Beschaffung von Sachausstattungsgegenständen für Schulen aus Landesmitteln

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1 Beschaffung von Sachausstattungsgegenständen für Schulen aus Landesmitteln Grundlage: Schreiben des HKM vom Ziel: Übertragung von Sachausstattungsgegenständen von Schulen auf den Schulträger; d.h. Beschaffung von Sachausstattungsgegenständen über Landesmittel des kleinen bzw. großen Schulbudgets 1

2 Beschaffung von Sachausstattungsgegenständen für Schulen aus Landesmitteln; Finanzierung Die Beschaffung erfolgt aus laufenden Mitteln oder Rücklagen der Schule im Rahmen des kleinen oder großen Schulbudgets (Landesmittel) Es stehen keine zusätzlichen Mittel zur Verfügung. Zu Beginn gab es seitens der Schulen diesbezgl. Irritationen. Es dürfen max pro Haushaltsjahr für die Anschaffung der Sachausstattungsgegenstände verwendet werden. Mittel können nicht angespart werden. 2

3 Beschaffung von Sachausstattungsgegenständen für Schulen aus Landesmitteln; WAS Was darf angeschafft werden: bewegliche Sachausstattungsgegenstände, die zur Erfüllung von Landesaufgaben erforderlich sind und die nicht in die unmittelbare Zuständigkeit und Finanzierungskompetenz des Schulträgers fallen Gegenstände deren Anschaffungskosten 60 netto übersteigen 3

4 aus Landesmitteln; WAS darf angeschafft werden Bewegliche Ausstattungsgegenstände - zur Verbesserung des Bildungs- und Erziehungsauftrages - zur Weiterentwicklung des Schulprofils / der Schulprogramme Bsp.: Spiel- und Sportgeräte, Musikinstrumente; Ausstattung (auch Mobiliar) wenn es einen Bezug zum Projekt / Schulprofil hat und nicht zur Grundausstattung der Schule gehört, die vom Schulträger sicherzustellen ist 4

5 aus Landesmitteln; WAS darf nicht angeschafft werden: Beschaffung von Gegenständen, die bereits durch spezifische Bestimmungen z.b. Förderung ganztägiger Angebote besonders gefördert werden Lernmittel im Sinne von 153 HSchG (Bücher, Lern- und Verbrauchsmaterial, Kochgut etc.) Sachausstattungsgegenstände, die in die Zuständigkeit des Schulträgers fallen 5

6 aus Landesmitteln; WAS darf / darf nicht angeschafft werden: Es hat sich bewährt, vor Abschluss der Vereinbarung im Vorfeld der Beschaffung, die Inhalte mit dem Staatlichen Schulamt und dem Amt 65 abzustimmen (Telefonanruf genügt). So kommt es zu keinen bösen Überraschungen, dass eine Beschaffung durch die Schule geplant wird, die dann seitens SSA oder Schulträger abgelehnt wird. Beschaffungen von IT-Ausstattung müssen im Vorfeld mit dem EDV-Service des MKK abgestimmt werden. 6

7 aus Landesmitteln; WIE ist der Ablauf (KSB /GSB Schulen) 1. Schule plant im Vorfeld die Maßnahme / das Projekt in der Planungs- und Steuerungshilfe (Budget / Haushaltsplanung der Landesmittel) zum bzw eines Jahres bzw. nach Bedarf 2. Die Schule füllt die vom MKK zur Verfügung gestellte und mit dem SSA abgestimmte Mustervereinbarung aus. Es darf ausschließlich nur dieses Muster verwendet werden! 7

8 aus Landesmitteln; WIE ist der Ablauf (KSB /GSB Schulen) 3. Der / die zuständige Schulaufsichtsbeamte /in des SSA ist durch die Schule zu informieren: Die Vereinbarung ist dem SSA (dem / der Schulaufsichtsbeamten/in und dem Regionalcontroller Hr. Spielmann) zur Unterzeichnung zuzusenden (per Post, per Fax oder per ). 4. Das SSA bestätigt durch die Unterzeichnung, dass - die Finanzierung gesichert und der Maximalbetrag noch nicht ausgeschöpft ist - die Anschaffungsgegenstände den Vorgaben des Erlasses vom entsprechen 8

9 aus Landesmitteln; ; WIE ist der Ablauf (KSB /GSB Schulen) 5. Das SSA leitet die unterzeichnete Vereinbarung dem Schulträger MKK (Amt 65) zu. Nur wenn die Vereinbarung vorab vom SSA unterzeichnet ist, kann der Schulträger gegenzeichnen. Von der vom Schulträger gegengezeichneten Vereinbarung erhalten Schule und SSA eine Ausfertigung. 6. Die Schule holt mindestens drei Vergleichsangebote ein. Bis darf die Schule den Auftrag direkt erteilen. Ab muss der Auftrag vom Amt 65 erteilt werden. 9

10 aus Landesmitteln; ; WIE ist der Ablauf (KSB /GSB Schulen) 7. Folgende Unterlagen sind beim Amt 65 einzureichen: - Rechnung incl. Vereinbarung jeweils in zweifacher Ausfertigung) - unterschriebener Buchungsbeleg MKK (Auszahlungsanordnung ; Zahlungsempfänger Firma) - unterschriebener Buchungsbeleg des SSA für sonstige Landesaufgaben (Zahlungsempfänger MKK) 10

11 aus Landesmitteln; WIE ist der Ablauf (KSB /GSB Schulen) 8. Die Rechnung wird vom Amt 65 über das Budget der Schule (Schulträgerbudget) beglichen. 9. Eine Kopie der Rechnung einschl. Vereinbarung wird vom Amt 65 zusammen mit dem Buchungsbeleg sonstige Landesaufgaben an das SSA gesandt mit der Bitte um Erstattung des Rechnungsbetrages an den Schulträger. 10. Der Betrag wird zugunsten des Schulbudgets (Schulträger) vereinnahmt. Amt 65 erstellt eine entsprechende Annahmeanaordnung und überwacht den Geldeingang. 11

12 aus Landesmitteln; NKSB Schulen - WIE ist der Ablauf 1. Schulen, die nicht am kleinen Schulbudget teilnehmen, können bis zu 10% des ihnen zugewiesenen Teilbudgets VSS (Verlässliche Schule) nach Abzug des Solidarfonds, ohne Rücklagen aus Vorjahren für die Beschaffung von beweglichen Sachausstattungsgegenständen verwenden (max ) 12

13 aus Landesmitteln; NKSB Schulen - - WIE ist der Ablauf 2. Schule plant im Vorfeld die Maßnahme / das Projekt in der Planungs- und Steuerungshilfe (Budget / Haushaltsplanung der Landesmittel) zum bzw eines Jahres bzw. nach Bedarf 3. Die Schule füllt die vom MKK zur Verfügung gestellte und mit dem SSA abgestimmte Mustervereinbarung (NKSB) aus. Es darf ausschließlich nur dieses Muster verwendet werden! 13

14 aus Landesmitteln; NKSB Schulen - - WIE ist der Ablauf 4. Sonstige Schritte 3 9 analog KSB und GSB Schulen Bei Ziffer 6 ist zu beachten, dass der Buchungsbeleg VSS Sachmittel zu verwenden ist 14

15 Beschaffung von Sachausstattungsgegenständen Bewertung des Verfahrens Enge Kooperation zw. SSA und Schulträger Der Verfahrensablauf wurde im Vorfeld zwischen SSA und Amt 65 abgestimmt. Kommunikation erfolgt überwiegend per , um zügigen Ablauf zu gewährleisten Problematik Jahresabschluss: Rechnungen müssen fristgerecht vorliegen, um Abwicklung im lfd. Rechnungsjahr sicherzustellen. 15