Fit für SEPA. 1. Februar. Checkliste für Nichtverbraucher

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1 Fit für SEPA 1. Februar 2014 Diese Unterlage richtet sich an Nichtverbraucher-Kunden der Sparda-Banken. Damit Ihre Organisation fit für SEPA wird, haben wir für Sie eine Checkliste entwickelt. Für Fragen steht Ihnen Ihre Sparda-Bank gerne zur Verfügung und unterstützt Sie. (Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.) Checkliste für Nichtverbraucher

2 Inhalt 1 Allgemein Wichtiger Termin Heutige Lastschriftverfahren Abbuchungsauftragsverfahren Einzugsermächtigungslastschriften Organisatorische Maßnahmen Organisatorische Vorarbeiten Organisatorische Arbeiten/Verwaltung Allgemein Die Migration des nationalen Zahlungsverkehrs auf die Verfahren des einheitlichen europäischen Zahlungsverkehrs SEPA bringt für alle Marktteilnehmer eine Vielzahl von Veränderungen mit sich. Die folgende Checkliste soll Ihnen als Hilfestellung dienen, soweit möglich, alle relevanten Aspekte dieser Umstellung zu berücksichtigen. 2 Wichtiger Termin 1. Februar 2014: Ab diesem Datum sind die Sparda-Banken verpflichtet, Überweisungen und Lastschriften im SEPA-Format abzuwickeln. Verbraucher sowie Nichtverbraucher müssen sich demnach auf diesen Termin vorbereiten. Die vielfach in den Medien verbreitete Aussage, dass es eine Übergangszeit geben würde, in der bis zum die vom Kunden angelieferte Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC umgerechnet würden, bezieht sich ausschließlich auf den Verbraucher. Nichtverbraucher haben daher also ab die Pflicht, Aufträge mit IBAN und BIC zu erteilen. Andernfalls werden diese von der Sparda-Bank nicht ausgeführt. 3 Heutige Lastschriftverfahren Für die heutigen Lastschriftverfahren gilt generell: Beleghafte Aufträge wird es ab dem 1. Februar 2014 mit der Umstellung auf das SEPA-Verfahren nicht mehr geben. Daher sollten sich die Einreicher frühzeitig mit der Umstellung auf die Datenfernübertragung (DFÜ) auseinandersetzen. S e i t e 2

3 3.1 Abbuchungsauftragsverfahren Das Abbuchungsauftragsverfahren steht ab dem zur Abwicklung des unbaren Zahlungsverkehrs nicht mehr zur Verfügung. In der Deutschen Kreditwirtschaft werden die Zahlungsdienstleister als Inkassostellen von ihren Gläubigern solche Zahlungen nicht mehr annehmen. Auf der Zahlerseite können Abbuchungsauftragslastschriften demnach nicht mehr zur Bezahlung eingelöst werden. 3.2 Einzugsermächtigungslastschriften Das Gros der üblichen Lastschriften in Deutschland stellen heute die Einzugsermächtigungslastschriften dar. Bereits zum wurden in der Kunde-Bankbeziehung die vertraglichen Voraussetzungen dafür geschaffen, einen smarten Übergang auf die SEPA-Basislastschrift zu gewährleisten. Hierzu wurden bereits die Sonderbedingungen für den Lastschriftverkehr geändert und mit allen Bankkunden neu vereinbart. 4 Organisatorische Maßnahmen Die für eine erfolgreiche Umstellung Ihrer Finanzbuchhaltung/ Ihres Zahlungsverkehrs relevanten organisatorischen Maßnahmen sind weitreichend. Bitte setzen Sie sich mit den Aufgabestellungen der Ziffern 4.1 und 4.2 auseinander. Ihre Sparda-Bank unterstützt Sie dabei. 4.1 Organisatorische Vorarbeiten Aufgabenstellung: Wer: Termin: Erledigt: Benennen Sie einen SEPA-Beauftragten bzw. bilden Sie eine Projektgruppe Entwickeln Sie einen individuellen Zeit- und Umsetzungsplan für Ihre Organisation Analysieren Sie Prozesse und Abläufe des Zahlungsverkehrs in Ihrer Organisation, z.b. Einkauf, Buchhaltung, etc. S e i t e 3

4 Aufgabenstellung: Wer: Termin: Erledigt: Analysieren Sie notwendige Investitionen für Hardware, Software in allen relevanten Bereichen Ihrer Organisation Analysieren Sie, welche externe Partner/Dienstleister davon betroffen sind Prüfen Sie mit Ihren wichtigen Geschäftspartnern gemeinsame Abhängigkeiten bzgl. der Umstellung (z.b. Referenzdatenübermittlung) Prüfen Sie, zu welchem Zeitpunkt Ihre Geschäftspartner die Umstellung vornehmen und stimmen diesen mit ihnen ab 4.2 Organisatorische Arbeiten/Verwaltung Aufgabenstellung: Wer: Termin: Erledigt: Geschäftskorrespondenz: Geben Sie bei allen relevanten Schriftstücken und Belegen (z.b. Rechnungen, Zahlschein-/ Überweisungsvordrucke) Ihren IBAN und BIC an Holen Sie bei Ihren Geschäftspartnern zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs deren IBAN und BIC ein Prüfen Sie Ihre Software für Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr, ob diese SEPA-fähig ist Setzen Sie sich mit Ihrer Sparda-Bank in Verbindung, welche technische und organisatorische Anforderungen bestehen bzw. welche Änderungen erforderlich sind S e i t e 4

5 Aufgabenstellung: Wer: Termin: Erledigt: Prüfen Sie, welchen Verfahrensweg zur Einreichung von Zahlungen Sie heute mit der Sparda-Bank nutzen. Lastschriften können ab nur noch per DFÜ-Verfahren eingereicht werden. Belege und Datenträger (Diskette, CD, USB) sind nicht mehr möglich. Ergänzung/Änderung der Stammdaten/ Buchhaltung zu IBAN und BIC, z.b. bei der Lohnbuchhaltung (sog. Purpose Codes im XML- Format statt Textschlüssel im DTA-Format Verträge/Vereinbarungen mit Ihrer Sparda-Bank: Besprechen Sie mit Ihrer Sparda-Bank den Umstellungszeitpunkt für o Überweisungen o Lastschriften Bei Lastschriften sind neue Sonderbedingungen für den Lastschrifteinzug sowie eine neue Vereinbarung über den Einzug von Lastschriften (Inkassovereinbarung) zu vereinbaren Für Teilnehmer am Lastschriftverfahren (als Gläubiger): Beantragen Sie eine Gläubiger- Identifikationsnummer (CI) bei der Deutschen Bundesbank ( Beachten Sie, dass mit Zahlungspflichtigen vor Lastschrifteinzug die Mandate vereinbart sind (analog heute) Beachten Sie die zeitlichen Abläufe der Lastschrifteinreichung: o Vorabankündigung (Pre- Notification) muss dem Zahler 14 Tage vor der ersten Lastschrift zugehen o Einmal- und Erstlastschriften müssen bei der Zahlerbank 5 Tage vor Fälligkeit, o Folgelastschriften 2 Tage vor Fälligkeit vorliegen. Vorliegende Einzugsermächtigungen können seit als SEPA- Lastschriftmandate genutzt werden! Bei Wechsel auf das SEPA-Verfahren/ vor der ersten SEPA-Lastschrift: Informieren Sie den Zahler darüber unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der Mandatsreferenz S e i t e 5

6 Aufgabenstellung: Wer: Termin: Erledigt: Für Teilnehmer am Lastschriftverfahren (als Zahlungspflichtiger): Setzen Sie sich mit Ihrem Zahlungsempfänger in Verbindung und klären Sie, ob Sie bislang am Abbuchungslastschriftverfahren teilnehmen. Prüfen Sie mit Ihrem Geschäftspartner, welche alternativen Zahlmethoden Sie ab verwenden wollen. Das Abbuchungslastschriftverfahren steht ab Fälligkeit sowohl gesetzlich als auch technisch nicht mehr zur Verfügung! Ihre Sparda-Bank bietet Ihnen hierzu das SEPA- Basislastschriftverfahren (SEPA Direct Debit Core) an. S e i t e 6