auf offene und erledigte Posten bzw. in die Debitorenbuchhaltung übertragene oder noch nicht übertragene Posten begrenzt werden Umsatzstatistik-Typ Mit der Filterfunktion Typ beschränken Sie die Auswertung auf die reinen Rechnungsbeträge oder auf die verschiedenen Arten von Gutschriften. Seite 2

3 7.1.3 Umsatzstatistik-Beträge Über den Filter Beträge werden die Umsätze vor oder nach Mehrwertsteuer ausgelistet. Versandkosten lassen sich ebenfalls berücksichtigen. Auch ist die Höhe der Mehrwertsteuer und der angefallenen Versandkosten ist schnell bekannt. Sortieren Umsatzstatistik-Agenturen Muss für eine Agentur z.b. eine Provisionsberechnung erstellt werden, dann lässt sich auf diese Weise der Umsatz dieser Agentur sehr einfach ermitteln und ausdrucken Kunden-Umsatzstatistik Auch Kundenumsätze sind schnell ermittelt. Sehr schön erkennt man im Mehrjahresvergleich die Um7.1.4 Produktgruppen-Auswertung Mit welchen Produkten man wie viel Umsatz generiert, erfährt man durch die Produktgruppenstatistik. Mit der Schaltfläche Liste kann die auszuwertende Produktgruppe ausgewählt werden. satzentwicklung der einzelnen Kunden Umsätze nach Region Die regionale Verteilung der Umsätze und deren Entwicklung können wichtige Informationen liefern Umsätze der Vertreter Werden Verkaufserfolge mit Provisionen belohnt, so sind Vertreterumsätze aus der Auftragsstatistik diebasis für die Provisionsberechnung Umsätze im Quartalsvergleich Weil viele Informationen nicht immer auch bessere Informationen sind, bietet WinPress nebst einzelnen Monatsvergleichen auch eine Ansicht der Quartalsumsätze. Die Produktgruppen können auf die dreistelligen Produkthauptgruppen verdichtet werden Umsätze in Fremdwährung Sämtliche Werte werden sofort in die gewählte Währung umgerechnet. Dazu ist es erforderlich, dass die Wechselkurse in der Konfiguration korrekt hinterlegt sind. Seite 3

4 Statistik drucken Mit der Schaltfläche Drucken wird die am Bildschirm gezeigte Umsatzstatistik über den Drucker als Liste ausgegeben Umsatz-Grafik erstellen Informationen aus Listen und Zahlenhaufen sind nicht immer lesefreundlich und verständlich. WinPress erleichtert die Informationsauswertung durch eine grafische Ausgabe der am Bildschirm gezeigten Daten. Mit der Schaltfläche Grafik werden die Daten in grafischer Form angezeigt. Der geeignete Grafiktyp wie z.b. Säulen-, Balken oder Liniendiagramm und dies jeweils zwei oder dreidimensional kann über das Auswahlmenü bestimmt werden. 7.2 Kundenstatistik Die WinPress Kundenstatistik stellt eine wertvolle Basis für Marketingaktivitäten dar, z.b. für Mailings, Geschenke, Einladungen zu Veranstaltungen usw. Eine grosse Hilfe kann die Kundenstatistik beispielsweise auch bei der Umsatzbudgetplanung sein. Wie bei der Umsatzstatistik können über Filterfunktionen gezielt Informationen abgerufen und dargestellt werden. Die Liste zeigt jeweils den umsatzstärksten Kunden zuoberst. Im direkten Vergleich werden drei Vor- oder Folgejahre angezeigt. Das Startjahr bestimmen Sie im Auswahlfenster unten links. Mit den Pfeilsymbolen entscheiden Sie, ob vor- oder rückwärts verglichen wird. Dabei wird jeweils die Umsatzveränderung in Prozent zum Voroder Folgejahr angezeigt. Zusätzlich lässt sich die Grafik auf einen Zeitraum zwischen einem und vier Jahren, begrenzen Kundenstatistik drucken Mit der Schaltfläche Drucken wird die Kundenstatistik als Liste in Papierform ausgegeben. Die Diagramme können über die Schaltfläche Drucken zu Papier gebracht werden. Seite 4

5 7.2.2 Kundenumsatz-Grafik erstellen Die zehn umsatzstärksten Kunden lassen sich in Diagrammform ausgeben. Die Schaltfläche Grafik startet diese Funktion. Zur Auswahl stehen zweidimensionale Torten- oder Balkendiagramme. Mit der Drucken Schaltfläche werden diese Diagramme zu Papier gebracht. 7.3 Vertreter-Statistik Ähnlich der Kundenstatistik kann eine Liste der Vertreterumsätze erstellt werden Vertreterumsatz-Grafik Auch die Vertreterumsätze lassen sich als TopTenGrafik in Torten- oder Balkenform darstellen Produktgruppenstatistik Die Funktionen und Möglichkeiten entsprechen den vorher beschriebenen. Einfach und schnell sind die umsatzstarken Produkte ermittelt. Über den mehrjährigen Vergleich und mit der Prozentauswertung lassen sich zuverlässig Trends erkennen. Geschäftsund Verkaufsleitung erhalten wertvolle Informationen z.b. für Entscheidungen bezüglich Neuinvestitionen. Seite 5

6 7.4 Statistiken Umsatz nach Produktgruppen Unter dem Menupunkt Programm/Management Information System stehen neue Statistiken Listen zur Verfügung. Der Umsatz wird nach Produktgruppen sortiert und summiert. Massgebend ist die Produktgruppe, die im Auftragskopf eingeben wurde. In jeder Liste werden die Umsätze und die Anzahl Rechnungen angezeigt. Alle Listen können entweder ausgedruckt oder direkt in Excel exportiert werden Umsatz nach Kundengruppen In der Adressverwaltung können den Kunden eine Kundengruppe zugewiesen werden. Die Kundengruppen werden in der Adressverwaltung unter Konfiguration definiert Umsatz nach Erlös-Konti Der Umsatz wird nach Erlös-Konti sortiert und summiert. Das Erlöskonto wird unter dem Menupunkt Programm System Konfiguration definiert Umsatz nach Vertretern Der Umsatz wird nach Vertretern sortiert und summiert. Massgebend ist der Vertreter, der im Auftragskopf eingeben wurde. Wurde einer Rechnung ein falscher Vertreter oder eine falsche Produktgruppe zugewiesen, können diese in der Offenen Posten Liste unter Codes setzen direkt korrigiert werden. Seite 6

7 7.5 Marge Handel Über den Menüpunkt Marge Handel werden Umsatzwerte aus der Handelslösung angezeigt. Die Liste verdichtet die Werte auf den Monat oder auf das Quartal. Filterfunktionen erlauben die gezielte Auswertung der Vertreter-, Kunden- oder Produktgruppenumsätze. Zusätzlich zu den Erlösen aus dem Verkauf werden bei dieser Statistik die Kosten des Einkaufs angezeigt. Die Marge wird als Betrag und als Prozentwert berechnet. Mit der Bildlaufleiste am unteren Fensterrand können die einzelnen Jahre angesteuert werden. Mit der Drucken Schaltfläche erfolgt der Ausdruck der angezeigten Liste. Seite 7