PwC Public Brunch IKS im öffentlichen Sektor Eisenstadt 14.April 2011

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Hanna Zimmermann
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1 Public Brunch IKS im öffentlichen Sektor Eisenstadt 14.

2 IKS im öffentlichen Sektor Haben Sie einen Überblick darüber, welche Risiken in Ihrem Verantwortungsbereich bestehen und welche Kontrollen von Ihnen bzw. Ihren MitarbeiterInnen ausgeführt werden (müssen)? Public Breakfast 2

bestehen und welche Kontrollen von Ihnen bzw.

3 Internes Kontrollsystem wozu? Public Breakfast 3

4 Internes Kontrollsystem - wozu Public Breakfast 4

5 Internes Kontrollsystem wozu? Public Breakfast 5

6 Rechtliche Vorgaben für IKS im öffentlichen Sektor Kapitalgesellschaften 22 (1) GmbHG, 82 AktG und 39 Abs. 3 SE-G Die Geschäftsführer haben/der Vorstand/der Verwaltungsrat hat dafür zu sorgen, dass ein Rechnungswesen und ein internes Kontrollsystem geführt werden, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Öffentliche Verwaltung 12 Z. 8 Geschäftsordnung des Magistrates der Stadt Wien (GOM) Den Dienstellenleitern und Dienstellenleiterinnen obliegt der Einsatz von Qualitätssicherung sowie die Einrichtung interner Kontroll- und Risikomanagementsysteme; Es gibt jedoch keine Legaldefintion, was unter IKS zu verstehen ist! Public Breakfast 6

den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Öffentliche Verwaltung 12 Z.

7 Rechtliche Vorgaben für IKS in Anstalten des öffentlichen Rechtes 12 Abs. 4 Bundesforschungs- und Ausbildungszentrum für Wald, Naturgefahren und Landschaft - BFWG 8 Abs.11 Bibliotheksordnung der Österreichischen Nationalbibliothek 8 Abs. 3 Buchhaltungsagenturgesetz 38 Abs. 3 Bundesstatistikgesetz 9 Abs. Abs. 3 Justizbetreuungsagenturgesetz 8 Abs. 12 Museumsordnung für MUMOK 8 Abs. 12 Museumsordnung für KHM, Museum für Völkerkunde und Österreichisches Theatermuseum 8 Abs. 12 Museumsordnung für MAK 8 Abs. 12 Museumsordnung für Naturhistorisches Museum 8 Abs. 12 Museumsordnung für Technisches Museum Wien und Österreichische Mediathek 8 Abs. 12 Museumsordnung für Albertina 8 Abs. 12 Museumsordnung für Österreichische Galerie Belvedere Public Breakfast 7

12 Museumsordnung für MUMOK 8 Abs. 12 Museumsordnung für KHM, Museum für Völkerkunde und Österreichisches Theatermuseum 8 Abs. 12 Museumsordnung für MAK 8 Abs.

8 Definition eines IKS im öffentlichen Sektor (INTOSAI) Die Interne Kontrolle ist ein in die Arbeits- und Betriebsabläufe einer Organisation eingebetteter Prozess, der von den Führungskräften und den Mitarbeitern durchgeführt wird, um bestehende Risiken zu erfassen und zu steuern und mit ausreichender Gewähr sicherstellen zu können, dass die betreffende Körperschaft im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgabenstellung die folgenden allgemeinen Ziele erreicht: Sicherstellung ordnungsgemäßer, ethischer, wirtschaftlicher, effizienter und wirksamer Abläufe Erfüllung der Rechenschaftspflicht Einhaltung der Gesetze und Vorschriften Sicherung der Vermögenswerte vor Verlust, Missbrauch und Schaden Mehr als gesetzliche Anforderung, welche nur eines der Ziele darstellt Risikoorientierter Ansatz Risiken minimieren, durch Kontrollen abdecken Public Breakfast 8

Aufgabenstellung die folgenden allgemeinen Ziele erreicht: Sicherstellung ordnungsgemäßer, ethischer, wirtschaftlicher, effizienter und wirksamer Abläufe Erfüllung der Rechenschaftspflicht Einhaltung

9 Definition eines IKS im öffentlichen Sektor INTOSAI (Internationale Organisation der obersten Rechnungskontrollbehörden) Unabhängige Organisation, welche durch Wissenstransfer und Wissensvermehrung weltweit zur Verbesserung der staatlichen Finanzkontrolle beiträgt. Mitglieder = 188 Rechnungshöfe Anerkanntes Standardwerk im öffentlichen Sektor INTOSAI Richtlinien für die internen Kontrollnormen im öffentlichen Sektor Standard basierend auf COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) Standardwerk für IKS in Unternehmen - COSO Standard zur qualitativen Verbesserung der Finanzberichterstattungen (durch ethisches Handeln, wirksame interne Kontrollen, gute Unternehmensführung) INTOSAI Standard - Anpassungen von COSO unter Berücksichtigung der Anforderungen und veränderten Rahmenbedingungen im öffentlichen Sektor Public Breakfast 9

Mitglieder = 188 Rechnungshöfe Anerkanntes Standardwerk im öffentlichen Sektor INTOSAI Richtlinien für die internen Kontrollnormen im öffentlichen Sektor Standard basierend auf COSO (Committee of

10 Allgemeine Ziele eines IKS in der öffentlichen Hand Ziele Zuverlässigkeit operationeller Arbeitsabläufe und Finanzgebarung Schutz öffentlicher Ressourcen und Staatsvermögen (Effizienter Mitteleinsatz) Vermeidung von Missbrauch und Fehlern Einhaltung von Gesetzen und Vorgaben Zuverlässige Haushaltsführung und zuverlässiger Rechnungsabschluss Interne Kontrollen zur Wahrung der Glaubwürdigkeit der (administrativen und politischen) Führung und des Rechnungsabschlusses Public Breakfast 10

und Fehlern Einhaltung von Gesetzen und Vorgaben Zuverlässige Haushaltsführung und zuverlässiger Rechnungsabschluss

11 IKS Kreislauf Festlegung Umfang Analyse Implementierung Festlegung des Untersuchungsumfangs (Scoping) Identifikation wesentlicher Risiken Erhebung vorhandener Kontrollen zur Abdeckung der Risiken bzw. Erhebung d. fehlenden Kontrollen Maßnahmen zur Schließung der Kontrolllücken definieren Fehlende Kontrollen entwickeln Sonstige Maßnahmen implementieren Kontinuierliche Überwachung Verbessern & Berichten Verbesserungsmaßnahmen planen und durchführen Effektivität des IKS an definierte Instanzen und Kontrollorgane berichten Testen Kontrolldesigns testen Kontrollausführung testen Schwachstellen identifizieren und dokumentieren Public Breakfast 11

fehlenden Kontrollen Maßnahmen zur Schließung der Kontrolllücken definieren Fehlende Kontrollen entwickeln Sonstige Maßnahmen implementieren Kontinuierliche

12 Erfolgsfaktoren eines IKS Erfolgsfaktoren IKS vorhanden und dokumentiert und in die Arbeitsabläufe integriert IKS überprüfbar (Interne Revision, Aufsichtsbehörde) und aussagekräftiges Berichtswesen IKS wird vom Vorgesetzten überwacht IKS wird geschult (Mitarbeiter und Führungskräfte) IKS den Mitarbeitern bekannt und von diesen akzeptiert Kontrollbewusstsein ist in den Abteilungen und Einheiten vorhanden IKS hat einen Motor (intern oder extern) IKS wird gelebt Public Breakfast 12

IKS wird geschult (Mitarbeiter und Führungskräfte) IKS den Mitarbeitern bekannt und von diesen akzeptiert

13 Die Anforderungen an ein IKS Wirksamkeit klar geregelte Verantwortungen Kontrollen werden an Risiken ausgerichtet Kontrollen sind in Geschäftsprozess integriert und überwacht ausreichend getestete Kontrollen gut geschulte MitarbeiterInnen klar definierter Informations- und Eskalationsprozess Public Breakfast Effizienz Einsatz der internen Revision und Koordination mit Revisionsstelle fokussiert auf Schlüsselrisiken nach Möglichkeit Automatisierung der Kontrollen Nachvollziehbarkeit IKS Ziele und Ausbaugrad sind dokumentiert Risiken sind dokumentiert Prozesse & Kontrollen sind schriftlich festgehalten Kontrolltätigkeiten werden nachvollziehbar dokumentiert Qualität des IKS wird regelmäßig beurteilt und darüber Bericht erstattet 13

Koordination mit Revisionsstelle fokussiert auf Schlüsselrisiken nach Möglichkeit Automatisierung der Kontrollen Nachvollziehbarkeit IKS Ziele und Ausbaugrad sind dokumentiert Risiken

14 Ein wirksames IKS ist eine Chance für alle und bringt Nutzen! Kontrollen werden auf wesentliche Risiken ausgerichtet Weniger Fehler in Prozessen mehr Sicherheit und mehr Effizienz Prozesse, Ziele, Risiken und Kontrollen sind für die Führungskräfte und Mitarbeiter nachvollziehbar verständlicher transparenter Arbeitsabläufe und Organisationshilfsmittel werden verbessert Prozesse lassen sich zielgerichteter und systematischer steuern Risiko von Missbrauch und Betrug wird eingeschränkt Überwachung und Aufsicht wird effizienter IKS unterstützt damit die Zielerreichung und den Erfolg im öffentlichen Sektor IKS ist Führungsaufgabe! Public Breakfast 14

für die Führungskräfte und Mitarbeiter nachvollziehbar verständlicher transparenter Arbeitsabläufe und Organisationshilfsmittel werden verbessert Prozesse lassen

15 IKS im öffentlichen Sektor in der Zukunft? Public Breakfast 15

16 Weiterführende Information zum Thema IKS im öffentlichen Sektor INTOSAI: Richtlinie für Interne Kontrollnormen im öffentlichen Sektor Eidgenössische Finanzkontrolle: Aufbau eines Internen Kontrollsystems (IKS) Leitfaden Kontrollamt der Stadt Klagenfurt: (Ing. Ingolf Herold) IKS Implementierung in der kommunalen Verwaltung IKS_Herold_2007.pdf Public Breakfast 16

pdf Eidgenössische Finanzkontrolle: Aufbau eines Internen Kontrollsystems (IKS) Leitfaden http://www.efk.admin.

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Public Sector Miklós Reváy, Partner Public Sector Tel: Karin Gastinger, Director Public Sector & Sustainable Business Solutions Tel: All rights reserved. In this document, refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity.

at Karin Gastinger, Director Public Sector & Sustainable Business Solutions Tel: +43-1-50188-2975 karin.

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