Handbuch ConAktiv Statistikmodule

Transkript

1 Statistiken...1 Einleitung...1 Einrichtung der...3 Einstellungen...3 Rechte...3 Feldbezeichnungen und -attribute...3 Listendarstellung...4 Vorabsuchen...4 Filter...5 Aufruf der...7 Module zur Definition von Statistiken...8 Statistikgruppen...8 Statistikberechnungen Wertemodule für Statistiken Statistikwerte Statistiksummen Berechnung der Statistikwerte und summen Darstellung der Statistikwerte und -summen Arbeiten mit den n Definition der Statistikgruppe Definition der Statistikberechnungen Berechnung der Statistikwerte Auswertung und grafische Darstellung der Statistikwerte... 32

2 Statistiken Einleitung Die ermöglichen Ihnen, selbst komplexe Auswertungen quasi auf Knopfdruck zu erstellen und grafisch darzustellen. Sie können z.b. das Angebots-, Auftrags- und Rechnungsvolumen Ihres Unternehmens über einen bestimmten Betrachtungszeitraum gegenüberstellen. Die dafür notwendigen Werte, im Beispiel die der Angebote, Aufträge und Rechnungen, können nach verschiedenen Kriterien schon beim Speichern oder Löschen des betreffenden Beleg berechnet und als Statistikwert gespeichert oder gelöscht werden. Bei der Auswertung dieser Statistikwerte, z.b. über Listen, Reports oder Grafiken, entfällt eine evtl. komplizierte und langwierige Berechnung der Werte, da diese ja schon zuvor ermittelt und berechnet wurden. Sie können also eine Auswertung besonders zeitnah erstellen. Die Definition einer Statistik erfolgt anhand zweier Module: Statistikgruppen In diesem Modul wird der Grundstein einer Statistik gelegt. Sie benennen die Statistik (Statistikgruppe) und geben u.a. an, ab welchem Datum die Statistikwerte berechnet werden. Des Weiteren benennen Sie die zu berechnenden Werte und geben an, ob und über welchen Zeitraum (z.b. monatlich, quartalsweise) Summen gebildet werden. Außerdem können Sie Kategorien definieren, sodass die Statistikwerte nach diesen Kategorien ausgewertet werden können. Statistikberechnungen Um die Statistikwerte und summen erzeugen zu können, müssen Sie in den Statistikberechnungen festlegen, ob und auf welche Art diese berechnet werden. Die Berechnung kann über eine Formel erfolgen oder über eine Methoden. Oder Sie können auch einfach ein Modulfeld auswählen, welches den benötigten Wert enthält. Die Module, in denen die Statistikwerte gespeichert und ausgewertet werden können, sind: Statistikwerte Im Modul Statistikwerte werden die ermittelten Werte gespeichert, die mithilfe von Listen, Reports und Grafiken, die, ggf. nach Kategorien, ausgewertet werden können. Statistiksummen 1

3 Sollten Sie festgelegt haben, dass auch die Summen der Statistikwerte für einen von Ihnen bestimmten Zeitraum und ggf. nach Kategorien ermittelt werden, dann können Sie diese im Modul Statistiksummen auswerten. Die stehen Ihnen im Browser und in den Systemparametern von ConAktiv zur Verfügung. Um mit den Modulen schnell und effizient arbeiten zu können, sollten Sie sich mit den Funktionen vertraut machen, die in den Kapiteln Grundlegende Bedienungshinweise und Browser beschrieben sind. 2

4 Einrichtung der Alle Module von ConAktiv sind weitgehend konfigurierbar. Dazu steht Ihnen eine Reihe von Tools und Konfigurationsmodule zur Verfügung. Welche Möglichkeiten in den n existieren, wird im Folgenden aufgezeigt. Einstellungen Über das Modul Einstellungen können für ein Modul alternative bzw. erweiterte Funktionen aktiviert werden. Für die Statistiken gibt es die folgende Einstellung: Einstellung Statistikgruppen: Berechnungen beim Speichern von Datensätzen durchführen Beschreibung Mit dieser Einstellung aktivieren Sie die. Beim Speichern eines Belegs, der in eine Statistik einfließen soll, wird dann ein Statistikwert erzeugt bzw. aktualisiert. Rechte Mithilfe von Rechten können Sie für die umfassend festlegen, welche Funktionen von welchen Benutzern ausgeführt werden dürfen und welche nicht. So können Sie z.b. einstellen, wem das Modul überhaupt zur Verfügung steht und wer neue Statistiken anlegen oder bestehende ändern darf. Neben den grundlegenden Modulrechten existieren für die keine weiteren Rechte. Um weitere Informationen zu den Rechten zu erhalten, lesen Sie sich bitte das Kapitel Rechte durch. Feldbezeichnungen und -attribute Wie die Felder in den benannt sein sollen, können Sie selbst bestimmen. Sie können mithilfe der Module Übersetzungen und Struktur u.a. die Feldnamen ändern, Felder ein- und ausblenden, zur Eingabe oder Änderung sperren bzw. freigeben. Sie können wichtige Felder als Mussfelder deklarieren sowie als Such- und Indexfelder festlegen. Um weitere Informationen zu den Modulen Übersetzungen und Struktur zu erhalten, lesen Sie sich bitte die entsprechenden Kapitel durch. 3

5 Listendarstellung Mithilfe des List-Editors können Sie aussagekräftige Bildschirmlisten erstellen. Sie können bestimmen, welche Informationen in welcher Form angezeigt werden. Eine Liste für das Modul Statistikwerte könnte z.b. Angebots-, Auftrags-, und Rechnungsumsätzen gegenüberstellen. Neben den Umsätzen könnten das Belegdatum, die Belegnummer sowie Projektdetails interessant sein. Beispiel einer Statistikliste im Browser Des Weiteren können Sie Listen für die Zusatztabellen des Browsers erstellen, die in Abhängigkeit von der aktiven Liste im Hauptbereich abhängt. Ist im Hauptbereich des Browsers eine Liste für die Statistiksummen aktiv, Es ist empfehlenswert, dass Sie für jede Statistik, die Sie nutzen, auch eigene Listenansichten für die Module Statistikwerte und Statistiksummen erstellen, da sich ja die Ergebnisspalten bei den Statistiken unterscheiden werden. Des Weiteren ist die Kopplung eines Filters an diese Listen sinnvoll, damit nur die Statistikwerte und summen angezeigt werden, die tatsächlich zu der Statistik gehören. Um weitere Informationen zum Arbeiten mit dem List-Editor zu erhalten, lesen Sie sich bitte das Kapitel List-Editor durch. Vorabsuchen In ConAktiv ist es möglich, für eine Bildschirmliste Vorabsuchen zu definieren, sodass beim Öffnen der Liste bereits eine bestimmte Datensatzauswahl angezeigt wird. So könnten Sie für die Module Statistikwerte und Statistiksummen Vorabsuchen definieren, die alle Statistikwerte anzeigt, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums liegen oder die zu einer bestimmten Projektgruppe gehören. Eine solche Vorabsuche könnte wie folgt aussehen: 4

6 Eine Vorabsuche können Sie entweder über den List-Editor definieren (wenn Sie eine Bildschirmliste der bearbeiten) oder über den Punkt Suchen & Filter in den Systemparametern (die Suche muss dann noch im Modul Einstellungen dem Benutzer bzw. der Benutzergruppe zugewiesen werden). Um weitere Informationen zur Definition einer Vorabsuche zu erhalten, lesen Sie sich bitte den Abschnitt zur Vorabsuche im Kapitel List-Editor bzw. im Kapitel Suchen & Filter durch. Filter In ConAktiv ist es möglich, für eine Bildschirmliste Filter zu definieren, sodass ein Benutzer nur die Datensätze angezeigt bekommt, die bestimmte Kriterien erfüllen. Haben Sie mehrere Statistiken erstellt, dann haben Sie in der Regel auch für jede Statistik eine eigene Bildschirmliste (Ansicht) erstellt, welche die Werte in den Modulen Statistikwerte und Statistiksummen sinnvoll darstellt. An diese Listen sollten Sie einen Filter koppeln, der nur die Statistikwerte und summen zulässt, die auch zu der Statistik gehören. Ein solcher Filter könnte wie folgt aussehen: 5

7 Einen Filter können Sie entweder über den List-Editor definieren (wenn Sie eine der Statistiklisten bearbeiten) oder über den Punkt Suchen & Filter in den Systemparametern (der Filter muss dann noch im Modul Einstellungen dem Benutzer bzw. der Benutzergruppe zugewiesen werden). Des Weiteren können Sie einen Filter auch auf der Eingabemaske der Statistikberechnungen definieren, um so zu filtern, welche Datensätze bei der Berechnung der Statistikwerte überhaupt berücksichtigt werden. Um weitere Informationen zur Definition eines Filters zu erhalten, lesen Sie sich bitte den Abschnitt zum Filter im Kapitel List-Editor bzw. den Abschnitt Suchen & Filter im Kapitel Systemparameter durch. 6

8 Aufruf der Die können Sie entweder in den Systemparametern oder im Browser von ConAktiv aufrufen. In den Systemparametern finden Sie auf der linken Seite die Module Statistikgruppen, Statistikberechnungen, Statistikwerte und Statistiksummen, die Sie durch Doppelklick öffnen können. Im Browser können Sie diese Module durch einfachen Klick auf einen der Moduleinträge in der Modul- oder Favoritenliste aufrufen. In den Bildschirmlisten der vier Module stehen Ihnen alle Standardfunktionen zur Verfügung, die in den Kapiteln Grundlegende Bedienungshinweise und Browser beschrieben sind. Aufrufmöglichkeiten des Moduls Statistikwerte im Browser. 7

9 Module zur Definition von Statistiken Die Definition einer Statistik erfolgt in den Modulen Statistikgruppen und Statistikberechnungen. Im Folgenden wird im Detail beschrieben, welche Felder und Funktionen Ihnen dazu zur Verfügung stehen. Statistikgruppen In der Statistikgruppe geben Sie u.a. an, ab welchem Datum die Statistikwerte berechnet werden und wie die zu berechnenden Werte bezeichnet werden, ob und über welchen Zeitraum (z.b. monatlich, quartalsweise) Summen oder Durchschnitte gebildet werden. Des Weiteren können Sie Kategorien definieren nach denen die Statistikwerte zusätzlich ausgewertet werden können. Gruppenname In das Feld Gruppenname geben Sie den Namen der Statistikgruppe ein. Beschreibung Möchten Sie die Statistik ausführlich beschreiben, dann können Sie dies in diesem Feld tun. 8

10 Berechnung ab Ab welchem Datum die für die Statistik relevanten Belege berücksichtigt werden sollen, geben Sie in das Feld Berechnung ab ein. Welches Datumsfeld des Belegs hierfür verwendet wird, legen Sie mithilfe des PopUp-Menüs Datumfeld im Modul Statistikberechnungen fest. Wertename 1-10 Wie die Spalten benannt sind, in denen die Statistikwerte berechnet werden, legen Sie in diesen zehn Feldern fest. Summe bilden Sofern für die ermittelten Statistikwerte automatisch die entsprechenden Summen gebildet werden sollen, aktivieren Sie dieses Ankreuzfeld. Für welche Periode die Summen errechnet werden, bestimmen Sie mit dem PopUp-Menü Zeitraumtyp. Durchschnitt bilden Möchten Sie für die ermittelten Statistikwerte jeweils den Durchschnitt automatisch berechnen lassen, dann aktivieren Sie dieses Ankreuzfeld. Für welche Periode die Durchschnitte errechnet werden, bestimmen Sie mit dem PopUp-Menü Zeitraumtyp. Zeitraumtyp Mithilfe des PopUp-Menüs Zeitraumtyp legen Sie die Periode fest, für welche die Summen und Durchschnitte zu den Statistikwerten errechnet werden sollen. Welche Werte in welchen Zeitraum fallen, hängt vom Datum eines jeweiligen Statistikwerts ab. Als Zeitraumtyp können Sie Tag, Kalenderwoche, Monat, Jahr, Geschäftsjahr oder Quartal auswählen. Summe nach Projekt Aktivieren Sie dieses Ankreuzfeld, dann werden die einzelnen Summen und Durchschnitte automatisch pro Projekt gebildet. Dabei wird auch die unter Zeitraumtyp eingestellte Periode berücksichtigt. Kategoriename 1-10 / Summe nach Kategorie 1-10 Die Statistikwerte und auch die Statistiksummen können kategorisiert werden. Hierfür stehen Ihnen zehn Felder zur Verfügung. So können die Statistikwerte und summen z.b. nach Kunden ausgewertet werden, wenn die Kundenstammnummer als Kategorie in den Statistikberechnungen gewählt wird. Wie Sie die Kategorien benennen, legen Sie in den Feldern Kategorienamen 1-10 fest. Soll je Kategorie auch eine Summe gebildet werden, aktivieren Sie das zur Kategorie gehörende Ankreuzfeld Summe nach Kategorie. 9

11 Statistikberechnungen Um die Statistikwerte und summen erzeugen zu können, müssen Sie definieren, auf welche Art sich die Statistikwerte berechnen. Diese Definition nehmen Sie in den Statistikberechnungen vor. Auf der Registerkarte Allgemein geben Sie die wichtigsten Informationen zu einer Statistikberechnung ein. Möchten Sie die Berechnungen weiter kategorisieren, dann können Sie dies auf der Registerkarte Kategorien tun. Statistikgruppe Über das Feld Statistikgruppe ordnen Sie eine Statistikberechnung der Statistik, respektive der Statistikgruppe, zu. In diesem Feld können Sie mit den Standard-Suchfunktionen von ConAktiv nach der gewünschten Statistikgruppe suchen. Berechnungsname In dem Feld Berechnungsname geben Sie der Berechnung einen Namen, damit Sie sofort erkennen können, was für ein Wert hier berechnet wird. Tabelle Mithilfe des PopUp-Menüs Tabelle wählen Sie das Modul aus, in welchem die Statistikberechnung erfolgt. Möchten Sie z.b. Statistikwerte für Stundenzetteleinträge ermitteln, dann wählen Sie in dem PopUp-Menü die Tabelle Stundenliste aus. 10

12 Aktion Bei welcher Aktion die Berechnung eines Statistikwertes bzw. einer Statistiksumme erfolgen soll, können Sie über das PopUp-Menü Aktion einstellen. Wählen Sie die Option Beim Speichern Wert aktualisieren, dann wird beim Speichern eines Belegs, z.b. einer Rechnung, geprüft, ob es zu diesem Beleg bereits einen Wert gibt. Ist dies der Fall, dann wird der bestehende Wert aktualisiert. Existiert zu dem Beleg noch kein Wert, dann wird ein neuer Wert erzeugt. Weiterhin wird, sofern es zu den Werten der Statistikberechnung noch keine Summe gibt, eine Summe erzeugt, falls schon eine Summe existiert, wird diese um den neuen Wert aktualisiert. Bei der Option Beim Speichern immer neuen Wert anlegen wird beim Speichern eines Datensatzes immer ein neuer Wert angelegt. Ggf. wird eine neue Summe erzeugt oder der Wert wird einer bereits vorhandenen Summe hinzugefügt. Negatives Vorzeichen Grundsätzlich sind alle Belegwerte in ConAktiv positiv, so z.b. die von Rechnungen aber auch die von stornierten Rechnungen und Gutschriften. Bei einer Umsatzstatistik, bei denen sowohl Rechnungen als auch Gutschriften berücksichtigt werden sollen, ist es daher notwendig, die Werte der Gutschriften zu negieren, sodass diese vom Rechnungsumsatz abgezogen werden. Um festzulegen, dass die Werte aller fünf Wertespalten in der Statistikberechnung mit negativem Vorzeichen gespeichert werden (also mit -1 multipliziert werden) aktivieren Sie das Ankreuzfeld Negatives Vorzeichen. Filter Sollen die Statistikwerte nur für Belege ermittelt und gespeichert werden, die bestimmte Kriterien erfüllen, dann legen Sie einen Filter an. Der Filter regelt, welche Belege bei der Berechnung der Statistikwerte berücksichtigt werden und welche nicht. So können Sie über einen Filter z.b. bei einer Umsatzstatistik festlegen, dass nur für solche Rechnungen Statistikwerte erzeugt werden, die zu Projekten mit einem bestimmten Projektstatus gehören. Ein Filter könnte wie folgt aussehen: 11

13 Datumfeld / Berechnungsmethode / Formel Alle Statistikwerte und summen werden mit einem Datum gespeichert, um so diese Werte über einen Betrachtungszeitraum darstellen zu können. Welches Datum bei der Speicherung eines Datensatzes benutzt wird, können Sie über ein Datumsfeld aus den Feldern der im PopUp-Menü Tabelle eingestellten Tabelle wählen (im PopUp-Menü Feld ). Oder Sie können eine individuelle Programmierung (Methode) aufrufen, die das Datum ermittelt. Eine Methode ist dann notwendig, wenn das Datum nicht direkt aus einem Tabellenfeld übernommen und nicht über eine Formel ermittelt werden kann. Eine Methode kann im Methodenmodul der Systemparameter erstellt oder importiert werden. Den Namen dieser Methode geben Sie in das Feld Berechnungsmethode ein. Des Weiteren können Sie das Datum durch eine einzeilige Formel berechnen. Die Formel können Sie direkt im Feld Formel eingeben oder im ConAktiv Formel-Editor erstellen. Den Formel-Editor von ConAktiv können Sie öffnen, indem Sie mit der rechten Maustaste in das Feld Formel klicken. Aus dem sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie dann den Menüpunkt Formel- Editor öffnen auf. Um weitere Informationen zum Arbeiten mit dem 12

14 Formel-Editor zu erhalten, lesen Sie sich bitte das Kapitel Formel- Editor durch. Wertspalte / Feld / Berechnungsmethode / Formel Mit einer Statistikberechnung können Sie bis zu fünf Werte gleichzeitig beim Speichern eines Datensatzes berechnen lassen. So können Sie z.b. für eine Wertespalte Umsatz die Verkaufssummen aller relevanten Rechnungspositionen berechnen lassen, in einer Wertespalte Rohertrag die Roherträge. Zu welcher Wertspalte die Statistikberechnung konkret gehört, legen Sie mit dem PopUp-Menü Wertspalte fest. Die Wertspalten werden in der Statistikgruppe definiert (siehe Wertename 1-10) und Sie können diese jeweils über das PopUp-Menü auswählen. Kommt der Wert, der in die Statistikwerte und summen einfließen soll, aus einem Feld der im PopUp-Menü Tabelle ausgewählten Tabelle, dann können Sie dieses über das PopUp-Menü Feld direkt auswählen. Oder Sie können eine individuelle Programmierung (Methode) aufrufen, die den Wert ermittelt. Eine Methode ist dann notwendig, wenn der Wert nicht direkt aus einem Tabellenfeld übernommen und nicht über eine Formel ermittelt werden kann. Eine Methode kann im Methodenmodul der Systemparameter erstellt oder importiert werden. Den Namen dieser Methode geben Sie in das Feld Berechnungsmethode ein. Des Weiteren können Sie den Wert durch eine einzeilige Formel berechnen. Die Formel können Sie direkt im Feld Formel eingeben oder im Formel-Editor erstellen. Den Formel-Editor von ConAktiv können Sie öffnen, indem Sie mit der rechten Maustaste in das Feld Formel klicken. Aus dem sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie dann den Menüpunkt Formel- Editor öffnen auf. Um weitere Informationen zum Arbeiten mit dem Formel-Editor zu erhalten, lesen Sie sich bitte das Kapitel Formel- Editor durch. 13

15 Kategorie 1-10 / Berechnungsmethode / Formel Die Statistikwerte und damit auch die Statistiksummen können zusätzlich kategorisiert werden. Möchten Sie beispielsweise in einer Umsatzstatistik auswerten, welche Projektleiter mit ihren Projekten welchen Umsatz erzielt haben, dann können Sie dies über eine Kategorie erledigen. Sie legen also fest, dass beim Speichern, z.b. einer Rechnung, der Statistikwert mit der Kategorie versehen wird. Die Kategorien werden bereits in der Statistikgruppe benannt. Dort wird auch festgelegt, ob für die jeweiligen Kategorien eine Summe berechnet wird, siehe Kategoriename 1-10 / Summe nach Kategorie Wie eine Kategorie ermittelt wird, legen Sie auf der Registerkarte Kategorien fest. Ist die Kategorie, der die Statistikwerte und summen zugordnet werden sollen, in einem Feld der im PopUp-Menü Tabelle ausgewählten Tabelle gespeichert, dann können Sie dieses über das PopUp-Menü Feld direkt auswählen. Oder Sie können eine individuelle Programmierung (Methode) aufrufen, welche die Kategorie ermittelt. Eine Methode ist dann notwendig, wenn die Kategorie nicht direkt aus einem Tabellenfeld übernommen und nicht über eine Formel ermittelt werden kann. Eine Methode kann im Methodenmodul der Systemparameter erstellt oder importiert werden. Den Namen dieser Methode geben Sie in das Feld Berechnungsmethode ein. Des Weiteren können Sie eine Kategorie durch eine einzeilige Formel errechnen. Die Formel können Sie direkt im Feld Formel eingeben oder im Formel-Editor erstellen. Den Formel-Editor von ConAktiv können Sie öffnen, indem Sie mit der rechten Maustaste in das Feld Formel klicken. Aus dem sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie dann den Menüpunkt Formel- Editor öffnen auf. Um weitere Informationen zum Arbeiten mit dem Formel-Editor zu erhalten, lesen Sie sich bitte das Kapitel Formel- Editor durch. 14

16 Wertemodule für Statistiken Statistikwerte Im Modul Statistikwerte werden die gewählten bzw. errechneten Werte gespeichert, die mithilfe von Listen, Reports und Grafiken ausgewertet werden können. In der Liste der Statistikwerte können Sie über das Kontextmenü den Datensatz öffnen, der einen Statistikwert erzeugt hat. Wurde ein Statistikwert z.b. beim Speichern einer Rechnung erzeugt, dann können Sie genau diese Rechnung öffnen. 15

17 Tabelle Im Feld Tabelle wird der Name der Tabelle angezeigt, aus welcher der Statistikwert seinen Ursprung hat. Statistikgruppe Zu welcher Statistikgruppe ein Wert gehört, steht in diesem Feld. Statistikberechnung Durch welche Statistikberechnung ein Statistikwert berechnet wurde, können Sie in diesem Feld ersehen. Datum In dem Feld Datum wird das Tagesdatum des Belegs gespeichert, für den der Statistikwert erzeugt wurde. Welches Datum das ist, legen Sie in der dazugehörigen Statistikberechnung fest, siehe Datumfeld / Berechnungsmethode / Formel. Wert 1-10 In die Felder Wert 1-10 werden, gemäß der Statistikberechnung, die ermittelten Werte geschrieben. 16

18 Kategorie 1-10 In diese Felder werden, sofern in einer Statistikberechnung angegeben, die Kategorien gespeichert. Statistiksummen Sollten Sie festgelegt haben, dass auch die Summen der Statistikwerte für einen von Ihnen bestimmten Zeitraum ermittelt werden, dann können Sie diese im Modul Statistiksummen auswerten. Statistikgruppe Zu welcher Statistikgruppe eine Summe bzw. ein Durchschnitt gehört, steht im Feld Statistikgruppe. Statistikberechnung Durch welche Statistikberechnung eine Statistiksumme oder Durchschnitt berechnet wurde, können Sie in diesem Feld ersehen. Zeitraumtyp Im Feld Zeitraumtyp steht eine Nummer, die den Zeitraum zeigt, über den die Summe gebildet wurde. Hierbei steht 1 für Tag 2 für Kalenderwoche 3 für Monat 17

19 4 für Jahr 5 für Geschäftsjahr 6 für Quartal Für welches Zeitintervall eine Summe gebildet werden soll, legen Sie in der Statistikgruppe unter Zeitraumtyp fest. Zeitraum von / Zeitraum bis Mit diesen zwei Feldern wird der Zeitraum gezeigt, über den eine Summe errechnet wurde. Gibt es z.b. Statistikwerte in den Monaten Januar und Februar 2014, und ist der Zeitraumtyp Quartal eingestellt, dann ist der Zeitraum bis Tag In diesem Feld wird festgehalten, für welchen Tag eine Summe errechnet wurde. Dieser Wert wird gefüllt, wenn der Zeitraumtyp 1 (=Tag) ist. Kalenderwoche Für welche Kalenderwoche eine Summe erstellt wurde, z.b. KW 20, sehen Sie in diesem Feld. Dieser Wert wird gefüllt, wenn der Zeitraumtyp 2 (=Kalenderwoche) ist. Monat Wurde eine Summe für einen Monat erstellt, dann steht der Monat, z.b. 5 für Mai, in diesem Feld. Dieser Wert wird gefüllt, wenn der Zeitraumtyp 3 (=Kalenderwoche) ist. Jahr War der Zeitraumtyp 4 eingestellt und wurde somit die Summe für ein Jahr errechnet, dann steht in dem Feld das Jahr, z.b Werteanzahl Wie viele Werte bei der Berechnung der Summe berücksichtigt wurden, sehen Sie im Feld Werteanzahl. Summenwert 1-10 / Durchschnittswert 1-10 In diesen Spalten werden die Summen bzw. Durchschnitte einer Statistikgruppe auf Basis der dazugehörigen Statistikwerte gespeichert. Kategorie 1-10 Wurden bei der Definition der Statistikgruppe auch Kategorien angegeben und wurde festgelegt, dass für diese Kategorien Summen gebildet werden sollen (siehe Kategoriename 1-10 / Summe nach Kategorie 1-10), dann wird in die entsprechenden Kategoriefelder die Kategorie gespeichert. 18

20 Berechnung der Statistikwerte und summen Die Statistikwerte und summen werden beim Speichern eines Datensatzes, z.b. einer Rechnung oder Eingangsrechnung, sofort erzeugt, wenn die allgemeine Einstellung Berechnungen beim Speichern von Datensätzen ausführen für Statistikgruppen aktiviert ist. Die Spezialfunktion Werte neu berechnen, die Sie unter dem Modul Statistikgruppen finden, berechnet alle Werte und Summen zu den in der Bildschirmliste markierten Statistikgruppen neu. Dabei werden alle zu den betroffenen Statistikgruppen gehörenden Statistikwerte zuvor gelöscht. Diese Funktion wird auf dem ConAktiv Server ausgeführt. Beim Start der Funktion können Sie über einen Dialog entscheiden, ob Sie auf die Beendigung der Funktion warten möchten oder nicht. Warten Sie, dann wird der Verlauf der Berechnung anhand eines Fortschrittbalkens angezeigt. Solange die Berechnung läuft, ist Ihr ConAktiv Client für weitere Arbeiten gesperrt. Nach Abschluss der Berechnungen werden Sie durch eine entsprechende Meldung informiert. Entscheiden Sie sich in dem Dialog, dass Sie nicht warten möchten, wird der Berechnungsprozess ausgeführt, ohne dass Sie den Fortschritt sehen. Sie können zwischenzeitlich mit Ihrem ConAktiv Client weiterarbeiten. Nach Beendigung der Berechnung, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Das Ausführen der Funktion Werte neu berechnen ist insbesondere dann empfehlenswert, wenn Sie eine neue Statistikgruppe mit den dazugehörigen Statistikberechnungen angelegt haben, um so nicht nur die Statistikwerte neuer Belege zu berechnen sondern auch die der bereits vorhandenen. Haben Sie z.b. im April eines Jahres eine neue Umsatzstatistik für das laufende Jahr angelegt, die Quartalsweise die Statistikwerte von Rechnungen bei deren 19

21 Speicherung ermittelt, werden zunächst nur die neu gespeicherten Rechnungen bei der Statistik berücksichtigt. Alle Rechnungen, die zuvor gespeichert wurden bleiben unberücksichtigt, es sei denn, Sie führen die Funktion Werte neu berechnen aus. Ändern Sie eine Statistikberechnung einer Statistik, dann können Sie wählen, ob Sie die Statistikwerte, die auf der geänderten Berechnung basieren, aktualisiert werden sollen. 20

22 Darstellung der Statistikwerte und -summen Die ermittelten Statistikwerte und summen, können Sie in ConAktiv mithilfe von Bildschirmlisten, Browserlisten und Diagrammen sowie Reports auswerten. Oder Sie können die Werte, z.b. durch Copy&Paste, zur weiteren Bearbeitung und Darstellung nach MS Excel übernehmen. Im Folgenden sehen Sie zwei Auswertungen, eine im Browser und eine weitere als Report. Browserliste mit Diagramm Report 21

23 Arbeiten mit den n Das Arbeiten mit den n soll im Folgenden an einem einfachen, repräsentativen Beispiel aufgezeigt werden. Sie möchten eine Statistik erstellen, welche die Umsätze Ihrer Projektkunden und die damit verbunden Fremdkosten und Eigenleistungen monatsweise gegenüberstellt. Die Werte der Umsätze stammen aus den Rechnungs- und Gutschriftspositionen, die Fremdkosten aus den Eingangsrechnungspositionen, die Eigenleistungen aus den Stundenzetteleinträgen. Die Statistik soll die Werte ab dem des laufenden Jahres berücksichtigen. Definition der Statistikgruppe Im ersten Schritt legen Sie oberste Ebene der Statistik fest: Die Statistikgruppe. Öffnen Sie im ConAktiv Browser bzw. in den Systemparametern das Modul Statistikgruppen. Legen Sie dort einen neuen Datensatz an. 22

24 In der Eingabemaske der Statistikgruppe geben Sie in das Feld Gruppe Name den Namen der Statistik ein, in dem Beispiel Kundenstatistik Umsatz/Fremdkosten/Eigenleistungen. Daneben in dem Feld Berechnung ab legen Sie das Datum fest, ab wann die Daten für die Statistik gesammelt werden und als Statistikwerte und -summen gespeichert werden sollen, z.b. ab dem In den Feldern Wertename 1, Wertename 2 und Wertename 3 geben Sie die Bezeichnungen der drei Spalten ein, die mit der Statistik ermittelt werden, also Umsatz, Fremdkosten und Eigenleistungen. Des Weiteren geben Sie an, dass eine monatliche Summe berechnet wird. Aktivieren Sie hierzu das Ankreuzfeld Summe bilden und wählen aus dem PopUp-Menü Zeitraumtyp den Eintrag Monat aus. Die Umsätze, Fremdkosten und Eigenleistungen sollen zusätzlich nach Kunden auswertbar sein, dementsprechend muss zu einem Statistikwert noch eine Kategorie hinzugefügt werden. Geben Sie hierzu in das Feld Kategoriename 1 die Bezeichnung Kunde ein. Für jeden Kunden soll auch eine Summe gebildet werden. Aktivieren Sie dafür das Ankreuzfeld Summe nach Kategorie 1. Die Statistikgruppe sollte nun wie folgt aussehen: 23

25 Definition der Statistikberechnungen Im nächsten Schritt definieren Sie, wie die Umsatzwerte, Fremdkosten und Eigenleistungen berechnet werden. Dazu legen Sie vier Berechnungsdatensätze an. Öffnen Sie im ConAktiv Browser oder in den Systemparametern das Modul Statistikberechnungen und erzeugen Sie einen neuen Datensatz. Berechnung der Rechnungsumsätze Als erstes definieren Sie die Berechnung für die Rechnungsumsätze. Ordnen Sie zuerst die neue Statistikberechnung der Statistikgruppe zu. Dies erledigen Sie über das Suchfeld Statistikgruppe. Geben Sie hier z.b. den Begriff Kundenstatistik gefolgt von ein und verlassen Sie das Feld. Es werden alle Statistiken gefunden, die mit der Bezeichnung Kundenstatistik beginnen, also auch die Statistik Kundenstatistik Umsatz/Fremdkosten/Eigenleistungen. Im Feld Berechnungsname geben Sie der Statistikberechnung einen Namen, im Beispiel Rechnungsumsatz ohne Stornos. 24

26 Die Umsatzwerte stammen aus den Zeilensummen der Rechnungspositionen. Wählen Sie dementsprechend über das PopUp-Menü Tabelle die Tabelle Rechnungspositionen aus. Der Statistikwert soll beim Speichern einer Rechnung erzeugt werden Wählen Sie aus dem PopUp-Menü Aktion die Option Beim Speichern Wert aktualisieren aus. Da Rechnungspositionen aus stornierten Rechnungen nicht in die Umsätze einfließen sollen, legen Sie einen Filter an, der solche Positionen herausfiltert. Klicken Sie auf den Knopf Filter. Es öffnet sich der ConAktiv Such-Editor. Stellen Sie dort ein, dass stornierte Rechnungen gefiltert werden. Speichern und schließen Sie den Filter. Welches Datum in einer Rechnungen bestimmt, ob diese zum einen überhaupt in der Statistik berücksichtigt wird, zum anderen in welchem Monat, legen Sie in dem Feld Datumfeld fest. Im Beispiel ist das Rechnungsdatum ausschlaggebend. Da diese Feld nicht in der Tabelle Rechnungspositionen sondern in Rechnungen zu finden ist, geben Sie den Feldnamen in das Formelfeld ein. Oder öffnen Sie über das Kontextmenü den Formel-Editor, suchen dort das Feld heraus und fügen Sie es ein. 25

27 Als Nächstes legen Sie fest, welcher Wert der Rechnungspositionen als Statistikwert gespeichert wird und zu welcher Wertespalte dieser gehört. Der Feldwert fließt in die Spalte Umsatz einfließen, wählen Sie daher aus dem PopUp-Menü Wertespalte den Eintrag Umsatz aus. Bei dem Wertefeld handelt es sich um die Zeilensumme einer Rechnungsposition. Wählen Sie aus dem PopUp-Menü das Feld Summe (System-Währung) aus. Die allgemeinen Angaben und Einstellung für die Statistikberechnung sollte nun wie folgt aussehen: 26

28 Die Statistikwerte und summen der Rechnungsumsätze sollen zusätzlich auch nach Kunden, respektive nach den Kundenstammnummern, kategorisiert werden. Wechseln Sie hierzu auf die Registerkarte Kategorien. Die Stammnummer entnehmen Sie dem Projekt, dem eine Rechnungsposition zugeordnet ist. Dies ist das Feld [PRojekte]Kunde_StammNr, welche Sie entweder direkt in das Feld Formel der Kategoriezeile Kunde eingeben oder mithilfe des Formel- Editors. Damit ist die Definition der Statistikberechnung für die Rechnungsumsätze abgeschlossen. Speichern und schließen Sie den Berechnungsdatensatz. Berechnung der Gutschriftsumsätze Damit in den Umsätzen evtl. erfasste Gutschriften abgezogen werden, definieren Sie als Nächstes eine entsprechende Statistikberechnung. Verfahren Sie dabei genauso wie bei der Anlage der Statistikberechnung für Rechnungsumsätze, siehe Berechnung der Rechnungsumsätze. Ordnen Sie die Berechnung der Statistikgruppe Kundenstatistik Umsatz/Fremdkosten/Eigenleistungen zu und geben Sie der Statistikberechnung den Namen Gutschriften ohne Stornos. 27

29 Wählen Sie die Tabelle Gutschriftspositionen aus und legen Sie als Aktion Beim Speichern Wert aktualisieren aus. Aktivieren Sie, anders als bei der Statistikberechnung der Rechnungsumsätze, das Ankreuzfeld Negatives Vorzeichen, sodass die Gutschriftswerte als negative Statistikwerte gespeichert und somit den Umsatz vermindern. Legen Sie einen Filter an, der die stornierten Gutschriften herausfiltert, als Datumsfeld verwenden Sie das Feld [Gutschriften]Druckdatum. Der Wert, der aus den Gutschriftspositionen als Statistikwert gespeichert wird, stammt aus dem Feld Summe (System-Währung) und wird auch der Wertespalte Umsatz zugeordnet. Die Kategorisierung der Statistikwerte der Gutschriftspositionen ist identisch mit der der Rechnungsumsätze. Nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen auf der Registerkarte Kategorien vor. 28 Damit haben Sie die Definition der Statistikberechnung für die Gutschriftswerte erledigt. Speichern und schließen Sie den Berechnungsdatensatz. Berechnung der Fremdkosten Diese Statistikberechnung berechnet die Statistikwerte der Fremdkosten, respektive der Eingangsrechnungen. Verfahren Sie auch hier wie bei der

30 Anlage der Statistikberechnung für Rechnungsumsätze, siehe Berechnung der Rechnungsumsätze. Ordnen Sie die Berechnung der Statistikgruppe Kundenstatistik Umsatz/Fremdkosten/Eigenleistungen zu und geben Sie der Statistikberechnung den Namen Fremdkosten ohne Stornos. Wählen Sie die Tabelle Eingangsrechnungspositionen aus und legen Sie als Aktion Beim Speichern Wert aktualisieren aus. Legen Sie einen Filter an, der die stornierten Eingangsrechnungen herausfiltert, als Datumsfeld verwenden Sie das Feld [Eingangsrechnungen]Druckdatum. Der Wert, der aus den Eingangsrechnungspositionen als Statistikwert gespeichert wird, stammt aus dem Feld EK Summe (System-Währung) und wird der Wertespalte Fremdkosten zugeordnet. Die Kategorisierung der Statistikwerte der Eingangsrechnungspositionen ist identisch mit der der Rechnungsumsätze und Gutschriften. Nehmen Sie die benötigten Einstellungen auf der Registerkarte Kategorien vor. Damit haben Sie die Definition der Statistikberechnung für die Fremdkosten erledigt. Speichern und schließen Sie den Berechnungsdatensatz. 29

31 Berechnung der Eigenleistungen Die letzte Statistikberechnung berechnet die Statistikwerte der Eigenleistungen, d.h., die Mitarbeiterkosten der Stundenzetteleinträge. Verfahren Sie auch hier wie bei der Anlage der Statistikberechnung für Rechnungsumsätze, siehe Berechnung der Rechnungsumsätze. Ordnen Sie die Berechnung der Statistikgruppe Kundenstatistik Umsatz/Fremdkosten/Eigenleistungen zu und geben Sie der Statistikberechnung den Namen Eigenleistungen. Wählen Sie die Tabelle Stundenliste aus und legen Sie als Aktion Beim Speichern Wert aktualisieren aus. Als Datumsfeld verwenden Sie das Feld [Kalender]Datum_von. Der Wert, der aus den Eingangsrechnungspositionen als Statistikwert gespeichert wird, stammt aus dem Feld Mitarbeiterkosten_SysCurrency und wird der Wertespalte Eigenleistungen zugeordnet. Die Kategorisierung der Statistikwerte der Stundenliste ist identisch mit der der Rechnungsumsätze, Gutschriften und Fremdkosten. Nehmen Sie die benötigten Einstellungen auf der Registerkarte Kategorien vor. 30

32 Damit haben Sie die Definition der Statistikberechnung für die Eigenleistungen erledigt. Speichern und schließen Sie den Berechnungsdatensatz. Berechnung der Statistikwerte Im nächsten Schritt erzeugen Sie die Statistikwerte und -summen für die bereits vorhandenen Belege, die am oder nach dem des laufenden Jahres angelegt wurden. Öffnen Sie das Modul Statistikgruppen im Browser oder in den Systemparametern, suchen Sie die Statistikgruppe Kundenstatistik Umsatz/Fremdkosten/Eigenleistungen heraus, markieren Sie diese und führen Sie die Funktion Werte neu berechnen aus. Die Berechnungen der Statistikwerte für Rechnungen, Gutschriften, Eingangsrechungen und Stundeneinträge ab dem des laufenden Jahres werden durchgeführt. Die Statistikwerte und -summen der neuen Rechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen und Stundeneinträge werden beim Speichern der entsprechenden Belege (Rechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen, Stundenzettel) erzeugt bzw. aktualisiert. 31

33 Auswertung und grafische Darstellung der Statistikwerte Da nun alle Statistikwerte und summen erzeugt sind, können Sie diese jederzeit auswerten. Im Beispiel sollen zunächst die monatlichen Umsätze, Kosten und Eigenleistungen aller Kunden in einem Balkendiagramm für den Zeitraum des laufenden Jahres angezeigt werden und danach für einen bestimmten Kunden. Öffnen Sie im Browser oder in den Systemparametern das Modul Statistiksummen und suchen Sie, mithilfe des Such-Editors, nach allen Summen, die zur Statistikgruppe Kundenstatistik Umsatz/Fremdkosten/Eigenleistung gehören und innerhalb des Zeitraums vom bis liegen. Das Resultat zeigt eine Liste, in welcher, kummuliert nach Monat und Kunden, die Umsätze, Fremdkosten und Eigenleistungen angezeigt werden. In der Fußzeile der Liste sehen Sie die jeweiligen Gesamtsummen über den Betrachtungszeitraum. 32

34 Die in der Liste angezeigten Statistiksummen sollen auch als Balkendiagramm angezeigt werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Liste und wählen Sie den Menüpunkt Diagramm anzeigen. 33

35 Unter der Liste wird das Balkendiagramm angezeigt, die Umsätze, Fremdkosten und Eigenleistungen sind monatlich gegenübergestellt. Die statistischen Umsatz-/Fremdleistungs-/Eigenleistungswerte über alle Kunden und das dazugehörige Diagramm Nun soll die Umsatzstatistik konkret für einen Kunden angezeigt werden. Suchen Sie in der aktuell angezeigten Liste der Statistikwerte nach dem gewünschten Kunden, hier der Kunden mit der Stammnummer

36 Es werden alle Werte der Statistikgruppe Kundenstatistik Umsatz/Fremdkosten/Eigenleistungen für den angegebenen Kunden gefunden. Die Diagrammansicht wird analog dazu angepasst. Die statistischen Umsatz-/Fremdleistungs-/Eigenleistungswerte über einen Kunden und das dazugehörige Diagramm Mithilfe der Optionen, die Sie im Diagramm über das Kontextmenü einstellen können, ist es u.a. auch möglich, einen anderen Betrachtungsintervall oder nur einen Wert, z.b. den Umsatz, anzuzeigen. Umsatz-/Fremdkosten-/Eigenleistungswerte über ein Quartal 35