Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA

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1 Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA Sie ziehen Ihre Mitgliedsbeiträge per Lastschrift mit Einzugsermächtigung ein? Damit Ihr Verein fit für SEPA wird, haben wir für Sie diese Check- und Arbeitsliste entwickelt. Für Fragen steht Ihnen Ihre Kulmbacher Bank eg zur Verfügung und unterstützt Sie gerne. Aufgaben Information Erledigt? Datum Voraussetzungen 1. Verantwortliche(r) für die Umstellung auf SEPA Wir empfehlen, einen oder mehrere Umsetzungsverantwortliche zu benennen, die die Umstellung planen und durchführen o SEPA-Verantwortl. benannt 2. Zeit- und Umsetzungsplan für die Umstellung auf SEPA Einzelne Umsetzungsschritte müssen aufeinander abgestimmt sein. Ein vollständiger Plan gibt zusätzlich Sicherheit, dass nichts vergessen wird. o SEPA-Zeit- und Umsetzungsplan erstellt 3. Beantragen einer Gläubiger- Identifikationsnummer bzw. Creditor Identifier (CI) bei der Deutschen Bundesbank Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine eindeutige ID. Dies wird über die Internetseite beantragt. Die Bundesbank teilt diese Gläubiger-ID (CI) dann per mit. Leiten Sie diese auch an Ihren Berater weiter. o CI beantragt o CI erhalten die CI lautet: DE_ 4. Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung mit der Kulmbacher Bank eg 5. Nutzen Sie für neue Mitglieder die neuen Lastschrift-Mandate Im Zuge der SEPA-Umstellung muss auch die "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften" erneuert werden. Hierfür benötigen wir o.g. Gläubiger-Identifikation. Bislang haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten. Häufig wird die Einzugsermächtigung auf der Beitrittserklärung bzw. dem Aufnahmeantrag erteilt. Ändern Sie ggf. Ihre Formulare und fügen Sie der neuen Beitrittserklärung das Mandat als Anlage bei:» Nennen Sie Ihre Gläubiger-ID.» Verwenden Sie den Mandatstext gemäß der offiziellen Vorlage. Mustermandate erhalten Sie von Ihrer Kulmbacher Bank.» Erfragen Sie IBAN und BIC Ihres Mitglieds» Abhängig vom Einzugstermin bzw. Einsatztermin der neuen Formulare, benötigen Sie evtl. eine Einzugsermächtigung und ein Mandat (sog. Kombi-Mandat) Wenn Sie kein Formular für die Aufnahme eines neuen Mitglieds haben, stellen wir Ihnen gerne die entsprechenden SEPA- Mandats-Formulare zur Verfügung. o neue Inkasso- Vereinbarung unterschrieben o Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung angepasst o es gibt kein eigenes Beitrittsformular: - Mandats-Formulare wurden von der Bank besorgt o Einsatztermin für die neuen Formulare (vgl. Punkte 10 und 13): M:\SEPA\Anschreiben_Checklisten\Checkliste_Verein_neu.odt Seite 1 von 5 /

2 6. Mandatsreferenz festlegen Jedes Mandat wird verbindlich durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummern in Ihrem Verein gestaltet sein sollen. Sie können z. B. Mitgliedsnummern als Referenznummer verwenden. o Mandatsreferenz entschieden o Referenz = Mitgliedsnummer o Referenznummer wird wie folgt gebildet: Wir empfehlen die Mitgliedsnummer plus eine zweistellige laufende Nummer. 7. keine Lastschriftbelege für SEPA!!! 8. keine Einreichung von DTA-Disketten (USB-Sticks, CDs usw.) 9. SEPA-Fähigkeit Ihrer Software prüfen Alternativ nummerieren Sie einfach fortlaufend durch. Sie haben nur wenige Mitglieder und deshalb für Ihren Beitragseinzug die Lastschriften bisher beleghaft eingereicht? Unter SEPA gibt es keine Lastschriftformulare mehr! Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit ein Online-Banking-Zugang eingerichtet werden kann. Unter SEPA ist die Einreichung von DTA- Datenträgern nicht mehr möglich. Übertragen Sie uns den Beitragseinzug einfach online. Sprechen Sie uns zur Umstellung an.» Die VR-NetWorld-Software ist dafür bereits vorbereitet» Dateien, die Sie mit PC-VAB erstellen, können Sie direkt über unser Online- Banking Business-Edition übertragen. Die Software, mit der Sie Ihren Beitragseinzug durchführen, muss künftig alle notwendigen SEPA-Daten verarbeiten können wie z.b. Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, IBAN, BIC, usw.» Unsere Vereinssoftware PC-VAB ist ab der Version 3.7 fit für SEPA» Die VR-NetWorld-Software kann ab der Version 4.4 SEPA-Lastschriften verwalten In beiden Programmen werden die SEPA- Funktionen durch Online-Updates weiter ausgebaut. Verwenden Sie die Software eines Drittanbieters, klären Sie bitte mit diesem, ob das Programm SEPA-fähig ist. o Trifft für uns nicht zu o Umstellung der beleghaften Lastschriften auf komfortable Online-Lastschriften wurdevereinbart o Trifft für uns nicht zu o Umstellung der Datenträger auf komfortable Online- Übermittlung wurde vereinbart o Software ist auf aktuellem Stand / SEPA-fähig o Software ist veraltet / nicht SEPA-fähig Update wurde bestellt 10. Zeitpunkt für die Umstellung festlegen Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. Achtung! Die Umstellung muss vor dem abgeschlossen sein. o Zeitpunkt definiert. Umstellung zum: 11. künftige(n) Termin(e) für den Beitragseinzug festlegen (siehe Punkt 15 ff.) Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Beiträge eher innerhalb eines bestimmten Zeitraums - etwa "zum Jahresanfang" / oder "Mitte November" eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin (Datum) vor, der den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss. o Beitragstermin festgelegt auf: M:\SEPA\Anschreiben_Checklisten\Checkliste_Verein_neu.odt Seite 2 von 5 /

3 Umstellung Aufgaben Information Erledigt? Datum 12. Umwidmung / Wandlung Ihrer bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis- Lastschriftmandate Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich im Original vorliegen, können Sie in ein sogenanntes SEPA-Basis-Lastschriftmandat wandeln. Sie benötigen somit nicht von jedem Mitglied eine Unterschrift auf einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Mitglieder von der Wandlung jedoch unterrichten und dabei die relevanten zusätzlichen Daten angeben. Sie erfüllen Ihre Benachrichtigungspflicht beispielsweise im Einladungsschreiben zu Ihrer jährlichen Mitgliederversammlung, über Ihr Vereinsblatt (wenn dies allen Mitgliedern zugeht und zum Nachweis der Unterrichtung archiviert wird) oder per gesondertem Brief an jedes einzelne Mitglied. Die Kommunikation am schwarzen Brett, über Kontoauszüge im Verwendungszweck sowie auf der homepage im Internet wird von uns nicht empfohlen, da dies zu späteren Beweisproblemen führen kann. Der Informationstext kann z.b. lauten: Absender vollständige Adresse! Exaktes Briefdatum, das Sie als date of signature für die Datensätze brauchen. "Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab (Umstellungszeitpunkt sh. Punkt 10) als SEPA-Mandat. Unsere Gläubiger-ID für den Lastschrifteinzug lautet: DExxxxxxxx (siehe Punkt 3). Ihre Mandatsreferenz lautet: xxxxxx (exakt angeben - siehe auch Punkt 6). Der Beitragseinzug in Höhe von EUR. erfolgt zukünftig jährlich (entsprechenden Turnus angeben) zum Tag.Monat (genaues Datum angeben) (siehe Punkt 11)." Falls Sie den Einzugstermin nicht hier vereinbaren bzw. nicht wie beschrieben vereinbaren können, muss dies und die korrespondierende Vorabinformation (siehe Punkt 15) gesondert erfolgen. o Einzugsermächtigungen liegen vor o Benachrichtigung der Mitglieder über die Wandlung erfolgt am / per: 13. Einholen neuer SEPA- Mandate Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt (siehe Punkt 10) nur noch SEPA-Mandate. Diese sind für alle neuen Mitglieder aber ggf. auch für jene notwendig die nicht gewandelt werden konnten, weil z. B. die Einzugsermächtigungen nicht vorlagen. o neue Formulare sind im Einsatz M:\SEPA\Anschreiben_Checklisten\Checkliste_Verein_neu.odt Seite 3 von 5 /

4 14. Aufbewahrung der Mandate organisieren Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA-Mandate im Original vorzulegen. Dies gilt auch für die umgewandelten Einzugsermächtigungen. Bewahren Sie die Formulare mindestens bis 14 Monate nach dem letztmaligen Einzug auf. Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit verliert, wenn es 36 Monate nach dem letzten Einzug nicht mehr genutzt wird. (Beispiel: Mitglieder, die austreten und nach mehr als 3 Jahren erneut beitreten, müssen ein neues Mandat unterzeichnen.) o Ablage der Mandatsformulare wurde geregelt Beitragseinzug 15. Vorabinformation (= sog. Pre-Notification) über die Beitragsbelastung Sie sind verpflichtet, Ihre Mitglieder mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin (sh. Punkt 15) über die Belastung zu informieren. Sie können dies auch ggf. im Rahmen der Umwidmung der Einzugsermächtigungen mit erledigen (sh. Punkt 12). Eine kürzere Vorlauffrist kann mit Ihren Mitgliedern beispielsweise in der Satzung vereinbart werden. Es genügt eine generelle Vorabankündigung z. B. im Anschreiben zur Mitgliederversammlung, in der Mitgliederversammlung selbst, im Vereinsblatt, per Aushang, auf Ihrer homepage im Internet oder ähnlichem (ein für Ihren Verein zulässiges Kommunikationsmedium). Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil des Aufnahmeantrags / der Beitrittserklärung sein! Die Ankündigung könnte wie folgt aussehen: "Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag in Höhe von EUR. jährlich zum 1. März ein. Ist der 1. März kein Bankarbeitstag, so erfolgt der Einzug am nächsten Bankarbeitstag. oder Der Beitragseinzug für 2014 in Höhe von EUR. erfolgt am 1. Juni Hier sollte gewährleistet sein, dass der 1. Juni 2014 ein Bankarbeitstag ist. o kürzere Vorlauffrist wurde beschlossen und zwar: o Vorabinformation wurde geregelt. Mitteilung erfolgt am/per: o Der neue Aufnahmeantrag wurde ggf. um die Vorabankündigung ergänzt M:\SEPA\Anschreiben_Checklisten\Checkliste_Verein_neu.odt Seite 4 von 5 /

5 16. Einreichung / Vorlauffristen SEPA-Lastschriften müssen mit einem festen Fälligkeitsdatum und einer Vorlauffrist eingereicht werden. 1. Standard-Lastschrift (In- und Ausland) Die Vorlauffrist beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet:» bei erstmaliger oder einmaliger Einreichung 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin» danach, also für wiederkehrende Lastschriften, 3 Bankarbeitstage Achtung! Die Begriffe erstmalig bzw. wiederkehrend beziehen sich nicht auf Sie als Verein sondern auf das einzelne Mitglied. Am besten ist, Sie halten immer die 6 Bankarbeitstage Vorlauf ein. Dann ist diese Frist auch für die Neumitglieder gewährleistet. 2. Euro-Eil-Lastschrift (nur Inland) Die Vorlauffrist beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet:» 2 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin; eine weitere Unterscheidung findet nicht statt Wir empfehlen, für inländische Lastschriften die Eil-Lastschrift (Bezeichnung COR1 ) zu verwenden. (Zur Info: Die Bezeichnung für die SEPA-Standard-Lastschrift lautet CORE ) o Zeitvorlauf eingeplant die Einreichung bei der Bank erfolgt am Erfolgt die jeweilige elektronische Lastschrift- Einreichung noch vor 10:30 Uhr verkürzt sich die Vorllauffrist um einen Bankarbeitstag. 17. Rücklastschriften mangels Deckung / erneute Einreichung Trotzdem Sie Ihre Mitglieder per Vorabankündigung über den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe informieren, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen. o Vorgehensweise bei Rücklastschriften geklärt Weitere Informationen Sie werden vermutlich mit dem Mitglied Rücksprache halten und den Beitrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabinformation (siehe Punkt 15) erfolgen muss und die Vorlauffristen für die Einreichung (Punkt 16) gelten. Aktuelle Informationen und Musterschreiben finden Sie auch unter M:\SEPA\Anschreiben_Checklisten\Checkliste_Verein_neu.odt Seite 5 von 5 /