Leitfaden für Bezirks-EDV- u. Statistik-Referenten im Steirischen Blasmusikverband

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1 Leitfaden für Bezirks-EDV- u. Statistik-Referenten im Steirischen Blasmusikverband Version August 2012 Erich Riegler, Landes-EDV-Referent Es gibt bisdato keine ganz klar abgegrenzte Definition des Aufgabenbereichs des EDV- Referenten. Die Aufgaben werden hauptsächlich aus der Bezeichnung der Funktion abgeleitet: alles was mit EDV zu tun hat.. Nachdem es durchaus auch auf der Ebene der Bezirks-EDV u. Statistik-Referenten eine gewisse Fluktuation gibt, und die Weitergabe der Informationen von einem scheidenden zu einem neuen Funktionär nicht immer optimal vonstatten geht, soll das vorliegende Dokument eine Unterstützung und einen Überblick bieten. Die Anforderungen an die EDV-Referenten in den einzelnen Bezirken sind nicht immer identisch, weil teilweise die Zusammenarbeit in den Bezirksvorständen unterschiedlich geregelt ist. Auf solche Unterschiede kann dieses Dokument nicht eingehen. Es wird gebeten, dass alle Betroffenen und Interessierten ihre Erfahrungen in dieses lebende Dokument einbringen, um einen Austausch dieser zu erlangen. 1 Betreuung von Veranstaltungen Die meisten Veranstaltungen, die seitens der Bezirksverbände durchgeführt werden, benötigen in der Vorbereitung, beim Termin selbst, und in der Nachbearbeitung EDV-Unterstützung. Üblicherweise stellt der Bezirks-EDV-Referent dabei auch die Hardware (Notebook, Drucker etc.) zur Verfügung. 1.1 Leistungsabzeichen-Prüfung Laut Beschluss des Landesvorstandes des Steirischen Blasmusikverbandes muss jede Leistungsabzeichenprüfung über die Softwarelösung BMV seitens des Musikvereines, dem ein Prüfungskandidat (Musikschüler oder aktiver Musiker) zugeordnet ist, angemeldet, und somit die Daten der Anmeldung am zentralen Server zur Verfügung gestellt werden. Die Anmeldungen müssen zusätzlich in Papierform (3 Unterschriften) an den jeweiligen Bezirks-Jugendreferenten geschickt werden. Zur Abwicklung der Leistungsabzeichen-Prüfung (Eingabe der Prüfungsergebnisse, Ausdruck der Urkunden, automatische Erstellung der Statistik) steht eine Lösung, die direkt mit BMV abwickelbar ist zur Verfügung. Zusätzlich ist die frühere Standardlösung, die mittels einer Excel-Datei die Abwicklung abbildet, verfügbar. Das gesamte Unterstützungspaket ist unter der Adresse Seite 1

2 vor jeder Prüfung jeweils in der aktuellen Form herunterzulade. Im Download-Paket der Lösung ist auch eine detaillierte Beschreibung der gesamten Abwicklung enthalten. Für die gesamte Abwicklung ist eine gute Zusammenarbeit mit dem Bezirks-Jugendreferenten notwendig. Für die einzelnen Vereine gibt es eine Beschreibung der Anmeldung zur Leistungsabzeichen-Prüfung unter der Internet-Adresse: Besonders hingewiesen wird auf die Vorgangsweise, wenn Musiker in auswärtigen Bezirken zur Prüfung antreten. Dies ist ebenfalls in den erwähnten Dokumenten beschrieben. Die benötigten Leerurkunden, sowie die Abzeichen, die immer im Anschluss an die Prüfung überreicht werden, müssen rechtzeitig beim Landesverbandsbüro bestellt werden. Es wird empfohlen, immer etliche zusätzliche Exemplare in Reserve zu besorgen, da es beispielsweise beim Ausdruck zu Fehlern, und damit zu einem Mehrverbrauch, kommen kann. Zur Bestellung aller Unterlagen für die Leistungsabzeichen-Prüfung im Büro des Landesverbandes steht unter ein Bestellformular zur Verfügung. Nach den Prüfungen sind die Prüfungserfolge Bezirk der einzelnen Personen durch den ausführenden in die Datenbank BMV einzutragen bzw. geschieht dies bereits automatisch, wenn die gesamte Abwicklung direkt mit BMV erfolgt. Alternativ dazu gibt es eine Funktion im Programm BMV, die einen automatischen Import dieser Informationen aus der Excel- Lösung erlauben. Die Ergebnisse sind nach der Ergebnisübernahme im BMV an den Landesverband zu übermitteln (zwecks Ablage, Statistik etc.). 1.2 Wettbewerb Spiel in kleinen Gruppen Alle 2 Jahre wird in den meisten Bezirken der Wettbewerb zur Ermittlung der Teilnehmer am Landeswettbewerb durchgeführt. Ein Anmeldeformular für den Bewerb ist unter im Bereich Service&Download zu finden. Für die Durchführung der Bewertung (Vorbereitung der Wertungsblätter, Erfassung der Bewertungen, Ausdruck der Urkunden, Gesamtstatistik) gibt es eine Excel-Lösung, welche unter der Internet-Adresse vor jeder Prüfung jeweils in der aktuellen Form herunterzuladen ist. Im Download-Paket der Excel-Lösung ist auch eine detaillierte Beschreibung der gesamten Abwicklung enthalten. Die benötigten Leerurkunden (für jede Gruppe jeweils Anzahl der Teilnehmer plus eine) müssen rechtzeitig beim Landesverbandsbüro bestellt werden. Es wird empfohlen, immer etliche zusätzliche Exemplare in Reserve zu besorgen, da es beispielsweise beim Ausdruck zu Fehlern, und damit zu einem Mehrverbrauch, kommen kann. 1.3 Konzertwertung Für die Konzertwertung gibt es ebenfalls ein Anmeldeformular unter im Bereich Service&Download. Seite 2

3 Für die Vorbereitung (Erfassung der Anmeldungen), die Durchführung der Bewertungen, Ausdruck der Urkunden, Gesamtstatistik, etc. gibt es eine Excel-Lösung, welche unter der Internet-Adresse vor jeder Prüfung jeweils in der aktuellen Form herunterzuladen ist. Im Download-Paket der Excel-Lösung ist auch eine detaillierte Beschreibung der gesamten Abwicklung enthalten. In vielen Fällen erfolgt eine offene Wertung, wobei die von den Juroren vergebenen Punkte direkt dem Publikum präsentiert werden. Viele Bezirke wählen dabei die Präsentation mittels Videobeamer. Die Excel-Lösung ist dafür ausgelegt, dass das Eingabeformular der Punktewertungen direkt am Videobeamer präsentiert werden können. Die benötigten Leerurkunden müssen rechtzeitig beim Landesverbandsbüro bestellt werden. Es wird empfohlen, immer etliche zusätzliche Exemplare in Reserve zu besorgen, da es beispielsweise beim Ausdruck zu Fehlern, und damit zu einem Mehrverbrauch, kommen kann. Nach Abschluss der Konzertwertung wird die gesamte Excel-Lösung an das Landesverbandsbüro übermittelt, wo als Serviceleistung die Eintragung der Konzertwertungserfolge in die Datenbank BMV (Kapellenstammdaten) erfolgt. 1.4 Marschwertung Für die Marschtwertung gibt es ebenfalls ein Anmeldeformular unter im Bereich Service&Download. Eine auf MS-Access aufgebaute Datenbanklösung (österreichweit einheitlich) namens CAMBA steht für die Erfassung der Teilnehmerdaten zur Verfügung. Weiters erfolgt mit dieser Lösung die Vorbereitung der Wertungsblätter und die umfangreiche Punkteerfassung während der Bewertung. Leider besteht mit CAMBA keine geeignete Lösung des Urkundendrucks, sodass seitens des Steirischen Blasmusikverbandes eine Excel-Lösung für diesen Zweck zu CAMBA hinzugefügt wurde. Die gesamte Lösung (CAMBA+Excel-Lösung) sollte vor jeder Marschwertung in der aktuellen Form unter der Internet-Adresse heruntergeladen werden. Im Download-Paket ist auch eine detaillierte Beschreibung der gesamten Abwicklung enthalten. Die benötigten Leerurkunden müssen rechtzeitig beim Landesverbandsbüro bestellt werden. Es wird empfohlen, immer etliche zusätzliche Exemplare in Reserve zu besorgen, da es beispielsweise beim Ausdruck zu Fehlern, und damit zu einem Mehrverbrauch, kommen kann. Die meisten Bezirke verwenden dazu A4-Urkunden, welche direkt vor Ort nach der Bewertung ausgedruckt werden. Einige Bezirke verwenden noch A3-Urkunden. Diese kann man im Landesverbandsbüro vorbereiten lassen, wobei die (mit den Teilnehmerdaten gefüllte) Excel-Lösung rechtzeitig zu übermitteln ist. Es werden die Urkunden mit allen Informationen darauf, jedoch ohne dem erreichten Erfolg, vorbereitet. In diesem Fall muss der Erfolg dann vor Ort (meist händisch) nach eingetragen werden. Seite 3

4 Nach Abschluss der Marschwertung wird die gesamte Excel-Lösung für den Urkundendruck, welche auch die automatische Gesamtstatistik enthält) an das Landesverbandsbüro übermittelt, wo als Serviceleistung die Eintragung der Marschwertungserfolge in die Datenbank BMV (Kapellenstammdaten) erfolgt. 1.5 Jahreshauptversammlung In den meisten Bezirken ist es üblich, dass die Jahreshauptversammlung des Bezirkes durch eine visuelle Präsentation (Powerpoint) unterlegt wird. Diese Präsentation wird in den meisten Fällen vom Bezirks-EDV-Referenten erstellt und während der Berichte der Fachreferenten mittels Videobeamer angezeigt (manche Fachreferenten erstellen ihre Präsentationen auch selbst). In den Präsentationen wird unterschiedlichstes Material, wie Bilder von Veranstaltungen, statistische Aufstellungen und Grafiken oder Listen (Termine) etc. verwendet. Die Problematik liegt hauptsächlich darin die Informationen für die Präsentation aufzutreiben und mit den anderen Rednern abzustimmen, damit das visuell präsentierte Material auch mit dem Gesprochenen zusammenpasst. Im Normalfall ist auch für den Bezirks-EDV u. Statistik-Referenten ein Tagesordnungspunkt für dessen Bericht vorgesehen. Hier wird üblicherweise über statistische Daten aus dem Bezirksjahresbericht (soweit nicht von anderen Rednern abgedeckt) berichtet. Zudem wird die Gelegenheit genutzt, um über die Verwaltungsabläufe, in die der EDV-Referent zu einem großen Teil involviert ist, zu reden. 2 EDV-Unterstützung der Vereine des Bezirkes In vielen Vereinen gibt es eigene EDV-Spezialisten, sodass keine professionelle Unterstützung für den EDV-Betrieb notwendig ist. Die meisten Bezirks-EDV-Referenten bieten für Vereine, die etwa im Bereich des Musikerheimes eine PC-Anlage betreiben, auch bei Problemen im Bereich Hardware oder Software Unterstützung an. Diese Tätigkeit ist allerdings als außerordentliche Unterstützung zu sehen und gehört nicht zum eigentlichen Aufgabenbereich! Wenn es allerdings um die Installation und den Betrieb der Softwarelösung BMV oder ähnlicher Dinge geht, so kann von den Vereinen seitens der Bezirks-EDV-Referenten sehr wohl Unterstützung erwartet werden. Hier sollen die Bezirks-EDV-Referenten als erste Anlaufstelle dienen. Im Falle von Fragen die nicht beantwortet werden können, ist an eine Weiterleitung der Problematik an den Landes-EDV-Referenten zu denken. 3 Datenverwaltung Mit einer einheitlichen Datenverwaltung, die es erlaubt Informationen zwischen Musikvereinen, den Bezirksverbänden und dem Landesverband auszutauschen, können gute Synergieeffekte erzielt und in Summe die Verwaltungsarbeit minimiert und optimiert werden. Zu diesem Zweck stellt der Steirische Blasmusikverband die Softwarelösung BMV allen Vereinen kostenlos zur Verfügung. Seite 4

5 3.1 Softwarelösung BMV Für die Softwarelösung BMV gibt es eine Reihe von Informationen, die unter der Internet- Adresse abgerufen werden können (z.b. Installationsanleitung, Anleitungen für die Leistungsabzeichenanmeldung und Ehrenzeichenabwicklung). Die Softwarelösung ist grundsätzlich dafür gedacht sie lokal auf einem PC zu installieren und zu verwenden. Mittels Datenabgleich Web werden die wichtigsten Datenbestände (Personenstammdaten, Kapellenstammdaten, Leistungsabzeichenanmeldung und Jahresbericht) mit dem zentralen Server abgeglichen. Für einige Aufgaben ist es auch möglich ohne lokaler Installation direkt mit einem Web- Browser am Server zu arbeiten (z.b. Jahresbericht). Das Online-Portal von BMV ist über den Link im Hauptmenü des installierten Programmes oder durch folgenden Link erreichbar: Für die Bezirks-EDV-Referenten (mit der Bezirkskennung) stehen in diesem Portal 2 Zusatzfunktionen zur Verfügung, womit die Arbeit der Vereine beobachtet werden kann: ImportExport Übersicht erlaubt die Erstellung eine Übersichtliste der Kapellen, die das jeweilige Datum des letzten Datenabgleichs angibt. Personenarten gibt eine Übersichtliste der gespeicherten Personen (und deren Art) pro Kapelle aus. Für Benutzerfragen (und entsprechende Antworten) wurde ein Internetforum eingerichtet, welches ebenfalls aus dem Hauptmenü verlinkt ist, oder auch unter der folgenden Adresse erreicht wird: Jahresbericht Der Jahresbericht kann von jedem Verein entweder lokal im Programm BMV und anschließendem Datenabgleich oder direkter Eingabe im Online-Portal erledigt werden. Ebenso kann der Bezirks-Jahresbericht über beide Arten bearbeitet werden. Wie bei jeder Arbeit mit der lokalen Version am PC ist darauf zu achten, dass bei Arbeitsbeginn ein Datenabgleich durchgeführt werden soll (damit man sicher mit den aktuellsten Daten arbeitet) und am Ende der Arbeit ebenso ein Datenabgleich durchzuführen ist (damit andere meine Änderungen an den Daten auch erhalten können). Die Vereinsjahresberichte sind jährlich bis zum für das abgelaufene Kalenderjahr abzuschließen. Die daraus resultierenden Bezirksberichte sind immer bis 15. Februar fertigzustellen. Eine entsprechende Mitteilung erfolgt jährlich rechtzeitig per an alle Bezirks-EDV-Referenten und alle Vereine erhalten mit der Zusendung der Einzahlungsbelege für den Mitgliedsbeitrag auch die Aufforderung zur Abgabe der Jahresberichte Kapellenstammdaten Die Kapellenstammdaten enthalten einige Grunddaten, die die Kapellen selbst betreffen. Diese sollten zwar grundsätzlich von den Vereinen selbst gewartet werden, der Bezirks- EDV-Referent sollte aber regelmäßig überprüfen, ob die Daten der Vereine aktuell sind. Seite 5

6 Insbesondere wird die Schriftempfängeradresse aus diesen Daten für alle Anschreiben seitens des Landesverbandes etc. verwendet. Diese Adresse ist in den meisten Fällen die Adresse des/der Obmanns / Obfrau, sie kann aber vom Verein selbst gewählt werden. Als Service werden alle Erfolge bei Wertungsspielen (Konzertwertung, Marschwertung u. Steirischer Panther) seitens des Landesverbandsbüros eingetragen. Länger zurückliegende Erfolge oder andere Ehrungen können / müssen von den Kapellen selbst erfasst werden. Um eine Auswertesicherheit zu erlangen (beispielsweise für den Anspruch auf den steirischen Panther) wird im Programm BMV, eine Sperre eingebaut, sodass Kapellenehrungseintragungen, welche das Landesverbandsbüro eingibt, durch die Kapellen nicht mehr verändert werden können Musikerstammdaten / Funktionäre Die Grundwartung der Personenstammdaten liegt bei den Vereinen. Der Bezirks-EDV- Referent sollte aber regelmäßig überprüfen, ob die Funktionärsdaten der Vereine aktuell sind. Dazu gibt es ein Hilfsmittel in Form einer Auswertung, welche versucht mögliche Unregelmäßigkeiten aufzudecken bzw. auflistet, wenn neue Funktionäre eingetragen wurden Die Auswertung wird wöchentlich zweimal aktualisiert und ist unter der Adresse abrufbar, wobei 01 jeweils durch die (zweistellige) Nummer des eigenen Bezirkes zu ersetzen ist! Wenn Personen einen Eintrag mit anderer Bereich haben, so ist dieser mit der Bezeichnung des Vereines zu ersetzen (sofern dieser im eigenen Bezirk ist, andernfalls erfolgt diese Ersetzung durch den Landesverband). Auffinden kann man solche Personen mit der Suchfunktion (aufklappen und anderer Bereich (Musikkapelle im Bundesland) wählen). Mithilfe der Funktion Personenvergleich kann man doppelt vorhandene Datensätze von Personen (welche unabhängig von 2 Vereinen für die gleiche Person angelegt wurden) aufspüren und zusammenführen. Die Daten der Bezirksfunktionäre sollen in jedem Fall durch den Bezirks-EDV-Referenten gewartet werden! Ehrenzeichen-Abwicklung Nach einem Beschluss des Landesvorstandes gibt es nur mehr den einzigen Weg ein Ehrenzeichen zu beantragen, indem die auszuzeichnende Person im BMV erfasst und der Antrag dort erstellt wird. Der Antrag ist mittels Datenabgleich an den Bezirksverband zu senden, wo er elektronisch bestätigt wird und damit auch elektronisch an den Landesverband weitergeleitet wird. Im Normalfall ist der Bezirks-EDV-Referent in diesen Vorgang nicht involviert. Eine Beschreibung des Ablaufs für die Vereine ist unter nachzulesen. 3.2 AKM-Programmmeldungen Alle Musikvereine sind angehalten für jeden öffentlichen Auftritt die Programe der gespielten Musikstücke an die AKM zu melden. Die AKM wünscht eine laufende Meldung Seite 6

7 nach jeder Ausrückung. Als Ziel gilt jedoch vereinbart, dass alle Meldungen für ein Kalenderjahr bis spätestens 31. Jänner des Folgejahres abzugeben sind. Die Vereine können die Programmmeldungen über den Mitglieder-Login auf der Homepage des Steirischen Blasmusikverbandes abliefern oder mittels dem Modul Ausrückungen von BMV die Meldedaten sammeln und auf Knopfdruck ebenfalls an den Server übermitteln. Die Bezirks-EDV-Referenten sind aufgefordert die Programmmeldungen der Musikvereine zu überwachen und bei Bedarf die Abgabe einzufordern. Dazu kann man sich mit der Bezirkskennung ebenfalls wie die Vereine anmelden, wobei man als Bezirk Zugriffsrechte auf alle Daten der zugehörigen Vereine hat und somit leicht feststellen kann, welcher Verein bei der AKM-Programmmeldung säumig ist. 3.3 Homepage Die Internetpräsentation des Steirischen Blasmusikverbandes soll in erster Linie eine Servicefunktion und Informationsplattform für die Mitglieder (Mitgliedskapellen und Funktionäre) darstellen. In zweiter Linie ist es eine Präsentation der Blasmusik für die gesamte Internetgemeinde. Aktuellste Information werden immer vom Landesverband auf der Startseite untergebracht. Die Vereine haben alle auch eine Zugangskennung, mit der man sich unter Mitglieder Login anmelden kann, womit die Möglichkeit besteht im Bereich Termine und im Bereich Schwarzes Brett Eintragungen zu machen. Die Zugangskennung der Bezirke erlaubt einerseits Bezirkstermine einzutragen, aber auch stellvertretend Eintragungen für Vereine vorzunehmen. Bei Bedarf kann den Bezirkszugängen auch das Recht erteilt werden, Einträge in der Fotogalerie vorzunehmen oder Bilder von Funktionären oder Musikvereinen hochzuladen Kapellen und Funktionärsdaten Dieser Bereich zeigt Daten von Musikvereinen und deren wichtigsten Funktionären an. Die Daten der Kapellen und Funktionäre werden dreimal wöchentlich automatisch von der zentralen Datenbank BMV übernommen. D.h., dass alle diese Daten von den Vereinen und Bezirken selbst gewartet werden können. Nach einem Datenabgleich im Programm BMV sind dann die Daten nach spätestens 2-3 Tagen in der Internetpräsentation vorhanden. Es ist gewünscht, dass die Vereine aktuelle Bilder der ganzen Kapelle und der Funktionäre zur Verfügung stellen, welche in der Internetpräsentation angezeigt werden. Die Bezirks-EDV-Referenten sollen diese Bilderfassung unterstützen. Die Bilder werden an den Landesverband geschickt, wo sie aufbereitet und eingefügt werden oder Bei Bedarf kann dem Bezirks-EDV-Referenten auch die Möglichkeit eingeräumt werden Bilder einzufügen. Folgende Standardgrößen für die Bilder sind vorgesehen: Kapellenbilder: ca. 500 X 300 Pixel Personenbilder: 150 x 200 Pixel Seite 7

8 Bilder von Personen können auch im Modul Personenstammdaten von BMV geladen werden und gelangen somit für Funktionäre über den Web-Datenabgleich ebenso in die Internetpräsentation Termine Der Bezirks-EDV-Referent sollte in Zusammenarbeit mit dem Bezirksobmann, dem Bezirkskapellmeister und dem Bezirksjugendreferenten alle relevanten Bezirkstermine im Internetportal eintragen Wertungsspiele Die Ergebnisse der Wertungsspiele (Marsch- und Konzertwertungen) werden nach Übermittlung der Excel-Lösung an das Landesverbandsbüro vom Landesverband im Internet platziert. Seite 8