Steirischer Blasmusikverband Bezirk Feldbach

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1 Steirischer Blasmusikverband Bezirk Feldbach Feldbach, im Jänner 2014 Sehr geehrte(r) EDV-, BMV-Referent(in)! Sehr geehrte Obleute! Sehr geehrte Schriftempfänger! Mit diesem Schreiben darf ich Euch an die in Kürze anstehenden Termine erinnern und Euch ebenso höflich wie dringend ersuchen, diese Fristen auch wirklich einzuhalten. Die aktuelle lokale BMV-Version ist BMV Bitte vor Beginn der Arbeiten die Version prüfen und gegebenenfalls auf die aktuelle Version updaten. Ebenfalls bitte vor Beginn der Arbeiten in den Kapellenstammdaten IBAN und BIC bei den Kontodaten ergänzen. Diese sind ab obligatorisch anzuführen. Aufgrund der Fülle an neuen Informationen im heurigen Jahr darf ich Euch vorab einen kurzen Gesamtüberblick über die Themen geben sowie eine Zusammenstellung der wichtigsten Fristen: 1) AKM-Meldungen ) Jahresbericht ) Förderansuchen ) Datenerfassung der Jungmusiker/Musikschüler ) Programm-Neuerungen ) Neuerungen BMV ) BMV- Online ) Personenstammdaten - Internetanzeige ) Personenstammdaten - Newsletter ) Benutzerverwaltung ) Sicherung Module Notenarchiv und Inventar ) Auslauf Win XP ) Datenschutzerklärung ) Anmeldungen Musik in kleinen Gruppen ) Anmeldungen zum JMLA ) Datenaktualität im BMV ) Homepage des Bezirksverbandes Feldbach ) BMV-Schulung ) Landes-EDV-Referent ) Verabschiedung... 9 Fristen: Rückmeldung EDV-Schulung AKM-Meldungen Jahresbericht Anmeldeschluss MikG Förderansuchen Bezirks-EDV-Referentin Christina Koppendorfer Südstadt 3/3, A-8330 Feldbach 0664 / Christina.Koppendorfer@gmx.net

2 1) AKM-Meldungen Diese sind für das Jahr 2013 bis längstens über das Internet-Portal abzugeben. Für all jene, die die Ausrückungen im BMV erfasst haben, gibt es durch Klick auf AKM-Meldung übertragen die Möglichkeit, diese direkt an die Internetschnittstelle zu übertragen. Nicht vergessen, auch die Programmmeldung für sämtliche öffentlich gespielten Musikstücke abzugeben. 2) Jahresbericht 2013 Der Jahresbericht 2013 muss bis längstens im BMV als abgeschlossen eingegeben sein. ACHTUNG! Beim Jahr darauf achten, dass 2013 eingegeben wird und nicht ) Förderansuchen Das Förderansuchen ist in der BMV-Online-Lösung integriert und auch über dieses Portal abzugeben. Frist für die Eingabe der Vereinsanträge ist der In diesem Zusammenhang bitte in den Kapellenstammdaten die Schriftempfängeradresse (inkl. Telefonnummer und falls es Rückfragen gibt), die Kontodaten (IBAN und BIC) sowie die Kontaktdaten des Obmann / der Obfrau auf Aktualität prüfen. Ohne Erfassung von IBAN und BIC wird der Förderantrag zurückgewiesen, da eine Überweisung ohne diese Daten seitens des Land Steiermark nicht möglich ist. ACHTUNG!!! Pro Verein kann nur 1 Antrag pro Jahr abgegeben werden. 4) Datenerfassung der Jungmusiker/Musikschüler Die Erfassung der Jungmusiker/Musikschüler wird seitens der ÖBV-Jugend für die jährliche Förderungsberechnung herangezogen. Werden die Förderungen aufgrund mangelnder Erfassung gekürzt stehen auch für Jugendarbeiten in den einzelnen Vereinen und im Bezirk seitens des Landesverbandes keine finanziellen Mittel mehr zur Verfügung. Daher unbedingt wieder vermehrtes Augenmerk auf die Erfassung von Jungmusiker/Musikschüler (inkl. Eintrittsdatum und Geburtsdatum) legen, um auch zukünftig hin unsere Jungmusiker fördern zu können. 5) Programm-Neuerungen 5.1.) Neuerungen BMV 2013 gab es einige Neuerungen im BMV (IBAN und BIC in den Kapellenstammdaten, Win-8-Kompatibilität, Personen Steuerung Internetanzeige und Newsletter) und eine große Weiterentwicklung der BMV-Online-Lösung. 5.2.) BMV- Online Die Online-Variante ist nun fast vollständig fertig (kleinere Anpassungen bis ins Frühjahr 2014) programmiert und wird diese voraussichtlich mit Ende des Jahres die lokale BMV-Installation auf vielfachen Wunsch hin, aufgrund der vielen Vorteile (permanente Datenaktualität ohne Datenabgleich, permanenter Zugriff (Mitglieder- LogIn) weltweit ohne Installation,.), ablösen. 5.3.) Personenstammdaten - Internetanzeige Es kann in den Personenstammdaten bei den Funktionären gesteuert werden, ob diese auf der Blasmusik-Homepage angezeigt werden sollen oder nicht (Hakerl bei anzeigen im Internet ) und welche Daten von der jeweiligen Person im Internet angezeigt werden sollen (Hakerl bei den jeweiligen Felddaten wie Adresse, Telefon, Mail, ). 2

3 In diesem Zusammenhang möchten wir aber darauf hinweisen, dass zumindest von Obmann, Kapellmeister und Jugendreferent Mailadresse und Telefonnummer im Internet hinterlegt werden mögen. 5.3.) Personenstammdaten - Newsletter Weiters kann in den Personenstammdaten auch gesteuert werden, welche MusikerInnen den Newsletter des Steirischen Blasmusikverbandes per Mail erhalten sollen. Dies kann unter der Rubrik sonstige Einträge in die Datenbank (Button Buch) durchgeführt werden. 5.3.) Benutzerverwaltung Es können in der Online-Lösung in der Rubrik Benutzerverwaltung auch zahlreiche weitere User samt Passwort für die BMV-Online-Lösung angelegt werden. Hier darf ich Euch jedoch ersuchen, aufgrund der Fülle an Daten die Uservergabe nicht zu übertreiben und jeden User dezidiert seine Rechte (Lesen, Schreiben, Vollzugriff) zuzuteilen. Die Usernamen und Passwörter bitte merken, diese können seitens Bezirksund Landesverband nicht ausgelesen werden. 6) Sicherung Module Notenarchiv und Inventar Wenn die Module Notenarchiv und Inventar genutzt werden, bitte darauf achten, dass diese auch regelmäßig auf ein externes Modul gesichert werden, da diese nicht mittels Web-Datenabgleich auf den Server übertragen werden. Für das BMV-Online ist vorgesehen, dass man diese Module manuell übertragen kann und werden ab dem Zeitpunkt der Übertragung auch sämtliche Daten am Server gesichert. Zugriff auf diese Daten hat auch dann immer nur der erfassende Verein; Bezirks- und Landesverband haben auch weiterhin keinen Zugriff auf diese Daten. Die manuelle Datenübertragen funktioniert wie folgt: 1) Im BMV im jeweiligen Modul an der unteren Leiste auf Export klicken und die Datei abspeichern. 2) Im BMV-Online im jeweiligen Modul Import/Export. anklicken und XML-Import.. auswählen. Nun die zuvor gespeicherte Datei auswählen. Diese Schritte müssen mit beiden Modulen gesondert ausgeführt werden. 7) Auslauf Win XP Am stellt Microsoft den Support für Windows XP ein und gibt es ab diesem Zeitpunkt keine Sicherheitsupdates seitens Microsoft mehr. Auch der Support von BMV unter Windows XP wird daher eingestellt. 8) Datenschutzerklärung Für sämtliche im BMV erfassten Daten gilt als Grundlage die ÖBV-Datenschutzerklärung (aktuelle Fassung vom März 2013). Für Personen- und Kapellenstammdaten gilt eine eindeutige Zweckbestimmung und gibt es keine Weitergabe an Dritte. Weitergabe der Daten an Dritte gibt es lediglich bei den AKM-Meldungen sowie beim Förderantrag. Sämtliche Daten die in den Modulen Notenarchiv und Inventar eingegeben werden, werden lediglich als Sicherung (sh. Punkt 6) am Server abgelegt und können nur vom erfassenden Verein eingesehen werden. 3

4 9) Anmeldungen Musik in kleinen Gruppen Es wurde für die Anmeldung für die verschiedenen Wertungsspiele ein eigenes Portal geschaffen und werden wir dieses Portal erstmalig für die Anmeldungen zum Wettbewerb Musik in kleinen Gruppen nutzen. Anmeldeschluss für Holz- und Blechbläsergruppen für den Bezirkswettbewerb im Bezirksverband Feldbach ist der Zu diesem Zeitpunkt müssen die Gruppen online erfasst und ein schriftlicher Ausdruck mit Unterschrift des Ensembleleiters beim Bezirks-Jugend-Referent Mag. Peter List eingelangt sein. Eine Anmeldung nach dem ist online nicht mehr möglich. Zum Log-In gibt es 2 verschiedene Möglichkeiten. Entweder in der lokalen BMV-Version durch Klick auf OEBV oder durch Log-In auf der Homepage des Steirischen Blasmusikverbandes ( Mitglieder LOGIN ) und dann Klick auf >>> AKM- Programmmeldungen oder Terminanmeldungen durchführen... In beiden Fällen gelangt man auf die Homepage der Österreichischen Blasmusik-Jugend und wird mit seinem Vereinsnamen begrüßt. Klick auf Anmeldungen und dann weiter auf Termine / Veranstaltungen. Nun werden sämtliche Veranstaltungen angezeigt, zu denen eine Anmeldung möglich ist: Klick auf Aktionen und danach auf Ensembles. 4

5 Durch Klick auf Ensemble hinzufügen kann man das Ensemble in den Grunddaten anlegen. Unter Kennung ist bereits der Vereinsname angeführt. Auszufüllen sind die Felder Name des Ensembles, Name des Ensembleleiters samt und Telefonummer. Weiters die Art des Ensembles und die Stufe auswählen und danach auf Speichern klicken. Nun ist das Ensemble angelegt und es können die Mitglieder und die Musikstücke angelegt werden. 5

6 Durch Klick auf Aktionen und Berechtigter Bereich kann man nun einem weiteren Verein die Berechtigung erteilen Mitglieder anzulegen falls es sich um ein vereinsübergreifendes Ensemble handelt. Durch Klick auf Aktionen und Personenanmeldung müssen nun die Ensemblemitglieder angelegt werden. Teilnahmeberechtigt sind nur MusikerInnen die im BMV angelegt sind. Durch Klick auf Personen hinzufügen kann der Musiker / die Musikerin angelegt werden. Name des Musikers / der Musikerin unter Suche eingeben und die im BMV angelegte Person wird angezeigt und kann ausgewählt werden. Durch Klick auf Speichern wird die Person dem Ensemble angefügt. 6

7 Diesen Vorgang so oft wiederholen, bis sämtliche Ensemblemitglieder angelegt sind. Jetzt müssen nur noch die Aufführungswerke angelegt werden. In der Hauptansicht Klick auf Aktionen und Aufführungswerke und danach auf Werk hinzufügen. Die Felder Titel, Komponist/Bearbeiter, Spieldauer und Aufführungsreihenfolge detailliert und genau ausfüllen. Durch Klick auf Speichern wird das Werk dem Ensemble hinzugefügt. Diesen Vorgang wiederholen bis sämtliche Werke dem Ensemble hinzugefügt wurden. 7

8 Nachdem sämtliche relevanten Daten erfasst wurden in der Hauptansicht Klick auf das Druckersymbol und es öffnet sich ein neues Fenster mit den Ensembledaten, den Ensemblemitgliedern und den Aufführungswerken. Diese Daten bitte nochmal genau kontrollieren und wenn alles stimmt das Datenblatt ausdrucken, vom Ensembleleiter unterfertigen lassen und fristgerecht an den Bezirks-Jugend-Referenten Mag. Peter List übermitteln. 10) Anmeldungen zum JMLA Anmeldungen für das JMLA sind nach wie vor im BMV (lokal oder online) einzutragen, auszudrucken und nach Einholung sämtlicher erforderlichen Unterschriften an den Bezirks-Jugend-Referent-Stellvertreter MA MA Stephan Kaufmann fristgerecht zu übermitteln. 11) Datenaktualität im BMV Ich darf Euch ersuchen, die im BMV eingegebenen Daten regelmäßig auf Aktualität zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern, da relativ viele -Adressen und Telefonnummern in der Zwischenzeit veraltet sind und seitens des Bezirksverbandes wie auch seitens des Landesverbandes zunehmend sämtliche Post per Mail zugestellt wird. Es wurde seitens des Landes-EDV-Referenten auch ersucht, die Daten einer regelmäßigen Bereinigung (Austrittsdatum, Sterbedatum, etc.) zuzuführen, da sich sehr viele Datenleichen in der zentralen Datenbank befinden. Weiters weise ich darauf hin, dass sämtliche Daten auf der Homepage des Steirischen Blasmusikverbandes aus dem BMV entnommen werden, d.h. jeder Verein ist für die Richtigkeit und Aktualität seiner Daten auf der Homepage selbst verantwortlich. Hinsichtlich der Bilder der angezeigten Kapellenfunktionäre auf der Homepage gibt es 2 Möglichkeiten: - in einer Auflösung von 150 x 200 Pixel im BMV beim jeweiligen Funktionär hochladen oder - per Mail an den Landes-EDV-Referenten bzw. das Verbandsbüro schicken. Die Kapellenbilder können im BMV nicht hochgeladen werden, diese müssen an den Landes-EDV-Referenten bzw. das Verbandsbüro in einer Auflösung von 600 x 450 Pixel g t werden. 8

9 12) Homepage des Bezirksverbandes Feldbach Der Bezirksverband Feldbach ist seit Sommer mit einer eigenen Homepage im Internet vertreten. Die Termine auf dieser Homepage werden ausschließlich aus dem Terminkalender der Homepage des Steirischen Blasmusikverbandes entnommen. Diese sind dort wie bereits zahlreich kommuniziert mittels dem Mitglieder-Login einzutragen. Diese Vorgehensweise soll gewährleisten, dass eine breite Masse Zugang zu allen Terminen der Musikvereine hat und dadurch mehr Besucher zu den diversen Veranstaltungen lukriert werden können. Unter der Rubrik Rundschreiben werden die wichtigsten Aussendungen des Bezirksverbandes zur Nachlese eingestellt. 13) BMV-Schulung Es ist geplant, sofern Interesse vorhanden ist, im Februar/März eine EDV-Schulung gemeinsam mit dem Landes-EDV-Referenten abzuhalten. Diesbezüglich darf ich Euch um schriftliche Rückmeldung an bis zum ersuchen, wer an einer EDV-Schulung teilnehmen möchte. 14) Landes-EDV-Referent Bei der letzten Landes-Vorstandssitzung hat der derzeitige Landes-EDV-Referent Erich Riegler die Funktion des Landes-Obmann-Stellvertreter übernommen. Für die Neubesetzung des Landes-EDV-Referenten bzw. ob der derzeitige Landes-EDV- Referent-Stellvertreter nachrücken wird, gibt es zum aktuellen Zeitpunkt noch keine Pläne. Sollte jemand Interesse an der Tätigkeit dieser Funktion zeigen, darf ich Euch ersuchen mir ein kurzes zu schicken und werde ich dieses an die zuständige Stelle weiterleiten. 15) Verabschiedung Ich werde meine Funktion als Bezirks-EDV-Referent bei der diesjährigen Jahreshauptversammlung des Steirischen Blasmusikverbandes Bezirksverband Feldbach an meinen langjährigen Stellvertreter Hermann Hochegger weitergeben. Ich darf bereits in diesem Zusammenhang ersuchen, auch ihn in seiner Funktion derartige Unterstützung zukommen zu lassen, wie es meiner Person in den letzten Jahren zuteil wurde. Ich darf mich allerdings auch bei jedem einzelnen EDV-Referent, Schriftführer, BMV- Referent sowie jedem Funktionär der mit dem BMV zu tun hatte, bedanken für die hervorragende Zusammenarbeit in den letzten Jahren. Sollte es Interessenten für die Position als Bezirks-EDV-Referent-Stellvertreter geben, darf ich Euch ersuchen, an mich ein kurzes zu senden, um die Namen in die Sitzung zur Erstellung des Wahlvorschlages mitzunehmen. Für Rückfragen zu BMV Online sowie den Anmeldungen zu JMLA und MikG stehe ich Euch gerne per oder telefonisch zur Verfügung. Telefonisch erreichbar bin ich von Montag bis Freitag (ausgenommen Mittwochs) ab 18 Uhr. Abschließend bedanke ich mich bei allen Funktionären, Musikerinnen und Musiker für die Zusammenarbeit im zu Ende gegangenen Jahr und ersuche auch für dieses Jahr um Eure Mitarbeit. 9

10 Ich wünsche Euch und Euren Familien für das neue Jahr viel Glück, Zufriedenheit und Gesundheit. Mit musikalischen Grüßen Christina Koppendorfer eh. 10