Protokoll für den Workshop bei der HUNTER International GmbH

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1 Protokoll für den Workshop bei der HUNTER International GmbH Thema Aufnahmeworkshop Betreuungsübernahme Ort Bielefeld, HUNTER International GmbH Datum Ersteller Stefan Rückmann Version 2.0

2 1. VORWORT TEILNEHMERLISTE CHIPSIZE GMBH TEILNEHMERLISTE HUNTER INTERNATIONAL GMBH AGENDA MANDANTENSTRUKTUR BEGRÜßUNG UND KICKOFF INTERNATIONALER VERTRIEB NATIONALER VERTRIEB MANUFAKTUR EINKAUF RECHNUNGSWESEN UND CONTROLLING VERABSCHIEDUNG UND OFFENE FRAGEN WEITERE TÄTIGKEITEN... 17

3 1. Vorwort Die HUNTER International GmbH (nachfolgend HUNTER) hat die Firma CHIPSIZE GmbH (nachfolgend CHIPSIZE) beauftragt eine Ist-Aufnahme im Zusammenhang mit der Sage Officeline 6.2 durchzuführen. Ziel des Workshops ist es, eine Machbarkeitsanalyse für ein Upgrade auf Sage abzuschätzen sowie eine Betreuungsübernahme der Sage Software durch CHIPSIZE sicherzustellen. Dieses Protokoll stellt die Basis für das weitere Vorgehen dar. Bitte prüfen Sie deshalb genau, ob die aufgeführten Punkte und Themen von uns richtig verstanden und niedergeschrieben worden sind. Bitte korrigieren Sie bzw. ergänzen Sie dieses Protokoll um die vor Ort besprochenen Themen und bestätigen Sie und dies bis zum Teilnehmerliste CHIPSIZE GmbH Teilnehmer Funktion Senior Consultant, Prozessberater Sascha Bülow Senior Consultant, Prozessberater, Entwicklungsleiter Stefan Rückmann Kaufmännischer Berater 3. Teilnehmerliste HUNTER International GmbH Teilnehmer Funktion Uta Meyer IT-Team, Expertin Stammdaten + ERP Prozesse uta-kareen.meyer@hunter.de Thorsten Pauls IT-Team, Experte Schnittstellen + ERP Prozesse thorsten.pauls@hunter.de Michael Hünerlage Bereichsübergreifende Operative Leitung Produktion, Einkauf, michael.huenerlage@hunter.de Produktmanagement, IT Dorian Wiegand Key Account Manager Hunter International (Auftragsabwicklung Hunter dorian.wiegand@hunter.de International GmbH) Andrea Riepelmeier Disponentin (Prozesse Einkauf) andrea.riepelmeier@hunter.de Sabine Harvey Auftragsabwicklung Dog Sport GmbH sabine.harvey@dogsportgmbh.de Nina Pambor Leitung Finanzbuchhaltung nina.pambor@hunter.de Martin Fenkl Strategische Unternehmensentwicklung, Leitung Projekt Update Sage 100 martin.fenkl@hunter.de Mike Langendorf IT-Leitung Mike.langendorf@hunder.de

4 4. Agenda Uhrzeit Thema Zuständig 9:00 10:30 11:00 Begrüßung + Kickoff eventuell minimale Begehung des Unternehmens Prozessaufnahme Auftragsbearbeitung Mandant 10 (Hunter International GmbH) Prozessaufnahme Auftragsbearbeitung Mandant 2 (Dog Sport GmbH) 11:30 Prozessaufnahme Manufaktur 12:30 Pause Alle permanenten Teilnehmer Dorian Wiegand / Key Account Manager Sabine Harvey / Key Account Manager Michael Hünerlage / Bereichsübergreifende Leitung Manufaktur, Einkauf, PM, IT + Vanessa Klassen / Key Userin Produktions-Mandant 13:30 Prozessaufnahme Einkauf Andrea Riepelmeier / Verantwortliche für die Disposition der Handelsware 14:30 Prozessaufnahme Buchhaltung und Controlling, Data Nina Pambor / Leitung Warehouse, BI und Enterprise Content Management Finanzbuchhaltung 16:30 Verabschiedung und Fazit Alle Teilnehmer Dies war die geplante Agenda, diese wurde auch gut eingehalten. Mit der Ausnahme, dass die Prozesse aus der Manufaktur etwas länger aufgenommen wurden und dafür die Pause verkürzt wurde. Die Begehung des Unternehmens musste aufgrund der Hygienemaßnahmen ausgesetzt werden. 5. Mandantenstruktur Die Folgende Mandantenstruktur wurde der CHIPSIZE GmbH im Voraus zur Verfügung gestellt. Mandant 1: - Hunter Hunde und Reitsportartikel GmbH o Produzierende Gesellschaft für unsere Lederwaren, die wir in Bielefeld vor Ort selbst produzieren. o Veräußert Ware fast ausschließlich an die Hunter International GmbH (Mandant 10) und vereinzelt an kleinere Abnehmer aus der Region, die die Ware zum Teil selbst abholen. o Einkauf Rohwaren

5 Mandant 10: o Lagerführung Rohware + Lagerführung Verkaufsartikel Eigenproduktion - Hunter International GmbH o Internationale Vertriebsgesellschaft o Kauft Ware von Hunter Hunde und Reitsportartikel GmbH und Handelsware von verschiedenen Produzenten o Veräußert an Internationale Kunden außerhalb Deutschlands (meistens Distributoren) o E-Commerce Kunden innerhalb Deutschlands (Beispielsweise Amazon, Zooplus) o Lagerführung Handelsware o Veräußert an unsere eigenen Mandanten Nationale Vertriebsgesellschaft (Mandant 2 Dog Sport GmbH) Stationärer Shop vor Ort (Mandant 5 Hunter Shop GmbH) E-Commerce Partner (Mandant 20 House of Pet Design GmbH) Mandant 2: - Dog Sport GmbH: o Nationale Vertriebsgesellschaft. Veräußert an Fachhändler und zentralen in der DACH Region. o Beschäftigt >15 Außendienstmitarbeiter + weitere Innendienstmitarbeiter o Auftragsabwicklung über B2B Portal, Außendienst, manuelle Bestellung per Telefon, Fax o Keine Lagerführung Mandant 5: - Hunter Shop GmbH o Stationärer Shop vor Ort o Erwirbt Ware von Hunter International GmbH und von anderen Lieferanten und verkauft diese stationär vor Ort o Eigene Lagerführung unabhängig der anderen Mandanten Mandant 20 - House of Pet Design GmbH o Bietet Online das volle Hunter Sortiment an und erwirbt Ware von Hunter International GmbH o Keine Lagerführung

6 6. Begrüßung und Kickoff Herr Korkut eröffnet das Gespräch mit der Formulierung des Ziels des Workshops. Eine Aufnahme und Einschätzung, ob CHIPSIZE in der Lage ist das Update auf die 9.0 bei HUNTER durchzuführen und die Betreuung zu übernehmen. Zunächst ist wichtig anzumerken, dass alle Anpassungen in der Office Line im AppDesigner neu gemacht werden müssen. Eine Umsetzung zum ist bereits jetzt sportlich, aber möglich. Als Beispiel für eine solche Machbarkeit wurde das Projekt des Upgrades von der Techna GmbH genannt, welches als Referenzprojekt vorgestellt wurde. Die Excel Liste, welche zuvor CHIPSIZE zur Verfügung gestellt wurde, wurde in 4 bis 6 Tagen vom derzeitigen Sage Partner erstellt. Es beginnt eine kleine Fragerunde von Herrn Korkut. Zunächst wird festgehalten, dass jeder Mandant eine rechtliche Körperschaft darstellt. Das Mandantenkonstrukt soll so bleiben, aber die Mandaten sollen so weit voneinander getrennt werden, dass ein Mitarbeiter nur in einem Mandaten arbeiten soll und nicht wie bisher hin und her gewechselt werden muss. Die betriebswirtschaftliche Konsolidierung wird derzeit über Excel gemacht. Hauptsächlich wird im Hauptmandanten gearbeitet, weil dort die Lagerführung geschieht. Die Konsolidierung soll zur Holding erfolgen. Es ist hier allerdings nicht gemeint, dass es ein Problem ist, wenn man mal eine Tätigkeit in einem anderen Mandanten macht, sondern dass es für die tägliche Arbeit für einen anderen Mandaten ein Blick in den Hauptmandanten 10 häufig unerlässlich ist. Bei der Frage haben wir diesen Artikel auf Lager gibt es in den Firmen derzeit mehrere verschiedene Werte, von denen im schlimmsten Fall keine richtig ist. Der Mandant 10 ist hierbei der mit den meisten richtigen Angaben und hier soll auch die Bestandsführung geschehen. Wichtig ist, dass hier der verfügbare Lagerbestand in jedem Mandanten aktuell angezeigt werden kann, wobei der verfügbare Lagerbestand bei Hunter speziell berechnet wird. Ergänzung von HUNTER: M1 physischer Lagerbestand Eigenproduktions-Artikel M10 Physischer Lagerbestand Handelswaren - Im Artikelstamm UserFeld verfügbarer Bestand (EP und HW) Aktualisierung: 4x täglich - In Verkaufsbelegen verfügbarer Bestand (nach Eingabe der Art-Nr. topaktuell gerechnet)

7 Im Mandant 2 (Dogsport) wird nur gegangen, um Belege zu erzeugen. Alles andere wird nur im Hauptmandanten 10 gemacht. Ergänzung von HUNTER: Belege werden auch in M10 erstellt/eingespielt (AB=EDI, B2B; LS=Loewe-Schnittstelle) und ggf werden durch die Belegübergaben in M2 entsprechend automatisiert die Folgebelege generiert. Nur in Ausnahmen werden Belege in M2 erstellt Kundenanlagen und Kundenänderungen sowie Artikel werden alle im Hauptmandanten gepflegt und dann per Stammdatenübergabe auf die Mandanten verteilt. Für die Verteilung gibt es gewisse Einstellungsmöglichkeiten. Kunden und Lieferanten sollen künftig nur in den passenden Mandaten verwaltet werden. Artikel wiederum sollen zentral erfasst werden. Lieferanten werden schon Mandanten bezogen geführt (Rohware= M1; HW= M10; Shop= keine Hunter-Ware) Es ist derzeit so, dass im Mandat 20 House of Pet Design nur Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheine erstellt werden. Alles andere wird im Hauptmandaten gemacht. - Direktrechnungen werden durch Middleware eingespielt. - Es werden keine Lieferscheine in M20 erstellt - Im Haus werden in M20 nur Rechnungskorrekturen oder korrigierende Rechnungsbelege erstellt - Mahnungen obliegen dem Rechnungswesen und die Mahnläufe werden immer in entsprechenden Mandaten durchgeführt Für EDI wird Seeburger und EDI-Line verwendet. Es wird mit Abacus zusammengearbeitet für die Übergabe an Seeburger. Auf lange Sicht soll die EDI-Line durch Seeburger/Abacus ausgetauscht werden. Allerdings macht dies erst mit Sage 100 wirklich Sinn. Es soll geprüft werden, ob CHIPSIZE die Wandler anstelle von Abacus machen kann/soll. Es wird auch die Abacus-Kasse verwendet für 2 Arbeitsplätze. Ob das Upgrade zur.net Kasse schon vorliegt, ist noch zu prüfen. Die Kasse ist im Mandanten 5 im Einsatz, dieser hat auch eine eigene Lagerführung. Es gibt 9 Mandaten 5 davon sind im operativen Verkauf/Produktion im Einsatz am Anfang ist eine kurze Auflistung der Mandanten, welche CHIPSIZE von Herrn Fenkl zur Verfügung gestellt wurde. Es ist eine Idee die Mandaten Stück für Stück umzustellen. Hier sei der Ladengeschäft -Mandant 5 als erster Umstellungsmandant genannt: einfach aus rechtlichen Gründen zur Kasse und hier die Intercompany Verflechtungen von den operativen Mandaten am geringsten ist.

8 Hier könnten dann auch AppDesigner Lösungen vorweg getestet werden. Es gibt aber auch bereits eine Testversion der Sage 100 im Haus, allerdings auf der Version 8.1. (9.0.1 ist die aktuelle) Herr Hünerlage berichtete automatische Bestellvorschläge werden derzeit nicht verwendet. Das macht eine Dame derzeit per Hand. - Diese Aussage bezog sich ausschließlich auf M1 (Einkauf Rohware) Die Fertigung arbeitet noch mit Karteikarten. Die Produktion wird nur in Mandant 1 verwendet und Kalkulation wird hier erst seit 8 Monaten eingesetzt. Ressourcenlisten werden auch verwendet, allerdings laut Aussage von Herrn Hünerlage eher rudimentär. Zum Beispiel sind die Unterbaugruppen, wohl nicht intelligent angelegt. Die eingesetzten Scanner sind von Nordic IT und Can-tia ist die Software für die Scanner. Scanner werden verwendet für die Produktion und die Inventur. Die Großlager werden von einem externen Unternehmen namens Loewe verwaltet. Die Scanner können derzeit wohl keinen Schwund richtig erfassen, was bei Inventuren zu Problemen führt. Das Ladengeschäft bestellt über ein B2B Portal. Der Beleg Vorwareneingang war zur Kontrolle der Quadratmeteranzahl im Einkauf gedacht, funktioniert wohl aber nicht richtig. Wenn etwas nicht passt, wurde eine Belastungsanzeige an den Lieferanten erstellt. Hier könnte das QM Modul von CHIPSIZE helfen. Die Scanner sind schon älter und es ist angedacht sich hier neue anzuschaffen - IAS hatte hier schon eine Präsentation gemacht. Rüstzeiten müssen noch gepflegt werden. Generell eine Neuschulung der Grundmodule ist gewünscht. Die vorliegende Excel-Liste ist hauptsächlich von Abteilungsleitern, erstellt worden. Bei unserem heutigen Termin werden wir hauptsächlich Power User interviewen. 7. Internationaler Vertrieb Es wurde der Herr Wiegand, Vertrieb Sales International Key Account Manager, per Teams hinzugeschaltet. Hauptsächlich werden von Ihm in der Sage Software Standard-Auswertungen und teilweise Backoffice Tätigkeiten in Vertretung gemacht. Für den Vertrieb wurde bereits ein Dashboard programmiert, dies wird aber kaum bis gar nicht verwendet, da es kaum Mehrwert hat und viele Informationen fehlen. Varianten werden derzeit nicht verwendet. Es ist hier ein großer Bedarf an Stammdaten Optimierung vorhanden. Vertriebsgebiete sollen nicht verwendet werden. Es wird eher eine Strategie der hohen Transparenz im Vertrieb angesteuert und gelebt. Eine Auswertung beispielsweise getrennt nach Ländern ist gewünscht. Der Wunsch von Herrn Wiegand wäre ausformuliert: Mit wenigen Klicks kann ich mir alle Informationen aus der Warenwirtschaft perfekt aufbereitet anzeigen lassen.

9 Wenn er Unterwegs ist, benötigt Herr Wiegand hauptsächlich Informationen zur Umsatzentwicklung wie z.b. wie hat sich der Rohleder Verkauf bei diesem Kunden entwickelt. Vor Ort Einsätze sind hier hauptsächlich nicht zum Verkauf gedacht, sondern eher für Entwicklungsgespräche. Herr Wiegand arbeitet über VPN direkt mit der Warenwirtschaft der Sage 100. Das funktioniert auch derzeit sehr gut ohne Performanceprobleme. Herr Wiegand wünscht sich ein CRM-System. Es wird derzeit kein CRM-System verwendet. Es fehlt die Möglichkeit Kommunikationen zu dokumentieren und Verkaufschancen zu verwalten. CHIPSIZE erwähnte, dass dies mit dem Sage xrm gelöst werden könnte. Dies soll im Nachgang präsentiert und vorgestellt werden. Es wurden bereits einmal die Anforderungen für ein CRM aufgenommen, diese werden CHIPSIZE von Herrn Fenkl zugeschickt. Allerdings hat man sich schon das Sage CRM-System angeschaut und darüber liegt bereits ein Angebot vom aktuellen Betreuer vor. Die Bestellung wurde nicht vollzogen, weil man sich noch ganzheitlich informieren wollte und eine Investition dieser Größenordnung zwischen Tür und Angel entscheiden. Die Vorgehensweise bezüglich eines CRM-Systems soll nach der Upgrade-Installation erfolgen. Es gibt aktuell Probleme, weil 2 Mitarbeiter weg gegangen sind und deren Abmachungen, To-Dos etc. nicht gefunden werden konnten. Es wurde von den Mitarbeitern von Hunter gesagt, dass einfach nicht bekannt ist, was die Sage Software überhaupt alles kann und wie man mit ihr arbeitet. Daraufhin kommt der Vorschlag von Herrn Korkut, dass dies ebenfalls so dokumentiert werden muss, sodass neue Mitarbeiter dieses jederzeit nachlesen können. Eine Art User-Manuel oder auch Unternehmenshandbuch. So etwas muss von Abteilungsleitern geschrieben werden und zusammengefasst von einem Admin gerne in einem Intranet für alle abgelegt werden, um eine schnelle Zugriffsmöglichkeit auf die Informationen zu gewährleisten. Herr Wiegand verabschiedet sich und verlässt das Teams Meeting. 8. Nationaler Vertrieb Frau Harvey wird in das Teams Meeting geholt. Sie ist seit 2012 bei Hunter. Sie ist Key-Account- Managerin bei der Dog Sport GmbH, also in der Gesellschaft für den nationalen Vertrieb. Sie unterstützt im Vertrieb Kundengruppen für bestimmte Sonderaktionen. Außerdem bearbeitet sie EDI- Aufträge. Die Anfragen hierzu kommen größtenteils per Mail und werden dann in einer Filestruktur auf dem Server abgelegt. Ergänzung Hunter: - Dort werden u.a. Anfragen/Angebote abgelegt, sowie auch alle anderen die jeweilige Kundengruppe betreffenden Informationen Hier wird auch eine Excel Liste vom Kunden mit abgelegt, in welcher die Preise und Konditionen aufgeführt sind. Eine Excel Liste wird hier im Normalfall als Angebot zurückgesendet. Bis zu einem gewissen Grad entscheidet Frau Harvey die Sonderkonditionen selbst. Ab einem bestimmten Prozentsatz muss es Ihr Vorgesetzter entscheiden. Es wird stark mit verbindlichen Terminen und dem Outlookkalender gearbeitet, um Angebote nachzuverfolgen.

10 Bestellungen innerhalb von Aktionen werden dann von Frau Harvey manuell in der Office Line angelegt. Vorweg läuft noch ein Reservierungsauftrag, dies ist eine spezielle Belegart. Hieraus kann auch nur der Beleg Aktionsauftrag als Folgebeleg erstellt werden. Der Beleg Aktionsauftrag braucht auf Belegebene eine Auswahl, ob er die Reservierung reduziert oder nicht, da beide Fälle auftreten können. Dies wird derzeit durch Ändern der Reservierungsauftrage manuell verwaltet. Anmerkung Hunter: Mit der Reservierungs-AB wird ein Bedarf generiert der die Verfügbarkeit reduziert. Um Ware aus diesem blockierten Bestand abzurufen muss die Belegart AB Aktion (anstatt der normalen Belegart Auftragsbestätigung) verwendet werden Es gibt auch Verträge mit Kunden, um immer eine gewisse Menge eines Artikels reserviert zu halten. Bei so einer Aktion werden Artikel reserviert. Wie viele Artikel reserviert werden, entscheidet Frau Harvey aus Erfahrung. Mithilfe der Belegart Reservierungsauftrag wird dann diese Menge reserviert. Es existieren benutzerdefinierte Felder, um diese Reservierung zu steuern und zu verwalten. Frau Harvey arbeitet hauptsächlich im Mandanten nationalen Vertrieb. Sie arbeitet eigentlich nur in anderen Mandaten, wenn Sie Aufgaben der Sachbearbeitung macht, wie z.b. Gutschriften. Frau Harvey arbeitet hauptsächlich im Mandanten 10 (internationalen Vertrieb). Nur in Ausnahmefällen im Mandat nationaler Vertrieb (zb Gutschriftserstellung) oder ProduktionsMandant (M1) (z.b. FA-Nr. auf Pos-Ebene in UserFeld eintragen) Wenn eine Gutschrift im Mandant 10 erstellt wird, dann wäre ein Wunsch von Ihr, dass das System sagen würde, zu welchem Preis der Kunde diese Artikel zuletzt erworben hat. Zusätzlicher Schmerz im nationalen Vertrieb ist der Rechnungsversand. Da jeder Kunde unterschiedliche Wünsche an die Rechnungspapiere hat. Beispielsweise Versand per Mail oder Brief. Das generelle Zuordnen von Belegarten zu Ansprechpartnern ist jedoch bereits in der jetzigen alten Version möglich. Herr Korkut führt daraufhin Frau Meier durch die Menüpunkte und konnte so die Vorgehensweise für eine zukünftige Parametrisierung durchführen. Hier wurde aus der Not wohl am Tage zuvor erst ein eigenes kleines Programm geschrieben, weil Hunter gesagt wurde, dass dies im System nicht möglich sei. Frau Harvey verabschiedet sich und verlässt das Teams Meeting. 9. Manufaktur Als nächstes wird Herr Hünerlage befragt. Herr Hünerlage ist der Leiter der Fertigung. Seine Aussage nach wird die Sage-Software schlechter verwendet als eine Schreibmaschine. Aus seiner Sicht ist es das wichtigste die Produktionskalkulation zu digitalisieren und von zu vielen Papieren weg zu kommen. Es braucht zwar nicht zwangsläufig einen Leitstand, aber eine Produktionssteuerung an sich

11 muss besser laufen und nicht so sehr über Excel-Listen. Zum anderen ist der Funktionsumfang der Scanner und die dazugehörige Software nicht zufriedenstellend. Die MDE Lösung von IAS wurde sich bereits angesehen. Sie wurde als gut empfunden, aber leider ist sie nicht für die bestehende Version verfügbar. Die ganz normalen Funktionen in Zusammenarbeit mit dem Einkauf müssen besser laufen und der Vertrieb will wissen, wann die Ware fertig ist. Es können derzeit Projekte nicht zusammengefasst werden. Dafür wird derzeit der Soll-Ist-Termin verwendet (zusammenhängende Fertigungen haben denselben Termin). Die Stammdatenpflege (Fertigungszeiten) werden nur für Kalkulationen verwendet. Der Wunsch nach mehr ist aber deutlich vorhanden. Herr Hünerlage wünscht sich einfach das Produktionsmodul von Sage komplett nutzen zu können. Laut HUNTER wird die Bestellmenge im Artikelstamm bei der Einlastung des Fertigungsauftrages nicht berücksichtigt, sondern die Losgröße im Register Produktion. Dies ist in der Tat im Standard der Sage Software so der Fall. Ein Lösungsweg für die Anforderung von HUNTER wird von CHIPSIZE im Nachgang geprüft. Frau Klassen wird zum Meeting hinzugeschaltet. Sie ist Mitarbeiterin in der Fertigung. Sie zeigt drei verschiedene Prozesse direkt in der Software, welche eine Produktion auslösen, wobei hier im Auftragsfall zwei, drei ähnliche Vorfälle zusammengefasst werden. Der 1. Auftragsfall: Die ganz normale Dispo - es wird hier immer der XXXX für die Disposition bis Datum verwendet. Die meisten Aufträge kommen hier vom Mandaten 10. Mandant 10 lastet keine richtigen Aufträge ein. Die Ware bleibt im Besitz des Mandaten 1 solange bis Mandant 10 es wirklich verkauft. Gelagert wird bei Loewe. Mandant 10 lastet keine richtigen Bestellungen in M1 ein. Jeder Auftrag aus M10, welche EP-Artikel enthalten generieren automatisiert über die Belegübergabe einen Auftrag zu diesen Produkten in M1, sowie darauf (automatisiert) ein entsprechender Bestell-Beleg (EK) in M10 Hier ist die große, aktuelle Frage, ob Mandant 10 nicht anfängt klassisch Aufträge an Mandant 1 zu machen und so der Besitz früher übergeht. Hier gibt es bereits Gespräche mit der Geschäftsleitung. Eine Entscheidung ist allerdings bis jetzt noch nicht gefallen. Der Dispolauf dauert mitunter sehr lange. Derzeit sind die Einstellungen für die halbfertigteile nicht richtig genutzt, sodass die Teile dazu nicht in der Liste vorkommen.

12 Wenn die Liste fertig ist, wird ein externes Access Tool gestartet, welches die Soll-Fertigzeit des kompletten Stapels in 6 Wochen in die Zukunft legt. Die tatsächliche Fertigungsmenge wird, aufgrund einer fehlenden Mindestlosgröße manuell eingetragen, damit nicht z.b. 8 Halsbänder gefertigt werden, obwohl es erst ab 25 Sinn macht, die Maschinen zu kalibrieren. Aktuell werden große Fertigungsaufträge in mehrere Fertigungsaufträge gesplittet. Hintergrund ist, dass die Ware sonst nur in gesamter Menge von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz gewandert ist (700 fertig, dann nächste Station, dann dort die 700 bearbeitet und dann erst weiter). Es wird immer ein Zettel (Fertigungsauftrag) an der Ware benötigt. 2. Auftragsfall: Kundenwunsch/Sonderanfertigung/ Wir lieben Hunter -Handtaschen - Es kommt eine Mail, die so ähnlich klingt wie Hallo Vanessa (Frau Klassen), anbei der Auftrag. Du findest den Auftrag unter Nummer XX im Mandanten 10 Dann wird über einen manuell auszuführenden Dienst der Auftrag von Mandant 10 in Mandant 1 von Frau Klassen geschrieben. Im AC Abfrage erstellt. Bei Eingabe der AB-Nr. aus M10 wird ausgeworfen, welche AB Nr. für den daraus erstellen Beleg (Belegübergabe s.o.) in M1 vergeben wurde. Aus diesem Verkaufsbeleg wird dann entsprechende(r) FA(s) erstellt Die Rückmeldung, wenn sich etwas ändert, ist nicht automatisch und müsste auch nochmal in Mandant 10 mitgeändert werden. Dies bezieht sich nicht nur auf Kundenwunsch/Sonderanfertigung/ Wir lieben Hunter - Handtaschen. Im Allgemeinen werden Änderungen im Initialbeleg nicht in den daraus generierten Folgebelegen in anderen Mandaten übernommen, sondern müssen jeweils manuell angepasst werden. In der Position der Auftragsbestätigung wird die Fertigungsauftrags-Nummer hinterlegt (in USER- Feldern) und Infos für den Logistiker. 3. Auftragsfall: Rahmenvertrag - Zwei Kunden haben Rahmenverträge mit Hunter. Diese werden allerdings nicht als Rahmenvertrag im System eingegeben, sondern als Aufträge mit voller Menge, damit der Einkauf im Voraus die Ressourcen beschafft. Der Auftrag ist auch hier bei Mandant 10. Es gibt hier eine Mindestabnahmemenge pro Abruf. - Rahmenverträge werden im System eingegeben. Allerdings in M10, da der Rahmenvertrag zwischen dem Kunden und der FA Hunter International (M10) besteht und nicht mit der Hunter GmbH (M1) - Ein dem Rahmenvertrag entsprechender Auftrag wird in M10 eingegeben und an M1

13 übergeben. Aus der daraus in M1 generierten Auftragsbestätigung können die FAs erstellt/eingelastet werden um die Bedarfe der Rohwaren im Einkauf systemseitig ersichtlich zu machen. - Es besteht keine Mindestabnahmemenge pro Abruf. Die Produkte wurden mit einer VPE von 48 Stück im Artikelstamm angelegt, woraus sich eine Mindestmenge ergibt Der Wunsch von Frau Klassen ist die Vereinfachung der Dispositionen und die Anlage der Rahmenabrufe zu vereinfachen. Mit den aktuellen Scannern kann erst an der letzten Fertigungsstation ein Fehlbestand gebucht werden. Bis zu diesem Zeitpunkt wird immer die komplette Menge weitergebucht. Es soll durch CHIPSIZE geklärt werden, ob es die Möglichkeit gibt, dass IAS BDE auch noch für die Office Line 6.2. zu bekommen ist, um hier kurzfristig helfen zu können. Frau Klassen verabschiedet sich und verlässt das Teams Meeting. 10. Einkauf Frau Riepelmeier wurde zunächst über Teams hinzugeschaltet ist aber aufgrund von technischen Problemen in den Meetingraum gekommen. Es war Platz vorhanden, da Herr Hünerlage zu einem Termin musste und erst später wieder hinzukam. Frau Riepelmeier ist Disponentin bei Hunter. Sie ist seit 9 Jahren bei Hunter. Sie generiert die Bestellungen, welche aus dem Dispostapel herauskommen, verfolgt die Aufträge und versucht im System den Liefertermin aktuell zu halten. Anmerkung HUNTER: - Frau Riepelmeier (+1 Kollegin) = Disposition/Einkauf M10 = Handelsware - Einkauf M1 (Rohware) zwei weitere Kollegen mit teilweise abweichenden Anforderungen/Aufgaben/Prozessen (z.b. M10= Wareneingangsbuchung automatisiert durch Loewe-Schnittstelle; M1= manuelle Wareneingangsbuchungen) Außerdem werden die Eingangsrechnungen von ihr nachverfolgt. Zunächst wird ein Bestellvorschlag erstellt. Darin werden Fertigungsartikel aussortiert, welche fälschlicherweise im Einkauf gelandet sind, sowie Kong-Artikel. Kong ist ein Zulieferer aus dem Vereinigten Königreich. Seit dem Austritt des Vereinigten Königreiches aus der Europäischen Union wird dies manuell gemacht, da die Lieferzeiten speziell sind. Sie nennt folgende Anpassungen im Einkauf: Bestellung in Volumen Druck im Querformat Gewicht von Artikeln anzeigen Lieferavis Erstellung

14 Die erste Seite von Bestellungen wird als Erinnerungsbrücke ausgedruckt. Dies wird verwendet als Deckblatt für einen Ordner, in welchem Dokumente wie z.b. Zollpapiere, Verschiffungsdokumente etc. abgelegt werden. Hier könnte ein DMS deutlich helfen. Herr Korkut erläuterte kurz die Vorteile des Sage DMS. Frau Riepelmeier, sagte, dass dies einer ihrer größten Wünsche ist. Es wurde der Preis von 142,00 pro Monat von Herrn Rückmann genannt. ----Nachtrag: dies war ein Fehler es sind in Wirklichkeit 242,00 (11 User x 22,00 )---- Es ist sinnvoll, einen kleinen Rechnungsgenehmigungsworkflow einzuführen. Frau Riepelmeier hält Rücksprache mit Lieferanten, Speditionen, Importeuren und dem Verzoller Renus, um die Liefertermine anzupassen. Es wird in der Office Line mit bestätigten Lieferterminen gearbeitet, jedoch nicht mit Lieferantenbewertungen und -mahnungen. Das Lieferantenmahnwesen wird stiefmütterlich behandelt. Den Einkauf machen Frau Riepelmeier und ein weiterer Kollege. Frau Ripelmeier wünscht sich, dass alle Dokumente für Vertriebler zugänglich sind. CHIPSIZE erwähnt, dass dies leicht mit dem Sage DMS gelöst werden kann. Weiter wünscht sich Frau Riepelmeier, dass die Sage Software einen zu großen Verkauf im Verhältnis zum Lagerbestand verhindert. Beispielsweise sind 100 Stück eines Artikels auf Lager und 95 an einen Kunden verkaufen. Herr Korkut sagt, dies sollte aber nicht durch einen Zwang in der ERP Software gesteuert werden, denn es gebe zu viele Logiken, berücksichtigt werden müssen. Es müsste eine Art Fuzzylogic mit künstlicher Intelligenz programmiert werden. Kurzfristig und günstiger ist das Problem mit einem besseren Forecasting gelöst. Manchmal weicht die Reihenfolge der Artikelauflistung in der Bestellung (HUNTER) und dem Lieferschein (des Lieferanten) voneinander ab. Der Wareneingang dauert viel zu lange, weil die Positionen ständig in beiden Dokumenten gesucht und abgeglichen werden. Frau Riepelmeier wünscht sich hierzu eine Lösung. Die neue Sage 100 und/oder ein ECM-System kann hier Abhilfe schaffen. Es wird erwähnt, dass von dem bisherigen Partner Microsoft Sharepoint als DMS angeboten wurde. Das Sage DMS wurde nicht angeboten. Frau Riepelmeier verabschiedet sich und verlässt den Raum.

15 11. Rechnungswesen und Controlling Frau Pambor, Leitung Buchhaltung und seit 10 Jahren im Unternehmen wird per Microsoft Teams in das Meeting geholt. Sie ist mit zwei weiteren Mitarbeitern für den Großteil der Buchhaltung zuständig und die Kollegeninnen machen hauptsächlich den laufenden Betrieb. Frau Pambor macht die Abschlüsse und Liquiditätsplanung größtenteils mit Excel. Die Bilanz wird von dem Steuerberater gemacht. Intrastat Meldung macht der Vertrieb. Intrastat Meldung wird ergänzend zum Vertrieb z.zt. durch den Einkauf getätigt Die DATEV Schnittstelle wird nicht genutzt. Der Steuerberater bekommt zur Erstellung der Jahresmeldung Summen- und Saldenlisten in Papierformat und muss diese bei sich in das eigene Programm abtippen. Zahlungsverkehr der Sage Software wird nicht genutzt. Überweisungen werden manuell in der S-Firm Software durchgeführt. Daten werden hierfür doppelt geführt. Herr Korkut erwähnt, dass die Buchungen monatlich oder am Jahresende automatisch digital per E- Mail (passwortgeschützt) aus der aktuell eingesetzten Office Line 6.2 dem Steuerberater gesendet werden können. In der Sage 100 kann zusätzlich von DATEV auch die Abschlussbuchungen vom Steuerberater zurück importiert werden. Die Kontoauszüge werden täglich von den Damen manuell gebucht. Es wurde bis jetzt an den Einsatz des Girostar-Moduls der Sage Software nicht gedacht. Die Einführung wird von Herrn Korkut empfohlen. Die Einführung eines solchen Systems ist innerhalb von wenigen Tagen möglich. Dadurch werden Buchungsfehler vermieden sowie Ressourcen in der Buchhaltung gespart. Die Konsolidierung für die Umsatzsteueranmeldungen (Organschaften) der einzelnen Mandanten geschieht per Hand in Excel. Die Elster Meldung wird danach monatlich manuell gemacht und gesendet. Die Empfehlung Ad Hoc ist, dass dies über die Sage Software automatisch gemacht wird. Auch hierbei werden Fehler vermieden sowie Ressourcen in der Buchhaltung gespart. Ergänzung Hunter: Empfehlung kann nicht nachgekommen werden, da Version zu alt und Updates nicht gezogen werden können, welche für das automatische Sage-Handling notwendig wären. Interne Auswertungen über mehrere Mandanten macht die Frau Pambor derzeit noch per Hand" in Excel. Dies kann man im Standard der Sage machen und müsste nur geschult werden.

16 Es gibt im Unternehmen HUNTER erste Ansätze einer Kostenrechnung. Allerdings ist diese sehr unvollständig und kann als Informationsquelle für verschiedene Abteilungen nicht eingesetzt werden. Durch Einführung einer Kostenrechnung (Kostenstellen und Kostenträger) können fundierte Auswertungen direkt aus der Kostenrechnung abgeleitet werden. Eine Auswertung aus der Buchhaltung mit den entsprechenden Zahlen ist immer aussagekräftiger als aus der Warenwirtschaft (Betrachtung von Gutschriften, Stornos, Rücklieferungen, Skonto etc.). Es gibt im größten Mandanten 11 Erlöskonten, mit denen versucht wird, Artikelgruppenumsätze zu bestimmen. Wie bereits erwähnt, könnte dies statt mit Erlöskonten durch die Einführung einer strategischen Kostenrechnung viel detaillierter abgelöst werden. Intrastat Meldungen werden durch die Vertriebsabteilung aus der Office Line durchgeführt. SEPA Mandate sollen über die Software verwaltet werden. SEPA Mandate werden über die Software (mit Individualisierungen) verwaltet. Überweisungen werden über S-Firm gemacht, weil die Bankverbindungen in der Office Line von zu vielen Leuten geändert werden könnten. Diese Sorge kann man laut CHIPSIZE aber durch die Rechteverwaltung nehmen. Mahnungen werden in der Sage Software erstellt, allerdings wird danach manuell jede einzelne PDF im Outlook an eine angehängt und versendet. Eine Budgetierung existiert in der Office Line nicht. Die Budgetvergleiche werden von Frau Pambor in Excel manuell gemacht. Die Unternehmenszahlen werden aus der Office Line manuell in Excellisten übertragen und dort als Grundlage für weitere Berechnungen angesetzt. Es gibt weitreichende Potentiale die Abteilung Buchhaltung nachhaltig zu verbessern. Frau Pambor begrüßt diese Schritte sehr und freut sich in Zukunft in eine prozessoptimierte und digitale Arbeitswelt eintreten zu können. Frau Pambor verabschiedet sich und verlässt das Meeting 12. Verabschiedung und offene Fragen Frau Meyer fragt nach einer PayPal Integration. Diese ist mittlerweile in das Sage Portfolio aufgenommen. Infos, was diese genau kann, wird CHIPSIZE nachliefern. Es sind MDA Dateien für die Anpassungen vorhanden. Für die Aufwandsabschätzung hilft es sehr diese Dateien zu bekommen. Herrn Fenkl möchte sich darum kümmern, dass CHIPSIZE diese erhält.

17 Das Rohstofflager soll digitalisiert werden. Herr Hünerlage meint jedoch, dass dies die Standard Sage 100 Lagerverwaltung hinbekommt. Es soll nur eingeführt werden. Außer CHIPSIZE sind wohl noch zwei weitere Sage Partner für die Betreuung im Gespräch. Der Workshop wurde von allen Seiten als äußert positiv aufgenommen. Als Review Termin in der CHIPSIZE Zentrale wird der festgelegt. Herr Fenkl wird CHIPSIZE eine Mail zukommen lassen, mit der Erlaubnis die Sage Lizensierung bei Sage direkt erfragen zu dürfen. Herr Fenkl nennt ca. 70 Clients seien vorhanden. 13. Weitere Tätigkeiten Was? Wer? Bis Wann? MDA Dateien an CHIPSIZE senden HUNTER Asap Mail für die Erlaubnis der Einholung von Lizenzinfos von Sage HUNTER Asap Abklären, ob das Abacus.net Upgrade schon gekauft wurde HUNTER Anforderungen an ein CRM an CS senden HUNTER Bestätigung des Protokolls HUNTER Anforderung Bestellmenge/Losgröße in der Produktion prüfen CHIPSIZE BDE für 6.2 von IAS möglich? CHIPSIZE Vorbereitung für Reviewtermin CHIPSIZE/HUNTER