Kundenpräsentation SEPA-Lastschrifteinreicher Firmen. Stand:

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1 Kundenpräsentation SEPA-Lastschrifteinreicher Firmen Stand:

2 Einleitung/Disclaimer Diese Präsentation dient lediglich zu Informationszwecken und bietet einen allgemeinen Überblick zur Umsetzung von SEPA. Zukünftige Änderungen sind vorbehalten. Es können keinerlei vertragliche, nicht vertragliche Verplichtungen oder Haftungsansprüche der FLESSABANK daraus abgeleitet werden. Stand:

3 AGENDA AGENDA Allgemeine Informationen Informationen zur SEPA-Überweisung Informationen zu den entsprechenden Lastschriftverfahren Bedarfsanalyse und erforderliche Kundenaktivitäten Musterunterlagen Fragen Stand:

4 Allgemeine Informationen SEPA = Sicher Ein Problem Anderer! Falsch!!! SEPA = Sicher Ein Problem Auch für mich! SEPA betrifft uns alle Stand:

5 Allgemeine Informationen Was ist SEPA? SEPA = Single Euro Payments Area (einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum) Vereinheitlichung des Inlands-Zahlungsverkehrs und des EU-Zahlungsverkehrs Ablösung der nationalen Zahlungsverfahren Überweisungen Lastschriften Kartenzahlungen (girocard ist bereits SEPA-fähig) Gilt verbindlich ab für alle (betrifft Banken, Firmen, Vereine und jeden Bürger des SEPA-Raums) SEPA betrifft nicht: Schecks, Wechsel, Geldwechselgeschäft, Wertpapier-Abwicklungssysteme, Großbetragszahlungen Stand:

6 Allgemeine Informationen Das Ziel von SEPA: Stand:

7 Allgemeine Informationen Stand:

8 Allgemeine Informationen SEPA (Single Euro Payment Area) einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum IBAN (International Banking Account Number) ersetzt Kontonummer in Deutschland immer 22 Stellen lang Beispiel: DE Aufbau: DE (Länderkennzeichen; 2-stellig) 99 (Prüfziffer, 2-stellig) (Bankleitzahl, 8-stellig) (Kontonummer, 10-stellig mit Vornullen) BIC (Bank Identifier Code) ersetzt Bankleitzahl immer 8-stellig bzw. 11-stellig Beispiel: FLESDEMM bzw. FLESDEMMXXX Aufbau: FLES (Bankcode; FLES = FLESSABANK) DE (Ländercode; DE = Deutschland) MM (Codierung des Ortes) XXX (optionales Filialkennzeichen; XXX = technische Erweiterung) Stand:

9 Allgemeine Informationen Der BIC der FLESSABANK ist: FLESDEMMXXX Die IBAN der FLESSABANK-Konten ist auf den Kontoauszügen oder auf der Rückseite der girocard angedruckt. Geben Sie bereits heute Ihre IBAN und BIC auf allen Geschäftspapieren (Rechnungen, Lieferscheine, Geschäftsbriefe...) mit an. Stand:

10 IBAN und BIC Wie komme ich an IBAN und BIC meiner Geschäftspartner? Umrechnung von Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC ist möglich. Viele Zahlungsverkehrsprogramme unterstützen diese Umrechnung automatisch. Alternativen: - IBAN-Service-Portal des Bank-Verlags Dieser Service ist kostenpflichtig. Beurteilen Sie den Aufwand, den Sie haben, wenn Sie IBAN und BIC konventionell ermitteln. Wir empfehlen ab 50 Geschäftspartnern die Umrechnung über ein IBAN-Service-Portal. Initialpasswort für die Erstregistrierung: kzx1u23z - IBAN-Rechner Bei der Berechnung von IBAN und BIC kann es in Einzelfällen zu Fehlern kommen. Im Zweifelsfall also direkt beim Zahlungspartner nachfragen. Stand:

12 SEPA-Überweisung ( uro-überweisung) SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer, SCT) oder uro-überweisung IBAN (International Banking Account Number) und BIC (Bank Identifier Code) ersetzen Kontonummer und Bankleitzahl. Die Einreichung von Einzel-Überweisungen ist beleghaft und online möglich. Die Einreichung von Sammel-Überweisungen ist nur noch online möglich. (Auftragsart beim Online-Verfahren EBICS: CCT) Es gibt keine Betragsgrenze. Für nationale und EU-weite Zahlungen in Euro möglich Die Ausführungsfrist beträgt seit max. 1 Bankarbeitstag. Bei beleghafter Einreichung 2 Bankarbeitstage. Ausnahmeregelung für Verbraucher (Privatkunden): Bis zum können Verbraucher Einzel-Überweisungsaufträge noch mit Kontonummer und Bankleitzahl einreichen. ---> Konvertierung nach SEPA durch Bank Stand:

13 SEPA-Überweisung ( uro-überweisung) IBAN only - keine Angabe des BIC mehr erforderlich Ab * für innerdeutsche Zahlungen (DE) Ab * für grenzüberschreitende Zahlungen Über Online-Banking für DE seit Ende April 2013 umgesetzt * bis zu diesen Termin ist die zusätzliche Angabe des BIC erforderlich Stand:

14 SEPA-Überweisung ( uro-überweisung) FLESSABANK windata SEPA-Überweisungen können zwar auch beleghaft eingereicht werden, aber der beste Weg der Zahlungseinreichung ist beleglos (Online-Banking oder MultiCash). Unser FLESSABANK windata ist voll SEPA-fähig und unterstützt alle Kommunikationsverfahren. Stand:

15 SEPA-Überweisung ( uro-überweisung) Online-Banking Auch unser Online-Banking unterstützt SEPA bereits heute. SEPA ist kein Problem mit......flessabank - Online-Banking Private - Online-Banking Business Stand:

17 SEPA-Lastschriften Voraussetzungen: Gläubiger-ID von Bundesbank Eindeutige Mandatsverwaltung/Mandatsreferenz Jedes SEPA-Lastschriftmandat muss mit einer eindeutigen Mandatsreferenz versehen werden (z. B. die Kundennummer des Zahlungspflichtigen). Neue Inkassovereinbarung mit jeder Einreicherbank Online-Banking-Zugang für jeden, der Lastschriften einreichen soll; Auftragsarten beim Online-Verfahren EBICS: für SEPA-Basis-Lastschrift (CORE) = CDD für SEPA-Basis-Eil-Lastschrift (COR1) = CD1 für SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B) = CDB SEPA-Fähigkeit aller Programme, die Zahlungen auslösen (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Zahlungsverkehrsprogramme ) IBAN und BIC von allen Geschäftspartnern Stand:

18 SEPA-Lastschriften Was ist mit bestehenden Mandaten Einzugsermächtigung und Abbuchungsauftrag? Einzugsermächtigungen (ähnlich Basis-Lastschrift) Bestehende Einzugsermächtigungen können auch als SEPA-Lastschriftmandat weiterverwendet werden, wenn sie schriftlich vorliegen, nachträglich nicht geändert wurden, original unterschrieben sind. Abbuchungsaufträge (ähnlich Firmen-Lastschrift) Bestehende Abbuchungsaufträge können nicht als SEPA-Lastschriftmandat weiterverwendet werden. Hier muss in jedem Fall ein neues SEPA-Mandat vereinbart werden. Dabei sind Firmen-Lastschriftmandate mit Verbrauchern nicht zulässig. Stand:

19 SEPA-Lastschrift Vor dem ersten Einzug von Forderungen mittels SEPA-Lastschrift sind folgende Kriterien zu beachten: Mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit der ersten SEPA-Lastschrift muss dem Zahlungspflichtigen schriftlich mitgeteilt werden, dass die Umstellung auf SEPA erfolgt. Dabei sind folgende Angaben verpflichtend: Gläubiger-ID des Zahlungsempfängers Mandatsreferenz (z. B. Kundennummer des Zahlungspflichtigen) Hinweis auf SEPA-Umstellung Möglichkeiten der Benachrichtigung: Separates Anschreiben Info im Verwendungszweck bei künftigen Zahlungen/Einzügen Pre-Notification (Vorabankündigung) mindestens 14 Tage vor Fälligkeit oder bereits im Vertrag mit dem Zahlungspflichtigen fest definiert (keine Formvorschrift; genaue Angabe des Fälligkeitsdatums). Soll dem Zahlungspflichtigen die Möglichkeit geben, rechtzeitig Deckung anzuschaffen. Die SEPA-Datei muss den technischen Spezifikationen entsprechen. Die Einreichungsfristen müssen eingehalten werden. Stand:

20 SEPA-Basis-Lastschrift Stand:

21 SEPA-Basis-Lastschrift Zeitlicher Ablauf einer SEPA-Basis-Lastschrift D 14 KT D 6 BT D 3 BT D D + 5 BT D + 8 Wochen D + 13 Monate Vorabankündigung (Pre-Notification) an den Schuldner Einreichung Erst- und Einmallastschriften bei der Bank Einreichung Folgelastschriften bei der Bank Fälligkeitstag/Belastungsdatum (DueDate) Rückgabefrist durch die Bank des Schuldners Widerspruchsfrist des Schuldners Widerspruchsfrist des Schuldners für nicht autorisierte Lastschrift KT = Kalendertage BT = Bankarbeitstage D = Fälligkeitstag (DueDate) Stand:

22 SEPA-Basis-Lastschrift Beispiel für den Ablauf einer SEPA-Basis-Lastschrift-Einreichung (Miete) Abschluss Mietvertrag Vorabinformation des Mieters (Pre-Notification) Einreichung der Lastschrift bei der Gläubiger-Bank Fälligkeit der ersten Miete Miete immer zum ersten des Monats fällig Miete immer im Voraus Erste Miete zum fällig Spätestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit. (Bei regelmäßigen Einzügen nur vor erstem Einzug nötig.) keine Formatvorschrift (Brief, Mail,...) Spätestens 6 Bankarbeitstage vor der ersten Fälligkeit. (Bei folgenden Einzügen nur 3 Tage) Frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Rückgabe durch Schuldnerbank nach 5 Bankarbeitstagen. ( ) Späteste Rückgabe durch Schuldner wegen Widerspruch nach 8 Wochen ( ) (Montag) (Montag) (Freitag) (Montag) Hinweis: Feiertage wurden bei diesem Beispiel nicht berücksichtigt. Stand:

23 SEPA-Basis-Eil-Lastschrift/COR1 (ab ) Sonderlösung für Deutschland (verkürzte Einreichungsfrist für die SEPA-Basis-Lastschrift) Ab dem kann für den Einzug von SEPA-Basis-Lastschriften das Verfahren COR1 verwendet werden (anstelle des Verfahrens CORE). Häufig wird dieses Verfahren auch mit dem Zusatz D-1 verwendet. Das bedeutet, dass die Zahlung erst 1 Tag vor Fälligkeit (D) bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen muss. Dadurch verkürzt sich die Einreichungsfrist für Erst- und Folgelastschriften von 6 bzw. 3 Tagen auf 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit. Bei der FLESSABANK kann das SEPA-Verfahren COR1 jeder Kunde nutzen, der auch eine Berechtigung für den Einzug von SEPA-Basis-Lastschriften (CORE) mit der Bank vereinbart hat. Ab dem wird dieses Verfahren vorerst nur für Einzüge innerhalb Deutschlands unterstützt. Stand:

24 SEPA-Firmen-Lastschrift Stand:

25 SEPA-Firmen-Lastschrift Zeitlicher Ablauf einer SEPA-Firmen-Lastschrift D 14 KT D 2 BT D D + 2 BT D + 13 Monate Vorabankündigung (Pre-Notification) an den Schuldner Einreichung Erst-, Folge- und Einmallastschriften bei der Bank Fälligkeitstag/Belastungsdatum (DueDate) Rückgabefrist durch die Bank des Schuldners Widerspruchsfrist des Schuldners für nicht autorisierte Lastschrift bzw. abweichende Widerspruchsfrist durch vertragliche Regelung gemäß BGB 675 e Abs.4 KT = Kalendertage BT = Bankarbeitstage Stand:

26 SEPA-Firmen-Lastschrift Beispiel für den Ablauf einer SEPA-Firmen-Lastschrift-Einreichung (Kauf) Abschluss Kaufvertrag Vorabinformation des Käufers (Pre-Notification) Einreichung der Lastschrift bei der Gläubiger-Bank Fälligkeit der Firmen-Lastschrift Firmen-Lastschriftmandat bei Bank des Schuldners mindesten 2 Tage vor Fälligkeit einreichen. Schuldner muss Firma sein Zahlungstermin Spätestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit. (Kann durch genaues Fälligkeitsdatum im Kaufvertrag erfüllt werden.) keine Formatvorschrift (Brief, Mail,...) Spätestens 2 Bankarbeitstage vor der Fälligkeit. Frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Rückgabe durch Schuldnerbank nach 2 Bankarbeitstagen. ( ) Keine Rückgabe durch Schuldner wegen Widerspruch möglich (Montag) (Montag) (Donnerstag) (Montag) Hinweis: Feiertage wurden bei diesem Beispiel nicht berücksichtigt. Stand:

28 Bedarfsanalyse Die Einreichung von SEPA-Lastschriften ist künftig nur online möglich. MultiCash/EBICS Online-Banking Ist schon einen entsprechender Online-Zugang vorhanden? Nein es muss ein entsprechender Online-Zugang vereinbart werden: - auf eine oder mehrere natürliche Personen (z. B. Buchhalter, Geschäftsführer...) - mit entsprechender Vollmacht Stand:

29 Bedarfsanalyse Welche Art von Lastschriften werden bisher eingereicht? Nur Einzugsermächtigungslastschriften Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschrift Einzugsermächtigungslastschriften und/oder Abbuchungsauftragslastschriften Zahlungspflichtige beim Abbuchungsauftragsverfahren: nur Verbraucher Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschrift nur Firmen/Vereine/juristische Personen Umstellung auf SEPA-Basis- und -Firmen-Lastschrift Verbraucher und Firmen Umstellung auf SEPA-Basis- und -Firmen-Lastschrift Stand:

30 Bedarfsanalyse Wird ein Buchhaltungs- und/oder Zahlungsverkehrsprogramm verwendet? nein SEPA-Lastschriften können direkt über unsere Homepage mit der Anwendung Online-Banking-Business eingereicht werden. Die Verwendung eines Zahlungsverkehrsprogramms ist aber empfehlenswert (z. B. wegen Mandatsverwaltung). Für MultiCash/EBICS ist ein ZV-Programm zwingend erforderlich (z. B. windata), das SEPA und den EBICS-Standard unterstützt. ja windata Aktuelle Versionen von windata sind voll SEPA-fähig und können problemlos weiterverwendet werden. ja anderes In der Regel kann der Kunde das ZV-Programm weiterbenutzen. Er muss nur sicherstellen, dass er eine aktuelle Version verwendet und dass sein Programm SEPA-fähig ist. FLESSABANK windata kostet jährlich als Einzelplatz-Version: 15,00 EUR zzgl. MwSt als Netzwerk-Version: 30,00 EUR zzgl. MwSt Stand:

31 Bedarfsanalyse Wichtig: Wenn Sie Zahlungsverkehrs- und Buchhaltungsprogramme verwenden, stellen Sie sicher, dass diese die neuen SEPA-Datenformate unterstützen. Auch die Schnittstellen zwischen Ihren internen Systemen, die gegebenfalls Daten zum Zahlungsverkehr oder zur Rechnungsstellung liefern, müssen entsprechend angepasst werden. Die entsprechenden Spezifikationen für das SEPA-Datenformat finden Sie unter Anderem hier: Übersicht technische Spezifikationen gemäß DFÜ-Abkommen Als Suchbegriff technische Spezifikationen pain eingeben. Stellen Sie Ihrer IT-Abteilung ausreichend Ressourcen zur Verfügung bzw. gehen Sie umgehend auf Ihre(n) Software-Hersteller zu. Stand:

32 Bedarfsanalyse Verwendungszweck bei SEPA-Aufträgen Bei SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften ist der Verwendungszweck auf maximal 140 Zeichen begrenzt. Bei den alten Auftragsarten Überweisung und Lastschrift konnten bis zu 368 Zeichen im Verwendungszweck angegeben werden. Prüfen Sie Ihre bisherigen Zahlungen, ob die Verwendungszwecke im Rahmen der 140 verfügbaren Zeichen dargestellt werden können. Gegebenenfalls müssen Zahlungen aufgesplittet oder der Verwendungszweck gekürzt werden. Stand:

33 Bedarfsanalyse Ist schon eine Gläubiger-Identifikationsnummer vorhanden? Ja Eine Kopie des Bundesbankschreibens mit der Gläubiger-ID muss an die Einreicherbank weitergeleitet werden. Nein Der Kunde muss online eine Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank beantragen. Die Gläubiger-ID ist Bestandteil der Vereinbarung zum Einzug von Forderungen durch Lastschriften. Die eigentlichen vertraglichen Vereinbarungen können erst erfolgen, wenn der Kunde eine entsprechende Gläubiger-ID vorlegen kann. Bei Fragen zur Beantragung der Gläubiger-ID steht den Kunden eine Hotline bei der Deutschen Bundesbank zur Verfügung: Tel Stand:

34 Bedarfsanalyse Organisation einer Mandatsverwaltung Jedem SEPA-Lastschriftmandat muss eine eindeutige Mandatsreferenz zugeordnet werden. Wir empfehlen dafür die Kundennummer der Geschäftspartner als Mandatsreferenz. Diese Mandatsreferenz muss bei allen SEPA-Lastschrifteinreichungen mit angegeben werden. Merkmale der Mandatsreferenz: - max. 35 Stellen alphanumerisch - keine Leerzeichen verwenden - je Mandat nur eine Mandatsreferenz zulässig Sollten Sie keine Kundennummern vergeben haben, können Sie auch eine andere eindeutige Mandatsreferenz vergeben. Zum Beispiel eignet sich auch die IBAN des Zahlungspflichtigen als Mandatsreferenz. Stand:

35 Bedarfsanalyse Weiterverwendung von Einzugsermächtigungen? Wenn die bestehenden Einzugsermächtigungen schriftlich vorliegen, unterschrieben sind, nachträglich nicht abgeändert wurden, können diese auch als SEPA-Basis-Lastschriftmandat weitergenutzt werden. Aber: Der Einzugsermächtigung muss dazu eine eindeutige Mandatsreferenz zugewiesen werden. Diese Mandatsreferenz muss dem Zahlungspflichtigen schriftlich zusammen mit der Gläubiger-ID des Zahlungsempfängers mindestens 14 Tage vor der Umstellung auf SEPA-Lastschrifteinzug mitgeteilt werden. Stand:

36 Bedarfsanalyse Weiterverwendung von Abbuchungsaufträgen? Abbuchungsaufträge können als SEPA-Lastschriftmandat nicht weitergenutzt werden. Es muss in jedem Fall ein neues SEPA-Lastschriftmandat mit dem Zahlungspflichtigen vereinbart werden. Achtung: Mit Verbrauchern darf nur das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren vereinbart werden. Mit Unternehmen/Firmen kann das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren (ohne Widerspruchsrecht) oder das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren (mit 8-wöchigem Widerspruchsrecht) vereinbart werden. Stand:

37 Bedarfsanalyse Neue Inkassovereinbarung mit der Einreicherbank (Vereinbarung über den Einzug von Forderungen mittels Lastschriften) Für die Einreichung von SEPA-Lastschriften muss die bestehende Vereinbarung erneuert werden: Dazu ist die Gläubiger-ID zwingend erforderlich. Welche(s) SEPA-Lastschriftverfahren soll(en) künftig genutzt werden? SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Firmen-Lastschrift Welcher Bedarf als Einreichungslimit (je 7 Tage) (Welcher Betrag soll innerhalb von 7 Tagen maximal eingereicht werden?) Akzeptanz der Sonderbedingungen für den Lastschrifteinzug Stand:

38 Bedarfsanalyse Anpassung der internen Organisationsabläufe für den Lastschrifteinzug Insbesondere im Bereich der Buchhaltung sind künftig Besonderheiten beim Lastschrifteinzug zu beachten: Berechtigungen zur Online-Einreichung für die entsprechenden Mitarbeiter Verwendung von IBAN und BIC Pre-Notification (mind. 14 Tage vor Fälligkeit oder bereits vertraglich festgelegt) Angabe der Mandatsdaten bei der Einreichung der Lastschriften Gläubiger-ID Mandatsreferenz Datum der Mandatserteilung (bei der Nutzung ehemaliger Einzugsermächtigungen gilt das Datum der schrift-lichen Information auf SEPA-Umstellung an die Zahlungspflichtigen.) Einreichungsfristen beachten Erst- und Einmal-Basis-Lastschriften: 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit Folge-Basis-Lastschriften: 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit Firmen-Lastschriften: 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit Stand:

40 Musterunterlagen Musterunterlagen Auf unserer Homepage haben wir unter dem Bereich SEPA-Zahlungsverkehr verschiedene Musterunterlagen eingestellt, die auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden können. Anschreiben an die Zahlungspflichtigen wegen Wechsel auf SEPA-Lastschrift; Alternative (entsprechender Hinweis im Verwendungszweck künftiger Alt -Einzüge, Hinweistext auf Rechnungen...) Beispiele Pre-Notification Muster Mandate (SEPA-Basis-Lastschriftmandat, SEPA-Firmen-Lastschriftmandat) Beantragung Gläubiger-ID Checkliste für Unternehmen Stand:

42 Fragen Fragen zu SEPA richten Sie per bitte an: TIPP für SAP-Anwender: Viele nützliche Hinweise finden Sie auch unter Stand: